建業(yè)物業(yè)檔案管理規(guī)定(共13頁)

1、PAGE PAGE 15物業(yè)(w y)服務(wù)總公司檔案管理規(guī)定第一章 總則(zngz)第一條 為了(wi le)加強公司系統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化,更好地為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法和總公司辦公制度有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本規(guī)定。第二條 凡總公司各分支機構(gòu)（下稱各分支機構(gòu)）在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司管理部提交。 第三條 各分支機構(gòu)的負責人應(yīng)重視本部門文件資料的管理和立卷工作，必須配備專職或兼職人員負責檔案管理工作。第四條 公司系統(tǒng)的檔案立卷工作和檔案管理工作由總公司管理部負責監(jiān)督和指導。第二章 原則第五條 公

2、司檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，要健全完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確責任分工。第六條 公司要建立由公司負責人、管理部和專(兼)職檔案管理人員組成的三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。管理部要做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，并指導、監(jiān)督本公司各分支機構(gòu)做好文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。第七條 一、檔案人員（專、兼職）應(yīng)具有高度的組織性紀律性，堅持集中統(tǒng)一的原則，對各部門工作中收集的相關(guān)資料立卷歸檔，不允許非檔案部門和個人私自占有檔案；堅持利用制度，不得違反制度擅自提供檔案為他人利用，自覺執(zhí)行檔案工作中的各項管理規(guī)定，維護正常的檔案工作秩序。二、檔案工作是一項機密性很強的工作，因而

3、要求檔案人員具有高度的責任感，要有嚴格的保密觀念和保密習慣，不得向任何人泄露單位機密，要維護單位的利益，要保證檔案的絕對安全。第三章 歸檔(gudng)內(nèi)容(nirng)第八條 根據(jù)行業(yè)特點，結(jié)合(jih)本公司實際情況，特規(guī)范公司歸檔內(nèi)容如下：一、合同類（HT）序號標準內(nèi)容歸檔資料1工程合同(GC)工程維修、安裝及施工類合同。2安防合同(AF)安防施工合同。3租賃合同(ZL)房屋及相關(guān)場地的租賃合同。4委托合同(WT)與開發(fā)公司簽訂的前期物業(yè)服務(wù)合同或與業(yè)主委員會簽訂的物業(yè)服務(wù)委托合同，電梯、綠化、垃圾清運外委合同。5供用水電氣合同(SDQ)供水、供電、供氣、網(wǎng)絡(luò)使用、供熱合同。6常規(guī)合同(

4、CG)各種非工程維修的協(xié)議、制作合同、印刷合同、訂貨合同等。7對外拓展合同(TZ)對外簽訂的物業(yè)管理顧問服務(wù)的合同等。8三方協(xié)議(SF)在工程未交付之前，與開發(fā)商、施工方共同簽訂的協(xié)議，約定報修等工程遺留問題的解決方案。9星級服務(wù)協(xié)議(XJ)有關(guān)星級服務(wù)與合作方簽訂的各類協(xié)議。10熱力合同(RL)特指由總公司保存的熱力公司合同。11中介合同(ZJ)特指中介公司對外簽訂的合同。二、文件類(WJ)序號標準內(nèi)容歸檔資料1政府文件(ZF)政府相關(guān)部門（建設(shè)廳、房管局、辦事處等）下發(fā)的一切文件。2外來文件(WL)集團以外單位（除政府相關(guān)部門）發(fā)給公司的一切正式行文。3集團文件(JT)集團相關(guān)單位發(fā)給物業(yè)

5、公司的一切正式行文。4公司文件(GS)以公司名義對外、對內(nèi)發(fā)布的函、報告、通報等文件與資料。5公司證件(ZJ)公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、收費許可證或文件、稅務(wù)登記證、組織代碼證、租賃許可證、安防施工證、ISO9000認證證件等相關(guān)證件或復印件。6公司制度(ZD)總公司下發(fā)的規(guī)章制度。7品牌宣傳(PP)VI系統(tǒng)、榮譽證書、公司簡介、宣傳圖片、宣傳冊等。8好人好事(HH)指公司各分支機構(gòu)涌現(xiàn)出來的先進事跡。9會議紀要(HY)指公司及各部門的各項會議會議紀要。10法律事務(wù)(FL)指公司解決法律糾紛問題形成的原始材料及訴訟文件。11銷售資料(XS)項目的宣傳單頁、報紙宣傳及網(wǎng)絡(luò)宣傳等。12聲像檔案(SX

