word培訓教材ppt課件

1、 辦公軟件專項培訓WORD 20071、編輯結合公文表頭2、快速輸入上、下標3、給文字添加下劃線4、在WORD表格中添加行5、將表格拆分成兩個表格6、防止表格跨頁斷行7、表格跨頁時標題行自動反復8、在文檔的第一段表格前添加空段9、表格中進展求和和求平均值10、文檔與表格的相互轉換第一章 WORD文檔編輯 公司各部門有時候遇到多個部門結合發(fā)布文件的情況，這時就需求在結合文件中制造結合公文頭。第一章 WORD文檔編輯1、結合公文頭 表格法雙行合一法EQ域法1、翻開一個WORD文檔，點擊插入表格選擇需求插入的表格行、列。2、在表格中輸入需求的公文頭的內容，選中第一列的兩個單元格，點擊右鍵“合并單元格

2、。第三列的單元格也一樣操作結合公文頭表格法3、根據表格內容，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【單元格對齊方式】，調整單元格的文字。結合公文頭表格法4、選中段落里【框線】下拉箭頭，根據需求選擇框線款式雙行合一是WORD自帶的一種中文板式，它可以將兩行文字合并成一行。詳細步驟如下：1、在WORD文檔里輸入“世紀游輪總經辦體系辦結合文件等文字。結合公文頭雙行合一法選中“總經辦、體系辦這幾個字，然后選擇開場菜單中的中文版式 雙行合一菜單項結合公文頭雙行合一法彈出【雙行合一】對話框，此時系統(tǒng)自動將選中的文字設置成雙行合一，并在對話框中預覽雙行合一的效果，單擊確定按鈕。單擊確定鍵后，選中結合公文頭所在

3、的行，按下【Ctrl】+【】組合鍵放大字體或【Ctrl】+【】減少字體結合公文頭雙行合一法運用EQ域的合并字符法制造結合公文頭翻開文檔，輸入“世紀游輪結合文件并將其居中對齊。結合公文頭EQ域法將插入點定位在“輪字后面，然后選中格式中文版式合并字符菜單項在彈出的【合并字符】對話框，在文字最多六個的文本框內輸入總經辦、體系辦結合公文頭EQ域法修正需求的字體和字號單擊確定后即可完成合并字符。結合公文頭EQ域法在創(chuàng)建含有數據公式等文檔時，需求用到上標、下標。在文檔中快速輸入上、下標的詳細步驟如下：第一章 WORD文檔編輯2、快速輸入上標、下標翻開WORD文檔，在文檔的目的位置處分別輸入Am和Bn例如1

4、：將“m變成“A的下標。選中“m,然后按下【Ctrl】+【=】組合鍵，即可將“m變成“A的下標2、快速輸入上標、下標例如1：將“n變成“B的上標。選中“n,然后按下【Ctrl】+【Shift】+【=】組合鍵，即可將“n變成“B的上標2、快速輸入上標、下標翻開文檔中的文件，輸入員 工 出 差 管 理 制 度，字與字間都打上空格。第一章 WORD文檔編輯3、快速給文字添加下劃線假設在WORD文檔中有一段帶有空格的文本，而只想給該段文本中的文字添加下劃線，而忽略其中的表格，可以按照以下方法快速給文字添加下劃線。選中標題文本，然后按下【Ctrl】+【Shift】+【W】組合鍵，即可為選中的文本中的文字

5、添加下劃線，而忽略空格。3、快速給文字添加下劃線再次按下【Ctrl】+【Shift】+【W】組合鍵，即可刪除下劃線翻開一個文檔，在文檔中插入一份表格。將插入點定位在表格外要添加行的單元格右側。按一次【Enter】鍵，表格就會添加一行。第一章 WORD文檔編輯4、快速在WORD表格中添加行在選中的表格中恣意延續(xù)的3行，在選中的單元格上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選中【插入行】菜單項?？焖僭赪ORD表格中一次添加多行有時候需求將文檔中的表格拆分為兩個或者多個表格。拆分表格的方法很多。下面詳細引見拆分表格的方法：第一章 WORD文檔編輯5、快速將一個表格拆分為兩個表格翻開文檔，在文檔中繪制一個表

