泵站精細(xì)化管理之檔案管理(46張)PPT課件

1、“泵站精細(xì)化管理”之 檔案管理 劉老澗閘站管理所 2015年10月22日1技術(shù)檔案管理234567目錄技術(shù)檔案管理制度技術(shù)檔案保管期限 文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定電子文件歸檔與管理范圍電子檔案目錄表照片檔案管理 一、技術(shù)檔案管理第一節(jié) 一般規(guī)定 水利工程技術(shù)檔案是指經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后的工程技術(shù)文件，產(chǎn)生于整個(gè)水利工程建設(shè)及建成后的管理運(yùn)行的全過程。包括工程建設(shè)、管理運(yùn)用全過程所形成的應(yīng)歸檔的文字、圖紙、圖表、聲像材料等以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等不同形式與載體的各種歷史記錄。是工程管理的重要依據(jù)之一。 水利工程技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔應(yīng)與工程建設(shè)、管理同步進(jìn)行。各工程單位應(yīng)明確

2、專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、真實(shí)、安全。 工程技術(shù)檔案的管理應(yīng)符合國家檔案管理的規(guī)范，并按要求進(jìn)行檔案的整理、排序、裝訂、編目、編號(hào)、歸檔，確定保管期限。按規(guī)定進(jìn)行檔案借閱管理和檔案的鑒定銷毀工作。 工程技術(shù)檔案應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理檔案，檔案室應(yīng)按檔案管理要求設(shè)置檔案管理庫房、閱覽室，應(yīng)按檔案保存要求采取防霉、防蟲、防小動(dòng)物、防火、避光措施。并按規(guī)定每年組織檔案驗(yàn)收和移交。第二節(jié) 檔案收集 工程技術(shù)文件分為工程建設(shè)（包括工程興建、擴(kuò)建、加固、改造)技術(shù)文件和工程管理技術(shù)文件（包括運(yùn)行管理、觀測(cè)檢查、維修養(yǎng)護(hù)等)。 1 技術(shù)檔案收集要求 1.1

3、 工程建設(shè)技術(shù)文件，是指工程建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件。按江蘇省水利廳基本建設(shè)項(xiàng)目（工程)檔案資料管理規(guī)定的要求，從立項(xiàng)開始隨工程進(jìn)程同步進(jìn)行收集整理。建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向工程管理單位移交整個(gè)工程建設(shè)過程中形成的工程建設(shè)技術(shù)文件。 1.2 工程管理技術(shù)文件，是指工程建成后的工程運(yùn)行、工程維修、工程管理全過程中形成的全部文件，應(yīng)包括：工程管理必須的規(guī)程、規(guī)范；工程基本數(shù)據(jù)、工程運(yùn)行統(tǒng)計(jì)、工程大事記等基本情況資料；設(shè)備隨機(jī)資料、設(shè)備登記卡、設(shè)備普查卡、設(shè)備評(píng)級(jí)卡等設(shè)備

4、基本資料；設(shè)備大修卡、設(shè)備維修養(yǎng)護(hù)卡、設(shè)備修試卡、設(shè)備試驗(yàn)卡等設(shè)備維護(hù)資料；工程運(yùn)用資料；工程維修資料；工程檢查資料；工程觀測(cè)資料。以及工程管理相關(guān)資料：防洪、抗旱方面的文件、消防資料、水政資料、科技教育資料等。 2 工程管理技術(shù)檔案收集內(nèi)容 工程管理技術(shù)文件按要求與工程檢查、運(yùn)行、維修養(yǎng)護(hù)等同步收集。收集內(nèi)容主要有： 2.1 工程基本情況登記資料：根據(jù)規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、工程實(shí)際情況、運(yùn)行管理情況及大修加固情況編制。包括泵站工程平面、立面、剖面示意圖，泵站基本情況登記表，水位流量關(guān)系曲線、垂直位移標(biāo)點(diǎn)布置圖、測(cè)壓管布置圖、伸縮縫測(cè)點(diǎn)位置結(jié)構(gòu)圖、上下游引河斷面位置圖及標(biāo)準(zhǔn)斷面圖等。 2.2 設(shè)備基本

5、資料：其中設(shè)備登記卡、設(shè)備評(píng)級(jí)資料、消防資料按要求填寫。 2.3 設(shè)備維修資料： 2.3.1 設(shè)備修試卡內(nèi)容應(yīng)包括檢修原因、檢修部位、檢修內(nèi)容、更換零部件情況、檢修結(jié)論、試驗(yàn)項(xiàng)目、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、試運(yùn)行情況、存在問題等。 2.3.2大修資料應(yīng)包括實(shí)施計(jì)劃、開工報(bào)告、解體記錄及原始數(shù)據(jù)檢測(cè)記錄、大修記錄、安裝記錄及安裝數(shù)據(jù)、大修使用的人工、材料、機(jī)械記錄、大修驗(yàn)收卡、大修總結(jié)。 2.3.3 大修總結(jié)主要記載大修中發(fā)現(xiàn)和消除的重大缺陷及采取的主要措施、檢修中采用的新技術(shù)、新材料情況，對(duì)設(shè)備的重要改進(jìn)措施與效果、檢修后尚存在的主要問題及準(zhǔn)備采取的措施，檢修后對(duì)設(shè)備的評(píng)估，對(duì)試驗(yàn)結(jié)果的分析以及結(jié)論。 2.4

