2022年時(shí)間管理技巧分享

1、時(shí)間管理課程目標(biāo)目標(biāo)一：學(xué)會分析“時(shí)間哪里去了”的方法目標(biāo)二：掌握時(shí)間管理的幾個(gè)原則目標(biāo)三：提高時(shí)間管理的技能，并在最差的方面做出改變課程內(nèi)容一、時(shí)間哪里去了對時(shí)間的分析二、時(shí)間管理原則三、時(shí)間管理的改進(jìn)方法一、時(shí)間哪里去了對時(shí)間的分析您還有多少時(shí)間？如果以平均80歲計(jì)算，您一共有29200天，請計(jì)算一下，您已用去多少天，還剩下多少天？請把計(jì)算結(jié)果填入下表：年月日簽名我的生命已用去天，只剩下天您的時(shí)間價(jià)值幾何？請參看下表：年收入（萬元）年工作時(shí)間（天）日工作時(shí)間（小時(shí)）每天價(jià)值（元）每小時(shí)價(jià)值（元）每分鐘價(jià)值（元）125084050.082250880100.1632508120150.255

2、2508200250.42102508400500.83您的時(shí)間價(jià)值?每天元每小時(shí)元每分鐘元時(shí)間清單分析時(shí)間管理問題分析：計(jì)劃性如何如果原本無計(jì)劃，自然就無所謂時(shí)間管理了。有多少時(shí)段記不起來做什么這樣的時(shí)段多的話，說明時(shí)間管理裝運(yùn)很糟糕。浪費(fèi)、超時(shí)多少每天安排20的法定時(shí)間作為機(jī)動(dòng)的、防止不可預(yù)見事情發(fā)生的時(shí)間。浪費(fèi)、超時(shí)不超過20即算正常。超過50的話，就要將手頭的工作全部停下來，先管理時(shí)間了。工作清單分析時(shí)間管理問題：時(shí)間利用率。時(shí)間利用率工作清單用時(shí)之和法定工作日時(shí)數(shù)100不超過30的時(shí)間“不知去向”，視為正常。名個(gè)工作事項(xiàng)，延誤、浪費(fèi)了多少時(shí)間？一個(gè)工作日中總共浪費(fèi)和延誤了多少時(shí)間？尋

3、找原因與對策。會見分析將所有的會見成五類:第一類：每日必須會見的人第二類：經(jīng)常要見但不是每日必見的人第三類：不定時(shí)但是必須經(jīng)常會見的人第四類會見不經(jīng)常往來的人第五類：不速之客會見分析時(shí)間管理啟示不良的會見極其容易浪費(fèi)時(shí)間，而且還沖擊和打亂其他時(shí)間安排，所以，要堅(jiān)決克服。學(xué)會約定會見用時(shí)。盡可能事先確認(rèn)會見目標(biāo)，以便較為準(zhǔn)確地預(yù)估用時(shí)。學(xué)會對付無故拖延的方法。會議分析會前準(zhǔn)備情況分析有無會議計(jì)劃、目標(biāo)、議程、用時(shí)安排時(shí)間和地點(diǎn)是否恰當(dāng)參加人是否適當(dāng)和必須會議過程分析是否準(zhǔn)時(shí)開會，為什么是否跑題是否按計(jì)劃進(jìn)行秩序是否正常是否有人中途出去是否按時(shí)結(jié)束會后分析會議紀(jì)要有沒有？發(fā)給與會者沒有會議決議的執(zhí)

4、行情況會議必要性評估會議分析時(shí)間管理啟示據(jù)統(tǒng)計(jì)，中層經(jīng)理用會議的時(shí)間約占工作時(shí)間的20，如何利用好這20的時(shí)間，是時(shí)間管理的重要環(huán)節(jié)。中層經(jīng)理自行主持召開的會議，一定要事先評估開會的必要性。事先準(zhǔn)確通知參與人員，明確會議議程和主題。嚴(yán)格會議紀(jì)律參加別人召集的會議，可請示主持人確認(rèn)會議規(guī)則，以免浪費(fèi)時(shí)間。干擾因素分析列出干擾因素突發(fā)性干擾拖延性干擾對干擾因素排序?qū)ν话l(fā)性干擾的分析羅列出干擾所帶來的后果尋求對策干擾因素分析時(shí)間管理啟示通過對干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。在拖延干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏自律”。在突發(fā)性干擾中，最重要克服的是“突然約見”。都