6、格，用鼠標單擊想要拆分表格行的恣意一個單元格選擇【規(guī)劃】-【拆分單元格】或者按下【Ctrl】+【Shift】+【Enter】組合鍵。5、快速將一個表格拆分為兩個表格此時完成表格拆分在制造表格的過程中，默許情況下，WORD允許表格行中的文字跨頁拆分，這樣有能夠由于一個頁面包容不下整個表格，使表格的部分內容被拆分到不同的頁面上，而前一頁的下方會出現大面積的空白，這樣不僅頁面不美觀，還會給其他人呵斥視覺上的錯覺，誤以為內容曾經終了。我們可以經過以下方法防止表格跨頁斷行。第一章 WORD文檔編輯6、防止表格跨頁斷行翻開文檔，假設發(fā)現由于最后一行表格寬度比較大掉到了第二頁，使第一頁的下方出現大面積的空白

7、。6、防止表格跨頁斷行用鼠標單擊表格最后一行的恣意單元格，將插入點定位在單元格中，然后單擊右鍵，選中【表格屬性】菜單項彈出【表格屬性】對話框，切換到【行】選項卡，撤選【指定高度】復選框和【允許跨頁換行】復選框6、防止表格跨頁斷行單擊確定按鈕前往文檔，可以看到插入點所在的行已被調整到最適宜的高度，其他行的高度依然堅持不變。在運用WORD編輯表格時，經常由于表格數據很多需求換頁，換頁的同時第一頁的標題行要重新輸入到第2頁以及后面的頁中。下面引見一種表格跨頁時標題行自動反復的操作。第一章 WORD文檔編輯7、表格跨頁時標題自動反復翻開一個WORD文檔，插入一個表格，并錄入標題行；將插入點定位在表格的

8、第1個單元格中 選擇【規(guī)劃】-【反復標題行】菜單項7、表格跨頁時標題自動反復此時即可看到第2頁曾經添加了標題行7、表格跨頁時標題自動反復假設需求撤銷標題自動反復，那么需求將鼠標點擊第一個標題行，選擇【規(guī)劃】-【反復標題行】，即可撤銷我們在運用WORD編輯文檔時，經常會遇到這樣的情況，在第一段中插入一個表格后，發(fā)現還要在前面加一段。詳細的操作步驟如下。第一章 WORD文檔編輯8、在文檔的第一段表格前添加空段在文檔中新建一個表格，將插入點定位在表格的左上角首字符的位置。按下【 Enter 】鍵，即可在首行表格前插入一個空段8、在文檔的第一段表格前添加空段也可以將插入點置于第一個單元格內的恣意位置，

9、然后按下【Ctrl】+【Shift】+【Enter】組合鍵或者【Ctrl】+ 】+【Enter】組合鍵，然后在按下【Backspace】鍵即可在表格前插入一個空段。1、在表格中進展求和在Word創(chuàng)建好表格后，需求對表格中的數據進展求和運算，詳細步驟如下：翻開文檔，將插入點定位在需求輸入求和值的單元格中，然后選擇【規(guī)劃】-【公式】菜單項第一章 WORD文檔編輯 9、表格中進展求和和求平均值彈出【公式】對話框，在【公式】文本框中輸入“SUM(LEFT)，也可根據本人的需求更改公式9、表格中進展求和和求平均值單擊確定按鈕前往文檔，即可看到求得的總和。選中剛計算的結果，按下【Ctrl】+【C】組合鍵將

10、其復制，再將插入點置于要輸入求和公式的其他單元格中。再按下【Ctrl】+【V】組合鍵粘貼單擊鼠標右鍵，在彈出的的快捷菜單中選擇【更新域】菜單項，或者按一下【F9】鍵9、表格中進展求和和求平均值此時單元格中的結果就是正確的結果9、表格中進展求和和求平均值翻開文檔，將插入點定位在要輸入平均值的單元格中，然后選擇【規(guī)劃】-【公式】菜單項9、表格中進展求和和求平均值彈出【公式】對話框，在【公式】文本框中輸入“average(LEFT)，也可根據本人的需求更改公式單擊確定有時在WORD中編輯文檔時，表格和文本可以自在轉換，詳細操作步驟如下：第一章 WORD文檔編輯 10、文檔與表格的相互轉換-表格轉換成

