文秘辦公基礎知識講解課件

1、 了解文秘的概念 掌握文秘工作的類型 掌握文秘工作的原則 掌握電腦自動的特點與功能 熟悉電腦的硬件平臺 熟悉電腦的外部平臺 熟悉電腦的軟件平臺 電腦辦公、信息化作業(yè)已是目前文秘辦公的主流方式，并將不斷深入各行各業(yè)。為了能適應社會激烈的競爭、抓住未來的就業(yè)機會，人們迫切需要在短時間內(nèi)掌握和使用電腦的基本技能。文秘及文秘工作 文秘概述文秘的分類及工作 文秘的工作原則1.1 文秘概述 文秘是隨著科學經(jīng)濟高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學管理專業(yè)。作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來越趨于現(xiàn)代化、科學化和專業(yè)化。它在輔助各級領導進行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關系、

2、處理信息交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。文秘專業(yè)已經(jīng)成為21世紀中國經(jīng)濟發(fā)展十大需求專業(yè)之一。1.2 文秘的分類及工作 行政文員 辦公室文員 秘書行政文員 行政文員工作涉及面較廣，事務較煩瑣，對完成工作的質(zhì)量、效率也有一定的要求。行政文員應該具備的基本素質(zhì)和技能要求如下： 能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟件及Internet郵件收發(fā)和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化設備。 同時應具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協(xié)調(diào)能力，還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達能力，中英文打字速度快，能熟練操作五筆、智能ABC等漢字輸入法。掌握

3、常用英語口語，有較好的英語閱讀和寫作能力。辦公室文員 辦公室文員的工作職責如下： 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。 負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。 做好會議紀要。 負責公司公文、信件、郵件、報紙雜志的分送。 負責傳真的收發(fā)工作。 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。 做好公司宣傳專欄的組稿。 按照公司硬性管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。 做好公司食堂費用支出、流水賬登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。 管理好員工人事檔案材料，建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。 社

4、會保險的投保、申領。 統(tǒng)計每月考勤并交財務做賬、留底。 管理辦公室各種財產(chǎn)，合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。 接受其他臨時工作。秘書 秘書是掌管文書并協(xié)助機關或部門負責人處理日常工作的人員。 1998年5月，勞動部（現(xiàn)勞動和社會保障部）在其新頒布的秘書職業(yè)技能標準一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領導處理財務及日常事務，并為領導決策及實施服務的人員。 目前我國秘書從業(yè)人員約2300萬人。 我國外資企業(yè)秘書分三類： 初級秘書以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務型為主； 中等秘書（一般性秘書）用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等，多為大專或本科畢業(yè)； 高級秘書（經(jīng)理助理

5、）能起草重要的合同文本，懂法律、稅務知識，有應急處理能力。1.3 文秘的工作原則 追蹤原則 超前原則 優(yōu)先原則追蹤原則 決策方案在實施過程中，必然會出現(xiàn)主客體狀況的變化，秘書人員應及時追蹤反饋不斷變化的信息，使決策機構(gòu)和決策者準確掌握情況，及時調(diào)整、修訂、完善決策方案。超前原則 秘書信息工作的超前原則是由以下兩方面因素確定的：第一，任何信息總是產(chǎn)生、傳遞在事物及其狀態(tài)變化之后，再快的信息也有滯后性；第二，領導必須有所預見，走在事物運動的前面。這就要求秘書搶時間、爭主動，超前收取信息，向領導提供“預測性”信息。優(yōu)先原則 客觀上說，凡是信息都是有用的。因此，對于辦公自動化程度很高的單位或部門來說，