5、是誰干擾了你的時(shí)間安排，偷走了你的時(shí)間？不同的人、不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，可能會有不同的順序。一定要清楚，誰對你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友、還是你自己？二、時(shí)間管理的原則原則一：80/20原則20的工作占整個(gè)工作的80%的價(jià)值集中80的精力做20的工作投入20的精力做另外80的工作如何堅(jiān)持80/20原則首先將你每天的工作全部列出對工作進(jìn)行如下分類時(shí)間和精力分配工作價(jià)值分類原則二：第二象限工作法不重要/不急不重要/急重要/不急重要/緊急重要四象限工作性質(zhì)分析工作：確定性工作（重要，位于一二象限）日常性工作（不重要，位于三四象限）重要的事情應(yīng)在計(jì)劃和事先考慮之中，所以不應(yīng)該急。工作要

6、分清主次，作自己該做的事，前提是要樹立正確的價(jià)值觀。重要的事情是指能為公司創(chuàng)造價(jià)值的事情（位于一二象限）不能來什么事做什么事，不能把急的事當(dāng)作重要的事。原則三：制訂計(jì)劃必須事先對工作做出計(jì)劃必須按照計(jì)劃去執(zhí)行、去實(shí)施必須留出處理不可預(yù)計(jì)事務(wù)的時(shí)間原則三：制訂計(jì)劃計(jì)劃管理的重點(diǎn)是：待辦單日計(jì)劃周計(jì)劃月計(jì)劃待辦單格式年月日優(yōu)先順序序號待辦事項(xiàng)完成人完成確認(rèn)12345678日計(jì)劃表上午下午優(yōu)先要做的預(yù)留事項(xiàng)待辦事項(xiàng)周計(jì)劃表星期工作一二三四五六工作事項(xiàng)最重要事項(xiàng)月計(jì)劃月計(jì)劃提供一種宏觀的視野，使周計(jì)劃更為有效。例：某經(jīng)理的10月的時(shí)間計(jì)劃10月份工作時(shí)間計(jì)劃去華東考察34月報(bào)截止日612789銷售會議

7、呈交預(yù)算報(bào)告12131415161718192021222324252627282930原則四：養(yǎng)成習(xí)慣什么是好的時(shí)間管理習(xí)慣壞習(xí)慣是可以改變并且必須改變的好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且必須要形成的時(shí)間管理是一種可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成。三、時(shí)間管理的改進(jìn)方法如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理成功價(jià)值速度2（S=VC2）生理節(jié)奏法柯維時(shí)間管理法艾維時(shí)間管理法日程表時(shí)間管理法時(shí)間管理的改進(jìn)方法消除電話干擾消除不速之客消除無效會議有效計(jì)劃克服條理不清克服經(jīng)常救火有效授權(quán)克服想干的事太多有效溝通克服拖延明確職責(zé)學(xué)會說“不”克服工作擱置克服文件雜陳克服辦公桌雜亂和個(gè)人混亂自律授

8、權(quán)課程目標(biāo)目標(biāo)一：認(rèn)知“管理就是通過別人完成工作”的意義目標(biāo)二：了解授權(quán)的三個(gè)要素目標(biāo)三：掌握授權(quán)的五個(gè)基本原則，并能運(yùn)用到授權(quán)中去課程內(nèi)容一、為什么不授權(quán)二、授權(quán)的三要素三、授權(quán)的五個(gè)原則四、有效一、為什么不授權(quán)授權(quán)是什么？授權(quán)是通過別人來完成工作目標(biāo)，而不是不分青紅皂白隨便把工作分配出去。授權(quán)表示你應(yīng)該授予權(quán)力，而不應(yīng)該授予責(zé)任，也不是將你自己沒有時(shí)間做或不想做的工作推給下屬。授權(quán)是讓下屬擁有恰好完成工作任務(wù)的適當(dāng)權(quán)限和自主能力。授權(quán)是決策權(quán)的下放。而不是尋找代理。授權(quán)是給你的下屬一定的決策權(quán)，而不是讓某個(gè)人幫你暫時(shí)代理，也不是尋找你的代理人。授權(quán)的含義教授由你全權(quán)負(fù)責(zé)的一項(xiàng)任務(wù)委托給另外

