工作計劃與時間管理

1、工作計劃與時間管理一 . 時間使用誤區(qū)因缺乏計劃而導致的時間浪費因不會拒絕而導致的時間浪費因不速之客干擾而導致的時間浪費因電話干擾而導致的時間浪費因會議過多而導致的時間浪費因5S不良而導致的時間浪費因事必躬親而導致的時間浪費因上司而導致的時間浪費因與秘書協(xié)調不當而導致的時間浪費二 . 工作計劃計劃的意義 :思考未來如何行動就是計劃 ,良好的計劃可使管理者避免成為無 頭蒼蠅.計劃的步驟. 確定目標. 探尋完成目標的各種途徑. 選定最佳的途徑. 將最佳的途徑轉化為每周每日的工作事項. 編排每周每日的工作次序并加以執(zhí)行. 定期檢查目標的現(xiàn)實性以及途徑的可行性上述的6個步驟其實就是：你要往哪里去以及你

2、要怎么走的問題，這是實際采取行動之前的一種思考模式，倘若不作此番思考與盤算，則作為管理者必將淪為一位隨波逐流，迷失自我的人不做計劃的借口與剖析借口剖析(1)沒必要,船到橋頭自然直做計劃,人支配工作不做計劃，工作支配 人(2)不做計劃,也能獨得實效該種實效的獨得并非來自良好的管理，完全是靠運氣(3)計劃與事實極難超于一致計劃中的疋期檢查使此條不能成為借口(4)不知如何做計劃非不能也，實不愿耳，因為工作計劃乃是主管上任的必修課目標的確立自己的目標:唯有自己的目標或自己參與成分較高的目標，實現(xiàn)目標的原動力才會大切合實際的目標：應在目標的”挑戰(zhàn)性”與”可行性”間取得平衡，太低的目標與太高的目標均不利于

3、執(zhí)行書面化的目標有助于內容的清晰書面化表示出個人的”決心投資”_不易遺忘_目標間的潛在予盾的協(xié)調具體, 可衡量的目標 : 含糊籠統(tǒng)的目標難作為行動的指南有期限的目標_ 避免拖延_ 選擇行動方案的考慮因素在確立某一目標時 , 管理者必須衡量實現(xiàn)該目標所需的總時間 ,然后將其區(qū) 分為若干細小的單位 , 以便令管理者在每一單位時間內且須照顧目標的一小部分 如一個為期 5 年的目標可分為 5 個”年度目標” , 而每一個”年度目標”又可分 為季,月,周,日目標.由此形成長 ,短程結合的”金字塔”.在上述”目標金字塔”中 , 最易把握的是”周目標”與”日目標” ,故管理 者必須依據(jù)周 / 日目標分別擬訂

4、”周工作計劃”與”日工作計劃”. 日計劃原則上應在前一工作日接近終了時擬好 , 理由是 : 第一. 此時可順便簡要地檢查一下當天的工作情況 , 如仿天哪此事做對了 ,哪些 事做錯了 , 事情是否是在自己掌握下進行 , 如何使明天的工作做得更好 第二. 事先擬好計劃 , 可使自己在心理上處于安穩(wěn)的狀態(tài) , 使自己一走進辦公室 能胸有成竹地著手工作 .第三. 事先擬好的計劃 , 可以作為權衡偶發(fā)事件的依據(jù) , 如工作中某一事件突然 發(fā)生, 此時管理者應先考慮突發(fā)事件是否比自己預先擬定的工作更重要,倘若是肯定的 ,那管理者應毫不猶豫地去處理這一宗突發(fā)事件 , 反之, 則可 設法拒絕或延遲處理 .次序

5、的決定假如管理者仔細地自我反省 ,就不難發(fā)現(xiàn) ,管理者大概是依據(jù)下列各種準則決定事情的優(yōu)先次序 :先做喜歡做的事 , 然后再做不喜歡做的事先做熟悉的事 , 然后再做不熟悉的事先做容易做的事 , 然后再做難做的事先做只需花費少量時間即可做好的事 , 然后再做需要花費大量時間才能做 好的事先處理數(shù)據(jù)齊全的事 , 然后再處理數(shù)據(jù)不齊全的事先做已排定時間的事 , 然后再做未經排定時間的事先做經過籌劃的事 , 然后再做未經籌劃的事先做別人的事 , 然后再做自己的事先做緊迫的事 , 然后再做不緊要的事先做有趣的事 , 然后再做枯燥的事先做易于完成的事件事或易于告一段落 , 然后再做難以完成的整件事或 維以

6、告一段落的事 .先做自己所尊敬的人或與自己有密切的利害關系的人所拜托的事 , 然后 再做自己所不尊敬的人或沒有密切的利害關系的人所拜托的事 .先做已發(fā)生的事 , 后做未發(fā)生的事 .以上各種準則 ,大致上都不符合有效的時間管理的要求 . 管理既然是以目 標的實現(xiàn)為導向 , 那么試問在一系列以實現(xiàn)目標為依據(jù)的待辦事項之中 , 到底哪些事項應先著手處理 ?哪些事項拖延處理 ,甚至不予處理 ?應按事情的”重要程度”編排行事的優(yōu)先次序 . 所謂”重要程度” ,即指對實現(xiàn)目 標的貢獻大小 ,對實現(xiàn)目標越有貢獻的事越是重要 ,它們越應獨得優(yōu)先 ; 處 對實現(xiàn)目標越無意義的事情 ,越不重要 ,它們愈應延后處理

7、 . 管理者不應全面否定按事情的”緩急程度”辦事的習慣 , 在此需要強調 的是,在編列行事次序時應先考慮事情的”輕重” , 然后再考慮事情的” 緩急” ,根據(jù)這個見解 , 各級管理者值得考慮采取的辦事次序應該是 :重要且緊迫的事 ;重要但不緊迫的事 ;緊迫但不重要的事 ;不是緊迫也不重要的事 ;”80/20 ”原理 按事情的”重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在”重要的少數(shù)與 瑣碎的多數(shù)”原理的基礎上 . 這個原理是十九世紀末期與二十世紀初期的意大利 經濟當家兼社會當家維 .柏拉圖所提出.它的大意是:在任何特定群體中 ,重要的 因子通常只占少數(shù) ,而不重要的因子則占多數(shù) , 因此只要能控制

8、具有重要性的少 數(shù)因子即能控制全局 . 這個原理經過多年的演化 , 已變成當念管理界所熟知 的” 80/20 ”原理 即百分之二十的價值則來自百分之八十的因子 ,舉例如說明下:80%的銷售額是源自 20%的顧客 ;80%的生產量是源自 20%的生產量 ;80%的病假是由 20%的員工所占用 ;80%的檔案使用量集中于 20%的檔案 ;80%的菜是重復 20%的菜色 ;80%的垃圾是源自 20%的地方 ;80%的檔案使用量集中于 20%的衣物 ;80%的看電視時間都花在 20%的節(jié)目 ;80%的閱讀的書籍都是取自書架上 20%的書籍 ;80%的看報時間都花在 20%的版面 ;80%的電話都是來自 20%的發(fā)話人 ;80%的外出吃鈑都前往 20%的餐館 ;80%的討論都是出自 20%討論者 ;80%的教師輔導時間都被 20%的學生所占用 ;“80/20 ”原理對管