秘書(shū)實(shí)務(wù)第7章課件

1、第七章 協(xié)調(diào)工作第一節(jié) 協(xié)調(diào)的涵義與作用協(xié)調(diào)，從字面上來(lái)解釋?zhuān)褪峭膮f(xié)力，配合適當(dāng)?shù)囊馑?；從管理角度?lái)理解，所謂管理，就是協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)的過(guò)程就是管理過(guò)程。 秘書(shū)部門(mén)發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，也就是要協(xié)調(diào)本單位領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系；協(xié)調(diào)本單位各部門(mén)之間的關(guān)系；協(xié)調(diào)同其它單位之間的關(guān)系； 隨著社會(huì)化大生產(chǎn)的發(fā)展規(guī)模越來(lái)越大，社會(huì)管理的分工越來(lái)越細(xì),組織管理工作也越來(lái)越復(fù)雜多變，不論從生產(chǎn)管理還是從行政管理方面，充分發(fā)揮秘書(shū)部門(mén)的協(xié)調(diào)作用也就顯得尤為突出重要。概括地說(shuō)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 一、協(xié)調(diào)，能使黨的方針政策順利貫徹執(zhí)行，使國(guó)家機(jī)關(guān)的工作和企業(yè)的生產(chǎn)不偏離正確的方向。在秘書(shū)部門(mén)的輔助和配合下，使?jié)撃艿?/p>

2、以充分地集中和發(fā)揮，使領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)能夠真正起到領(lǐng)導(dǎo)功能的作用。 二、協(xié)調(diào)，能使各單位、各部門(mén) 、各機(jī)構(gòu)、各人員之間在工作上分工合作，密切配合，避免矛盾，掃除障礙，統(tǒng)一步調(diào)，為實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)而共同努力，真正起到凝聚功能的作用。 三、協(xié)調(diào)，能使國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的管理高瞻遠(yuǎn)矚，信息靈通，措施得力，指揮有方，減少失誤，提高工作效率，真正起到樞紐的作用。 四、協(xié)調(diào)，能使每個(gè)成員各行其權(quán)，各盡其責(zé)，忠于職守，把各個(gè)方面的力量組成一個(gè)和諧統(tǒng)一的合力，使整個(gè)工作井然有序， 同步運(yùn)轉(zhuǎn)，真正起到調(diào)節(jié)功能的作用。五、協(xié)調(diào)，能使人際關(guān)系更加和諧、融洽，使每個(gè)工作人員既能輕松愉快地完成自己的工作任務(wù)，又能與別人和睦相處，

3、配合默契，增進(jìn)效益，真正起到服務(wù)功能的作用。第二節(jié) 協(xié)調(diào)工作特征與原則 一、協(xié)調(diào)工作的特征 :（一）從屬性 （二）中介性 （三）目的性 （四）全面性 二、協(xié)調(diào)工作的原則 :（一）調(diào)查研究 （二）服從全局 （三）思想領(lǐng)先 （四）平等協(xié)商 （五）逐級(jí)負(fù)責(zé) 第三節(jié) 協(xié)調(diào)工作的類(lèi)型一、政策協(xié)調(diào) 輔助決策是秘書(shū)部門(mén)的中心任務(wù)。在決策過(guò)程中，秘書(shū)部門(mén)輔助與配合領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)層，收集信息，研究政策，提供決策方案，或者參與試點(diǎn)工作，發(fā)揮著輔助決策的重要作用。但是必須明確，秘書(shū)部門(mén)不是決策機(jī)構(gòu)，不能“越俎代庖”，不能越權(quán)，這是應(yīng)該特別注意的。二、關(guān)系協(xié)調(diào)（一）上下關(guān)系的協(xié)調(diào)即上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或下級(jí)所屬單位與本單位的