6、 工程運(yùn)用資料：包括運(yùn)行記錄、操作記錄、工作票、巡視檢查記錄、工程運(yùn)行時(shí)間統(tǒng)計(jì)等。填寫用黑色水筆，內(nèi)容要求真實(shí)、清晰，不得涂改原始數(shù)據(jù)，不得漏填，簽名欄內(nèi)應(yīng)有相應(yīng)人員的本人簽字。 2.5 工程維修資料：包括工程維修養(yǎng)護(hù)、防汛急辦等項(xiàng)目的資料，具體內(nèi)容應(yīng)執(zhí)行江蘇省駱運(yùn)水利工程管理處工程維修養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目管理辦法。 2.6 檢查觀測(cè)分檢查、觀測(cè)兩部分，檢查包括工程定期檢查（汛前、汛后檢查)、水下檢查、特別檢查、安全檢測(cè)，觀測(cè)包括垂直位移觀測(cè)、測(cè)壓管水位觀測(cè)、伸縮縫觀測(cè)、裂縫觀測(cè)等。檢查應(yīng)有原始記錄（內(nèi)容包括檢查項(xiàng)目、檢測(cè)數(shù)據(jù)等)，檢查報(bào)告要求完整、詳細(xì)、能明確反映工程狀況；觀測(cè)原始記錄要求真實(shí)、完整、無

7、不符合要求的涂改，觀測(cè)報(bào)表及整編資料應(yīng)正確，并對(duì)觀測(cè)結(jié)果進(jìn)行分析。 其他資料按相關(guān)要求進(jìn)行編制。第三節(jié) 檔案整理歸檔 工程技術(shù)文件整理應(yīng)按項(xiàng)目整理，要求材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，字跡清楚、圖面整潔、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等應(yīng)附相關(guān)情況說明。 1 工程技術(shù)文件組卷要求 1.1 組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。 1.2 工程建設(shè)項(xiàng)目按江蘇省水利廳基本建設(shè)項(xiàng)目（工程)檔案資料管理規(guī)定的要求組卷，施工文件按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件等組卷；管理性文件按問題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、項(xiàng)

8、目竣工驗(yàn)收文件組卷；設(shè)計(jì)變更文件、工程聯(lián)系單、監(jiān)理文件按文種組卷，原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程組卷。 1.3 工程管理按類別、年份、項(xiàng)目分別組卷，卷內(nèi)文件按時(shí)間、重要性、工程部位、設(shè)施、設(shè)備排列。一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。 1.4 案卷及卷內(nèi)文件不重份，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限按最長的確定。 1.5 工程技術(shù)文件的分類及檔號(hào) 工程技術(shù)文件分類以工程為基本單位，1級(jí)類目工程代號(hào)，2級(jí)類目分為：01基本建設(shè)，02工程管理，03防洪、抗旱，04消防，05水政，06科技教育，07水利普查，08其他等；3級(jí)類目按各2級(jí)類目下包含的項(xiàng)目?jī)?nèi)

9、容編制，“01基本建設(shè)”下分01原建、02（一次)加固、改造、03（二次)加固改造（包括江堤達(dá)標(biāo)等附屬工程）；“02工程管理”下分01管理性文件、規(guī)程、規(guī)范，02工程基本資料，03設(shè)備基本資料，04設(shè)備維修，05設(shè)備修試卡，06設(shè)備試驗(yàn)，07工程運(yùn)用，08工程維修，09工程檢查，10工程觀測(cè)等。 各工程單位可根據(jù)工程檔案情況增設(shè)4級(jí)類目，但檔號(hào)層次不宜過多。工程單位可根據(jù)工程檔案情況進(jìn)行增加2級(jí)類目、3級(jí)類目的內(nèi)容。 2 案卷編目 2.1 案卷頁號(hào) 有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號(hào)；單面書寫的文件頁號(hào)編寫在右上角；雙面書寫的文件，正面編寫在右上角，背面編寫在左上角；圖紙的頁號(hào)編寫在右上角或標(biāo)題欄外

10、左上方；成套圖紙或印刷成冊(cè)的文件，不必重新編寫頁號(hào)；各卷之間不連續(xù)編頁號(hào)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫目錄。 2.2 卷內(nèi)目錄 主要由序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號(hào)和備注等組成。 2.3 卷內(nèi)備考表 主要是對(duì)案卷的備注說明，用于注明卷內(nèi)文件和立卷狀況，其中包括卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量。組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等；反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的文件檔號(hào)的互見號(hào)。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。 2.4 案卷封面 主要內(nèi)容有：案卷題名、立卷單位、起止日期，保管期限、密級(jí)、檔案號(hào)等；案卷脊背，填寫保管期限、檔案號(hào)和案卷題名或關(guān)鍵詞；保管期限可采用統(tǒng)一要求

