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文檔簡(jiǎn)介

1、第13講 訂貨流程管理Order Process Management13.1 訂貨流程(Order Process)13.2 采購(gòu)訂單(Purchasing Order)13.3 交貨物流 (Delivery & Logistics)13.4 付款結(jié)算(Payment)13.5 程序改進(jìn)(Procedure Improving )第1頁(yè),共31頁(yè)。13.1 訂貨流程 Order Process訂貨流程(訂單履行流程):1.準(zhǔn)備并發(fā)送采購(gòu)訂單2.訂單跟蹤或催貨3.貨物裝卸和運(yùn)輸4.貨物接受及檢驗(yàn)5.結(jié)清發(fā)票并支付貨款6.監(jiān)管及績(jī)效記錄訂單處理貨物交付后期采購(gòu)第2頁(yè),共31頁(yè)。訂貨流程的信息流、

2、物流、資金流訂貨信息流:1 庫(kù)存或生產(chǎn)部門將購(gòu)貨請(qǐng)求發(fā)到采購(gòu)部;2 采購(gòu)部向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單;3 將采購(gòu)?fù)ㄖl(fā)給收貨部門;4 將采購(gòu)?fù)ㄖl(fā)給應(yīng)付款處理部門物流: 5 供應(yīng)商將貨物運(yùn)輸或發(fā)給收貨部門;資金信息流:6 收到發(fā)票;7 收貨通知發(fā)付款部門;8 通知出納付款資金流: 9 出納將支票發(fā)給供應(yīng)商第3頁(yè),共31頁(yè)。1.準(zhǔn)備并發(fā)送采購(gòu)訂單1.請(qǐng)購(gòu)確認(rèn)。確認(rèn)需求:買什么,買多少,何時(shí)買,誰(shuí)決定?制定需求說(shuō)明:品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸、檢驗(yàn)及退回處理方式等;審核請(qǐng)購(gòu)單:編號(hào)、申請(qǐng)部門、日期;物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、估價(jià)、用途、需求日期、備注(結(jié)算及資金來(lái)源);申請(qǐng)人,申請(qǐng)部門、經(jīng)理批準(zhǔn)人。2.

3、采購(gòu)訂單準(zhǔn)備。制作訂單;訂單審批(approval);訂單發(fā)送。3.供應(yīng)商簽訂采購(gòu)訂單。供應(yīng)商接收采購(gòu)訂單;簽字確認(rèn);執(zhí)行訂單。第4頁(yè),共31頁(yè)。2、訂單跟蹤與催貨采購(gòu)訂單發(fā)給供應(yīng)商后,采購(gòu)方會(huì)進(jìn)行跟蹤后訂單催貨,一般在訂單發(fā)出的同時(shí)確定合適的跟蹤接觸日。跟蹤:對(duì)訂單所做的例行追蹤以便確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾,及時(shí)了解質(zhì)量、進(jìn)度或發(fā)運(yùn)方面的問(wèn)題,以便采取相應(yīng)的行動(dòng)。跟蹤方式:走訪、電話詢問(wèn)、發(fā)送跟蹤單、互聯(lián)網(wǎng)通訊、供應(yīng)商主動(dòng)報(bào)告進(jìn)度等。催貨:對(duì)供應(yīng)商施加壓力以使其履行最初做出的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或加快已經(jīng)延誤的訂單的貨物發(fā)運(yùn)。催貨活動(dòng)只是訂單的一小部分,一般只在現(xiàn)貨訂購(gòu)、物資匱乏

