紫晶一體化管理系統(tǒng)課件

1、紫晶文檔一體化管理系統(tǒng)功能與使用講解一、安裝與注冊1、將光盤放入電腦，稍等片刻（如果安裝界面沒有出現(xiàn)，請打開光盤雙擊運行setup.exe）。2、安裝界面出現(xiàn)后，點擊“下一步”，直到出現(xiàn)下圖所示界面將C:改成D:3、點擊“下一步”，直到安裝完成。4、安裝黨政網(wǎng)接口。打開光盤，進入“dzw成都市黨政網(wǎng)”，雙擊 ，點擊“下一步”直到安裝完成。5、系統(tǒng)注冊。打開光盤，進入“注冊系統(tǒng)”文件夾，雙擊 ，填上本單位的全宗號，點擊注冊。一、安裝與注冊二、升級到ver2019版本1、查看自己紫晶的版本。在紫晶登錄界面右上角查看。如下圖 2、升級補丁。將“補丁標準版（ver2019）”文件夾中的所有文件復(fù)制粘貼

2、到D:Program Files紫晶檔案thamsbin下，選擇全部替換。升級對原有數(shù)據(jù)不造成影響。登錄界面右上角查看版本三、登錄及保管期限設(shè)置1、系統(tǒng)默認帳號為：用戶編號：root口 令：123456782、保管期限設(shè)置。進入“系統(tǒng)”下的“庫參數(shù)設(shè)置” ,選中“保管期限”卡片，點擊“添加”，輸入保管期限。點擊“確定”。四、公文管理1、收/發(fā)文年度設(shè)置。著錄哪一年的收發(fā)文，年度就設(shè)置成哪一年，例如，2019年著錄2019年的收/發(fā)文，年度就設(shè)置成2019年。 2、收/發(fā)文著錄。a、直接從黨政網(wǎng)上接收數(shù)據(jù)。進入黨政網(wǎng)“公文交換箱”，選擇已收/發(fā)文，選擇需要接收的收/發(fā)文，點擊鼠標右鍵，選擇“從檔

3、案網(wǎng)上接收：收文/發(fā)文”b、手工著錄。進入“收文管理/發(fā)文管理”，輸入收/發(fā)文重要信息（包括：來文單位、來/發(fā)文字號、題目、文件日期、頁數(shù)），點擊保存。1、進入“人工歸檔”，輸入檔號，點擊回車鍵 。檔號格式：全宗號-保管期限年度-盒號 例如：010-永久2019-00012、歸檔。a、收/發(fā)文直接進行歸檔。五、檔案著錄選擇需要歸檔的收文歸檔按鈕未歸檔收/發(fā)文庫切換取消歸檔未歸檔收文庫點擊保存b、其它歸檔文件的手工著錄。點擊“歸檔文件目錄”，進入盒內(nèi)文件錄入界面，點擊“添加”，輸入每件文件的重要信息（包括：文件編號、責任者、題名、文件日期、頁數(shù)、保管期限），點擊保存。3、全文掛接（同收/發(fā)文全文

4、掛接）4、件號修改與順序調(diào)整。如下圖進行調(diào)整，調(diào)整完成后保存。五、檔案著錄選擇向上或者向下調(diào)整位置選中需要調(diào)整位置的文件點擊修改件號，輸入本盒的最好件號（如：本盒件號是5-11，那么輸入5）五、檔案著錄5、歸檔文件目錄打印。依次點擊“歸檔文件目錄”、“目錄打印”、“打印”。 六、全文1、全文入庫a、存放路徑。 D:Program Files紫晶檔案thamssigdata。b、管理格式。在data文件夾下新建文件夾，并以年度進行命名。將全文文件按年度分別復(fù)制粘貼到不同年度的文件夾中。2、全文掛接將對應(yīng)的目錄和全文進行掛接。點擊“全文掛接”，在data文件夾內(nèi)選擇當前文件對應(yīng)的全文文件（多個全文