11、的色標(biāo)，紅色代表永久，黃色代表長期，綠色代表短期。需移送上級(jí)單位的檔案，案卷封面及脊背的檔案號(hào)暫用鉛筆填寫；移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。 3 案卷裝訂要求 3.1 文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式，圖紙可不裝訂。但同一項(xiàng)目所采用的裝訂形式應(yīng)一致。文字材料卷幅面應(yīng)采用A4型（297mm210mm)紙，圖紙應(yīng)折疊成A4大小，折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。原件不符合文件存檔質(zhì)量要求的可進(jìn)行復(fù)印，裝訂時(shí)復(fù)印件在前，原件在后。 3.2 案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。應(yīng)采用棉線裝訂，不得使用鐵質(zhì)訂書釘裝訂。裝訂前應(yīng)去除原文件中的鐵質(zhì)訂書釘。 3.3 單份文件裝訂、圖紙不裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)文件首頁、每張圖紙上方

12、加蓋、填寫檔號(hào)章。檔號(hào)章內(nèi)容有：檔號(hào)、序號(hào)。 3.4 卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料應(yīng)符合規(guī)范規(guī)定。 4 檔案目錄及檢索檔案整理裝訂后，應(yīng)按要求編制案卷目錄、全引目錄。案卷目錄內(nèi)容有案卷號(hào)、案卷題名、起止日期、卷內(nèi)文件張數(shù)、保管期限等。全引目錄內(nèi)容有案卷號(hào)、目錄號(hào)、保管期限、案卷題名及卷內(nèi)目錄的內(nèi)容。 4.1 案卷號(hào)：分檔案室編和檔案館編，工程單位編寫的案卷號(hào)填寫在“檔案室編”欄內(nèi)。 4.2 案卷題名：填寫案卷封面編寫的題名 4.3 起止日期：填寫案卷內(nèi)文件的起止日期，以起始日期最早的卷內(nèi)文件為案卷起始日期，以終止日期最晚的卷內(nèi)文件為案卷終止日期。起止日期應(yīng)用8位編碼方式填寫。 4.4 卷內(nèi)文件

13、張數(shù)：卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面即編寫頁號(hào)的均應(yīng)統(tǒng)計(jì)張數(shù)；卷內(nèi)文件張數(shù)不含卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表。 4.5 保管期限：以卷內(nèi)文件保管期限最長的保管期限作為案卷保管期限。 5 歸檔要求 5.1 管理所每年年底至第二年1月需將當(dāng)年的工程技術(shù)資料檔案進(jìn)行整理、裝訂、歸檔。 5.2 工程運(yùn)行資料每年年底，由各工程管理單位對(duì)一年的運(yùn)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)填表，由本單位、處科技檔案室分別存檔。 5.3 工程大事記按要求每年年底進(jìn)行匯總整編。 5.4 工程觀測(cè)資料按要求每年年底在管理處進(jìn)行整編，整編后各工程管理單位應(yīng)及時(shí)將觀測(cè)報(bào)表歸檔；次年年初參加過省廳組織的全省水閘泵站觀測(cè)資料整編后，及時(shí)將觀測(cè)資料、成果歸檔。 5.

14、5 工程檢查資料按要求在汛前汛后檢查之后及時(shí)整理裝訂。 5.6 工程維修養(yǎng)護(hù)資料在每項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收后，進(jìn)行整理、裝訂存檔。 5.7 工程基本建設(shè)檔案由工程建設(shè)管理單位相應(yīng)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查。審查內(nèi)容主要包括：檔案應(yīng)完整、無缺項(xiàng)、漏項(xiàng)；內(nèi)容正確；簽字、蓋章手續(xù)完備；檔案編目應(yīng)齊全等。 5.8 每年年底考評(píng)時(shí)應(yīng)檢查各工程單位工程資料歸檔情況，管理處汛前檢查時(shí)，同時(shí)進(jìn)行工程資料檔案管理的檢查。第四節(jié) 檔案驗(yàn)收 1 檔案驗(yàn)收水利基建項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收在工程竣工驗(yàn)收之前按江蘇省水利廳基本建設(shè)項(xiàng)目（工程)檔案資料管理規(guī)定的要求執(zhí)行。 1.1 工程基本資料、設(shè)備基本資料在工程興建、加固、改造等通過工程竣工驗(yàn)收，

15、由管理單位接收管理后進(jìn)行整理，并填寫相應(yīng)的表格。整理完成后由工程管理單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查，待達(dá)到資料驗(yàn)收要求后，由處相關(guān)科室參加驗(yàn)收。只要工程、設(shè)備或填寫的表格沒有新的變化，就不需再進(jìn)行年驗(yàn)收。 1.2 設(shè)備維修資料、試驗(yàn)資料、工程檢查資料驗(yàn)收，由工程管理單位負(fù)責(zé)人（或技術(shù)負(fù)責(zé)人)進(jìn)行審查，保證資料達(dá)到驗(yàn)收要求，每年年底由有關(guān)科室參加驗(yàn)收。 1.3 工程維修養(yǎng)護(hù)資料在每個(gè)項(xiàng)目工程竣工時(shí)，由管理所進(jìn)行整理裝訂。在竣工驗(yàn)收前將資料交管理處相關(guān)科室檢查驗(yàn)收，對(duì)工程資料達(dá)不到驗(yàn)收要求的需限期整改，直至整改合格，方可進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。凡工程資料不合格者，工程一律不得驗(yàn)收。工程竣工驗(yàn)收后，各管理所應(yīng)及時(shí)將工