4、的訂貨時(shí),催貨活動(dòng)確實(shí)有意義。第5頁(yè),共31頁(yè)。3、組織運(yùn)輸在采購(gòu)周期中,本階段主要包括采購(gòu)需求的實(shí)物轉(zhuǎn)移過(guò)程。選擇承運(yùn)人貨物裝配組織運(yùn)輸過(guò)程傳送單據(jù):物料核發(fā)單(貨單):由供應(yīng)商提供給采購(gòu)方,表明物料已經(jīng)發(fā)出的憑證,貨單上載明所發(fā)運(yùn)貨物的有關(guān)信息物料裝箱單:是由供應(yīng)商提供的,詳細(xì)記載了所運(yùn)輸貨物的內(nèi)容,其中包括了運(yùn)輸產(chǎn)品的描述和數(shù)量,買方收到貨物時(shí)裝箱單是重要的參考依據(jù),裝箱單與核發(fā)單的物料數(shù)量應(yīng)該一致。提單:提單主要表明承運(yùn)人的責(zé)任,承運(yùn)人利用提單來(lái)記錄交到工廠的貨物數(shù)量。提單有利于保護(hù)承運(yùn)人避免不合理行為的指控。第6頁(yè),共31頁(yè)。4、貨物接收及檢驗(yàn)(1)接收流程:正確接收有重要意義,許多

5、企業(yè)貨物接收集中于一個(gè)部門,收貨部門與采購(gòu)部門關(guān)系密切。但在JIT庫(kù)存管理系統(tǒng)中,已經(jīng)獲得認(rèn)證的供應(yīng)商的物料免除接受和檢查這兩道程序,并且直接送往使用部門。貨物接收的目的:確認(rèn)以往發(fā)出的訂單采購(gòu)的貨物已經(jīng)到達(dá);檢查到達(dá)的貨物是否完好無(wú)損;確保收到所訂購(gòu)的貨物數(shù)量;確認(rèn)將貨物應(yīng)該送往俠義目的地(儲(chǔ)存、檢驗(yàn)或使用);確保有關(guān)手續(xù)或文件已經(jīng)登記或送交有關(guān)人員。接收的方式:收貨部門填寫(xiě)采購(gòu)單副本中的數(shù)量、使用可傳遞的專門的收貨單。接受貨物的過(guò)程應(yīng)該通過(guò)利用條形碼技術(shù)進(jìn)行收貨并入庫(kù)。(2)貨物驗(yàn)收:檢查的重點(diǎn)內(nèi)容:辨認(rèn)廠商和物料名稱,查驗(yàn)貨物是否短缺(發(fā)運(yùn)數(shù)量不足或運(yùn)輸中的丟失);物料損毀等質(zhì)量問(wèn)題(當(dāng)

6、質(zhì)量無(wú)法確保時(shí),就會(huì)進(jìn)行進(jìn)貨檢查),確定運(yùn)交日期,通知有關(guān)單位驗(yàn)收結(jié)果。減少或消除檢查:采購(gòu)商的想盡可能減少或消除對(duì)收貨的檢查環(huán)節(jié)。設(shè)計(jì)階段的質(zhì)量、供應(yīng)流程中的質(zhì)量、JIT生產(chǎn)環(huán)境下的質(zhì)量保證。驗(yàn)收不符與退貨處理。數(shù)量與合約不符;運(yùn)輸耗損的處理;拒收物料的退回;違約罰款的催收;特采或特別認(rèn)可。收貨誤差報(bào)告。第7頁(yè),共31頁(yè)。5、結(jié)清發(fā)票和支付貨款貨款結(jié)算是整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程中至關(guān)重要的環(huán)節(jié),能否按時(shí)支付貨款時(shí)供應(yīng)商最關(guān)心的問(wèn)題,也是采購(gòu)方的信譽(yù)所在。供應(yīng)商在交貨驗(yàn)收合格后,隨即開(kāi)具發(fā)票,收貨方及時(shí)履行付款義務(wù)。付款時(shí)采購(gòu)方應(yīng)該核查訂單、發(fā)票、倉(cāng)庫(kù)收料單的一致性,財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)核銷的單證,審核無(wú)