6、)照片檔案（按年度保存公司有紀念意義的珍貴圖片）和光盤檔案（保存公司有紀念意義的光盤資料）。13熱力文件(RL)特指總公司保存的熱力公司文件。三、資產(chǎn)類(ZC)序號標準內(nèi)容歸檔資料1資產(chǎn)管理臺帳(TZ)指公司所屬固定資產(chǎn)、低值易耗品、工具資產(chǎn)管理帳目及報廢、調(diào)撥手續(xù)、小區(qū)公用工具保管及使用手續(xù)等。2采購物資(CG)供方能力評價記錄、合格供方名錄、合格物資一欄表、各類物品合格證、采購計劃表、倉庫盤點表。四、物業(yè)服務(wù)類(WF)序號標準內(nèi)容歸檔資料（一）基礎(chǔ)管理(JC)1前期合同簽訂(HT)物業(yè)招投標資料，時間、地點、參與人員及相關(guān)手續(xù)。物業(yè)費收費標準備案資料。前期服務(wù)協(xié)議及協(xié)議備案資料。2維修資金

7、(WJ)維修資金帳目。維修資金的使用情況登記。3公眾制度(ZD)業(yè)主手冊、裝飾裝修管理規(guī)定等。臨時管理規(guī)約，業(yè)主對臨時管理規(guī)約的承諾書。管理規(guī)約等等。4業(yè)委會成立(YWH)業(yè)主大會議事規(guī)則。 成立的資料。如業(yè)委會成立申批、備案資料。5爭創(chuàng)文件(ZC)指公司及各小區(qū)申報示范小區(qū)、文明小區(qū)、綠化小區(qū)、誠信單位等榮譽稱號的文件：創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃方案及實施方案。創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃方案及實施方案的業(yè)主委員會的同意簽批文件。6作業(yè)文件(ZY)各類管理制度、考核制度，崗位職責、工作標準等。7上崗證員工上崗證、電工證、電梯工證、鍋爐工證、園藝師證等原件或復印件。8信息收集反饋(XX)24小時值班制度、回訪制度。服務(wù)登記本、工程

8、遺留問題匯總表、客戶投訴記錄表、客戶投訴匯總及處理情況表等。9征求業(yè)主意見(YJ)實施意見征詢的方案；集團與本部門客戶滿意度調(diào)查表及匯總分析表。滿意度問題整改及回訪記錄。滿意度提升措施。業(yè)主懇談會相關(guān)資料。10維修服務(wù)(WX)維修及時率100，返修率1相關(guān)規(guī)定及回訪記錄（維修任務(wù)單）。（二）房屋管理與維修養(yǎng)護(FW)11設(shè)施標識(BS)園區(qū)平面圖、路標、單元標識、綠化、消防等設(shè)施標識照片。12制止私搭亂建(SDJ)空調(diào)、太陽能、熱水器等安裝方案。商鋪門頭安裝方案。住改非是否有手續(xù)記錄（相關(guān)業(yè)主同意），如無手續(xù)，物業(yè)是否有管理記錄。陽臺封閉、防盜網(wǎng)方案、安全承諾書（包括養(yǎng)護）。定期巡查記錄。13

9、室外標識巡查(XC)室外標識定期巡查記錄。14房屋裝飾裝修(ZX)制度齊全、巡查提醒整改記錄。 裝修管理相關(guān)資料。房屋大中修等修繕記錄。（三）共用設(shè)施設(shè)備管理(SSSB)15設(shè)備設(shè)施記錄(JL)相關(guān)設(shè)施設(shè)備管理規(guī)定。（入公司制度）各種設(shè)備的操作規(guī)程和保養(yǎng)規(guī)范。設(shè)備臺帳。設(shè)施設(shè)備的運行記錄。年度設(shè)施設(shè)備養(yǎng)護計劃及維修養(yǎng)護記錄。16污雨水記錄(WS)定期巡查記錄、維護計劃記錄?；S池清理記錄。17供水記錄(GS)停水及事故處理方案；蓄水池、箱的清洗消毒記錄；水質(zhì)化驗報告；衛(wèi)生許可證、健康證。供水系統(tǒng)管理相關(guān)制度。（入公司制度）泵房管理相關(guān)記錄。18供配電記錄(GD)供電系統(tǒng)管理相關(guān)制度。（入公司制