16、程資料歸檔。每年年底由相關(guān)科室參加對(duì)當(dāng)年所有工程維修養(yǎng)護(hù)資料及存檔情況進(jìn)行全面驗(yàn)收。 1.4 工程運(yùn)用資料每月由工程管理單位負(fù)責(zé)人（或技術(shù)負(fù)責(zé)人)進(jìn)行審查，年底由有關(guān)科室進(jìn)行驗(yàn)收。 1.5 工程觀測(cè)資料每年年底進(jìn)行資料整編，整編后及時(shí)存檔，由相關(guān)科室進(jìn)行驗(yàn)收。 1.6 防洪、抗旱，消防，水政，科技教育及其他資料應(yīng)及時(shí)存檔，每年年底由相關(guān)科室進(jìn)行驗(yàn)收。第五節(jié) 檔案保管 1 檔案室要求 1.1 檔案室要求檔案庫房、閱覽室、辦公室三室分開。應(yīng)配備專用電腦，實(shí)行電子化、信息化管理。檔案室應(yīng)建立建全檔案管理制度，檔案管理制度、檔案分類方案應(yīng)上墻。 1.2 檔案庫房，應(yīng)配備溫濕度計(jì)，安裝空調(diào)設(shè)備，以控制室

17、內(nèi)的溫度（1424為宜，日溫度變化不超過2)、濕度（相對(duì)濕度控制在4560%)。室內(nèi)溫濕度宜定時(shí)測(cè)記，一般每天兩次，并根據(jù)溫濕度變化進(jìn)行控制調(diào)節(jié)。 1.3 檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于10厘米，柜側(cè)間距不小于60厘米)，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。 1.4 新建房屋竣工后，應(yīng)經(jīng)612個(gè)月干燥方可作為檔案室，將檔案入庫。 1.5 檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)有窗簾等遮陽措施。檔案庫房人工照明光源應(yīng)選用白熾燈或白熾燈型節(jié)能燈，并罩以乳白色燈罩。 1.6 檔案庫房應(yīng)配備適合檔案用的消防器材，定期檢查電器線路，嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品。 2 檔

18、案保管要求 2.1 檔案保管要求防霉、防蛀，定期進(jìn)行蟲霉檢查，發(fā)現(xiàn)蟲霉及時(shí)處理。檔案柜中應(yīng)放置檔案用除蟲驅(qū)蟲藥劑（樟腦)，并定期檢查藥劑（樟腦)消耗情況，發(fā)現(xiàn)藥劑消耗殆盡應(yīng)及時(shí)更換藥劑，以保持驅(qū)蟲效果。 2.2 檔案室應(yīng)建立健全檔案借閱制度，設(shè)置專門的借閱登記薄。一般工程單位的檔案不對(duì)外借閱，本單位工作人員借閱時(shí)應(yīng)履行借閱手續(xù)。借閱時(shí)間一般不應(yīng)超過十天，若需逾期借閱的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理者有責(zé)任督促借閱者及時(shí)歸還借閱的檔案資料。 2.3 檔案室及庫房不應(yīng)放置其他與檔案無關(guān)的雜物。檔案室及庫房鑰匙應(yīng)由檔案管理員保管。其他人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。需借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)由檔案管理者（或在檔

19、案管理員陪同下)查找檔案資料，借閱者不得自行查找檔案資料。 2.4 過了保管期的檔案應(yīng)當(dāng)鑒定是否需要繼續(xù)保存。若需保存應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限；若不需保存可列為待銷毀檔案。 2.5 保管期限低于五年的工程檔案資料，工程管理單位可自行銷毀，銷毀前應(yīng)填寫檔案銷毀清單，上報(bào)處工管科待批準(zhǔn)后方可銷毀。其他過期待銷毀的工程技術(shù)檔案應(yīng)移交處工程技術(shù)檔案室進(jìn)行檔案鑒定，確認(rèn)需銷毀的檔案應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，交由領(lǐng)導(dǎo)和檔案內(nèi)容相關(guān)專業(yè)的專家組成的檔案銷毀專家鑒定組進(jìn)行鑒定后集中銷毀。 2.6 對(duì)已更換不用的舊設(shè)備的資料和工程更新改造后，工程單位已不使用的工程技術(shù)資料應(yīng)移交處工程科技檔案室保存，對(duì)于舊設(shè)備資料的重復(fù)件

20、，處工程科技檔案室可將其列入待銷毀檔案，經(jīng)鑒定后集中銷毀。二、技術(shù)檔案管理制度 第一節(jié) 技術(shù)資料存檔制度 1 凡加固改造、重大歲修項(xiàng)目、維修工程的資料，工程結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理成冊(cè)，交處資料室二份存檔，自存一份。有必要保存的原始數(shù)據(jù)記錄整理后裝訂成冊(cè)，原件交處資料室存檔，復(fù)印件存于本單位。 2 凡大修項(xiàng)目在工程完工后將施工時(shí)間、批準(zhǔn)經(jīng)費(fèi)、完成經(jīng)費(fèi)、大宗材料、完成工程量等填寫在“大修報(bào)告書”中，交處資料室一份，自存一份。 3 每年工程觀測(cè)整編資料（含機(jī)組運(yùn)行情況）交處資料室一份，自存一份。各觀測(cè)項(xiàng)目原始記錄交處資料室保存。 4 設(shè)備技術(shù)資料為設(shè)備的隨機(jī)資料，檢修資料、試驗(yàn)資料、設(shè)備檢修記錄，蓄電池