6、信息多多益善，因為再多的信息也可存入電子計算機，查詢和使用十分方便。但對于主要依靠手工方式處理信息的單位和部門來說，不宜無限制地搞過多的信息簡報、快報、摘報、內(nèi)參等，而必須針對工作需要，利用信息分類標準，對所接觸的信息，迅速加以判別，分出哪些是有效信息，哪些是無效信息，從而對信息選優(yōu)。電腦辦公快速入門 辦公自動化的特點電腦辦公的基本功能1.4 辦公自動化的特點 現(xiàn)代辦公與傳統(tǒng)辦公相比有較大的區(qū)別。不僅在內(nèi)容和對象上存在差別，更主要的是在方式和功能上有所區(qū)別。 現(xiàn)代辦公自動化將許多獨立的辦公職能一體化，提高了信息化程度，提高了辦公效率，對信息社會產(chǎn)生了積極影響。 現(xiàn)代辦公自動化的主要特點有： 提

7、高辦公效率，減小勞動強度，充分利用各單位、企業(yè)內(nèi)部的知識資源和技能。 實現(xiàn)了辦公用品、生產(chǎn)設備以及科技資料、文書、資料、人事、財務檔案等方面的有效管理，防止信息資源的流失。 運用網(wǎng)絡可以建立經(jīng)濟、方便、快捷的電子郵件通信平臺和網(wǎng)上培訓基地，不僅方便交流，而且可實現(xiàn)資源的充分運用、信息反饋的及時收集。1.5 電腦辦公的基本功能 辦公自動化系統(tǒng)逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)將單項業(yè)務系統(tǒng)連成一個辦公系統(tǒng)，再通過遠程網(wǎng)絡將多個系統(tǒng)連成更大范圍的辦公自動化系統(tǒng)。 利用辦公自動化軟件還可以實現(xiàn)視頻會議、遠程教學等，在更廣的范圍內(nèi)拓寬人們獲取知識的渠道，促進知識經(jīng)濟的發(fā)展。 辦公自動化的基本功

8、能如下： （1）文字處理； （2）數(shù)據(jù)處理； （3）協(xié)同工作； （4）信息傳遞。電腦辦公操作平臺 電腦主要硬件平臺 常見的外部平臺 電腦辦公軟件平臺1.6 電腦主要硬件平臺 主板 CPU 內(nèi)存 顯卡 聲卡 網(wǎng)卡 硬盤、軟驅(qū)、光驅(qū) 電源 機箱 顯示器 鍵盤和鼠標主板 主板是電腦的核心，電腦中所有的關鍵設備都安裝在主板上。主板是一塊矩形的電路板，由CPU插座、芯片組、BIOS芯片、高速緩存器、各種擴展插槽和接口組成，如下圖所示。主板CPU CPU也稱為中央處理器，是決定電腦性能的核心部件。它主要負責電腦指令的執(zhí)行、數(shù)字與邏輯的運算、數(shù)據(jù)的存儲與傳送以及對內(nèi)對外輸入與輸出的控制等。如下圖所示是一個I

9、nter 雙核CPU。CPU內(nèi)存 內(nèi)存是電腦中存儲臨時數(shù)據(jù)的重要設備，用來存放電腦運行時所需的程序和數(shù)據(jù)。如下圖所示是一款金士頓內(nèi)存。內(nèi)存顯卡 顯卡又稱為顯示卡或顯示適配卡，是主機最基本的組成部分之一。如下圖所示是一款七彩虹7300顯卡。顯卡聲卡 聲卡也稱為聲音卡、聲效卡。聲卡是多媒體技術中最基本的組成部分，是實現(xiàn)聲波與數(shù)字信號相互轉(zhuǎn)換的硬件，如下圖所示。聲卡網(wǎng)卡 網(wǎng)卡也稱為網(wǎng)絡適配器，簡稱NIC。網(wǎng)卡是局域網(wǎng)中最基本的部件之一，是連接電腦與網(wǎng)絡的硬件設備，如下圖所示。網(wǎng)卡硬盤、軟驅(qū)、光驅(qū) 硬盤、軟驅(qū)與光驅(qū)都是數(shù)據(jù)存放的場所，如右圖（上）所示。硬盤是電腦中最重要的存儲設備，是用來存儲安裝的軟件

