物資管理信息化系統(tǒng)管理規(guī)定

1、魯南礦業(yè)公司物資管理信息系統(tǒng)管理辦法（試行）為了加快魯南礦業(yè)公司數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程和適應(yīng)形式的發(fā)展需求，更好的利 用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行物流管理，使公司的物資流管理工作納入程序化、網(wǎng)絡(luò)化、 資源共享化，對物流數(shù)據(jù)的傳送將全面實(shí)行無紙化，提高工作效率，提高公司 整體自動(dòng)化管理水平。公司自2007年元月起開始應(yīng)用“魯南礦業(yè)公司物資管理 信息系統(tǒng)”，該系統(tǒng)從材料計(jì)劃的申報(bào)、審批、匯總，采購計(jì)劃的制定，領(lǐng)料單 的申報(bào)、審批，材料的入、出庫管理等都可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行高效、快捷的管理。 為了保證系統(tǒng)的整體推進(jìn)和穩(wěn)定運(yùn)行，充分發(fā)揮其作用，結(jié)合公司物資管理 規(guī)定特制定本辦法（在魯南礦業(yè)公司施工有材料需求的單位同樣適用本辦法

2、）， 望各單位認(rèn)真執(zhí)行。第一章物資需求計(jì)劃申報(bào)、審批管理一、物資需求計(jì)劃的類別公司各材料需求單位物資需求計(jì)劃的申報(bào)分為月度計(jì)劃、追加計(jì)劃、技措 項(xiàng)目、臨時(shí)緊急四種。月度計(jì)劃：材料類為每月28日申報(bào)下月需求計(jì)劃。備件類為每月25日申報(bào)下月需求計(jì)劃。追加計(jì)劃：各單位每月可追加三次。臨時(shí)緊急：屬臨時(shí)出現(xiàn)或設(shè)備突發(fā)事故。技措項(xiàng)目：各單位技術(shù)、設(shè)備改造，設(shè)備大修等項(xiàng)目，必須10日前申報(bào)用料計(jì) 劃。二、物資需求計(jì)劃的申報(bào)、審批材料計(jì)劃申報(bào)審批人的設(shè)定，根據(jù)單位設(shè)定二級審批，第一審批人為本單 位分管負(fù)責(zé)人，第二審批人設(shè)定為供銷部門相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，計(jì)劃申報(bào)要求材 料與備件分開上報(bào)。最后審批人為供銷相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)

3、人，順序不能顛倒。外圍單位材料需要計(jì)劃的第一審批人為魯南公司相關(guān)業(yè)務(wù)，第二審批人為 供銷相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，順序不能顛倒。材料申報(bào)必須保證材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量的的正確性，在材料計(jì)劃 未被審批前可以進(jìn)行相應(yīng)修改，進(jìn)入審批程序后，將不能進(jìn)行再修改，當(dāng)申報(bào) 材料為倉庫原來不存在的新材料時(shí)，先通過供銷部增加此物資材料的編碼及材料名稱、規(guī)格型號等。1、各單位根據(jù)生產(chǎn)、技措項(xiàng)目的需要，由各單位材料員申報(bào)物資需求計(jì)劃， 計(jì)劃申報(bào)后，由本單位領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)，最后由供銷部相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。2、機(jī)關(guān)各部室、醫(yī)院每月28日前申報(bào)下月物資需求計(jì)劃，無特殊原因中 間不得追加。3、東方管業(yè)自行進(jìn)行市場采購。如需要領(lǐng)用物

4、資可每月28日前申報(bào)下月需 求計(jì)劃，中間不得追加。4、外委工程物資需求計(jì)劃的申報(bào)、審批生產(chǎn)部計(jì)劃業(yè)務(wù)、項(xiàng)目辦根據(jù)公司生產(chǎn)建設(shè)工程，確定外委施工隊(duì)伍，每 個(gè)施工隊(duì)確定專人進(jìn)行工程用料計(jì)劃申報(bào)、材料領(lǐng)取，要求工程施工前10日中 報(bào)整體工程用料計(jì)劃。施工周期長的工程每月28日前申報(bào)下月物資需求計(jì)劃。 零星工程于施工10日前申報(bào)整體工程用料計(jì)劃，中間不得追加。特殊情況經(jīng)專 業(yè)管理部門同意可追加一次計(jì)劃。材料計(jì)劃申報(bào)由施工單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，同樣 通過魯南物資管理信息系統(tǒng)進(jìn)行材料中報(bào)，第一審批人：建設(shè)工程由計(jì)劃業(yè)務(wù) 審批，地采工程由項(xiàng)目辦審批，最后由供銷部分管領(lǐng)導(dǎo)審批，順序不能顛倒。5、為了保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)

