會議接待培訓講義(PPT-36張)課件

1、節(jié)會議接待一、案例展示陸一帆主編的語言美，講到一位年輕的大學老師經(jīng)歷的一件事： 有一次，我去某市政府參加座談會，因為塞車，遲到了15分鐘，以至于在市政府門口不知何去何從。這時一位年近半百的大姐迎上前來。 “請問，您是某某老師嗎？” “是的?！?“我是市政府接待室的。請跟我來，會議室在這邊兒。”她很自然地伸出右手，手心向上，手指朝著會議室方向?！奥飞宪囎訑D吧？您辛苦了?！币弧咐故?“噢，不好意思，我遲到了。” “請不必介意，您那么忙，能來參加座談會，我們已經(jīng)很感激的了?！?到了會議室門口，她關切地問：“里面冷氣很猛，您要不要休息一下，收收汗再進去呢？” 真是“慧于心而秀于言”，年輕老師深深感

2、嘆著。這位秘書沉穩(wěn)端莊、平實優(yōu)雅的氣質和口才風格顯然產(chǎn)生了一種無形的魅力，以致事后年輕老師回味她的談吐，仍有親切、甘甜的感覺。 1.誠懇熱情 2.講究禮儀 3.細致周到 4.按章辦事二、會議接待的基本原則1.誠懇熱情 俗話說：情暖三冬雪，善待天下客 “有朋自遠方來，不亦樂乎” “上交不諂，下交不瀆”（孔子） 1.請 2.您好 3.非常感謝（謝謝） 4.勞駕 5.打擾了 6.好的 7.幸會 8.非常榮幸 9.對不起 10.XX先生或小姐 11. XX經(jīng)理或主任 12.貴公司 13.XX的父親或母親 14.久仰 15.歡迎光臨 16.請問 17.后會有期 18.請稍等（候） 19.抱歉 20.沒關

3、系 21.不客氣 22.見到您很高興 23.請多指教 24.有勞您了 25.請多關照 26.拜托 27.麻煩您 28.再見（再會） 29.您慢走 30.請轉達我的問候 秘書要掌握常用的接待語言2.講究禮儀（1）儀表：面容整潔，衣著得體，面帶微笑（2）舉止：穩(wěn)重端莊，風度自然，從容大方（3）言語：聲音適度，語氣溫和，禮貌文雅1.穿著不得體 職業(yè)秘書的衣著不應有一點點的不得體。過短的襯衫、透明的衣服都表明你不夠職業(yè)化。在你早晨上班走出家門之前，彎下腰夠一下腳趾頭，看看你露出多少身體？秘書濃妝艷抹、發(fā)型新潮都是不 合適的。在講究“包裝”的今天，秘書著裝講究莊重、保守，應與時尚拉開一定的距離，不能一味

4、地追趕潮流，將所有的流行頂尖元素都帶入辦公空間。 職業(yè)秘書的無形禁忌2.辦事拖拖拉拉 秘書要強化時間觀念，提高辦事效率，反對作風疲沓，辦事拖拉。即使上司什么也不說，也 不代表他并不在乎你遲到。要盡量遵守時間，最好比規(guī)定上班時間提前10-15分鐘到達辦公室。3.性格大大咧咧，言語過多，大聲說話 不要在上班時間與同事過多聊天。滔滔不絕，不但表明你沒事兒可做，還會耽誤別人的工作進度。單位的休息室、洗手間是可以放松的場所，但不要以為在這里就可以放松地隨意說笑或議論人非。在單位的電梯或走廊里，也不要隨便“發(fā)言”。在會議中或會見客人等正式的場合中，要注意謹言慎行，不要給人留下魯莽唐突的印象。接打電話、與人

5、交談時不能大喊大叫，影響他人工作。4.言行舉止過于隨意 工作場合一定要懂得尊敬他人。在一起工作的時間長了，秘書與同事之間的關系會變得很熟悉，這時候容易犯的錯誤，就是言行上過于隨意。有的秘書對上司常常直呼其名，上司一般也不會介意。但是遇到有上級領導或重要客戶來的時候，秘書仍然對上司直呼其名，這樣做就會讓上司非常尷尬，也會給上級領導或客人留下不好的印象。盡管關系熟，也不能忘記禮貌。工作場合不要隨意和他人稱 兄道弟，稱呼他人綽號，將上司稱呼為“老大”。 與他人勾肩搭背、拍拍打打，或在工作時間，隨意串崗，亂動他人的電腦，亂翻他人的抽屜和文件資料，都是過于隨意的做法。5.性格過于孤僻 逃避面對面的交流，