9、一個(gè)人。授權(quán)通常是以管理的形式存在。并且是企業(yè)內(nèi)部的回饋和控制機(jī)制。授權(quán)不是什么？授權(quán)不是參與。授權(quán)不是棄權(quán)。授權(quán)不是代理職務(wù)。授權(quán)不是授責(zé)。授權(quán)不是簡單的分工。授權(quán)不是主流或秘書的職務(wù)。授權(quán)的障礙來自于高層的障礙來自于下屬的障礙來自于組織內(nèi)的障礙來自于中層經(jīng)理自身的障礙中層經(jīng)理授權(quán)的特點(diǎn)中層經(jīng)理的授權(quán)更多地受到上級的控制和影響。中層經(jīng)理的授權(quán)經(jīng)常受到財(cái)權(quán)、人事權(quán)的控制以及其他部門的控制和影響。中層經(jīng)理授權(quán)比上司的授權(quán)面臨的困難更多、所需技巧性更強(qiáng)。中層經(jīng)理經(jīng)常要面對下屬的“反授權(quán)”。中層經(jīng)理授權(quán)的日常性較強(qiáng)、事務(wù)性較強(qiáng)。二、授權(quán)的三要素職責(zé)描述工作分派權(quán)力分解職責(zé)描述常見的問題沒有職位說明書

10、職位說明書流于形式職位描述中的錯(cuò)誤常見的錯(cuò)誤后果職責(zé)缺失職責(zé)是授權(quán)的前提，他不負(fù)責(zé)此事，你憑什么向他授權(quán)職責(zé)模糊到時(shí)候又會事事請示，影響授權(quán)職責(zé)交叉導(dǎo)致無法授權(quán)或授權(quán)的不確定性其他上級交辦的工作這一項(xiàng)如果過大，或者任職經(jīng)常做的工作是“上級臨時(shí)交辦的其他工作”的話，就不用編制職位說明書工作分派分派工作是三種方式：設(shè)定目標(biāo)和制定計(jì)劃下達(dá)命令或指示制訂工作規(guī)范權(quán)力分解權(quán)有三方面的含義人事權(quán)人員的任用、考慮、獎(jiǎng)懲、給薪、開發(fā)等財(cái)務(wù)權(quán)預(yù)算審批、費(fèi)用支出、利潤分配、成本控制等業(yè)務(wù)權(quán)什么時(shí)、在什么地點(diǎn)、以什么方式、做什么事授權(quán)的四種類型必須授權(quán)的工作可以授權(quán)的工作應(yīng)該授權(quán)的工作不應(yīng)該授權(quán)的工作必須授權(quán)的工作

11、有以下特征：授權(quán)風(fēng)險(xiǎn)低經(jīng)常重復(fù)下屬會做的更好下屬能夠做好應(yīng)該授權(quán)的工作有以下特征：剛?cè)温殨r(shí)不具備完成此項(xiàng)工作的能力，在上司的輔導(dǎo)和專業(yè)培訓(xùn)下，逐步掌握或基本掌握了此項(xiàng)工作的方法和技能。過去從來沒有做過，對上司和下屬都具有挑戰(zhàn)性，但風(fēng)險(xiǎn)不大。雖然整個(gè)工作授權(quán)給下屬可能有很大風(fēng)險(xiǎn)，但可一通過劃分權(quán)限對關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制的工作?？梢允跈?quán)的工作授權(quán)下屬做這類工作，一般是出于鍛煉下屬的考慮，或者是中層經(jīng)理實(shí)在脫不了身。這類工作由于有較大的不可控制的風(fēng)險(xiǎn)，所以，授權(quán)時(shí)不能將相應(yīng)的責(zé)任也計(jì)入對任職人的考核和評價(jià)中，而是“錯(cuò)了算我的，對了算你的”。這樣才能解除下屬的顧慮，大膽地在授權(quán)范圍內(nèi)開展工作。不應(yīng)授權(quán)的工

