大酒店新的公文格式(定稿)

1、備忘錄 由： 總經(jīng)辦 領(lǐng)導(dǎo)批示： 至： 總經(jīng)理 總經(jīng)辦 銷售部 財(cái)務(wù)部 工程部 餐務(wù)部 廚務(wù)部 前廳部 客房部 娛樂(lè)部 人事部 保安部事宜：關(guān)于酒店新的公文格式的相關(guān)事宜呈報(bào)：集團(tuán)董事會(huì)抄報(bào)：酒店各部門日期：2011年12月12日編號(hào)： MGO【2011】003 關(guān)于酒店新的公文格式的相關(guān)事宜 酒店各部門經(jīng)理：為使酒店文件管理更具專業(yè)、規(guī)范、合理及方便操作，酒店對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類文件的類型、流通、格式、編號(hào)等統(tǒng)一規(guī)范，從12月13日起，酒店實(shí)行新的公文格式，新的公文格式說(shuō)明如下：一、總則為規(guī)范酒店各類文件的管理，保證酒店各類文件流轉(zhuǎn)及管理規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，制定本規(guī)定。適用于酒店所有部門及人員。

2、二、行文規(guī)則、各部門嚴(yán)格按照文件種類性質(zhì)行文；、部門報(bào)總經(jīng)辦文件，冠以姓名職務(wù)；、部門與部門相互遞發(fā)的文件，一般情況下冠以部門的名稱；、總經(jīng)辦下發(fā)文件，其種類用“決定、通知、備忘錄”等；部門之間行文，其種類用“通知、備忘錄”等；、部門報(bào)總經(jīng)辦文件，如需審批后發(fā)有關(guān)部門的，應(yīng)標(biāo)明抄送的部門；、部門之間重要行文，應(yīng)抄報(bào)總經(jīng)辦；、部門之間可以聯(lián)合行文；、所有發(fā)出文件，均須由承辦部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；、所有須總經(jīng)辦 (總經(jīng)理、副總經(jīng)理)審批的文件，均須審批后執(zhí)行；、所有部門經(jīng)理及主管級(jí)人事任免，均有總經(jīng)辦行文發(fā)出。三、文件格式文件一般由店標(biāo)、事宜、呈送（報(bào)）人（部門）、抄報(bào)人、抄送部門、承辦部門、日期、標(biāo)題

3、、文號(hào)、正文、附件等組成。具體形式附后。四、文件流通順序1、外部重要文件處理對(duì)外文件、文稿處理部門總經(jīng)辦副總總經(jīng)理審核集團(tuán)審批發(fā)出外來(lái)文件、文稿處理總經(jīng)辦副總總經(jīng)理集團(tuán)閱批有關(guān)部門2、內(nèi)部文件處理通告執(zhí)行部門副總總經(jīng)理審批頒布董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總指示總經(jīng)辦部門執(zhí)行反饋總經(jīng)辦副總總經(jīng)理董事長(zhǎng)申請(qǐng)報(bào)告部門總經(jīng)辦副總總經(jīng)理審批部門部門致部門部門部門3、酒店合同、協(xié)議處理部門財(cái)務(wù)審核總經(jīng)理（副總）審批集團(tuán)審定總經(jīng)辦蓋章存檔五、文件編號(hào)文件編號(hào)由三部分組成，具體如下：部門縮寫/文件類別/年份/文件序號(hào)部門縮寫總 經(jīng) 理GM副總經(jīng)理DGM 值班經(jīng)理RM總 經(jīng) 辦GMO 財(cái) 務(wù) 部FD 人 事 部HRD工

4、程 部ED 營(yíng) 銷 部S&M 娛 樂(lè) 部RED房 務(wù) 部HSKP 前 廳 部FO 餐 飲 部F&B采 購(gòu) 部PD 保 安 部SD 2、年份：四位數(shù)字編寫加號(hào)，3、文件序號(hào)：001開(kāi)始的三位數(shù)例如：GMO2011001 即：總經(jīng)辦2011年一號(hào)文件六、文件的存檔和銷毀、已處理完畢的文件，總經(jīng)辦和部門要進(jìn)行分類存檔，做到查找方便，當(dāng)年文件于次年1月31日前歸檔完畢；、對(duì)于無(wú)保存價(jià)值的文件，每年進(jìn)行清理后經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定后予以銷毀，不得作為廢紙?zhí)幚?；、涉及到?cái)務(wù)、工程、人事、保安等技術(shù)檔案（資料、報(bào)表、憑證、圖紙等），有關(guān)部門每年整理檔案，必要時(shí)交總經(jīng)辦長(zhǎng)期保存。、以上條例由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。附件一

5、備忘格式附件二 通知格式附件三 簽呈附件四 公函附件四 傳真附件五文件流轉(zhuǎn)單執(zhí)行時(shí)間：2011年12月15日起。 特此通知 總經(jīng)辦 2011年12月12日 附件一備忘錄 由： 領(lǐng)導(dǎo)批示： 至： 總經(jīng)理 總經(jīng)辦 銷售部 財(cái)務(wù)部 工程部 餐務(wù)部 廚務(wù)部 前廳部 客房部 娛樂(lè)部 人事部 保安部事宜：呈報(bào)：集團(tuán)董事會(huì)抄報(bào)： 日期：2011年月日編號(hào)：（部門英文縮寫，如MGO）【2011】001（前四位為年份，后三位為部門發(fā)文編號(hào)）（正文）如有附文則標(biāo)明附件名稱妥否，請(qǐng)批示?；颉疤卮送ㄖ保ù颂帪橛H筆簽名）職務(wù)附件二通 知由： 領(lǐng)導(dǎo)批示： 至： 總經(jīng)理 總經(jīng)辦 銷售部 財(cái)務(wù)部 工程部 餐務(wù)部 廚務(wù)部 前

6、廳部 客房部 娛樂(lè)部 人事部 保安部事宜：呈報(bào)：集團(tuán)董事會(huì)抄報(bào)： 日期：2011年月日編號(hào)：（部門英文縮寫，如MGO）【2011】001（前四位為年份，后三位為部門發(fā)文編號(hào)）（正文）如有附文則標(biāo)明附件名稱妥否，請(qǐng)批示?；颉疤卮送ㄖ保ù颂帪橛H筆簽名）職務(wù)簽呈日期：20011年12月15日部門編號(hào)： S&M【2011】001From：營(yíng)銷部 TO： CC：主旨： 說(shuō)明：以上妥否，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示！會(huì)簽：部門經(jīng)理：副總經(jīng)理：總經(jīng)理：董事長(zhǎng)： 公函 致： 由：日期： 年 月 日主旨： 部門/編號(hào)： 敬啟者： 敬頌商祺！肥西錢江國(guó)際大酒店有限公司2011年X月X日 FAX 呈 ： 由：聯(lián)絡(luò)人： 收件人：部 門： 部 門：聯(lián)系電話： 聯(lián)系電話：FAX.No傳真號(hào)： FAX.No傳真號(hào)： Subject事宜： Page 頁(yè)碼： 頁(yè)文件流轉(zhuǎn)單 編號(hào)：GMO2011001發(fā)文部門/日期：總經(jīng)辦內(nèi)容：關(guān)于.通知相 關(guān) 部 門