21、充放電記錄等應(yīng)在工作結(jié)束后由技術(shù)人員認(rèn)真整理，編寫總結(jié)，及時(shí)歸檔。運(yùn)行值班記錄、交接班記錄等必須在下月月初整理，裝訂成冊(cè)。年底將本年度所有的試驗(yàn)記錄、運(yùn)行記錄、檢修記錄等裝訂成冊(cè)，保證資料的完整性、正確性、規(guī)范性。第二節(jié) 技術(shù)檔案管理制度 1 技術(shù)資料應(yīng)分類、裝訂成冊(cè)，按規(guī)定編號(hào)，存放在專用的資料柜內(nèi)；資料柜應(yīng)置于通風(fēng)干燥處，并做好防潮、防腐蝕、防霉、防蟲和防污染，同時(shí)應(yīng)有防火、防盜等設(shè)施。 2 工程基本資料永久保存；規(guī)程規(guī)范可保存現(xiàn)行的、其他資料應(yīng)長期保存。 3 已過保管期的資料檔案，必須經(jīng)過主管部門領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)技術(shù)人員和本單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員共同審查鑒定，確認(rèn)可銷毀的，造冊(cè)簽字，指定專人銷毀

22、。 4 技術(shù)檔案應(yīng)專人管理，人員變動(dòng)時(shí)應(yīng)按目錄移交資料，并在清單上簽字，同時(shí)得到單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，不得隨意帶走或散失。第三節(jié) 技術(shù)檔案查閱制度 1 單位技術(shù)檔案資料一般不對(duì)外，外單位一律到處資料室查閱。 2 本單位、本處有關(guān)人員需查閱時(shí)，須在本單位辦公室內(nèi)查閱。 3 查、借閱檔案者，必須愛護(hù)檔案，保證檔案完好無損，嚴(yán)禁撕毀、拆卷、劃線、畫圈、涂改、剪頁、水濕、煙燒等。 4 遵守保密規(guī)則，所查、借閱的檔案材料，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，不準(zhǔn)復(fù)制和對(duì)外公布。 5 檔案一般不外借，確需借出利用，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借閱手續(xù)后，方可借出，但必須按期如數(shù)歸還。 6 凡查、借閱檔案資料，均應(yīng)登記清楚，并記錄存檔。第

23、四節(jié) 技術(shù)檔案復(fù)制制度 1本單位職工因工作需要復(fù)制一般文件材料時(shí)要經(jīng)檔案室審批；本單位職工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意；復(fù)制機(jī)密檔案材料須經(jīng)所檔案員和分管檔案工作的所領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。 2外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復(fù)制。 3 復(fù)制后要及時(shí)進(jìn)行登記。第五節(jié) 技術(shù)檔案統(tǒng)計(jì)制度 1檔案統(tǒng)計(jì)工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對(duì)象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。 2統(tǒng)計(jì)作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依

24、據(jù)。 3統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專門統(tǒng)計(jì)。 4統(tǒng)計(jì)任務(wù)。對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析、提供資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。 5統(tǒng)計(jì)對(duì)象。對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計(jì)。 6統(tǒng)計(jì)方法。檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須把零星的個(gè)別的原始資料，進(jìn)行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進(jìn)行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。 7按期統(tǒng)計(jì)。平時(shí)必須積極收集資料，做好單項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)；半年必須做好各項(xiàng)工作的初步統(tǒng)計(jì)；年終必須進(jìn)行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)。 8資料室專人統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)

25、人員，熟悉統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計(jì)資料，數(shù)字統(tǒng)計(jì)連貫；準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)字，按時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào)。 第六節(jié) 技術(shù)檔案銷毀制度 1檔案的銷毀，是指對(duì)沒有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。 2檔案銷毀，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定。 3經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，列出檔案銷毀清冊(cè)。 4檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。 5批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)及時(shí)焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊(cè)上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。 6檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的案卷目錄、檔案總登記簿和案卷目錄登記簿上注明“已銷毀”。第七節(jié) 檔案工作崗位責(zé)任制 1分

26、管檔案工作的所領(lǐng)導(dǎo)職責(zé) 1.1 組織全所性的宣傳、貫徹、執(zhí)行中華人民共和國檔案法和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。 1.2 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體發(fā)展計(jì)劃，列入議事日程，督促分管部門按上級(jí)和檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。 1.3 關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與所內(nèi)各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。 2分管檔案工作的部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé) 2.1配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。 2.2將檔案工作納入本部門的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際

27、困難。 2.3組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行所內(nèi)檔案工作的規(guī)章制度。 2.4疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作 。 2.5協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。 2.6負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。 3專（兼）職檔案人員職責(zé) 3.1熟悉所藏檔案資料的情況，主動(dòng)了解本單位各項(xiàng)工作對(duì)檔案資料的需要，積極做好提供利用工作。 3.2努力鉆研檔案管理和科技專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理水平，更好地為工程管理服務(wù)。 3.3承辦鑒定技術(shù)檔案和銷毀已過保管期限的技術(shù)檔案的具體工作。 3.4