10、度）停電及事故處理方案。配電房管理相關(guān)記錄。19電梯運行記錄(DT)電梯緊急預(yù)案；電梯維保合同（入委托合同中）；電梯定期維修保養(yǎng)單；電梯的日常巡視單。電梯中、大修的資料證明、電梯年檢合格證、年檢報告。電梯管理規(guī)定。（入公司制度）20供暖記錄(GN)供暖相關(guān)操作流程及制度。（入公司制度）供暖總結(jié)。供暖相關(guān)記錄。（四）保安、消防、車輛管理(BXC)21安全管理(GL)安全管理方案。禮兵值班制度、巡邏制度等齊全。制度執(zhí)行、培訓、考核相關(guān)記錄。22安全標識(BS)各種標識齊全（圖片），安全標識統(tǒng)計表。23消防記錄(XF)消防應(yīng)急方案，是否進行演練和總結(jié)，照片。消防設(shè)施設(shè)備巡查表；消防器材維修保養(yǎng)記錄。

11、消防系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定。（入公司制度中）24車輛管理(CL)管理制度，登記記錄等。（外圍停車場的收費許可證等手續(xù)資料）（五）環(huán)境衛(wèi)生管理(HW)25環(huán)衛(wèi)臺帳(TZ)環(huán)衛(wèi)設(shè)施臺帳。（垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉(zhuǎn)站等）26保潔作業(yè)(ZY)各類作業(yè)流程。保潔分布及保潔標準。保潔相關(guān)記錄。27垃極處理(LJ)垃圾清運管理制度，如果分包要有分包合同（入委托合同中）。消殺記錄，消殺藥品的使用記錄等。28商鋪管理(SP)商鋪管理規(guī)定、安裝方案、檢查記錄。（六）綠化管理(LH)29綠化記錄(JL)綠化管理制度，如果分包要有分包合同（入委托合同中）。綠化計劃、養(yǎng)護記錄等。（七）精神文明建設(shè)(JJ)30社區(qū)文化活動(H

12、D)社區(qū)文化策劃、實施、總結(jié)、存檔（相片)。社區(qū)文化建設(shè)的相關(guān)資料（公告、宣傳類資料）。（八）管理效益(XY)31物業(yè)收費(SF)物業(yè)收費報表。32便民有償服務(wù)(YC)有償服務(wù)價目表、相關(guān)記錄。33經(jīng)營狀況(JY)財務(wù)報表。五、人事(rnsh)類(RS)序號標準內(nèi)容歸檔資料1員工檔案(DA)求職申請表、2張一寸照片、身份證復印件、學歷證書復印件、體檢報告、月度考核表。2考勤(KQ)每月考勤表、每月員工簽到本。3各類申請單(SQ)員工加班申請單、請假申請單及休假申請表。4社會保險單(BX)所有參保人員的養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)等各項報表。5離職人員(LZ)所有離職人員的離職檔案。（分公司自行保管）6培訓

13、記錄(PX)每月的培訓情況。7360度測評(CP)管理人員的360度考核表。六、品質(zhì)(pnzh)管理類(PZ)序號標準內(nèi)容歸檔資料1內(nèi)部審核(NS)年度內(nèi)部審核資料。2外部審核(WS)年度外部審核資料。3管理評審(PS)年度管理評審資料。4不合格項糾正（預(yù)防）措施(JZ)年度不合格項糾正（預(yù)防）措施。5月管理目標、指標完成情況統(tǒng)計分析(TF)每月管理目標、指標完成情況統(tǒng)計分析。6月管理目標、指標檢驗匯總分析(HF)每月管理目標、指標檢驗匯總分析。7文件修訂(XD)年度文件修訂單。8文件銷毀(WX)年度文件銷毀申請。9記錄銷毀(JX)記錄銷毀單。10受控文件發(fā)放及回收登記表(SK)受控文件發(fā)放及