7、誤后才能付清貨款第8頁(yè),共31頁(yè)。6、更新記錄和關(guān)系維持把與訂單有關(guān)的單據(jù)、文件副本進(jìn)行組織和歸檔,并把采購(gòu)部門想保存的信息轉(zhuǎn)化為相關(guān)的記錄。前者主要是一種例行公事,后者則涉及對(duì)保存什么樣的記錄以及保存多久進(jìn)行判斷。要保存的記錄有以下幾種:采購(gòu)訂單目標(biāo)采購(gòu)定案卷宗關(guān)系維護(hù)記錄:對(duì)供應(yīng)商交付績(jī)效進(jìn)行總結(jié)評(píng)定并記錄備冊(cè)在案。第9頁(yè),共31頁(yè)。13.2 采購(gòu)訂單 (Purchasing Order,PO)供貨合同與采購(gòu)訂單:在選擇供應(yīng)商、簽訂合同后簽發(fā)采購(gòu)訂單。采購(gòu)部門應(yīng)在采購(gòu)合同框架內(nèi)擬定采購(gòu)訂單,采購(gòu)訂單與采購(gòu)合同有同樣的法律效力。供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單正本和一份復(fù)本,供應(yīng)商在正本中簽字,并將其發(fā)送

8、給買方,以證明供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單并同意訂單內(nèi)容。從法律角度講,采購(gòu)訂單的發(fā)出稱為合同要約,供應(yīng)商的簽字認(rèn)可構(gòu)成了合同承諾,要約和承諾是受法律約束的有效協(xié)議的兩個(gè)要件。訂單中的條款項(xiàng)目包括內(nèi)容類似合同條款。但是如果對(duì)方?jīng)]有表示接受,發(fā)出的采購(gòu)訂單并不能構(gòu)成一項(xiàng)合同。第10頁(yè),共31頁(yè)。采購(gòu)訂單的格式采購(gòu)訂單描述了采購(gòu)所需的重要信息,任何使用的采購(gòu)訂單所必備的要素有:訂單序列編號(hào)、發(fā)單日期接受訂單的供應(yīng)商的名稱和地址所需物品的數(shù)量和描述包括物料數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求交貨日期、交貨方式、運(yùn)輸要求、送達(dá)地址價(jià)格:?jiǎn)蝺r(jià)和總價(jià)支付條款訂單到期日其他對(duì)訂單有約束的各種條件。第11頁(yè),共31頁(yè)。采購(gòu)訂單的形式總

9、括訂單:總括訂單一般包括了許多項(xiàng)目,大量使用并頻繁采購(gòu)的生產(chǎn)線上的需求可以采用這一方式:所有協(xié)商條件都包括在原始訂單中,然后按這個(gè)總訂單再根據(jù)特定的數(shù)量發(fā)出具體的物料訂單。開(kāi)放式訂單:開(kāi)放式訂單則允許增加采購(gòu)項(xiàng)目或?qū)r(shí)間進(jìn)行展期??偫ㄓ唵位蜷_(kāi)放式訂單使用1年以上也很正?!,F(xiàn)貨采購(gòu)訂單:普通訂單只表明每次采購(gòu)所需要的貨物種類、數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格、交付等因素。有時(shí)訂單可以與生產(chǎn)計(jì)劃過(guò)程結(jié)合起來(lái),甚至可以由生產(chǎn)計(jì)劃部門直接發(fā)給供應(yīng)商。系統(tǒng)訂貨單:將訂貨與庫(kù)存加以合并的形式,系統(tǒng)合同依靠定期支付程序有效運(yùn)行允許非采購(gòu)人員發(fā)送訂單直接給供應(yīng)商,合同中也不具體指明必須購(gòu)買項(xiàng)目的數(shù)量,但采用特殊的項(xiàng)目清單。通

10、常需要供應(yīng)商保持最低的庫(kù)存水平,采購(gòu)單被供應(yīng)商用于提庫(kù)、包裝、開(kāi)發(fā)票、發(fā)運(yùn)單等,該程序減少采供雙方的文書(shū)處理,有助于多頻次小批量的訂單問(wèn)題。第三方代理訂貨:有些公司與第三方(供應(yīng)商或代理商)簽訂合同,有其代理或保證提供企業(yè)所需要的維護(hù)、修理和輔助材料的供應(yīng)。第12頁(yè),共31頁(yè)。采購(gòu)訂單的傳遞與歸檔訂單份數(shù)和傳遞路徑:原件發(fā)往供應(yīng)商(有時(shí)隨單附副本一份為供應(yīng)商返回作為接受訂貨合約的證明);副本方面各不相同,一般會(huì)有4-9份復(fù)本:采購(gòu)部門留存、供應(yīng)商保管、需求部門、會(huì)計(jì)部門、運(yùn)輸部門、收貨和倉(cāng)儲(chǔ)部門等。副本1原件供應(yīng)商采購(gòu)部門收貨部門會(huì)計(jì)部門采購(gòu)訂單副本2副本3第13頁(yè),共31頁(yè)。緊急訂單和小額訂