12、作這類工作包括：需要身份的設(shè)定工作目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)的重大決策新進(jìn)人員甄選，直接下級的考核與獎(jiǎng)懲財(cái)務(wù)簽字權(quán)和采購審批權(quán)信息披露受限制的三、授權(quán)的五個(gè)原則權(quán)責(zé)對等適度授權(quán)個(gè)性化授權(quán)循序漸進(jìn)建立“約定”原則一：權(quán)責(zé)對等常見的問題責(zé)大權(quán)小責(zé)小全大濫用權(quán)責(zé)越權(quán)分責(zé)不分權(quán)代理職務(wù)原則二：適度授權(quán)第五級：委托式關(guān)注結(jié)果第四級：追蹤式在過程中“先斬后奏第三級：把關(guān)式任職人在關(guān)鍵環(huán)節(jié)請示批準(zhǔn)第二級：批準(zhǔn)式任職人在取得上司批準(zhǔn)后工作第一級：指揮式任職人按照命令和指示工作原則三：個(gè)性化授權(quán)之所以“什么職授什么權(quán)”的思想被中層經(jīng)理廣泛認(rèn)同，是因?yàn)椋阂?、受組織層級和權(quán)力金字塔的影響，在中層經(jīng)理的概念當(dāng)中，什么職位具有什么權(quán)力

13、是理所當(dāng)然的事。二、一般來說，公司的高層、中層管理人員的權(quán)限是書面化的、標(biāo)準(zhǔn)化的。三、“什么職授什么權(quán)”意味著“一碗水端平”，不會引起下屬之間的矛盾。四、比較容易操作。原則四：循序漸進(jìn)階段一：低能力、高意愿階段二：部分能力、低意愿階段三：高能力、變動(dòng)的意愿階段四：高能力、高意愿原則五：建立“約定”建立“約定”意味著上司與下屬要：一、溝通期望二、平等對話三、約定“條款”四、約定“硬約束四、有效授權(quán)評估目前工作狀況將授權(quán)內(nèi)容分組授權(quán)人員的選擇求同存異監(jiān)控工作進(jìn)展授權(quán)過程分析指 派說明工作控制評估選擇需要授權(quán)的工作選擇被授權(quán)者明確的工作監(jiān)控和鼓勵(lì)檢查和修正評估目前工作狀況哪些工作就不必完成？哪些工作

14、應(yīng)該讓其他人去完成？哪些工作只有我才能完成？即不要親自做，也不要授權(quán)把這些工作授權(quán)下屬應(yīng)該排列優(yōu)先順序授權(quán)人員的選擇培訓(xùn)被授權(quán)者（注意：千萬不要接受被授權(quán)者的自我貶低，當(dāng)授權(quán)者需要有人幫助時(shí)，保證他能夠與你聯(lián)系、不要讓下屬承擔(dān)太對的工作）選擇能坦誠提出不同意見的被授權(quán)者尋找有主動(dòng)性的員工確定需要授權(quán)的工作尋求原則上的一致討論保留意見要求對方作出承諾與選中的人討論避免過早要求對方作出承諾提出解決方法并消除顧慮獲得被授權(quán)人的同意求同存異監(jiān)控工作進(jìn)展施加控制過程監(jiān)控的方式降低授權(quán)過程風(fēng)險(xiǎn)收放自如的授權(quán)評估授權(quán)工作中的困難案例：銷售部經(jīng)理肖經(jīng)理的一天上午8:30 部門例會9:00 看資料、文件9:15

15、 接聽電話9:30下屬來請示工作9:45與財(cái)務(wù)部經(jīng)理討論費(fèi)用問題10:20替上司去開會10:55給外地辦事處打電話11:10與行政經(jīng)理聊天11:30替下屬修改銷售報(bào)告12:00吃飯下午1:00 接待一個(gè)客戶1:30準(zhǔn)備向上司回報(bào)資料2:00回報(bào)工作2:30下屬來談工作困難/抱怨2:50與人事經(jīng)理談獎(jiǎng)金問題3:20接投訴電話3:30詢問下屬投訴之事3:50老總找4:20下屬又來請示工作4:30撰寫招聘計(jì)劃5:00與人事經(jīng)理協(xié)商案例分析列出時(shí)間清單分析表？通過對肖經(jīng)理的時(shí)間清單分析，得出的結(jié)論？工作清單分析？會見分析？會議分析？干擾因素分析？ 回答“是”得5分，“否”得0分。80-100分你能最充