6、會把你和其他可以信任的人隔絕開來。每天都在辦公室里走一圈，向大家問個好，比你什么事情都通過電話、微信交流、電子郵箱、網(wǎng)上表達，要溫暖得多。6.當眾化妝 修飾避人，這是一條重要的禮儀原則?；瘖y、補妝屬于個人私事，只能在私人空間或無人在場的情況下進行。7.貪圖小便宜 在工作中應嚴格做到“公私分明”，不貪圖小便宜，否則會導致單位利益和個人形象受損。如，不要用單位的電話打私人長途，不要用單位的信紙寫私人信件，不要用單位的紙張復印私人文本等。與同事之間也要注意“禮尚往來”，吃工作餐時，不要隨意讓別人給自己付賬；女性平時不要總是讓男士請客。8.與異性相處時不注意分寸 要尊重異性，不能對異性“動手動腳”或有

7、言語上的騷擾。避免不必要的身體碰觸，不隨意侵犯對方的私人空間。單獨寒暄時，不要涉及兩性之間的話題。不要談論異性的身體或對方隱私；不宜送貼身物品（如香水、首飾、內衣、皮帶、領帶等）給異性同事。9.在辦公室吃零食 經(jīng)常把零食帶到辦公室來，上班時間拿出來吃，不僅影響觀瞻和公共場所衛(wèi)生，而且會在他人心目中形成你工作不專心的印象。10.粗枝大葉 辦事不細心，寫作或打印文稿總是出現(xiàn)錯別字、文理不通、數(shù)字不準的現(xiàn)象。不能叫人放心。11.酗酒抽煙 酗酒傷身，還容易誤事，影響工作。在公共場所抽煙，違反國家規(guī)定，污染空氣，影響辦公室環(huán)境，讓同事唯恐避之不及。這都是一些極為不良的習慣。18喂！喂，找誰！給我找一下x

8、xx。你等著！ 他不在這兒 。 他現(xiàn)在不在。 你是誰呀？你有什么事？你說完了嗎？那樣可不行。什么？再說一遍！把你的地址、姓名告訴我。你的聲音太小了！ 12.接打電話時不得體的語言交流3.細致周到第一，制訂周密完整的接待方案，并報領導審批（重點：確定接待規(guī)格）（參見教材53-54頁）3.細致周到第二，迎來送往，有始有終 迎接，是給前來參加會議的重要嘉賓形成良好第一印象的關鍵一環(huán)。迎接嘉賓應注意：對前來參加會議、訪問、洽談業(yè)務的外國、外地客人，應首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應有禮貌地解釋說明。3.細致周到

9、主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來。決不可遲到，讓客人久等。否則即是一種失職和不守信譽的表現(xiàn)。接到客人后，應首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您的到來”等等。然后向對方作自我介紹，如果有名片，可送予對方。送名片的禮儀：當你與長者、尊者交換名片 時，雙手遞上，身體可微微前傾，說 “請多關照”。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我？” 作為接名片的人，雙手接過名片后，應仔細地看一遍，不能看都不看就放入 口袋。 3.細致周到迎接客人，應提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙聯(lián)系交通工具，那樣會讓客人久等而誤事。3.細致周到送客的地點

10、 會議室或辦公室的門口；電梯（樓梯）口；公司大門口；停車場或公共交通停車點等。若是遠道 而來的貴賓 ，可送至車站、機場、輪船碼頭。 如何引導客人？會議接待人員帶領嘉賓到達會場時，應有正確的引導方法和引導姿勢走在嘉賓的左手側前方大約1米遠的地方遇到拐彎處或上樓，要有手勢指引，并說：“這邊請”不能自顧自走，要時時照顧到客人。 步伐不宜過快或過慢，根據(jù)客人的速度，適時調整自己的步伐如客戶不止一人且在交談，需走在客戶側前方2米左右邊走邊回頭看看客戶是否跟上，或者是否有其他需要。引導需注意的事項第三，對會議室的準備工作反復核查事先準備好會議需使用的物品：紙、筆、臺簽、計算器、投影儀、電腦、白板、麥克風、

11、鮮花、投票箱、產(chǎn)品樣本等檢查各項設施設備是否到位（比如麥克風效果，是否將麥克風固定）檢查會議室衛(wèi)生（“灑掃門庭，以迎嘉賓”），提前開窗通氣，或噴灑空氣清新劑如有必要，提前1小時將空調打開將鮮花噴灑水后，放于主席臺位置準備好茶水及紙杯，部分領導使用玻璃杯會前30分鐘，按照辦會人員的分工，接待組人員（或迎賓員）在電梯口做好接待準備，指引與會客人前往會議室組織好會議簽到，發(fā)放會議資料課堂練習：不定項選擇題1.迎送外賓一般采?。ˋ）的規(guī)格 A.對等接待 B.低格接待 C.高格接待 D.無所謂2.年會組織中必須首先確定的要素是（D） A.會議時間 B.餐標 C.禮品 D.酒店3.為達到會見和會談的目的，