11、單臨時(shí)或緊急訂單的處理:緊急訂單的出現(xiàn)有正當(dāng)?shù)睦碛?,也可能沒(méi)有站得住腳的理由,但緊急訂單的出現(xiàn)時(shí)不可避免的。無(wú)論原因?yàn)楹?,處理這些緊急訂單的成本都是極高的,同時(shí)緊急訂單也會(huì)給供應(yīng)商帶來(lái)負(fù)擔(dān)。因此應(yīng)該改善采購(gòu)流程,減少緊急訂單,盡量降低這一問(wèn)題帶來(lái)的不良后果。小額訂單的處理:全部采購(gòu)中70%的訂單只占采購(gòu)金額的10%,處理小額訂單而付出的成本運(yùn)這些訂單金額之間應(yīng)該配比。小額訂單涉及的物料本身的價(jià)值很小,但是短缺所造成的損失將是巨大的,因此確保這些物料的供應(yīng)是首要的目標(biāo)。解決小額訂單問(wèn)題的方法有很多,通常涉及到通過(guò)采購(gòu)過(guò)程簡(jiǎn)化、自動(dòng)化,合并采購(gòu)以便減少采購(gòu)周期時(shí)間,節(jié)約工作時(shí)間,提高效率和減少管理

12、費(fèi)用。第14頁(yè),共31頁(yè)。13.3 交付物流貨物交付管理是采購(gòu)部門的一項(xiàng)重要工作,也就是采購(gòu)中的物流管理。交付管理包括交付方式(運(yùn)輸方式、包裝方式、送貨方式)、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間(交貨期)等管理內(nèi)容。貨物交付管理交付方式交貨地點(diǎn)交貨時(shí)間運(yùn)輸方式包裝方式送貨方式按時(shí)交貨提前期壓縮第15頁(yè),共31頁(yè)。運(yùn)輸物流決策大型企業(yè)都設(shè)有獨(dú)立的物流部門,由專業(yè)人員負(fù)責(zé)選擇承運(yùn)商、安排運(yùn)輸路線、催促裝貨、監(jiān)督包裝,同時(shí)處理在裝卸和運(yùn)輸過(guò)程中發(fā)生的損毀和滅失的索賠。中小型企業(yè)采購(gòu)運(yùn)輸決策一般是由采購(gòu)員或采購(gòu)主管制定的,這也就要求采購(gòu)人員應(yīng)具備物流決策所需要的各種知識(shí),如離岸價(jià)格條款(FOB)、選擇承運(yùn)商和安排運(yùn)輸

13、路線、確定運(yùn)輸費(fèi)率、準(zhǔn)備必要的單據(jù)文件、催促和跟蹤貨物的裝運(yùn)、提出或解決運(yùn)輸過(guò)程中對(duì)貨物損毀和滅失的索賠,以及對(duì)所得到的運(yùn)輸服務(wù)進(jìn)行支付的程序等。第16頁(yè),共31頁(yè)。運(yùn)輸方式的選擇空中運(yùn)輸:時(shí)間短,運(yùn)費(fèi)高;陸上運(yùn)輸:分鐵路和公路二種;水上運(yùn)輸:時(shí)間長(zhǎng),運(yùn)費(fèi)低。例如:從武漢到北京發(fā)運(yùn)一批貨物,采用普通郵包需要8天時(shí)間,采用快件郵包需要2天時(shí)間,二種運(yùn)輸方式的運(yùn)費(fèi)如下表,每年的單位庫(kù)存費(fèi)為單位貨物價(jià)值的30%,采用哪種運(yùn)輸方式較好?第17頁(yè),共31頁(yè)。解題思路:快件郵包的運(yùn)費(fèi)增加與其庫(kù)存費(fèi)節(jié)約平衡,或普通郵包運(yùn)費(fèi)的節(jié)省與其庫(kù)存費(fèi)增加的平衡,就是這二種運(yùn)輸方式的平衡點(diǎn)。用普通郵包節(jié)省運(yùn)費(fèi)=用普通郵包