4、關(guān)系協(xié)調(diào)。由于職責(zé)不同，角度不同,認(rèn)識(shí)不同， 產(chǎn)生矛盾也是不可避免的。處于中樞地位的秘書(shū)部門(mén)，要積極主動(dòng)地搞好他們之間的協(xié)調(diào)工作，運(yùn)用各種手段，溝通信息，疏通渠道，對(duì)上情要及時(shí)下達(dá)，下情應(yīng)迅速上報(bào)，不拖延積壓，貽誤時(shí)機(jī)，力求理順關(guān)系，化解矛盾。（二）左右關(guān)系的協(xié)調(diào)一是協(xié)調(diào)本單位各部門(mén)之間的關(guān)系;二是協(xié)調(diào)本單位與有關(guān)單位的關(guān)系。 它們之間是相互聯(lián)系，互為條件，相互制約的。秘書(shū)部門(mén)在協(xié)調(diào)時(shí)，一定要注意平等協(xié)商，以誠(chéng)相待，力求做到互相支持，互相配合，協(xié)調(diào)一致，和衷共濟(jì)，使整個(gè)單位的目標(biāo)高效率地實(shí)現(xiàn)。（三）領(lǐng)導(dǎo)集體的協(xié)調(diào)主要包括目標(biāo)協(xié)調(diào)、權(quán)力協(xié)調(diào)、信息協(xié)調(diào)以及領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的協(xié)調(diào)等。領(lǐng)導(dǎo)集體是一個(gè)單位的心臟

5、，充分發(fā)揮它的效能，對(duì)整個(gè)單位的工作起著決定性的作用。但是，由于領(lǐng)導(dǎo)人各自分管業(yè)務(wù)工作的局限性和認(rèn)識(shí)上差異，往往對(duì)同一問(wèn)題會(huì)產(chǎn)生不同的看法。秘書(shū)部門(mén)面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)之間由于意見(jiàn)分歧而產(chǎn)生矛盾，既要堅(jiān)持原則，實(shí)事求是；又要溝通信息，消除隔閡。努力設(shè)法促使他們相互了解，彼此信任，以達(dá)到融洽共事，團(tuán)結(jié)一致的目的。（四）人際關(guān)系的協(xié)調(diào)秘書(shū)部門(mén)要針對(duì)不同對(duì)象，采用靈活多樣的協(xié)調(diào)方法，力求具備“以不變應(yīng)萬(wàn)變”的本領(lǐng)，學(xué)會(huì)和掌握人際關(guān)系的藝術(shù)。即在次要問(wèn)題上適當(dāng)讓步的藝術(shù)；在文字協(xié)議中使用必要的模糊語(yǔ)言的藝術(shù)；尋找最佳協(xié)調(diào)的藝術(shù)；在特殊條件下迂回前進(jìn)的藝術(shù)，等等。這樣，就會(huì)應(yīng)付自如，達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。與此同時(shí)，還要?jiǎng)?chuàng)

6、造和諧友好的人際關(guān)系，保持融洽舒暢的人事環(huán)境，以達(dá)到配合恰當(dāng)、同步運(yùn)轉(zhuǎn)的目的。三、工作部署協(xié)調(diào)秘書(shū)部門(mén)應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)意圖，根據(jù)工作的主要目標(biāo)，考慮工作的輕重緩急，具體安排工作項(xiàng)目、工作步驟與活動(dòng)日程等，使各項(xiàng)工作環(huán)環(huán)緊扣，密切配合，不使一環(huán)失靈影響全盤(pán)工作。 統(tǒng)籌兼顧，合理布置，可以避免會(huì)議重疊或人員交叉的現(xiàn)象。同時(shí)，還可為領(lǐng)導(dǎo)騰出更多的時(shí)間和精力，去研究本單位的重大事項(xiàng)，以提高工作效能。 四、社會(huì)協(xié)調(diào)秘書(shū)部門(mén)特別是其所屬的信訪(fǎng)工作機(jī)關(guān)，作為面對(duì)社會(huì)與人民群眾的“窗口”，在履行協(xié)調(diào)職能時(shí)，必須深入學(xué)習(xí)黨的有關(guān)政策和領(lǐng)導(dǎo)的指示意見(jiàn)，了解有關(guān)案件的具體情況，平易近人，耐心說(shuō)服，針對(duì)性地做好宣傳解釋工作