14、回收登記表。11月份檢驗單發(fā)放統(tǒng)計(JYD)每月檢驗單發(fā)放統(tǒng)計。12法律法規(guī)(FLG)法律法規(guī)及其他要求目錄清單、法律法規(guī)文本。13品質(zhì)部抽檢單(CJ)職能部門、熱力公司品質(zhì)部抽檢單。各服務(wù)中心品質(zhì)部抽檢單。分公司品質(zhì)部抽檢單。14業(yè)主回訪單(HF)服務(wù)中心業(yè)主回訪單。分公司業(yè)主回訪單。15服務(wù)過程檢驗單(JY)職能部門、熱力公司服務(wù)過程檢驗單。各服務(wù)中心服務(wù)過程檢驗單。分公司服務(wù)過程檢驗單。七、財務(wù)(ciw)類(CW)序號標準內(nèi)容歸檔資料1憑證(PZ)原始憑證、記賬憑證、匯總憑證。2帳本(ZB)總賬、明細賬。3各種收費記錄(JL)原始單據(jù)、收據(jù)、發(fā)票、食堂賬目等。4財務(wù)報告(BG)年度審計報

15、告、年度匯算報告。5清冊(QC)會計檔案銷毀清冊、會計檔案保管清冊。八、業(yè)主檔案類序號標準內(nèi)容歸檔資料1業(yè)主檔案按小區(qū)、樓號、單元、戶分類、保存。業(yè)主資料入檔齊全：前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議、業(yè)主公約、裝修協(xié)議、裝修管理規(guī)定、業(yè)主基本情況表、業(yè)主身份證復印件及照片、房屋買賣合同及發(fā)票復印件、入住通知書、領(lǐng)鑰匙單、豢養(yǎng)犬只協(xié)議、消防安全責任書、驗房表、維修任務(wù)單等。九、工程(gngchng)類序號標準內(nèi)容歸檔資料1 樓竣工資料1、卷內(nèi)文件目錄。2、開、竣工報告。3、工期順延表。4、施工合同。5、施工許可證；規(guī)劃許可證。6、報建申請表。7、監(jiān)督登記表；監(jiān)督計劃書。8、文物鉆探圖、地質(zhì)勘查報告或巖土工程勘察報

16、告。9、消防審核意見書、消防驗收意見書。10、施工圖審查報告。11、中標通知書。12、施工組織設(shè)計。13、圖紙會審紀要。14、設(shè)計變更分目錄。15、設(shè)計變更。16、技術(shù)交底分目錄。17、一級交底。18、二級交底。19、三級交底（分項工程技術(shù)交底）。20、施工日記。21、建筑工程保修書。 22、見證取樣匯總表。23、鋼材出廠合格證、試驗報告匯總表。24、鋼材出廠合格證、試驗報告。25、水泥出廠合格證、復試報告匯總表。26、水泥出廠合格證、復試報告。27、磚分目錄表。28、磚出廠合格證、試驗報告。29、骨料分目錄表（石子、砂子）。30、骨料出廠質(zhì)量證明、復試報告。31、外加劑分目錄表。32、外加劑

17、出廠質(zhì)量合格證和復試報告。33、防水材料分目錄表。34、防水材料出廠質(zhì)量合格證和復試報告。35、預(yù)制混凝土構(gòu)件分目錄表。36、預(yù)制混凝土構(gòu)件質(zhì)量合格證、結(jié)構(gòu)性能檢測報告和試驗報告。37、其它材料分目錄表。38、其它材料質(zhì)量合格證。39、配合比分目錄表。40、混凝土、砂漿、瀝青、瑪締脂（瀝青膠）配合比。41、地基驗槽記錄。42、地基驗槽圖。43、地基釬探平面布置圖。44、地基釬探記錄。45、隱蔽驗收記錄。46、結(jié)構(gòu)吊裝記錄。47、吊裝平面圖。48、基礎(chǔ)工程結(jié)構(gòu)驗收記錄。49、主體結(jié)構(gòu)檢測。50、主體工程結(jié)構(gòu)驗收記錄。51、單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料檢查記錄。52、單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗

18、收記錄。53、單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄。54、單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄。55、檢驗批、分項、分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄。56、混凝土施工記錄、大體積混凝土測溫記錄。57、砌體施工記錄。58、混凝土坍落度記錄。59、混凝土澆筑令。60、開盤鑒定。61、示磅記錄。62、檢測任務(wù)委托單。63、直螺紋（機械連接）加工記錄。64、直螺紋（機械連接）接頭質(zhì)量檢查記錄。65、材料報驗單。66、設(shè)備報驗單。67、工程報驗單。68、施工組織設(shè)計（施工方案）。69、圖紙會審紀要。70、設(shè)計變更分目錄。71、設(shè)計變更。72、技術(shù)交底分目錄。73、技術(shù)交底。74、施工日

19、記。75、材料設(shè)備出廠合格證匯總表。76、材料設(shè)備出廠合格證。77、隱蔽驗收記錄。78、檢驗批、分項、分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄。79、試驗部分（室內(nèi)給排水、采暖、電氣）。80、室內(nèi)給水管道的水壓試驗。81、給水系統(tǒng)通水試驗。82、給水系統(tǒng)管道沖冼和消毒報告。83、消火栓系統(tǒng)試射試驗。84、水箱滿水(水壓)試驗。85、閥門試驗。86、排水管道灌水試驗。87、排水管道通球試驗。88、衛(wèi)生器具滿水和通水試驗。89、散熱器水壓試驗。90、采暖系統(tǒng)水壓試驗。91、采暖系統(tǒng)沖洗試驗。92、采暖系統(tǒng)運行和調(diào)試記錄。93、電氣絕緣電阻測試記錄。94、避雷及接地電阻測試記錄。95、電氣器具通電試運行記錄。

20、96、電氣器具通電安全檢查記錄。2 樓竣工圖紙1、建筑施工竣工圖紙。2、結(jié)構(gòu)施工竣工圖紙。3、電氣施工竣工圖紙。4、給排水施工竣工圖紙。5、暖通施工竣工圖紙。3配套工程竣工資料（一）小區(qū)規(guī)劃紅線圖、規(guī)劃總平面圖（含道路）。（二）小區(qū)道路工程及道路照明工程竣工圖、竣工資料。（三）小區(qū)供水管網(wǎng)工程竣工圖、竣工資料。（四）小區(qū)供配電工程竣工圖、竣工資料。4.1設(shè)備制造廠提供的產(chǎn)品說明書、試驗記錄、合格證件及安裝圖紙和出廠試驗報告等技術(shù)文件。4.2安裝全過程技術(shù)記錄、設(shè)備吊檢時檢查及處理記錄、干燥記錄等；4.3變壓器冷卻裝置及各附件(套管、互感器、分接開關(guān)、氣體繼電器、壓力釋放閥及儀表等)在安裝時的試

21、驗報告。4.4高壓開關(guān)柜出廠原始記錄、安裝使用說明書。4.5變壓器冷卻系統(tǒng)，有載調(diào)壓裝置的控制及保護回路的安裝竣工圖、備品備件移交清單。4.6設(shè)計變更及變更設(shè)計的證明文件。4.7工程竣工圖。（五）小區(qū)雨污水管網(wǎng)工程竣工圖、竣工資料。（六）小區(qū)園林景觀綠化工程竣工圖、竣工資料。6.1小區(qū)園林景觀綠化工程施工合同。6.2綠化苗木清單。6.3照明、水泵等電氣設(shè)備出廠合格證、檢驗報告。6.4小區(qū)園林綠化工程竣工圖。（七）消防工程竣工圖、竣工資料。7.1消防工程開工報告。7.2消防工程竣工報告。7.3消防設(shè)備安裝表。7.4圖紙會審記錄。7.5消防設(shè)備開箱記錄。7.6隱蔽工程驗收記錄。7.7參加自檢人員名

