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1、工程檔案管理工作指引編號(hào):A-GC01-W07版號(hào):2012-1.0版頁碼:第 PAGE 4 頁 共 NUMPAGES 4頁P(yáng)AGE PAGE 4工程檔案管理工作指引編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人指引概述流程目的規(guī)范工程檔案的管理,確保工程檔案的完整、適用和有效性。適用范圍工程歸檔文件的收集、標(biāo)識(shí)、審核、發(fā)放、回收、銷毀過程。定義 工程檔案:特指公司、監(jiān)理單位、施工單位在工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的與工程建設(shè)相關(guān)文件資料的總稱。流程要素描述支持文件無流程CP點(diǎn)收文處理發(fā)文處理檔案分類責(zé)任部門主導(dǎo)部門:項(xiàng)目部參與部門:城市公司:工程管理部、綜合管理部流程KPI文

2、件歸檔及時(shí)性文件歸檔完整性輸入條件收文登記記錄輸出結(jié)果文件存檔目錄按存檔規(guī)則保存的工程文件檔案管理工作指引流程CP點(diǎn)描述CP點(diǎn)對(duì)流程的影響控制要點(diǎn)難點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提示收文處理收文登記可對(duì)文件完整性產(chǎn)生影響,避免漏登情況發(fā)生及時(shí)登記發(fā)文處理發(fā)文登記可避免文件丟失,使文件處于受控狀態(tài),便于管理及時(shí)登記檔案分類統(tǒng)一的存檔規(guī)則有利于檔案管理,便于查找檔案的分類規(guī)則工作程序收文管理項(xiàng)目收文,按文件的來源單位分為監(jiān)理來文、施工單位來文、政府單位來文和其他來文。涉及工程收文一律由檔案員統(tǒng)一登記處理。政府來文應(yīng)及時(shí)交辦公室存檔。收文處理程序檔案員收到各單位來文后,由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人指定項(xiàng)目跟進(jìn)人,檔案員交項(xiàng)目跟進(jìn)人處理

3、??捎身?xiàng)目跟進(jìn)人直接協(xié)調(diào)、回復(fù)的,跟進(jìn)人在收文上簽署回復(fù)意見,進(jìn)行處理。附回復(fù)意見的收文原件交檔案員歸檔。需由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)的,跟進(jìn)人將收文提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行協(xié)調(diào)、處理、回復(fù),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在收文上簽署回復(fù)意見。附回復(fù)意見的收文原件交檔案員歸檔。檔案員收到知會(huì)類文件后,可直接交相關(guān)人員傳閱。傳閱完畢后,原件歸檔。發(fā)文管理以項(xiàng)目部名義發(fā)出的文件,需經(jīng)項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人審批后發(fā)出,項(xiàng)目部留存正式發(fā)文一份,交檔案員歸檔。以公司名義發(fā)出的文件,需填寫發(fā)文審批表,經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核、公司相關(guān)部門會(huì)簽(必要時(shí))和領(lǐng)導(dǎo)審批后,加蓋公司印章方可發(fā)出。辦公室留存發(fā)文審批表、擬稿原件、正式發(fā)文一份歸檔。歸檔文件管理項(xiàng)目部日

4、常工作中產(chǎn)生的文件均由檔案員登記歸檔。移交給檔案員最終歸檔的文件要求是簽字蓋章手續(xù)完備的正式文本,移交時(shí)要填寫文件交接登記表,由移交人與接收人簽名確認(rèn)。項(xiàng)目歸檔文件分類、編號(hào)及歸檔范圍按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。工程文件有效版本標(biāo)識(shí)收到的文件已有版本標(biāo)識(shí),則照實(shí)登記。無版本標(biāo)記的,按以下編號(hào)規(guī)則標(biāo)識(shí):根據(jù)文件不同版本的產(chǎn)生時(shí)間及內(nèi)容標(biāo)識(shí),修訂狀態(tài)從0、1到9依次遞增,版本由A、B到Z依次遞增。文件狀態(tài)監(jiān)控施工圖紙的發(fā)放、回收與作廢圖紙的監(jiān)控按施工圖紙工作指引執(zhí)行。發(fā)放給施工單位、監(jiān)理單位的其他工程文件,需填寫文件收發(fā)記錄,并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。若發(fā)放給施工單位、監(jiān)理單位的其他工程文件失效,檔案員應(yīng)及時(shí)回收,并

5、在首頁及騎縫加蓋“作廢”章,留存一份備查,其余復(fù)份銷毀。文件立卷要求立卷時(shí)可根據(jù)文件的多少單獨(dú)立卷、組合立卷。幾個(gè)分類組合起來立卷,必須在卷內(nèi)明確區(qū)別、明確標(biāo)識(shí)類名,卷內(nèi)文件分類排列。文件夾背簽標(biāo)識(shí)要求清晰明確,易于查找。標(biāo)識(shí)信息必須包括:項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目期數(shù)、工程文件類別名稱、該類文件夾序號(hào),其他信息可根據(jù)實(shí)際需要標(biāo)識(shí)。各類工程文件卷內(nèi)需建立卷內(nèi)文件目錄。文件歸檔及利用工程文件在標(biāo)識(shí)清楚完備后,由檔案員按分類編號(hào)存放,要有固定的文件夾,放入編有序號(hào)的資料柜中妥善保管。資料借用、調(diào)用、查閱需先由借閱人填寫文件借閱申請(qǐng)單,經(jīng)項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后登記借閱。文件移交工程竣工時(shí),所有工程文件由檔案員負(fù)責(zé)收集,并在項(xiàng)目竣工結(jié)算一個(gè)月后交辦公室存檔。依據(jù)政府要求按時(shí)向城建檔案管理部門移

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