11、文本翻開一個例如文件，將插入點置于要轉換成文本的恣意單元格中，然后選擇【規(guī)劃】-【轉換為文本】菜單項彈出【轉換成文本】對話框，在【文字分隔符】組合框中默許選中【制表符】單項選擇鈕，我們還可以根據本人的需求選中其他的文字分隔符10、文檔與表格的相互轉換-表格轉換成文本單擊確定就可以看到效果翻開一個word文檔，選中要轉換成表格的文本需求轉換成多列的必需求有分隔符號，然后點擊【插入】-【表格】選中【文本轉換為表格】10、文檔與表格的相互轉換文本轉換成表格彈出【將文字轉換為表格】對話框，在【表格尺寸】組合框中自動顯示【列數】中錄入需求轉換的列數。10、文檔與表格的相互轉換單擊確定按鈕，前往文檔即可看

12、到效果。 年辦公軟件專項培訓(二)WORD 2007自動生成目錄修正目錄款式更新目錄為目錄添加括號第一章 目錄、批注與修訂一、自動生成目錄為一篇文章制造目錄，假設采用手工輸入，不僅費事，而且容易出錯，修正起來更是困難。利用word的插入目錄功能就簡單多了，而且當文檔標題修正后，目錄會自動進展更新1、翻開一個制度，在開場菜單欄翻開【款式和格式】義務窗格，將文章的各級標題依次設置為【標題1】、【標題2】等款式。2、將插入點定位到文章的末尾，然后選擇【援用】【索引和目錄】菜單項3、單擊確定按鈕前往文檔，此時目錄曾經插入到文檔中。二、修正目錄款式用戶插入目錄后，可以根據本人的審美要求，對目錄的款式進展

13、修正對曾經生成的目錄的款式進展修正1、翻開曾經設置好目錄的制度，翻開【款式和格式】義務窗格，選中目錄中恣意一個款式為【標題1】的目錄文字。2、在【款式和格式】義務窗格中【所選文字的格式】框中顯示為【目錄1】，在【目錄1】選項上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【修正】菜單項。3、彈出【修正款式】對話框，單擊格式按鈕，在彈出的列表中選擇【字體】選項。4、彈出【字體】對話框，設置【字體】為【楷體GB-2312 】，【字形】為【加粗】，【字號】為【小三】，【下劃線線型】為【字下加線】5、單擊確定按鈕前往【修正款式】對話框，單擊確定按鈕前往文檔中，即可看到設置的效果6、按照同樣的方法設置款式為【標題

14、2】的目錄的款式三、更新目錄用戶在編輯已生成目錄的文檔時，有時需求添加、刪除、挪動或編輯文檔中的標題。假設在做了這些更改后，目錄中沒有顯示該更改的情況，就需求用戶按照以下方法來更新目錄1、翻開本實例的原始文件，在標題“二、電子商務方式后面加上“簡介二字。2、將鼠標光標點擊到目錄處，點擊【援用】-【目錄】-更新目錄按鈕3、在彈出的更新目錄對話框中選中“更新整個目錄，然后再點擊確定按鈕前往文檔中，可以發(fā)現目錄曾經做了更新。四、為目錄的頁碼添加括號默許情況下，自動生成的目錄的頁碼是沒有括號的，需求用戶進展特別的設置，詳細的設置方法如下：翻開曾經設置好目錄的文件，按住【Alt】鍵并拖住鼠標，縱向選中目

15、錄中的章節(jié)標題。單擊工具欄中的【字體顏色】按鈕，在下拉菜單中恣意選中一個顏色黑色除外然后按下【Ctrl】+【H】組合鍵，彈出【查找和交換】對話框，單擊更多按鈕展開搜索選項在【查找內容】文本框中輸入，然后單擊格式按鈕，在彈出的列表中選擇【字體】選項。彈出【查找字體】對話框，在【字體顏色】下拉列表中選擇【自動】選項單擊確定按鈕前往【查找和交換】對話框，在【交換為】文本框中輸入(&)，在搜索選項組合框的【搜索】下拉列表中選擇【向上】選項，選中【運用通配符】復選框，然后單擊全部交換按鈕。系統(tǒng)交換終了后隨即彈出一個信息提示框，提示系統(tǒng)交換了多少處，單擊否按鈕。封鎖【查找和交換】對話框前往文檔，此時目錄的