7、；接收和處理來(lái)信來(lái)訪(fǎng)問(wèn)題，應(yīng)虛心聽(tīng)取群眾的批評(píng)和建議，并與有關(guān)單位聯(lián)系或向有關(guān)單位介紹，認(rèn)真處理反映來(lái)的問(wèn)題，積極發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，排除消極因素與腐敗現(xiàn)象，以維護(hù)安定團(tuán)結(jié)的政治局面。第四節(jié) 協(xié)調(diào)工作的方法 一、普遍方法（一）目標(biāo)管理法 即指國(guó)家機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人制定目標(biāo)，提出措施與要求，安排進(jìn)度，確定考核標(biāo)準(zhǔn)，并組織執(zhí)行的一種方法。 （二）系統(tǒng)分析法 系統(tǒng)分析法，就是運(yùn)用系統(tǒng)論的理論，認(rèn)識(shí)和處理問(wèn)題的方法。也就是把任何一個(gè)事物或工作對(duì)象，都作為一個(gè)系統(tǒng)來(lái)分析和處理。 （三）協(xié)商對(duì)話(huà)法 協(xié)商對(duì)話(huà)是發(fā)揚(yáng)社會(huì)主義民主，提高政治透明度的一種重要方法。 （四）綜合治理法 秘書(shū)部門(mén)針對(duì)某一問(wèn)題，秉承領(lǐng)導(dǎo)旨意，而組織有

8、關(guān)部門(mén)，并按部門(mén)的職能與職責(zé)，分工合作，共同配合解決這一問(wèn)題，就是綜合治理的方法。 二、特殊方法（一）文件會(huì)簽法 一是會(huì)議會(huì)簽。將有關(guān)單位集中在一起開(kāi)會(huì)，對(duì)文稿和問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真討論，仔細(xì)磋商，取得一致意見(jiàn)后，進(jìn)行會(huì)簽，保證貫徹執(zhí)行； 二是專(zhuān)業(yè)會(huì)簽。就是對(duì)一些專(zhuān)業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)的文件，采用專(zhuān)業(yè)會(huì)簽進(jìn)行協(xié)商。 三是信函會(huì)簽。就是對(duì)涉及范圍廣，又不急于下發(fā)的公文，采用信函會(huì)簽，可以把初稿打印若干份，附上要求，寄送有關(guān)部門(mén)征求意見(jiàn)。 （二）冷熱處理法由于矛盾的特殊性，決定了協(xié)調(diào)方法的多樣性。同樣一件事，有時(shí)需要熱處理，有時(shí)需要冷處理，應(yīng)視不同情況而定。 冷處理法，就是遇到激烈的矛盾沖突時(shí)，先緩和緊張氣氛，然

9、后再作處理。 (三) 信息交流法 信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和重要依據(jù)。秘書(shū)部門(mén)在日常工作中，收集大量的文件、簡(jiǎn)報(bào)、資料、消息等，經(jīng)過(guò)篩選、加工、分析、分類(lèi)整理、存貯與溝通，是為領(lǐng)導(dǎo)出主意，想辦法，提供領(lǐng)導(dǎo)決策的參考資料。 （四）心理協(xié)調(diào)法心理協(xié)調(diào)法，是把管理心理學(xué)引入?yún)f(xié)調(diào)工作的新課題之一。 第一，要加強(qiáng)單位內(nèi)部個(gè)體的與群體的社會(huì)心理和行為的研究與管理，使之為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)服務(wù)； 第二，要利用協(xié)調(diào)功能，明確各部門(mén)、各系統(tǒng)及其工作人員的職責(zé)，并滿(mǎn)足他們物質(zhì)上與精神上的需要，以調(diào)動(dòng)他們的積極性，為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而努力； 第三，向領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)組織心理方面的知識(shí)，使領(lǐng)導(dǎo)借助這些知識(shí)，來(lái)提高管理質(zhì)量和協(xié)調(diào)效率。第

