項(xiàng)目辦公室環(huán)境優(yōu)化和管理(PPT41頁(yè))課件

1、項(xiàng)目1 辦公室環(huán)境優(yōu)化和管理辦公環(huán)境，或稱(chēng)為辦公室環(huán)境從廣義上說(shuō)，它是指一定組織機(jī)構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境；從狹義上說(shuō)，辦公環(huán)境是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書(shū)部門(mén)工作所處的環(huán)境，它包括人文環(huán)境和自然環(huán)境。1.1 現(xiàn)代辦公環(huán)境1、現(xiàn)代辦公室布局現(xiàn)行的辦公室布局，大體上有開(kāi)放式、封閉式和混合式三種。（1）開(kāi)放式布局將一個(gè)大工作間“切分”成多個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作單元，把組織內(nèi)部各職能部門(mén)的所有工作人員按照工作程序安排在各工作單元中開(kāi)展工作。開(kāi)放式辦公不利健康 現(xiàn)在大多數(shù)單位都采用開(kāi)放辦公方式，這樣辦公室透明度高，便于管理，可起到相互監(jiān)督的作用，并且有現(xiàn)代化氣息?？墒?，開(kāi)放式辦公并非十分有利于健康。前不久，美國(guó)

2、康奈爾大學(xué)環(huán)境分析學(xué)教授加里埃文斯以及研究人員隨機(jī)安排40個(gè)女性文秘到安靜的辦公室或有輕微噪音的開(kāi)放式辦公室工作3小時(shí)。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，那些在有噪音的或嘈雜的辦公室工作的人體內(nèi)腎上腺素水平非常高(腎上腺素水平過(guò)高，患心臟病的危險(xiǎn)性便增大)。這說(shuō)明她們感到了很大的壓力。而醫(yī)學(xué)科學(xué)證明，精神和心理壓力大的人，容易引起大腦皮質(zhì)功能紊亂及植物神經(jīng)功能失調(diào)等，從而導(dǎo)致心率加快及心肌耗氧量增加。同時(shí)，還可促使血小板聚集，血液黏稠度增加，導(dǎo)致血脂增高，易促使冠心病形成。另外，開(kāi)放式辦公往往也易使疾病傳播，還可使人易患空調(diào)環(huán)境導(dǎo)致的各種疾病。處于開(kāi)放式辦公的人們。如果無(wú)法改變自己的工作環(huán)境，就要經(jīng)常從座位上起身短暫

3、休息。這不僅能夠緩解壓力，保護(hù)自己的心臟，還被證明能夠提高工作效率。其次，積極調(diào)整心態(tài)，努力緩解心理壓力。還有，注意開(kāi)放式辦公室的空氣流通，經(jīng)常進(jìn)行必要的消毒。在病毒細(xì)菌活躍的季節(jié)，最好關(guān)閉開(kāi)放式辦公室。（2）封閉式布局把組織內(nèi)部各職能部門(mén)獨(dú)立安排在一個(gè)個(gè)小房間內(nèi)，組成一個(gè)個(gè)小辦公室。（3）混合式布局在開(kāi)放式布局的大辦公室內(nèi)，把組織內(nèi)部的各職能部門(mén)用組合式辦公用具或其他材料分隔開(kāi)來(lái)，組成若干個(gè)工作區(qū)域。2、直接工作空間的安排（1）辦公桌。 （2）辦公椅。 （3）櫥柜等辦公家具。 （4）電腦、復(fù)印機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備。 辦公桌擺放注意事項(xiàng)：第一，按照工作程序的順序，直線對(duì)稱(chēng)的原則，朝同一方向擺放，

4、不宜對(duì)面排列，這樣可避免使人產(chǎn)生被監(jiān)控的感覺(jué)，也可避免相互干擾和閑談。第二，各座位間通道大小要適宜，其技術(shù)參數(shù)是通道1.5米，桌與桌距離1米左右。第三，應(yīng)使光線來(lái)自左方，以便順光寫(xiě)字辦公。考考你你認(rèn)為辦公室有怎樣的空間環(huán)境才有利于辦公?空間環(huán)境指數(shù)溫度: 15-20相對(duì)濕度: 40%-60%污染指數(shù): 低于30空氣流速: 0.25米/秒時(shí)噪音: 40分貝以下照度: 80-1003、辦公室環(huán)境的物理?xiàng)l件 （1）空氣溫度：最舒適并有益于健康的工作溫度是1520。濕度：最適宜的濕度為40%60%?？諝饬魍ǎ好咳嗣糠昼娦枰?5立方米的新鮮空氣。空氣的凈化：包括打掃，拖洗，擦凈，上臘與打光等。 （2）光