28、編制必要的檔案檢索工具和參考資料，注意收集、宣傳利用技術(shù)檔案、資料的效果。 3.5對(duì)設(shè)施、設(shè)備的設(shè)計(jì)、竣工資料、圖紙等進(jìn)行分類整理。 3.6負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本單位的技術(shù)檔案；推行部門立卷工作，整理需要?dú)w檔的技術(shù)文件材料和確定保管期限。 3.7逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料的微機(jī)化管理。 3.8編制必要的檔案檢索工具和參考資料，注意收集宣傳利用技術(shù)檔案資料的效果。 3.9協(xié)助其他技術(shù)干部搞好汛前、汛后的檢查、觀測(cè)及資料整編、歸檔工作；對(duì)所有報(bào)告、報(bào)表及運(yùn)行、檢修、水情等資料進(jìn)行搜集整理，并登記入冊(cè)。 3.10負(fù)責(zé)設(shè)備臺(tái)帳的錄入、整理和管理工作。 3.11做好資料借閱的登記工作，借閱資料歸還時(shí)做好詳細(xì)

29、的檢查工作。 3.12充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)資源，逐步實(shí)現(xiàn)資料區(qū)域共享。 3.13服從工作安排，按時(shí)完成部門領(lǐng)導(dǎo)分配的其它工作。三、技術(shù)檔案保管期限序號(hào)應(yīng)歸檔材料內(nèi)容保管期限1工程原建資料永久2工程管理資料2.1規(guī)范、規(guī)程2.1.1水法等相關(guān)法規(guī)永久2.1.2制度匯編長期2.1.3安全工作規(guī)程長期2.1.4運(yùn)行規(guī)程長期2.1.5技術(shù)管理實(shí)施細(xì)則長期2.1.6泵站設(shè)計(jì)、安裝、管理規(guī)范長期2.1.7其他相關(guān)規(guī)程、規(guī)范、細(xì)則、辦法、設(shè)計(jì)手冊(cè)、定額等長期2.2工程基本資料2.2.1工程基本情況資料長期2.2.2工程大事記長期2.2.3工程運(yùn)行統(tǒng)計(jì)資料長期2.3設(shè)備基本資料2.3.1工程設(shè)備評(píng)級(jí)資料長期2.

30、3.2特種設(shè)備資料長期序號(hào)應(yīng)歸檔材料內(nèi)容保管期限2.3.3消防器材資料短期2.4設(shè)備試驗(yàn)2.4.1高壓試驗(yàn)短期2.4.2繼電保護(hù)短期2.4.3儀表校驗(yàn)短期2.4.4可控硅試驗(yàn)短期2.4.5油化驗(yàn)短期2.4.6安全用具短期2.4.7接地電阻短期2.4.8蓄電池充放電記錄短期2.5工程運(yùn)行2.5.1工作票短期2.5.2操作票短期2.5.3值班記錄長期2.5.4運(yùn)行記錄長期2.5.5工程調(diào)度記錄長期2.5.6機(jī)組試運(yùn)行記錄永久序號(hào)應(yīng)歸檔材料內(nèi)容保管期限2.6工程維修養(yǎng)護(hù)2.6.1工程維修養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目計(jì)劃永久2.6.2上級(jí)審批下達(dá)的工程維修項(xiàng)目文件永久2.6.3工程歲修、急辦、養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目管理卡永久2.6.4

31、工程設(shè)計(jì)書及概算永久2.6.5設(shè)計(jì)圖、施工設(shè)計(jì)等永久2.6.6招投標(biāo)資料、設(shè)備比價(jià)資料永久2.6.7設(shè)備購置、安裝、施工合同長期2.6.8工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收記錄長期2.6.9施工支付證書長期2.6.10施工結(jié)算、決算永久2.6.11竣工圖紙永久2.6.12財(cái)務(wù)設(shè)計(jì)報(bào)告永久2.6.13竣工驗(yàn)收紀(jì)要永久2.7工程檢查2.7.1定期檢查報(bào)告、記錄（汛前、汛后）永久2.7.2經(jīng)常性檢查記錄長期2.7.3水下檢查報(bào)告、記錄永久2.7.4特別檢查、安全檢測(cè)報(bào)告永久序號(hào)應(yīng)歸檔材料內(nèi)容保管期限2.8工程觀測(cè)2.8.1垂直位移觀測(cè)原始記錄永久2.8.2伸縮縫觀測(cè)原始記錄永久2.8.3引河河床斷面觀測(cè)原始記錄永久2

32、.8.4揚(yáng)壓力觀測(cè)原始記錄永久2.8.5觀測(cè)資料匯編永久2.8.6本單位地形圖永久2.9防汛、抗旱、調(diào)水2.9.1上級(jí)部門對(duì)防洪、抗旱、調(diào)水的指示、通知、通報(bào)等長期2.9.2防汛預(yù)案長期2.9.3防洪、抗旱、調(diào)水上報(bào)材料長期2.9.4防洪、抗旱、調(diào)水總結(jié)等長期2.9.5防汛物資及備品件臺(tái)帳長期2.10消防、安全2.10.1上級(jí)部門對(duì)安全方面的指示、通知、通報(bào)等長期2.10.2反事故預(yù)案長期2.10.3消防器材資料長期2.10.4安全、消防學(xué)習(xí)、預(yù)案演練等資料長期序號(hào)應(yīng)歸檔材料內(nèi)容保管期限2.10.5安全臺(tái)帳長期2.10.6行車、壓力容器安全檢測(cè)報(bào)告長期2.10.7安全生產(chǎn)月報(bào)表長期2.10.8