10、五節(jié) 協(xié)調(diào)工作的程序協(xié)調(diào)程序，是秘書(shū)部門(mén)在完成協(xié)調(diào)任務(wù)的過(guò)程中，必須遵循的一系列階段和工作步驟。遵循協(xié)調(diào)程序，既是進(jìn)行協(xié)調(diào)工作的原則，也是協(xié)調(diào)工作的方法。協(xié)調(diào)程序體現(xiàn)協(xié)調(diào)工作的科學(xué)性與規(guī)律性，掌握它有利于熟悉協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)，提高協(xié)調(diào)效率，達(dá)到協(xié)調(diào)目標(biāo)。協(xié)調(diào)程序大致可分為以下幾個(gè)階段：一、準(zhǔn)備階段必須注意調(diào)查研究，掌握政策，協(xié)調(diào)目標(biāo)與制定計(jì)劃等環(huán)節(jié)。調(diào)查研究是協(xié)調(diào)工作的前提與基礎(chǔ)，只有深入細(xì)致的調(diào)查研究，才能掌握矛盾的具體情況，了解其來(lái)龍去脈，弄清矛盾的癥結(jié)所在。然后，要根據(jù)黨的有關(guān)政策，結(jié)合具體情況，提出切實(shí)可行的協(xié)調(diào)目標(biāo)和協(xié)調(diào)計(jì)劃。最后，報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人員審查批準(zhǔn)，同時(shí)，要抄送矛盾雙方的主

11、管部門(mén)，為協(xié)調(diào)矛盾做好充分準(zhǔn)備。二、協(xié)調(diào)階段就是貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策階段。協(xié)調(diào)的目的就是解決矛盾，這個(gè)階段應(yīng)注意以下幾個(gè)環(huán)節(jié)： 一是貫徹黨的方針政策 ；二是執(zhí)行協(xié)調(diào)計(jì)劃 ；三是組織力量，把必要的人力、物力、財(cái)力，投入執(zhí)行計(jì)劃并調(diào)整其相互關(guān)系；四是安排具體的日程，按期完成協(xié)調(diào)目標(biāo)與協(xié)調(diào)計(jì)劃。三、反饋階段這個(gè)階段應(yīng)注意督促檢查與監(jiān)督控制兩個(gè)環(huán)節(jié) 。決策正確，就督促積極貫徹；決策錯(cuò)誤，就立即糾正 。但是，不論貫徹與糾正，都存在監(jiān)督和控制作用，這樣才能避免決策的偏差與失誤，取得實(shí)際的協(xié)調(diào)效果，也才能在決策、執(zhí)行反饋與再?zèng)Q策、執(zhí)行、再執(zhí)行、再反饋的過(guò)程中，不斷完善，不斷改進(jìn)，以實(shí)現(xiàn)預(yù)期的協(xié)調(diào)目標(biāo)與協(xié)調(diào)計(jì)劃。四、