5、線 光線的量。光線的質(zhì)。光的設(shè)計(jì)。光亮設(shè)計(jì)的原則：避免用一個(gè)發(fā)光體，宜多用幾盞燈，降低光源的強(qiáng)度；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入。（3）色彩有效地使用顏色。 顏色應(yīng)協(xié)調(diào)一致。（4）聲音消除噪音的來(lái)源。用吸音的材料以減少噪音的影響。適量音樂(lè)的播放。1.2 辦公室的布置1、優(yōu)化辦公環(huán)境的原則（1）方便實(shí)用（2）舒適整潔（3）和諧統(tǒng)一（4）安全2、辦公室布置的具體程序（1）對(duì)各部門(mén)的業(yè)務(wù)及工作內(nèi)容與性質(zhì)，加以考察與分析，以明確各部門(mén)及各員工間的關(guān)系，而供決定其位置時(shí)的依據(jù)與參考。（2）列表將各部門(mén)的工作人員及其工作分別記載下來(lái)。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的

6、空間，設(shè)定其空間大小。猜一猜：辦公空間應(yīng)該多大？（3）根據(jù)工作需要，決定所需的家具、桌椅等，列表分別詳細(xì)記載。（4）依據(jù)這些步驟所得結(jié)果，加以研究與計(jì)劃，繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置之。猜一猜：辦公空間應(yīng)該多大？通常辦公空間的大小，因各人工作性質(zhì)而異。一般而言，大者可3-10平方米，普通者1.5-8平方米即可以。3、辦公室布置注意事項(xiàng)（1）使用同樣大小的桌椅、檔案柜、文件架等。（2）采用直線對(duì)稱(chēng)的布置，避免不對(duì)稱(chēng)、彎曲與成角度的排列。（3）工作流程應(yīng)成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書(shū)移動(dòng)。（4）相關(guān)的部門(mén)，應(yīng)置于相鄰的地點(diǎn)，并使性質(zhì)相同的工作便于聯(lián)系。（5）接待室或接待區(qū)應(yīng)置于入口處。

7、（6）飲水機(jī)、公告板等置于不致引起職員分心及不擁擠的地方。（7）主管座位位于下屬之后，便于上司觀察工作時(shí)發(fā)生的事情。（8）自然光應(yīng)來(lái)自桌子的左上方或斜后上方。3、辦公室布置注意事項(xiàng)（9）勿使職員面對(duì)窗戶(hù)、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。（10）采用屏風(fēng)當(dāng)墻，因其易于架設(shè)，且能隨意重排。（11）將需要使用嘈雜設(shè)備與機(jī)械的單位，設(shè)于防聲之處或安排在獨(dú)立的房間內(nèi)，以避免干擾其他部門(mén)。（12）裝設(shè)充分的電插座，供辦公室設(shè)備與機(jī)械之用。（13）倘可能時(shí)，應(yīng)設(shè)休息處，作為公余休息、自由交談及用午膳之所。（14）檔案柜應(yīng)背對(duì)背放置，或可考慮將檔案柜放置在墻角。（15）對(duì)未來(lái)的變化應(yīng)加預(yù)測(cè)，使布置易適應(yīng)變化。1.3

8、 辦公室環(huán)境的日常維護(hù)秘書(shū)一定要形成好習(xí)慣，維護(hù)辦公室的日常環(huán)境：1、打掃衛(wèi)生，及時(shí)消毒（1）辦公桌面無(wú)灰塵、水漬、雜物，下班前要清理桌面。（2）廢紙簍應(yīng)放在隱蔽處，最好是辦公桌的內(nèi)側(cè)，每天下班前要倒掉廢紙簍中的垃圾。（3）計(jì)算機(jī)鍵盤(pán)要定期消毒。（4）定期消毒電話筒、地毯、門(mén)把，減少細(xì)菌的入侵。2、勤于收拾，保持秩序（1）文件全部整齊并有分類(lèi)地放置在文件夾、文件架或文件柜中，不得隨意散放在桌面上。（2）文件柜中的物品、文件要擺放整齊，標(biāo)志明確，便于查找。（3）抽屜內(nèi)的物品要擺放整齊并定期整理。（4）辦公椅不要擺放在過(guò)道處，用后要把椅子擺放在辦公桌下方。（5）每天下班前，應(yīng)將辦公桌上的文件、數(shù)據(jù)