33、安全責(zé)任狀長期2.11水政2.11.1上級(jí)部門相關(guān)文件永久2.11.2管理范圍國有土地使用證永久2.11.3管理范圍地形圖、確權(quán)劃界文件、圖紙永久2.11.4水政宣傳、巡視檢查記錄等長期2.12職工教育培訓(xùn)及相關(guān)資料2.12.1職工教育臺(tái)帳長期2.12.2“每月一試”及“每年一考”資料短期2.13其他2.13.1會(huì)議記錄長期2.13.2工作計(jì)劃及總結(jié)長期2.13.3工程月報(bào)長期2.13.4管理所大事記長期序號(hào)應(yīng)歸檔材料內(nèi)容保管期限2.13.5各類來往文件、傳真、通知等長期2.13.6職工考勤短期2.13.7年度考核材料長期四、文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 1 文件材料歸檔范圍 1.1

34、反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位工作具有利用價(jià)值的文件材料。 1.2需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。 1.3其他對(duì)本單位工作具有查考價(jià)值的文件材料。 2 文件材料不歸檔范圍 2.1上級(jí)單位的文件材料中，普發(fā)性不需本單位辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。 2.2本單位文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿；無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，內(nèi)部互相抄送的文件材料，本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無關(guān)的文件材料，有關(guān)工

35、作參考的文件材料。 2.3同級(jí)單位的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。 2.4下級(jí)單位的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。 3 凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本單位負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。 4 文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。 5 永久保管的文書檔案主要包括： 5.1本單位制定的法規(guī)政策性文件材料。 5.2本單位召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。 5.3本單位職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。 5.4本單位關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)

36、的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。 5.5本單位機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。 5.6本單位房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。 5.7上級(jí)單位制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。 5.8同級(jí)單位、下級(jí)單位關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本單位的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。 6 定期保管的文書檔案主要包括： 6.1本單位職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。 6.2本單位召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料。 6.3本單位人事管理工作形成的一般性文件材料。 6.4本單位一般性事務(wù)管理文件材料。 6.5本單位關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)單位的批復(fù)、批示，一般性

37、工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。 6.6上級(jí)單位制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。 6.7上級(jí)單位和同級(jí)單位制發(fā)的非本單位關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料。 6.8同級(jí)單位、下級(jí)單位關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本單位的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。 6.9下級(jí)單位報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。 7 單位形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 8 對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。 9 聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件

38、材料原件由主辦單位歸檔，其他單位將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。五、電子文件歸檔與管理范圍 1 總則 1.1電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。 1.2應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。 1.3應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。 1.4歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。 1.5具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件；必須制成

39、紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。 1.6應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對(duì)只有電子簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。 2 電子文檔的收集與積累 2.1記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。 2.2當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。

40、2.3對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中，以防散失。 2.4對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。 2.5對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。 2.6對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。 2.7對(duì)用視頻或多媒體

41、設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、Avl為通用格式。 2.8對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。 2.9對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。 2.10計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。 2.11對(duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，

42、在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。 2.12定期制作電子文件的備份。 3電子文檔的歸檔 3.1電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行。電子文件的歸檔可以分兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔新作邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等技術(shù)因數(shù)。 3.2標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保持的載體。 3.3存儲(chǔ)電子文件的載體或者裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體序號(hào)，全宗號(hào)、類別號(hào)

43、、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置禁止寫操作的狀態(tài)。 3.4對(duì)需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將現(xiàn)有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。 3.5對(duì)歸檔電子文件，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢查。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進(jìn)行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。 3.6歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件： 3.6.1歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 3.6.2單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠

44、壓。 3.6.3存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。 3.6.4環(huán)境溫度選定范圍：1720，相對(duì)濕度選定范圍：35%45%。 4 電子文件的利用與銷毀 4.1歸檔電子文件的封存載體不外借。未經(jīng)審批同意，任何單位或者個(gè)人不允許擅自復(fù)制電子文件。 4.2利用電子文件應(yīng)當(dāng)使用拷貝件。具有保密要求的電子文件采用聯(lián)網(wǎng)方式利用時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。利用電子文件不得超出權(quán)限規(guī)定范圍。 4.3歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家有關(guān)檔案鑒定銷毀的規(guī)定執(zhí)行，并且應(yīng)當(dāng)在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，應(yīng)當(dāng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在

45、網(wǎng)絡(luò)中徹底清除；不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。六、電子檔案目錄表一級(jí)文件夾名稱二級(jí)文件夾名稱三級(jí)文件夾名稱三級(jí)文件夾內(nèi)電子文件頁數(shù)備注規(guī)范、規(guī)程1. 法規(guī)、條例2. 技術(shù)規(guī)程3. 運(yùn)行規(guī)程4. 操作規(guī)程5. 技術(shù)管理辦法、實(shí)施細(xì)則6. 相關(guān)設(shè)計(jì)手冊(cè)、定額 擴(kuò)建、加固、改造1. 設(shè)計(jì)文件2. 竣工驗(yàn)收文件3. 竣工圖4. 設(shè)備驗(yàn)收、試運(yùn)行記錄工程基本資料1. 工程基本情況2. 工程運(yùn)行統(tǒng)計(jì)資料3. 工程月報(bào)設(shè)備基本資料1. 設(shè)備評(píng)級(jí)資料2. 設(shè)備大修3. 設(shè)備試驗(yàn)4. 運(yùn)行記錄工程維修1. 下達(dá)項(xiàng)目文件2. 維修項(xiàng)目管理卡含招投標(biāo)資料、質(zhì)量驗(yàn)收等3. 養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目管理卡4. 項(xiàng)目申報(bào)書