12、應首先（B） A.定好會見會談的時間 B.充分了解雙方的情況 C.布置好會談室 D.準備會見和會談資料4.正確使用稱謂禮節(jié)必須避免（ABCD） A.無視年齡的稱呼 B.直呼其名 C.直呼職務 D.無視性別的稱呼課堂練習：不定項選擇題5.接待工作的三項主要任務是安排好來賓的工作事宜、生活服務和（A） A.文化娛樂活動 B.培訓活動 C.學習 D.參觀訪問6.擬定會議的飲食工作方案要制訂明確的（ABCD） A.伙食標準 B.衛(wèi)生標準 C.用餐座次 D.菜單 7.擬訂會場的布置方案應注意（BCD） A.豪華性 B.科學性 C.合理性 D.藝術性課堂練習：不定項選擇題8.會議經(jīng)費預算除會議費之外，還包

13、括（ACD） A.資料費 B.培訓費 C.住宿費 D.交通費9.會議的名稱可以由以下幾部分構成（ABC） A.主辦單位的名稱 B.會議的主題 C.會議的類型 D.會議的范圍10.提高會議有效性的關鍵是（C） A.會務人員的執(zhí)行力 B.與會人員的積極配合 C.會前的籌備工作 D.會后的全面總結提前準備會議簽到事宜做好會議簽到和資料發(fā)放對外會議簽到表（參考樣式）序號姓名性別年齡單位職務聯(lián)系地址電話房間號備注123奉茶一般來說，如果是召開小型會議，在與會人員就座后，應快速上茶。茶杯影響公司形象，不要使用沒洗干凈、有缺口或裂縫的茶杯?？梢允褂靡淮涡缘募埍?。用開水泡茶，使茶葉充分張開。茶水的溫度應在七十

14、攝氏度左右，不能太燙或太涼。茶色均勻，濃淡適中，沏入茶杯七八分滿（“酒滿茶半”；云南大理：“酒滿敬人，茶滿欺人”之說）。注意茶水不要滴在茶幾上。召開小型會議時，敬茶應從身份高的客人開始，如不明身份，則按一定順序依次進行。在客人未上完茶時，不能先給本單位的人上茶。4.按章辦事不得擅自離開會議接待崗位，會議期間，辦會人員、會議服務員不得到處走動，不能在參會人員中間穿梭重要問題向領導匯報和請示對職責范圍以外的事項不隨意表態(tài)根據(jù)不同國家、民族、地區(qū)的風俗習慣接待與會者保守秘密，不擴大會議資料的發(fā)放范圍謝謝大家1、聰明的人有長的耳朵和短的舌頭。 弗萊格 2、重復是學習之母。 狄慈根 3、當你還不能對自己

15、說今天學到了什么東西時，你就不要去睡覺。 利希頓堡 4、人天天都學到一點東西，而往往所學到的是發(fā)現(xiàn)昨日學到的是錯的。 B.V 5、學到很多東西的訣竅，就是一下子不要學很多。 洛 克 6、學問是異常珍貴的東西，從任何源泉吸收都不可恥。 阿卜日法拉茲 7、學習是勞動，是充滿思想的勞動。 烏申斯基 8、聰明出于勤奮，天才在于積累 華羅庚 9、好學而不勤問非真好學者。 10、書山有路勤為徑，學海無涯苦作舟。 11、人的大腦和肢體一樣，多用則靈，不用則廢 茅以升 12、你想成為幸福的人嗎？但愿你首先學會吃得起苦 屠格涅夫 13、成功艱苦勞動正確方法少說空話 愛因斯坦 14、不經(jīng)歷風雨，怎能見彩虹 真心英

16、雄 15、只有登上山頂，才能看到那邊的風光。 16只會幻想而不行動的人，永遠也體會不到收獲果實時的喜悅。 17、勤奮是你生命的密碼，能譯出你一部壯麗的史詩。 1 8成功，往往住在失敗的隔壁！1 9 生命不是要超越別人，而是要超越自己2 0命運是那些懦弱和認命的人發(fā)明的！1人生最大的喜悅是每個人都說你做不到，你卻完成它了！2世界上大部分的事情，都是覺得不太舒服的人做出來的3昨天是失效的支票，明天是未兌現(xiàn)的支票，今天才是現(xiàn)金4一直割舍不下一件事，永遠成不了!5掃地，要連心地一起掃！6不為模糊不清的未來擔憂，只為清清楚楚的現(xiàn)在努力7當你停止嘗試時，就是失敗的時候8心靈激情不在，就可能被打敗9凡事不要說我不會或不可能，因