某公司企業(yè)年會策劃籌備手冊

1、公司企業(yè)年會策劃籌備手冊尋找最合適的年會場所？尋找最佳的年會餐飲方案？尋找最新的年會娛樂節(jié)目？尋找 最棒的年會服務(wù)公司？想舉辦一個不同尋常的特色年會？一做好預(yù)算計劃年會有各種不同的類型， 有的是答謝客戶的， 有的是員工總結(jié)大會， 所以在計劃之前需 要明確職責(zé)任務(wù)， 不同的會議需要不同的環(huán)境， 召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。 因此 第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計 劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達(dá)到會議預(yù)期目標(biāo)。制訂預(yù)算：制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；確定各項工作的時間安排。通常而言，年會預(yù)算包括以下幾個方面：

2、1、交通費用交通費用可以細(xì)分為：、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、 機場、碼頭至住宿地的交通、會議期間交通費用主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至?xí)慕煌?、會?到餐飲地點的交通、 會所到商務(wù)交際場地的交通、 商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用 的預(yù)定交通。、歡送交通及返程交通包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、 港口交通費用。2、會議室 / 廳費用具體可細(xì)分為：、會議場地租金通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示 筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵 蓋在內(nèi)比如投影設(shè)備、 臨時性的裝

3、飾物、 展架等， 需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能 需要另外的預(yù)算。、會議設(shè)施租賃費用此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本 電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支 付一定的使用保證金， 租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費用。 值得注意的是， 在租賃 時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求 (通?？上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢， 以便獲得最 適宜的性價比) ，否則可能影響會議的進(jìn)行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不 同，租賃的價格可能相差很大。、會場布置費用如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用 中。如果有特殊要求，可以

4、與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。、其他支持費用這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、 娛樂保健、 媒介、公共關(guān)系等。 基于這些支持均為臨時性質(zhì)， 如果會議主辦方分別尋找這些 行業(yè)支持的話， 其成本費用可能比市場行價要高， 如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理， 將獲得價格 相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。對于這些單項服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。3、住宿費用住宿的費用應(yīng)該非常好理解值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格， 而有 點是需要另外加收政府稅金的。 對于會議而言， 住宿費可能是主要的開支之一。 找專業(yè)的會 展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星

5、級標(biāo)準(zhǔn)、 房型等因素有關(guān)外， 還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān) 譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服 務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。4、餐飲費用會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。、早餐早餐通常是自助餐， 當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐， 費用按人數(shù)計算即可 (但考慮到會議 就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用)、中餐及午餐中餐及午餐基本屬于正餐， 可以采取人數(shù)預(yù)算自助餐形式， 按桌預(yù)算圍桌式

6、形 式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供， 餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費 用。、酒水及服務(wù)費通常， 如果在高星級酒店餐廳就餐， 餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的， 如果可以 外帶酒水消費， 餐廳通常需要加收服務(wù)費。 在高星級酒店舉辦會議宴會， 通常在基本消費水 準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收 15左右的服務(wù)費。、會場茶歇此項費用基本上是按人數(shù)預(yù)算的， 預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、 飲料組合。 承辦 者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用， 如果主辦方需要非程序服務(wù)， 可能需要而外的預(yù) 算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種西式基本上以咖啡、紅茶、西式點 心、水果等為主，中式則以開水、

7、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。、聯(lián)誼酒會 /舞會事實上，聯(lián)誼酒會 / 舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模， 預(yù)算很容易計算。但酒會 / 舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時 間確認(rèn)。、其他點心、水果及調(diào)制色酒5、視聽設(shè)備除非在室外進(jìn)行， 否則視聽設(shè)備的費用通常可以忽略。 如果為了公共關(guān)系效果而不得不 在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：設(shè)備本身的租賃費用，通常按天計算設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務(wù)商代理音源主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理6、演員及節(jié)目 通?？梢赃x定節(jié)目后按場次

8、計算預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出， 那預(yù)算就很簡單， 與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)專場或包場 除外。7、雜費雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用， 包括打印、 臨時運輸及裝卸、 紀(jì)念品、 模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商 務(wù)用車、 匯兌等等。 雜費的預(yù)算很難計劃， 通?？梢栽跁?wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作 為機動處理。二尋找年會優(yōu)化方案地點選擇： 選擇適合的會議場所， 必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅h資源狀況及該會議的程序、 預(yù)計的與會人數(shù)、 與會人員的背景情況， 以及最重要的會議目的、 目標(biāo)和與會者的偏好等因

9、 素綜合考慮。按類型劃分商務(wù)型酒店： 這類酒店無論在外部設(shè)計， 還是在內(nèi)部裝修， 以及可提供的先進(jìn)通訊工具、 適合會務(wù)的商用場地上(有特定的商務(wù)樓層) ，一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi) 涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24 小時全天候辦公，有較強的服務(wù)能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊， 外部設(shè)計、 園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充 分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發(fā)展， 度假型酒店也能提供相應(yīng) 的會議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。