46、工程檢查觀測(cè)1. 汛前檢查報(bào)告2. 汛后檢查報(bào)告3. 水下檢查報(bào)告4. 特別檢查報(bào)告5. 工程觀測(cè)資料匯編防汛搶險(xiǎn)1. 防汛預(yù)案2. 反事故預(yù)案3. 防汛責(zé)任制安全生產(chǎn)1. 水閘注冊(cè)登記2. 安全鑒定3. 水政巡查月報(bào)4. 安全月報(bào)技術(shù)圖表1. 建筑圖平、立、剖面圖2. 電氣圖3. 主要技術(shù)指標(biāo)表泵站精細(xì)化管理之檔案管理(46張)PPT泵站精細(xì)化管理之檔案管理(46張)PPT七、照片檔案管理 1 照片檔案收藏范圍 1.1 反映單位主要職能活動(dòng)和工作成果的照片檔案。 1.2 領(lǐng)導(dǎo)人參加與單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片檔案。 1.3 單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片檔案。 1.4 記錄單位重大事件

47、、重大事故的照片檔案。 1.5與其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片檔案。 1.6其他具有保存價(jià)值的照片檔案。 2 照片檔案的整理 應(yīng)以有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于為利用者提供服務(wù)為整理原則。照片檔案的底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放，照片和說明一同整理和存放。 2.1 底片整理方法 2.1.1 底片分類 將一個(gè)全宗內(nèi)的底片分成負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種，并單獨(dú)整理和存放。 2.1.2 底片的編號(hào) 2.1.2.1 在全宗內(nèi)編流水號(hào)。格式如下： 全宗號(hào)底片號(hào)例：135352.1.2.2 底片號(hào)應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處。泵站精細(xì)化管理之檔案管理(46張)PPT泵站精細(xì)化管理之檔案管理(46張)PPT

48、 2.1.3 底片放入底片袋內(nèi)保管，底片袋的右上方應(yīng)標(biāo)明底片號(hào)。大底片應(yīng)在藥膜面墊襯柔軟的中性紙張后，纏在卷筒紙芯上，外面用襯紙包裝并注明底片號(hào)。 2.1.4 按底片號(hào)順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑?cè)。 2.2 說明的編寫方法和要求 2.2.1 符號(hào)說明的項(xiàng)目有：照片號(hào)、底片號(hào)和參見號(hào)。 2.2.1.1 照片號(hào)：案卷內(nèi)照片的順序號(hào) 2.2.1.2 底片號(hào)：按2.1.2條要求賦予的編號(hào)。 2.2.1.3 參見號(hào)：與本張(組)照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。格式如下：(類別)檔號(hào)；(類別)檔號(hào)例：(文書檔案)13258；(科技檔案)GJ一28 2.2.2 文字說明的成分和編寫要求 2.2.2.1 文字說明的成分包

49、括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。a. 事由：照片影像所反映事件，事物的情由。b. 時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間。c. 地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)。d. 人物：照片影像上主要人物的姓名、身分。e. 背景：對(duì)揭示照片影像主題具有一定作用的背景。 f. 攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。泵站精細(xì)化管理之檔案管理(46張)PPT泵站精細(xì)化管理之檔案管理(46張)PPT 2.2.2.2 文字說明的編寫要求a. 綜合運(yùn)用5.2.2.1條中的六個(gè)要素，概括地揭示照片影像反映全部信息。b. 文字簡(jiǎn)潔、語言通順。一般不超過200字。c. 用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間。年、月、日用“.”表

50、示。例；1953年3月22日寫作1953.3.22. 2.2.3 總說明和分說明 2.2.3.1 一般應(yīng)以照片的自然張為單元編寫說明，一組(若干張)聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。 2.2.3.2 凡已加總說明的照片分別編寫簡(jiǎn)要的分說明，并注*號(hào)。 2.2.4 說明的格式 2.2.4.1 說明采用橫寫格式，寬度可根據(jù)情況靈活掌握，最窄不得小于50mm。 2.2.4.2 說明應(yīng)分段書寫，格式如下：照片號(hào)底片號(hào) 拍攝時(shí)間文字說明參見號(hào) 攝影者 2.2.4.3 單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫?？傉f明在第一張照片的上方書寫。 2.2.4.4 大照片的說明可另紙書寫，一同保存。 2.2.4.5 反轉(zhuǎn)底片的說明應(yīng)在插袋式芯頁上書寫。泵站精細(xì)化管理之檔案管理(46張)PPT泵站精細(xì)化管理之檔案管理(46張)PPT 2.3 照片的整理方法 2.3.1 照片的分類 一般應(yīng)在全宗內(nèi)按年代問題進(jìn)行分類。分類應(yīng)保持前