22、單。7.8大事記錄。7.9消防器材設(shè)備合格證、質(zhì)量保證文件匯總表。7.10絕緣電阻測試記錄。7.11電氣接地電阻測試記錄。7.12電纜敷設(shè)施工檢查記錄。7.13電氣配管隱蔽檢查記錄。7.14消防電氣柜（盤）安裝檢查記錄。7.15火災(zāi)探測器功能試驗記錄。7.16火災(zāi)自動報警控制器功能試驗記錄。7.17消防聯(lián)動控制設(shè)備功能試驗記錄。7.18火災(zāi)事故廣播設(shè)備功能試驗記錄。7.19消防通訊設(shè)備功能試驗記錄。7.20消防主備電源自動切換功能試驗記錄。7.21消防控制電梯功能試驗記錄。7.22消防管道安裝檢查記錄。7.23管道隱蔽工程檢查記錄。7.24消防管道系統(tǒng)驗收記錄。7.25消防管道吹洗吹掃記錄。7

23、.26安全閥調(diào)試記錄。7.27減壓孔板安裝檢查記錄。7.28減壓閥調(diào)試記錄。7.29閥門及水泵結(jié)合器試驗記錄。7.30自動噴水滅火系統(tǒng)功能試驗記錄。7.31消火栓系統(tǒng)功能試驗記錄。7.32水噴霧自動滅火系統(tǒng)功能試驗記錄。7.33氣體滅火系統(tǒng)施工記錄（滅火器貯存容器）。7.34選擇閥等組合分配系統(tǒng)集流管試驗記錄。7.35滅火劑輸送管道試驗記錄。7.36氣體滅火系統(tǒng)調(diào)試報告。7.37氣體滅火系統(tǒng)功能試驗記錄。7.38通風、空調(diào)、防排煙設(shè)備聯(lián)動控制功能試驗記錄。7.39防火卷簾聯(lián)動控制功能試驗記錄。（八）電梯安裝工程竣工圖、竣工資料。8.1制造企業(yè)應(yīng)提供的資料和文件：（1）裝箱單；（2）產(chǎn)品出廠合格

24、證；（3）機房井道布置圖；（4）使用維護說明書（應(yīng)含電梯潤滑匯總圖表和電梯功能表）；（5）動力電路和安全電路的電器線路示意圖及符號說明；（6）電器敷線圖；（7）部件安裝圖；（8）安裝說明書；（9）安全部件（門鎖裝置、限速器、安全鉗及緩沖器式）實驗報告和結(jié)論副本，其中限速器與漸進式安全鉗還須有調(diào)試證書副本；（10）監(jiān)督檢驗證明。8.2安裝企業(yè)應(yīng)提供的資料和文件：（1）安裝自檢記錄；（2）安裝過程中事故記錄與處理報告；（3）由電梯使用單位提出的經(jīng)制造企業(yè)同意的變更設(shè)計的證明文件。8.3電梯的檢驗報告及合格證。8.4質(zhì)保期電梯運行故障和事故記錄。（九）熱交換站工程竣工圖、竣工資料。9.1開工報告、圖

25、紙會審記錄、設(shè)計變更或洽商記錄、施工組織設(shè)計或施工方案。9.2主要材料、成品、半成品、配件、器具和設(shè)備出廠合格證及進場驗收單。主要設(shè)備必須有完整的安裝使用說明書。9.3隱蔽工程驗收及中間試驗記錄、設(shè)備試運轉(zhuǎn)記錄。安全和使用功能檢驗、檢測記錄。9.4檢驗批、分部、分項、子分項工程質(zhì)量驗收記錄。9.5工程竣工圖。（十）小區(qū)智能安防工程竣工圖、竣工資料。10.1開工報告。10.2施工合同。10.3隱蔽工程驗收記錄。10.4設(shè)備材料進場報驗單、設(shè)備檢驗報告、設(shè)備檢驗合格證、設(shè)備安裝調(diào)試記錄。10.5工程竣工設(shè)備清單。10.6各分項工程竣工圖。（十一）人防工程（地下車庫）竣工圖、竣工資料。（十二）小區(qū)閉