16、分地利用自己的時(shí)間，從而不必因完不成任務(wù)而加班加點(diǎn)或?qū)⒐ぷ鲙Щ丶摇?0-80分你基本上能夠有效地支配時(shí)間，只在某些方面仍須改進(jìn)，可參考測試結(jié)果對照檢查。30-60分由于做事計(jì)劃性差，效率低，你給自己增加了很多工作壓力，你的問題主要集中在三個(gè)方面：主次不分，眉毛胡子一起抓；不能充分相信下屬，大膽放權(quán)；精力分散，受不速之客干擾。主要下決心改正以上不足，你一定能在有限的時(shí)間里取得更高效益。30分或以下你即將面臨嚴(yán)重的健康問題或被解職，除非你立即全力以赴提高效益，后果將不堪設(shè)想。必須養(yǎng)成的習(xí)慣你每天要花30分鐘作計(jì)劃你要有書面的待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃和月度計(jì)劃你每周都將你的工作排出優(yōu)先順序你能在高效的

17、時(shí)間里做完你的重要工作你的授權(quán)形成了一種工作風(fēng)格和管理方式你已養(yǎng)成對付干擾的工作作風(fēng)你明確的生活和工作目標(biāo)你保證一天內(nèi)有一段時(shí)間不受干擾會有效利用零星時(shí)間有得力的秘書或充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備文件柜或辦公桌整潔、條理清楚在固定的時(shí)間里處理往來的函件盡量將無用的文件處理掉能使每件工作善始善終，避免頭緒多而亂除非萬不得已才召開會議常年使用工作效率手冊請對下面的案例按要求進(jìn)行分類某公司生產(chǎn)部經(jīng)理李文的一天工作內(nèi)容：部門例會20分鐘看資料、文件0.5小時(shí)下屬來請示工作15分鐘財(cái)務(wù)部經(jīng)理討論費(fèi)用問題0.5小時(shí)與行政經(jīng)理聊天20分鐘替下屬修改工作報(bào)告40分鐘與下屬討論生產(chǎn)計(jì)劃的制訂1小時(shí)與中實(shí)公司（外包

18、合作方）討論生產(chǎn)進(jìn)度問題1小時(shí)與質(zhì)管部經(jīng)理共進(jìn)午餐，溝通產(chǎn)品質(zhì)量問題1小時(shí)與生技科經(jīng)理討論模具結(jié)構(gòu)問題1小時(shí)培訓(xùn)部門員工激勵(lì)機(jī)制及考核問題45分鐘有一位員工鬧情緒，做思想工作20分鐘生產(chǎn)計(jì)劃編制、生產(chǎn)成本核算1小時(shí)閱讀內(nèi)部刊物1小時(shí)檢查下屬工作0.5小時(shí)上司找20分鐘制定車間現(xiàn)場的生產(chǎn)管理制度1小時(shí)表揚(yáng)一位下屬制定個(gè)人發(fā)展規(guī)劃40分鐘辭退一位不合格員工10分鐘將上面所列工作按時(shí)間象限管理法進(jìn)行分類，在四個(gè)象限中填入相應(yīng)的序號重要緊急將上面所列工作按授權(quán)類型進(jìn)行分類（只需填寫序號）應(yīng)該授權(quán)的不應(yīng)該授權(quán)的必須授權(quán)的可以授權(quán)的測試題：你能支配自己的時(shí)間嗎？支配時(shí)間即支配自己，下列問題將有助于你衡量自己支配時(shí)間的能力。請回答“是”或“否”（否）你是否一到公司便列出當(dāng)日工作安排？（是）你是否在固定的時(shí)間里處理往來函件，如上午或下午？（是）你是否將無用的文件處理掉，而不是機(jī)械地歸檔？（否）你是否能避免各種浪費(fèi)時(shí)間與精力的“瑣事”干擾正常工 作？（否）你能使每項(xiàng)工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？（是）你能注意縮短用餐、飲茶時(shí)間嗎？（是）你只歡迎那些實(shí)實(shí)在在，對公司有益的推銷員或顧問嗎？（否）你除非萬不得已才召開會議嗎？（是）你只參加那些對本部門的工作有直接影響的會議嗎？（是）你收到函件后是否閱后立即處理？（否）