9、收好，用過(guò)的辦公用品要擺放整齊。（6）公用的桌椅用后好擺放整齊歸位，方便日后使用。（7）不得到處擺放與工作無(wú)關(guān)的東西。3、注意安全，防止失密（1）重要書(shū)面文件、保密資料一律入柜，注意取用后隨時(shí)鎖好文件柜。（2）下班離開(kāi)前要鎖好抽屜。（3）文件柜頂部不要堆放物品。（4）臨時(shí)擺放的物品不要阻礙通道、走廊、樓梯。4、管理好辦公自動(dòng)化設(shè)備（1）正確使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備。（2）打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)用紙要節(jié)約，紙張要存放整齊。（3）下班時(shí)要關(guān)閉電腦電源。1.4 辦公室的健康、安全管理1、樹(shù)立安全意識(shí)（1）學(xué)法懂法，樹(shù)立安全意識(shí)，維護(hù)公司的利益，保護(hù)自己合法的勞動(dòng)權(quán)益。（2）上崗前學(xué)習(xí)了解有關(guān)安全生產(chǎn)、

10、勞動(dòng)保護(hù)的規(guī)定和本組織的規(guī)章制度，并自覺(jué)地遵守執(zhí)行。（3）主動(dòng)識(shí)別工作場(chǎng)所存在的隱患，并在職權(quán)范圍內(nèi)排除。（4）發(fā)現(xiàn)工作場(chǎng)所有異常情況或險(xiǎn)情時(shí)，應(yīng)立即準(zhǔn)確、清晰地向主管報(bào)告。（5）按照設(shè)備安全操作規(guī)程操作設(shè)備，識(shí)別運(yùn)行中存在的隱患，在職權(quán)范圍內(nèi)排除。（6）發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即報(bào)告，并填寫(xiě)“設(shè)備故障登記表”。2、識(shí)別辦公室安全隱患（1）辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門(mén)、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開(kāi)辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門(mén)等。（2）辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)?。?）辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有

11、突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。（4）辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂?，?fù)印機(jī)的輻射，違規(guī)操作等。（5）工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長(zhǎng)頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)等。（6）消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過(guò)時(shí)，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報(bào)失靈等。3、進(jìn)行安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分：要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分，后者是記錄辦公設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的故障。例如計(jì)算

12、機(jī)不能工作了，就應(yīng)填“設(shè)備故障表”，如果計(jì)算機(jī)仍能操作，但屏幕被強(qiáng)光照射，非常刺眼，就應(yīng)該填寫(xiě)“隱患記錄及處理表”。隱患記錄及處理表序號(hào)時(shí)間地點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的隱患造成隱患的原因隱患的危害和后果處理人采取的措施111月4日研發(fā)部靠窗一排電腦屏幕耀眼無(wú)窗簾遮陽(yáng)有損眼睛行政主管張強(qiáng)安裝窗簾211月19日研發(fā)部一名外來(lái)人員沒(méi)有訪客胸卡接待人員離崗有安全和失密隱患行政主管張強(qiáng)強(qiáng)調(diào)接待處職責(zé)要求311月25日研發(fā)部周末5號(hào)文件資料柜未鎖負(fù)責(zé)研發(fā)的人員外出開(kāi)會(huì)失密隱患研發(fā)部經(jīng)理王立統(tǒng)周一部務(wù)會(huì)上強(qiáng)調(diào)設(shè)備故障表時(shí)間發(fā)現(xiàn)人設(shè)備名稱(chēng)何故障維修要求維修負(fù)責(zé)人 技能訓(xùn)練： 下列問(wèn)題哪些屬于設(shè)備故障，哪些屬于辦公隱患： 過(guò)度擁擠； 打滑的地板； 家具或設(shè)備的突出的棱角； 柜櫥頂端的抽屜堆放著太多的東西； 轉(zhuǎn)椅無(wú)法調(diào)節(jié)高度； 電線拖曳太長(zhǎng)； 未接地線的設(shè)備； 電路負(fù)荷太大； 消防栓無(wú)法打開(kāi)； 碎紙機(jī)沒(méi)有安全使用說(shuō)明； 傳真機(jī)卡紙。4、安全管理重點(diǎn)（1）防盜：在辦公大樓內(nèi)應(yīng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)的保安人員24小時(shí)值班。 （2）防火：火災(zāi)首重預(yù)防，電器電線應(yīng)作定期檢查，以防走火跑電引起火災(zāi)。 （3）防止意外傷亡：為了防止意外傷亡事故發(fā)生，組織應(yīng)向職員進(jìn)行防止意外