10、、電影、游戲、音樂等的一個數(shù)據(jù)容器。早期的硬盤能夠存儲的數(shù)據(jù)非常少，只有幾兆字節(jié)。 軟驅(qū)是一種可攜帶式數(shù)據(jù)存儲器。曾經(jīng)為人們提供了很大的方便，如用軟盤復制資料、文件、游戲，用軟驅(qū)啟動系統(tǒng)等。如右圖（中）所示。 光驅(qū)在電腦的多媒體化方面也有著舉足輕重的作用，如右圖（下）所示。隨著近幾年人們對于影音質(zhì)量以及高容量存儲要求的不斷提高，各種以DVD光盤作為存儲介質(zhì)的音像制品越來越多，因此DVD是光驅(qū)發(fā)展的必然趨勢。網(wǎng)卡硬盤軟驅(qū)光驅(qū)電源 電源是電腦的動力源泉，是電腦正常運行的樞紐。它負責將普通市電轉(zhuǎn)換為電腦主機可以直接使用的電源，如下圖所示。電源機箱 機箱是用來放置電腦各個配件的金屬箱，它不僅為電腦的核

11、心運轉(zhuǎn)提供了一個安全穩(wěn)定的工作環(huán)境，而且有效地屏蔽了大多數(shù)電磁輻射，保護了用戶的身體健康，如下圖所示。機箱顯示器 顯示器是電腦的重要輸出設備。它可以把輸入的內(nèi)容和經(jīng)過處理的數(shù)據(jù)顯示在屏幕上。顯示器的種類和外觀多種多樣，目前使用較多的是CRT純平顯示器和液晶顯示器，如下圖所示為一款液晶顯示器。液晶顯示器鍵盤和鼠標 鍵盤是電腦系統(tǒng)中最基本的輸入設備，用戶給電腦下達的各種命令、程序和數(shù)據(jù)都可以通過鍵盤輸入電腦中。鼠標是用于確定光標在屏幕上的位置，在應用軟件的支持下，鼠標可以快速、方便地完成某種特定的功能。目前常見的鼠標接口有串口、PS/2接口和USB接口三種類型，如下圖所示。鍵盤和鼠標1.7 常見的

12、外部平臺 打印機 掃描儀傳真機多功能一體機光盤記錄機 手寫語音輸入設備 音箱 攝像頭數(shù)碼相機數(shù)碼攝像機打印機 打印機是用來輸出文件的外部設備。它可以輸出文字、圖像等信息到打印紙上，如下圖所示。打印機掃描儀 掃描儀是一種高精度的光電一體化的高科技產(chǎn)品，它是將各種形式的圖像信息通過掃描傳輸入電腦的重要工具。通常將掃描儀用于信息含量較大的電腦圖像的輸入。從最直接的圖片、照片、膠片到各類圖紙以及各類文稿資料都可以用掃描儀輸入電腦中，進而實現(xiàn)對這些圖像信息的處理、使用、存儲及輸出等操作，如下圖所示。掃描儀傳真機 傳真機是現(xiàn)代企業(yè)及家庭必備的通信工具之一，特別是對一些從事貿(mào)易的單位來說，經(jīng)常會用它收發(fā)合同

13、、報價及產(chǎn)品資料，甚至復印文稿、復印身份證和掃描圖案等，如下圖所示。傳真機多功能一體機 國外大多把多功能一體機定義為MFC，即具有掃描、傳真、復印和打印功能為一體的產(chǎn)品總稱。多功能一體機在國內(nèi)出現(xiàn)是在20世紀80年代中后期。作為一種多功能集成的產(chǎn)品，更確切來講，多功能一體機是一種綜合辦公工具，在完成常見辦公功能的同時，它的優(yōu)勢是優(yōu)化了功能組合，發(fā)揮了功能集成，如圖下所示。多功能一體機光盤記錄機 光盤刻錄機的外觀和普通光驅(qū)差不多，如要區(qū)別它們，可以看表面的標識。光盤刻錄機的用途一般為刻制光盤，當然也具備了普通光驅(qū)的功能，如下圖所示。光盤記錄機手寫語意輸入機 手寫輸入筆是一種直接用手寫方式向電腦輸

