工程檔案管理工作指引_secret

1、工程檔案管理工作指引編號：A-GC01-W07版號：2012-1.0版頁碼：第 PAGE 4 頁 共 NUMPAGES 4頁P(yáng)AGE PAGE 4工程檔案管理工作指引編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人指引概述流程目的規(guī)范工程檔案的管理，確保工程檔案的完整、適用和有效性。適用范圍工程歸檔文件的收集、標(biāo)識、審核、發(fā)放、回收、銷毀過程。定義 工程檔案：特指公司、監(jiān)理單位、施工單位在工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的與工程建設(shè)相關(guān)文件資料的總稱。流程要素描述支持文件無流程CP點(diǎn)收文處理發(fā)文處理檔案分類責(zé)任部門主導(dǎo)部門：項目部參與部門：城市公司：工程管理部、綜合管理部流程KPI文

2、件歸檔及時性文件歸檔完整性輸入條件收文登記記錄輸出結(jié)果文件存檔目錄按存檔規(guī)則保存的工程文件檔案管理工作指引流程CP點(diǎn)描述CP點(diǎn)對流程的影響控制要點(diǎn)難點(diǎn)風(fēng)險點(diǎn)提示收文處理收文登記可對文件完整性產(chǎn)生影響，避免漏登情況發(fā)生及時登記發(fā)文處理發(fā)文登記可避免文件丟失，使文件處于受控狀態(tài)，便于管理及時登記檔案分類統(tǒng)一的存檔規(guī)則有利于檔案管理，便于查找檔案的分類規(guī)則工作程序收文管理項目收文，按文件的來源單位分為監(jiān)理來文、施工單位來文、政府單位來文和其他來文。涉及工程收文一律由檔案員統(tǒng)一登記處理。政府來文應(yīng)及時交辦公室存檔。收文處理程序檔案員收到各單位來文后，由項目部負(fù)責(zé)人指定項目跟進(jìn)人，檔案員交項目跟進(jìn)人處理

3、?？捎身椖扛M(jìn)人直接協(xié)調(diào)、回復(fù)的，跟進(jìn)人在收文上簽署回復(fù)意見，進(jìn)行處理。附回復(fù)意見的收文原件交檔案員歸檔。需由項目負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)的，跟進(jìn)人將收文提交給項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行協(xié)調(diào)、處理、回復(fù)，項目負(fù)責(zé)人在收文上簽署回復(fù)意見。附回復(fù)意見的收文原件交檔案員歸檔。檔案員收到知會類文件后，可直接交相關(guān)人員傳閱。傳閱完畢后，原件歸檔。發(fā)文管理以項目部名義發(fā)出的文件，需經(jīng)項目部負(fù)責(zé)人審批后發(fā)出，項目部留存正式發(fā)文一份，交檔案員歸檔。以公司名義發(fā)出的文件，需填寫發(fā)文審批表，經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核、公司相關(guān)部門會簽（必要時）和領(lǐng)導(dǎo)審批后，加蓋公司印章方可發(fā)出。辦公室留存發(fā)文審批表、擬稿原件、正式發(fā)文一份歸檔。歸檔文件管理項目部日

4、常工作中產(chǎn)生的文件均由檔案員登記歸檔。移交給檔案員最終歸檔的文件要求是簽字蓋章手續(xù)完備的正式文本，移交時要填寫文件交接登記表，由移交人與接收人簽名確認(rèn)。項目歸檔文件分類、編號及歸檔范圍按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。工程文件有效版本標(biāo)識收到的文件已有版本標(biāo)識，則照實登記。無版本標(biāo)記的，按以下編號規(guī)則標(biāo)識：根據(jù)文件不同版本的產(chǎn)生時間及內(nèi)容標(biāo)識，修訂狀態(tài)從0、1到9依次遞增，版本由A、B到Z依次遞增。文件狀態(tài)監(jiān)控施工圖紙的發(fā)放、回收與作廢圖紙的監(jiān)控按施工圖紙工作指引執(zhí)行。發(fā)放給施工單位、監(jiān)理單位的其他工程文件，需填寫文件收發(fā)記錄，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。若發(fā)放給施工單位、監(jiān)理單位的其他工程文件失效，檔案員應(yīng)及時回收，并

5、在首頁及騎縫加蓋“作廢”章，留存一份備查，其余復(fù)份銷毀。文件立卷要求立卷時可根據(jù)文件的多少單獨(dú)立卷、組合立卷。幾個分類組合起來立卷，必須在卷內(nèi)明確區(qū)別、明確標(biāo)識類名，卷內(nèi)文件分類排列。文件夾背簽標(biāo)識要求清晰明確，易于查找。標(biāo)識信息必須包括：項目名稱、項目期數(shù)、工程文件類別名稱、該類文件夾序號，其他信息可根據(jù)實際需要標(biāo)識。各類工程文件卷內(nèi)需建立卷內(nèi)文件目錄。文件歸檔及利用工程文件在標(biāo)識清楚完備后，由檔案員按分類編號存放，要有固定的文件夾，放入編有序號的資料柜中妥善保管。資料借用、調(diào)用、查閱需先由借閱人填寫文件借閱申請單，經(jīng)項目部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后登記借閱。文件移交工程竣工時，所有工程文件由檔案員負(fù)責(zé)收集，并在項目竣工結(jié)算一個月后交辦公室存檔。依據(jù)政府要求按時向城建檔案管理部門移