10、按地理位置中心酒店：在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會者來自國內(nèi)或本地區(qū)，那么選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一 般喜歡選擇位于理想的城市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店， 這樣與會者的隨行家屬便有 很多活動可做。市郊酒店：對于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往的與會者來說，這類酒店是大受歡迎的。比較價格： 在確定數(shù)家會議場所以后需要同會議場所的銷售部門直接聯(lián)系， 進(jìn)行一個非 常詳細(xì)的報價咨詢，予以比較后從中選擇最優(yōu)方案并做進(jìn)會議整體計劃中，同時需要同1、2 個會議場所保持聯(lián)系以備急需時調(diào)整。三現(xiàn)場考察預(yù)訂做好年會預(yù)算并聯(lián)系好幾家會議場地后， 進(jìn)行實地考察是十分重要的， 考

11、察后再最終選 定一家場地并提前預(yù)定。會議場所實地考察： 視察選定的場所和設(shè)施， 檢查并比較各項設(shè)施； 協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員 的活動；根據(jù)會議的具體情況，設(shè)計并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計好所有的細(xì)節(jié)。會議場所的確立預(yù)定：根據(jù)會議的級別， 選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況， 確定 是否將會議劃分為幾個分會場， 選擇分會場的地點，并提前預(yù)約。 根據(jù)需要， 準(zhǔn)備會議所需 要的所有設(shè)備， 并提前安放在指定位置； 提前調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn) 行。四會議設(shè)施準(zhǔn)備在會議開始前需要根據(jù)會議的具體情況確定會議設(shè)施， 此項十分繁瑣， 所以可以列一個 表，一條一條核對準(zhǔn)備情況。常見的會議設(shè)施：1、

12、屏幕2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）3、錄像機4、VCD5、音響6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng)）7、鐳射筆8、幻燈機9、講臺10、舞臺11、夾紙板12、大白板13、簽到臺14、名片簿15、馬克筆16、鉛筆17、信簽18、會議桌椅19、插線板20、彩電21、橫幅22、指示牌23、告示牌24、桌卡25、主席臺26、盆景27、鮮花28、背景板30、隔板31、燈光照明32、同聲翻譯系統(tǒng)33、產(chǎn)品租賃五執(zhí)行預(yù)期計劃按照預(yù)期計劃履行方案， 在執(zhí)行過程中，要做到耐心、細(xì)致與周到在年會執(zhí)行過程 根據(jù)不同年會形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護(hù)、茶歇 安排和攝影攝像

13、等事項。餐飲安排根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等；餐飲安排通常有兩種形式自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。 統(tǒng)一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要， 自助 餐一般可以發(fā)餐券控制， 很多酒店對于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的要求， 可以事先制訂餐標(biāo) 及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜特別是大型會議的時候。 圍桌式餐飲安排需要考慮的問題 有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是， 會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況， 不能讓就餐者出現(xiàn)健康問

14、 題。如果就餐者無法按時集合就餐， 可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法， 以保證就餐者的權(quán)、益。交通安排重要的國際性會議、 行業(yè)重要會議、 知名公司全球或者大區(qū)會議， 參與者通常人數(shù)較多， 身份較高， 如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度 就值得好好研究。通常， 異地舉辦會議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機構(gòu)代理， 車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的 溝通， 還涉及到會議舉辦地的車源問題。 對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而 代理公司則要考慮時間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時間及線路等等。因此， 主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對準(zhǔn)確的與會者抵達(dá)時間、人數(shù)、 此時間段內(nèi)抵達(dá)

15、客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)， 并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時希望采取的彌補措施 及愿意為此承擔(dān)的代價。旅游安排實際上， 年會考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、 具有公關(guān)性質(zhì)的行為， 當(dāng)然不排 除部分行為是真正的商務(wù)考察 （為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場調(diào)研性質(zhì)的動 作）。短線旅行旅程很少離開會展舉辦地 500 公里以上，時間不會超過 48 小時 （大多數(shù)為 24 小時以內(nèi) ）。少數(shù)旅程可能超過 1000 公里以上，時間可以長達(dá)一周甚至可以跨國旅行。 此時中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導(dǎo)游、景點票務(wù)、 車輛、住宿餐飲安排、旅游保險購買、落實異地返程票務(wù)

16、等服務(wù)。司儀安排如果是客戶答謝年會，必要的禮儀顯得溫馨，而員工大會則可以較少考慮安排司儀。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。值得 注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語基本技能考察， 而不能簡單看形體決定是否聘請， 另外一點 就是禮儀的個性是否符合工作要求。 各種主題的會議對禮儀的要求不一樣， 學(xué)術(shù)性會議、 政 府性質(zhì)會議要求模特的著裝比較素雅， 不能搶了專家及政府要員的形象， 而銷售類會展則需 要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。秩序維護(hù)對于會議而言， 無不希望有良好的秩序。 小型會議特別是企業(yè)內(nèi)部會議秩序基本不用控 制，但大

17、型會議， 秩序的控制就顯得很重要。 大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制， 如果需要保密， 代表證可以特制， 印制有代表的數(shù)碼身份照片， 會場入口設(shè)立保安來維護(hù)為 好茶歇安排茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要， 中、小型會議， 特別是公司或者組織高層會 議，會間茶歇是很重要的。 茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會， 當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶， 點心也不限于是中國點心。 通常茶歇的準(zhǔn)備包括點心要 求、飲品要求、 擺飾要求、 服務(wù)及茶歇開放時間要求等等， 一般不同時段可以更換不同的飲 品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花 茶、紅茶、 奶茶、果茶、罐裝飲料、 微量酒精飲料， 點心一般是各類糕點、 餅干、 袋裝食品、 時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各