14、入漢字，并通過漢字識別軟件將其轉(zhuǎn)變成文本文件的一種電腦外設產(chǎn)品。也有集手寫和語音輸入為一體的輸入設備，如下圖所示。手寫語意輸入機音箱 音箱用于對聲音信號進行聲音還原。重現(xiàn)聲源聲音的準確性（即保真度）是衡量音箱性能的第一標準。隨著聲卡輸出音樂質(zhì)量的日益提高，中高檔的音箱也從音響商店的貨架上擺放到了許多人的電腦旁，如下圖所示。音箱攝像頭 攝像頭主要用來進行視頻圖像的采集。在網(wǎng)絡技術快速發(fā)展的今天，攝像頭的強大作用不可低估。有了它，無論是視頻電話、視頻會議還是視頻聊天都可方便實現(xiàn)，如下圖所示。攝像頭數(shù)碼相機 數(shù)碼相機也稱為數(shù)字式相機，英文全稱為Digital Camera，簡稱DC。其外觀造型與傳統(tǒng)

15、相機幾乎相同。數(shù)碼相機是集光學、機械、電子于一體的數(shù)碼產(chǎn)品，它集成了影像信息的轉(zhuǎn)換、存儲和傳輸?shù)炔考?，具有?shù)字化存取模式、與電腦交互處理和實時拍攝等特點。數(shù)碼相機有別于傳統(tǒng)相機，它不需要膠卷，具有即拍即現(xiàn)即處理等優(yōu)勢，大有取代傳統(tǒng)相機之勢，用數(shù)碼相機拍攝的照片可以永久保存在電腦里，并且可以配合使用Photoshop等軟件對照片進行處理，如右圖所示。數(shù)碼相機數(shù)碼攝像機 數(shù)碼攝像機（DV）在辦公數(shù)碼產(chǎn)品中已經(jīng)應用得十分廣泛了。 目前，國內(nèi)市場上的數(shù)碼攝像機產(chǎn)品很多，如索尼、三星、佳能等，如下圖所示。數(shù)碼攝像機1.8 電腦辦公軟件平臺 操作系統(tǒng) 應用軟件操作系統(tǒng) 操作系統(tǒng)是電腦的核心系統(tǒng)軟件，是一組

16、直接控制和管理電腦硬件和軟件資源，使電腦高效、協(xié)調(diào)、自動地工作，方便用戶充分、有效地利用資源的程序。 目前個人電腦采用的操作系統(tǒng)大部分都是Windows系列操作系統(tǒng)。如Windows 98/2000/XP等，它們都是微軟公司的產(chǎn)品。應用軟件 應用軟件是用戶利用電腦提供的系統(tǒng)軟件為解決各種實際問題而編制的電腦程序。 應用軟件是面向應用領域、面向用戶的軟件，主要包括科學計算軟件包、字處理軟件、輔助工具軟件、圖形軟件和其他工具軟件等。每一個優(yōu)秀的人，都有一段沉默的時光。那一段時光，是付出了很多努力，忍受孤獨和寂寞，不抱怨不訴苦，日后說起時，連自己都能被感動日子。7月-227月-22Sunday, J

17、uly 24, 2022企業(yè)的出路在于產(chǎn)品更新?lián)Q代。14:37:3514:37:3514:377/24/2022 2:37:35 PM在企業(yè)內(nèi)部，只有成本。7月-2214:37:3514:37Jul-2224-Jul-22人人是人才，賽馬不相馬，給每一個愿意干事的人才以發(fā)揮才干的舞臺。14:37:3514:37:3514:37Sunday, July 24, 2022旁觀者的姓名永遠爬不到比賽的計分板上。7月-227月-2214:37:3514:37:35July 24, 2022我不理解這句話的意思。2022年7月24日2:37 下午7月-227月-22漸進思想是創(chuàng)新的最大敵人。24 七月 20222:37:35 下午14:37:357月-22無須匆忙，該來的總會來，在對的時間，和對的人，因為對的理由。七月 222:37 下午7月-2214:37July 24, 2