12、終結(jié)階段必須注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和探索規(guī)律兩個(gè)環(huán)節(jié)。秘書(shū)部門(mén)在解決矛盾、處理問(wèn)題的協(xié)調(diào)工作中，要有意識(shí)地、認(rèn)真地從正反兩方面總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。對(duì)現(xiàn)實(shí)工作具有普遍意義或指導(dǎo)作用的，可以編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)的形式加以宣傳；對(duì)具有特別重大意義的還可寫(xiě)成專(zhuān)題總結(jié)報(bào)告，加以推廣。同時(shí)，要在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程中，力求從各類(lèi)平凡的、看似尋常而反復(fù)出現(xiàn)的日常協(xié)調(diào)工作中發(fā)現(xiàn)規(guī)律性的東西，以逐步實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)工作的程序化、規(guī)范化與科學(xué)化，這樣，就可以減少類(lèi)似矛盾的再度發(fā)生，使協(xié)調(diào)工作出現(xiàn)新局面，推動(dòng)整體工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)?！舅伎碱}】1.什么是協(xié)調(diào)？協(xié)調(diào)的作用是什么？2.文件的會(huì)簽有哪幾種？3.關(guān)系協(xié)調(diào)包括哪些方面？4.協(xié)調(diào)工作的程序可分為哪幾個(gè)階段？

13、5.試用協(xié)調(diào)的方法模擬協(xié)調(diào)一對(duì)矛盾。6.某公司總經(jīng)理在會(huì)上批評(píng)了公關(guān)部李經(jīng)理，李經(jīng)理想不通。辦公室秘書(shū)小王了解到總經(jīng)理的批評(píng)不夠客觀(guān)。請(qǐng)從協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)工作的角度談?wù)劊谶@種情況下，小王應(yīng)怎樣做?【案例研習(xí)】案例一 順華物資總公司秘書(shū)王亞光和李成良，是同時(shí)從下面分公司調(diào)到總公司辦公室的。兩人工作積極肯干，密切配合，和睦相處，辦公室內(nèi)外都稱(chēng)他倆是一對(duì)好搭擋，自從他倆來(lái)公司辦公室后，整個(gè)辦公室工作起色不少。想不到今年調(diào)工資時(shí)，由于名額有限，王秘書(shū)長(zhǎng)了一級(jí)，李秘書(shū)未動(dòng)。于是兩人反目，李秘書(shū)當(dāng)面譏諷，背地貶損王秘書(shū)，說(shuō)他拍某經(jīng)理的馬屁，甚至故意給王秘書(shū)難堪。一時(shí)搞得沸沸揚(yáng)揚(yáng)，辦公室內(nèi)部也不得安寧。1.王秘書(shū)

14、面對(duì)李秘書(shū)的誤解應(yīng)如何處理？2.李秘書(shū)的做法有哪些不妥？案例二陽(yáng)光公司陳副總經(jīng)理因一項(xiàng)對(duì)外業(yè)務(wù)工作又與李總經(jīng)理爭(zhēng)執(zhí)起來(lái)，后來(lái)在與葛秘書(shū)一起外出途中，陳副總經(jīng)理埋怨李總經(jīng)理主觀(guān)武斷，不尊重他人意見(jiàn)，以致決策失誤，給公司經(jīng)營(yíng)造成損失。顯而易見(jiàn)，陳副總經(jīng)理是想爭(zhēng)取葛秘書(shū)對(duì)他的支持。葛秘書(shū)知道，總經(jīng)理與副總經(jīng)理因工作意見(jiàn)不同常會(huì)出現(xiàn)一些分歧，總經(jīng)理是一位有能力、有魄力、辦事雷厲風(fēng)行的人，但不大注意工作方法，傷了不少人，對(duì)此職員們頗有意見(jiàn)。副總經(jīng)理考慮問(wèn)題周到，群眾關(guān)系好，也關(guān)心人，但決斷能力差些。從心底里講，葛秘書(shū)更傾向副總經(jīng)理，但此時(shí)他應(yīng)該怎么做呢？辦法一：因?yàn)閭€(gè)人感情傾向副總經(jīng)理，所以不假思索，投其所好，跟著副總經(jīng)理的口風(fēng)說(shuō)下去，并對(duì)總經(jīng)理的缺陷頗發(fā)微詞。辦法二：雖然副總經(jīng)理對(duì)總經(jīng)理的看法有失偏頗，但是副總經(jīng)理畢竟是自己的頂頭上司，所以違心地表示