5、使用ctrl+鼠標左鍵選擇），選擇完成后點擊“選中退出”。3、全文級別。全文掛接完成后必須在“全文級別”一欄中選擇級別，否則無法保存。七、編目檢索1、收發(fā)文檢索。根據(jù)輸入的收/發(fā)文目錄信息，輸入關(guān)鍵字進行查詢。如：要查詢2019年成都市檔案局發(fā)的文件，可以輸入“2019 成都市檔案局”查詢。2、案卷檢索。根據(jù)檔號信息，輸入關(guān)鍵字進行查詢。如：要查詢永久2019年的檔案盒，可以輸入“永久2019”查詢。 3、文件檢索。根據(jù)歸檔文件的文件編號、責任者、題名等信息來進入數(shù)據(jù)查詢。（方式同上）4、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。查詢出數(shù)據(jù)后，界面左上角會統(tǒng)計查詢出來的數(shù)據(jù)盒數(shù)和件數(shù)。八、城鄉(xiāng)統(tǒng)籌1、城鄉(xiāng)統(tǒng)籌檔案模塊的作用

6、：將已歸檔文件中，屬于城鄉(xiāng)統(tǒng)籌的檔案選取出來，然后另行單獨的進行組盒歸檔，不需要改變實體檔案的存放位置。2、進入“系統(tǒng)”下的“城鄉(xiāng)統(tǒng)籌檔案”，點擊“新檔號”，輸入城鄉(xiāng)統(tǒng)籌檔號并確認 。城鄉(xiāng)統(tǒng)籌檔號格式：全宗號-年度統(tǒng)籌文書-盒號例如：010-2019統(tǒng)籌文書-00013、匯集方式。a、匯集方式一（案卷級）。可同時對盒和件進行匯集（推薦）b、匯集方式二（文件級）。以件進行匯集八、城鄉(xiāng)統(tǒng)籌4、匯集。首先將要匯集的盒查詢出來，然后如下圖進行操作。選中包含城鄉(xiāng)統(tǒng)籌文件的檔號選擇城鄉(xiāng)統(tǒng)籌文件點擊匯集按鈕，逐條匯集或者全部匯集匯集完成的文件，可以通過右邊框上的功能鍵進行位置調(diào)整和刪除操作該年度城鄉(xiāng)統(tǒng)籌文件

7、全部匯集完成后，點擊“當前匯集卷入庫”，結(jié)束匯集八、城鄉(xiāng)統(tǒng)籌5、城鄉(xiāng)統(tǒng)籌專題目錄打印。選擇需要打印的檔號（ctrl+鼠標左鍵可多選），點擊“打印”按鈕，出現(xiàn)下圖所示界面6、歸檔文件目錄中，由于題名或者責任者過長導(dǎo)致打印不完整的，可以在上述界面中選擇“歸檔文件目錄（行數(shù)自增）”打印。選擇需要打印的報表名稱選擇打印范圍打印九、數(shù)據(jù)備份1、數(shù)據(jù)備份和還原的操作。a、數(shù)據(jù)備份。進入“系統(tǒng)管理”下的“系統(tǒng)硬盤備份”，可以對現(xiàn)有紫晶數(shù)據(jù)進行備份操作。選擇D盤生成的備份文件夾名稱點擊備份九、數(shù)據(jù)備份b、數(shù)據(jù)還原。關(guān)閉紫晶，將備份文件夾中的thamssig文件夾復(fù)制粘貼到D:Program Files紫晶檔案

8、 下，選擇全部替換，可以還原數(shù)據(jù)。2、備份數(shù)據(jù)的保存方式。a、存放于移動硬盤b、刻入光盤十、數(shù)據(jù)交換進入“數(shù)據(jù)交換/網(wǎng)上發(fā)布”下的“數(shù)據(jù)交換”功能。1、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出a、新建一個文件夾（如D盤下新建）。b、點擊“案卷（盒）選擇”，選擇需要導(dǎo)出的數(shù)據(jù)。一般以檔號作為查詢關(guān)鍵字，如：需要導(dǎo)出2019年的城鄉(xiāng)統(tǒng)籌檔案，可以c、點擊“數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出”，轉(zhuǎn)出目錄選擇為a中新建的文件夾。關(guān)鍵字選擇“檔號”運算符選擇“類似”條件值在兩個%之間輸入“2019統(tǒng)籌文書”點擊紅色箭頭按鈕檢索十、數(shù)據(jù)交換2、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入。點擊“數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入”，雙擊選中存放轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)的文件夾，確定。注意事項：a、如果提示頭文件讀取失敗 ，那么說明你沒有正確的選擇文件夾路徑或者你轉(zhuǎn)出的數(shù)據(jù)不完整。只需要重新選擇路徑或者重新數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出一次。b、如果提示有檔號重復(fù) ，請認真核實，然后刪掉重復(fù)的檔號，再進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入。十一、