26、路電視、電話、寬帶等通訊工程竣工圖、竣工資料。4省優(yōu)、國優(yōu)資料1、建設(shè)項目申請報告、批復、項目建議書、可行性研究報告、設(shè)計任務(wù)書等。2、項目招標、投標、評標報告的批準文件。3、申請批準用地的文件有：紅線圖、土地征購證書、購地平面圖及征購合同。4、用地規(guī)劃許可證；土地使用許可證；建設(shè)工程規(guī)劃許可證；拆遷許可證；建筑開工許可證。5、消防審核表、消防審核意見書。6、工程質(zhì)量監(jiān)理合同、工程質(zhì)量監(jiān)督書、建設(shè)條件意見書。7、商品房預(yù)售許可證。8、工程備案手續(xù)。9、開發(fā)公司移交消防系統(tǒng)、配電設(shè)施竣工驗收手續(xù)；二次供水的準建證、準用證、水質(zhì)化驗合格證，監(jiān)控系統(tǒng)、智能道閘、摟宇對講、電梯等相關(guān)合同、合格證明。1

27、0、產(chǎn)權(quán)資料。11、機電設(shè)備資料。12、公共配套設(shè)施接管驗收手續(xù)。13、公共部位鑰匙、兩書等物料交接資料 第四章 歸檔(gudng)范圍第九條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、傳真(chunzhn)、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片等）均屬歸檔(gudng)范圍。第十條 各分支機構(gòu)應(yīng)在總公司備案的文件材料有：（一）各部門、各分支機構(gòu)的組織機構(gòu)代碼證正副本復印件（每年年審后需提交年審過的復印件一套）、營業(yè)執(zhí)照正副本復印件（每年年審后需提交年審過的復印件一套）、公章、稅務(wù)登記證正副本復印件、負責人身份證復印件。 （二）前期服務(wù)協(xié)議和建業(yè)物業(yè)服務(wù)總公司合同管理規(guī)定中需要上報

28、總公司備案的協(xié)議和合同。（三）創(chuàng)優(yōu)資料、所獲榮譽的資料、證書和好人好事等。第五章 立卷歸檔要求第十一條 各分支機構(gòu)必須設(shè)置檔案室或檔案存放專區(qū)。（一）采用內(nèi)部結(jié)構(gòu)簡單的鐵質(zhì)柜架盛裝檔案，規(guī)格為85*39*185（cm）。（見附件1）檔案柜必須粘貼檔案柜標簽。（見附件3）（二）檔案庫房內(nèi)柜架擺放與墻壁應(yīng)保持在10厘米以上的距離；每行柜架之間要留有通道，其間距應(yīng)不小于60厘米（密集架除外）。 （三）統(tǒng)一(tngy)采用塑料檔案盒存放檔案文件，規(guī)格為31.5*23.5*6(cm)。（見附件(fjin)2）檔案盒必須粘貼(zhnti)檔案盒標簽。（見附件4）（四）庫房要保持溫度在攝氏14-24，相對濕

29、度在45-60之內(nèi)；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。（五）所有檔案必須集中存放，檔案室及檔案柜必須上鎖。第十二條 公司各分支機構(gòu)應(yīng)及時將需歸檔的文件材料整理、立卷。 第十三條 各分支機構(gòu)必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。第十四條 各分支機構(gòu)向總公司管理部移交檔案時，應(yīng)嚴格履行移交手續(xù)。第十五條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：（一）檔案小標簽的粘貼：小標簽的邊緣與檔案左上角的邊緣對齊。（小標簽?zāi)０逡姼郊?）（二）檔案的入檔次序須按時間的先后順序,便于查閱。 （三）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（四）合同文件歸檔時，簽約申請表在前，按報告、批復、合同、預(yù)算、決算順序進行排序整理。（五）聲像材料應(yīng)用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。（六）本公司各部門及各分支機構(gòu)立卷所需的檔案盒、卷內(nèi)文件目錄表應(yīng)與總公司保持一致。（七）檔案管理流程：收集文件 區(qū)分范圍 分類別 分年度 排列文件 編寫文件編號 編制檔案文件目錄 粘貼檔案