14、增加的庫(kù)存費(fèi)用普通郵包節(jié)省運(yùn)費(fèi)=貨物價(jià)值0.30(8-2)/365所以,貨物價(jià)值=365用普通郵包節(jié)省運(yùn)費(fèi)/(0.36)當(dāng)裝運(yùn)重量為1千克,其價(jià)值為 1944.64 元時(shí),用普通郵包運(yùn)輸和快件郵包運(yùn)輸?shù)幕ㄙM(fèi)是持平的。當(dāng)貨物價(jià)值超過(guò) 1944.64元時(shí),用快件運(yùn)輸比較有利;當(dāng)貨物價(jià)值低于 1944.64元時(shí),用普通郵件比較有利。用同樣的方法,可以計(jì)算不同裝運(yùn)重量下的物品價(jià)值平衡點(diǎn)。結(jié)果如下表:第18頁(yè),共31頁(yè)。第19頁(yè),共31頁(yè)。13.4 支付結(jié)算1、采購(gòu)應(yīng)知的財(cái)務(wù)知識(shí)2、貨款支付和結(jié)算流程3、支付方式:現(xiàn)金與賬期第20頁(yè),共31頁(yè)。1. 采購(gòu)應(yīng)明確的財(cái)務(wù)知識(shí)財(cái)務(wù)部門結(jié)算貨款支付和應(yīng)付賬款(票

15、據(jù)、單據(jù)處理)決算預(yù)算總結(jié)和支出匯總(編制財(cái)務(wù)報(bào)表)第21頁(yè),共31頁(yè)。2.付款操作程序(1)查詢和核對(duì)物料入庫(kù)信息(2)準(zhǔn)備付款申請(qǐng)單據(jù)(3)付款審核和審批(4)資金平衡(5)向供應(yīng)商付款(6)供應(yīng)商收款第22頁(yè),共31頁(yè)。采購(gòu)資金審批和授權(quán)采購(gòu)金額授權(quán)表職別授權(quán)金額采購(gòu)項(xiàng)目 各 單 位部長(zhǎng)主任各單位經(jīng)理廠長(zhǎng) 采購(gòu)人員 采購(gòu)部長(zhǎng) 采購(gòu)經(jīng)理 副總經(jīng)理 總經(jīng)理 董事長(zhǎng) 備注及說(shuō)明 (1)XXX(2)XXX(3)(4)(5)(6)(7)(8)(9)(10)第23頁(yè),共31頁(yè)。3. 支付途徑和手段支付途徑:企業(yè)直接支付銀行轉(zhuǎn)賬支付網(wǎng)上電子支付支付手段:現(xiàn)金支付票據(jù)支付:支票、商業(yè)匯票、銀行匯票信用支

16、付:信用卡、信用證第24頁(yè),共31頁(yè)。支付方式:現(xiàn)金與賬期關(guān)于帳期:帳期是貨款支付的延遲時(shí)間,即延期支付形式,同時(shí)延期支付要額外計(jì)算資金時(shí)間價(jià)值。賬期也是采購(gòu)方的一種資金運(yùn)作模式,實(shí)質(zhì)在于占用供應(yīng)商一段時(shí)間的資金。帳期方式主要有:按銷售計(jì)算帳期,這是普遍采取的結(jié)算方法,優(yōu)點(diǎn)是公司無(wú)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),又能占用對(duì)方資金,缺點(diǎn)是對(duì)供應(yīng)商無(wú)吸引力,不能取得最好的采購(gòu)條件。按商品入庫(kù)計(jì)算帳期,這是現(xiàn)在采取的結(jié)算方式。優(yōu)點(diǎn)是對(duì)供應(yīng)商來(lái)說(shuō)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)小,有吸引力,能取得最好的采購(gòu)條件。怎樣計(jì)算帳期?帳期有15天、30天、45天、60天、90天等,主要由采購(gòu)和供應(yīng)商談判時(shí)確定,當(dāng)然越長(zhǎng)越對(duì)采購(gòu)有利。第25頁(yè),共31頁(yè)。1