16、頁碼曾經被加上了括號，然后選中整個目錄字體顏色設置為【自動】即可 郵件合并 什么是“郵件合并呢？為什么要在“合并前加上“郵件一詞呢？其實“郵件合并這個稱號最初是在批量處置“郵件文檔時提出的。詳細地說就是在郵件文檔主文檔的固定內容中，合并與發(fā)送信息相關的一組通訊資料數據源：如Excel表、Access數據表等，從而批量生成需求的郵件文檔，因此大大提高任務的效率，“郵件合并因此而得名。什么郵件合并？郵件合并顯然，“郵件合并功能除了可以批量處置信函、信封等與郵件相關的文檔外，一樣可以輕松地批量制造標簽、工資條、成果單等。 Word2002以上的版本中新增了“郵件合并義務窗格式的“郵件合并導游，這讓我

17、們在運用“郵件合并操作時更加方便和容易。我們經過實踐義務的處理步驟，再來詳細引見“郵件合并功能的運用方法，學習完成后大家就可以按部就班地運用到本人的實踐任務當中。 什么郵件合并？郵件合并什么時候運用“郵件合并 我們可以經過分析一些用“郵件合并完成的義務，從而得到答案。比如最我們最常用的需求批量處置的信函、工資條等文檔，它們通常都具備兩個規(guī)律：一是我們需求制造的數量比較大；二是這些文檔內容分為固定不變的內容和變化的內容，比如檔案封面上的姓名、身份證號碼、性別、住址等根底信息固定不變，且EXCEL花名冊內均有相關數據。郵件合并郵件合并的3個過程 上面討論了郵件合并的運用情況，如今我們了解一下郵件合

18、并的根本過程。了解了這三個根本過程，就抓住了郵件合并的“綱，以后就可以有條不紊地運用郵件合并功能處理實踐義務了。 (一) 建立主文檔 (二) 預備好數據源 (三) 把數據源合并到主文檔中 郵件合并(一) 建立主文檔 “主文檔就是前面提到的固定不變的主體內容，比如檔案封面上的姓名、身份證號碼、性別、住址等。 運用郵件合并之前先建立主文檔，是一個很好的習慣。一方面可以調查估計中的任務能否適宜運用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數據源的建立或選擇提供了規(guī)范和思緒。 郵件合并與文檔平安(二) 預備好數據源 數據源就是前面提到的含有標題行的數據記錄表，其中包含著相關的字段和記錄內容。數據源表格可以是

19、Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)絡人記錄表。 在實踐任務中，數據源通常是現成存在的，比如他要制造大量檔案封面，多數情況下，信息早已被做成了Excel表格，其中含有制造檔案封面需求的“姓名、“身份證號碼、“性別等字段。在這種情況下，他直接拿過來運用就可以了，而不用重新制造。也就是說，在預備本人建立之前要先調查一下，能否有現成的可用。 郵件合并(二) 預備好數據源 假設沒有現成的那么要根據主文檔對數據源的要求建立，根據他的習慣運用Word、Excel、Access都可以，實踐任務時，經常運用Excel制造。 郵件合并(三) 把數據源合并到主文檔中 前面兩件事情都做好之后，就

20、可以將數據源中的相應字段合并到主文檔的固定內容之中了，表格中的記錄行數，決議著主文件生成的份數。整個合并操作過程將利用“郵件合并導游進展，運用非常輕松容易。郵件合并實例詳細分析 預備任務：預備一份，可以是Word創(chuàng)建的數據源，也可以像Excel任務簿、Access數據庫、Query文件、Foxpro文件，都可以作為郵件合并的數據源。只需有這些文件存在，郵件合并時就不需求再創(chuàng)建新的數據源，直接翻開這些數據源運用即可。需求留意的是：在運用Excel任務簿時，必需保證數據文件是數據庫格式，即第一行必需是字段名，數據行中間不能有空行等。郵件合并實例詳細分析 例如：一個EXCEL任務薄里面包含了編號、部門、姓名及其他相關信息的字段，要批量打印照片的話，還需求加一個照片的途徑和文件名的字段假設照片的文件名正好是考生的準考證號或姓名的話，可免，假設照片放在桌面:培訓文件夾里，普通和主文檔放到同一文件夾內最好，每位考生的照片文件名和編號相對應假設用姓名的話能夠會碰到同名同姓的問題。數據預備任務的正確與否，關系到以后打印出來的證件正確與否，所以必需求仔細校正正確。郵件合并與文檔平安設計郵件合并的模板接下來