17、3.4 訂貨流程改進(jìn)一般來(lái)說(shuō),對(duì)于低價(jià)值物品的采購(gòu),應(yīng)盡可能簡(jiǎn)化采購(gòu)程序:1、非在線方式向用戶分發(fā)采購(gòu)卡(procurement card):提供給內(nèi)部用戶的信用卡,由用戶自行作出采購(gòu)決定。長(zhǎng)期采購(gòu)協(xié)議:一般為1-5年,省去每年重簽協(xié)議的手續(xù)。重新設(shè)計(jì)采購(gòu)流程:繪制流程圖、流程再設(shè)計(jì)、簡(jiǎn)化子流程允許用戶與供應(yīng)商直接取得聯(lián)系:低價(jià)值產(chǎn)品采購(gòu)系統(tǒng)允許需求部門直接訂貨,如生產(chǎn)部門直接訂貨2、在線方式(電子化、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò))從用戶到采購(gòu)部門的在線請(qǐng)購(gòu)系統(tǒng)(請(qǐng)購(gòu)電子化)采購(gòu)部門向供應(yīng)商的在線訂購(gòu)系統(tǒng)終端用戶向供應(yīng)商的在線訂購(gòu)系統(tǒng)網(wǎng)上采購(gòu)電子商務(wù)(電子采購(gòu))供應(yīng)商在線訂貨系統(tǒng)(如阿里巴巴)使用電子數(shù)據(jù)交互(E

18、DI)使用電子目錄的在線訂貨系統(tǒng)第26頁(yè),共31頁(yè)。表 簡(jiǎn)化低價(jià)值物料采購(gòu)交易程序的方法總樣本比例工業(yè)非工業(yè)向用戶分發(fā)采購(gòu)卡長(zhǎng)期采購(gòu)協(xié)議重新設(shè)計(jì)采購(gòu)流程允許用戶與供應(yīng)商直接取得聯(lián)系65.1%54.453.349.759.7%58.450.754.569.6%51.155.445.5從用戶到采購(gòu)部門的在線請(qǐng)購(gòu)系統(tǒng)采購(gòu)部門向供應(yīng)商的在線訂購(gòu)系統(tǒng)終端用戶向供應(yīng)商的在線訂購(gòu)系統(tǒng)網(wǎng)上采購(gòu)電子商務(wù)(電子采購(gòu))供應(yīng)商在線訂貨系統(tǒng)使用電子數(shù)據(jù)交互(EDI)使用電子目錄的在線訂貨系統(tǒng)66.353.349.160.957.752.751.564.961.051.968.849.458.449.467.446.74

19、6.754.366.247.853.3第27頁(yè),共31頁(yè)。本講思考題1、采購(gòu)后期不能及時(shí)交貨的原因何在?應(yīng)如何避免不及時(shí)交貨的問(wèn)題?2、采購(gòu)品質(zhì)的內(nèi)涵是什么?如何提高采購(gòu)商品的品質(zhì)?第28頁(yè),共31頁(yè)。第29頁(yè),共31頁(yè)。采購(gòu)-供應(yīng)-付款流程(邏輯圖)采購(gòu)訂單出發(fā)采購(gòu)流程,采購(gòu)流程觸發(fā)付款流程和供應(yīng)流程采購(gòu)訂單發(fā)送應(yīng)付帳款發(fā)送貨款接收檢貨技術(shù)支持:信息技術(shù)、信息系統(tǒng)不斷更新的用于管理決策的業(yè)務(wù)信息更新總分類帳訂單-現(xiàn)金流程或生產(chǎn)流程連 接業(yè)務(wù)報(bào)告流程連 接訂單觸發(fā)供應(yīng)付款第30頁(yè),共31頁(yè)。加強(qiáng)做責(zé)任心,責(zé)任到人,責(zé)任到位才是長(zhǎng)久的發(fā)展。7月-227月-22Friday, July 29, 2022人生得意須盡歡,莫使金樽空對(duì)月。02:19:3302:19:3302:197/29/2022 2:19:33 AM安

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