5、行，在系統(tǒng)試運(yùn)行過程中，將實(shí)行紙質(zhì)與電子網(wǎng) 絡(luò)同時(shí)申報(bào)材料需求計(jì)劃的辦法，內(nèi)容必須一致，在試行過程中只有兩種方式 同時(shí)申報(bào)且計(jì)劃內(nèi)容一致才給予列入公司采購計(jì)劃采購，否則不予采購，造成 損失單位自行承擔(dān)責(zé)任。待系統(tǒng)運(yùn)行正常后取消紙質(zhì)材料計(jì)劃上報(bào)。第二章物資采購計(jì)劃的管理一、根據(jù)各單位申報(bào)的物資需求計(jì)劃，由相關(guān)人員對所有單位的審批后計(jì)劃 匯總后，申報(bào)物資采購計(jì)劃。二、物資采購計(jì)劃的審批由供銷部業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)或主任審批后形成公司物資采購 計(jì)劃。三、按照公司規(guī)定大宗物資必須經(jīng)過招標(biāo)后方可采購，零星物資須經(jīng)過比質(zhì) 比價(jià)后方可采購。四、必須按照招標(biāo)確立的供貨商采購，不得隨意選擇供貨商。五、所有采購物資要求必須附

6、帶隨貨同行單，一式四聯(lián)，倉庫、財(cái)務(wù)、供銷 各存一聯(lián)，原則上要求發(fā)票與貨物同時(shí)到達(dá)，不能及時(shí)到達(dá)的，要在月底結(jié)帳前必須到達(dá)。帳務(wù)處理按照誰經(jīng)辦誰處理的原則，不得形成呆帳、死帳。第三章物資的倉儲(chǔ)管理物資的出入庫管理時(shí)，各相關(guān)人員根據(jù)自己的權(quán)限各負(fù)其則，不得用它人 帳號進(jìn)行出入庫。物資的出入庫沒有特殊情況時(shí)，一般要求當(dāng)日下班前入帳或 隨領(lǐng)隨出庫，下班后不能再進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理。物資入庫、出庫時(shí)，如出現(xiàn)差錯(cuò)， 將不能進(jìn)行修改，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后用用負(fù)數(shù)沖減后更正，必須注明原因。臨 時(shí)入庫物資待手續(xù)其全后必須及時(shí)辦理臨時(shí)入庫轉(zhuǎn)正式入庫手續(xù)，有相應(yīng)出庫 的同時(shí)將臨時(shí)出庫轉(zhuǎn)為正式出庫。在入出庫過程中有新增物資名稱

7、、新增使用 單位、新增供應(yīng)商時(shí)供銷部業(yè)務(wù)相關(guān)人員及時(shí)辦理增加手續(xù)。一、物資驗(yàn)收程序：供應(yīng)廠家及供應(yīng)商將物資送到（或自提）倉庫后，保管 員首先進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，包括：物資采購計(jì)劃、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)檢報(bào)告，然 后根據(jù)供應(yīng)廠家和供應(yīng)商提供的隨貨同行，核對物資名稱、規(guī)格型號、發(fā)貨數(shù) 量，并填寫實(shí)收數(shù)量（如發(fā)票已開，發(fā)票與實(shí)收數(shù)量不符，欠貨方填寫欠條，下次供貨時(shí)補(bǔ)齊，如發(fā)票未開，開發(fā)票時(shí)應(yīng)按實(shí)際數(shù)量開具）。雙方認(rèn)可后在隨 貨同行上簽字，送貨人應(yīng)將隨貨同行結(jié)算聯(lián)、業(yè)務(wù)聯(lián)送交供銷部業(yè)務(wù)部門辦理 結(jié)算業(yè)務(wù)。如質(zhì)量出現(xiàn)異議或物資規(guī)格型號不符，驗(yàn)收人員要反饋供銷部業(yè)務(wù)處理。二、物資入庫為了確保新采購物資入庫的及時(shí)性

8、、正確性，驗(yàn)收合格的物資要求必須當(dāng)天 入庫，供銷部每月必須不定期進(jìn)行抽檢、核對相應(yīng)物資入出庫情況，并做好記 錄。1、正式入庫：經(jīng)驗(yàn)收后有隨貨同行單，保管人員根據(jù)隨貨同行單上提供的 物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額辦理入庫手續(xù)（入庫金額為不含稅價(jià)）。辦理 入庫時(shí)必須填寫并確保物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、采購人、供應(yīng)商的 正確性，并做到無遺漏項(xiàng)，在同一入庫單中，只能使用一個(gè)入庫單號并將單號 寫在入庫單上以備將來查詢。2、臨時(shí)入庫：貨到無發(fā)票和隨貨同行單時(shí)，辦理臨時(shí)入庫手續(xù)，注明供貨 方的廠名，以便將來正式入庫。三、物資出庫1、正式出庫：根據(jù)領(lǐng)料單中的領(lǐng)料單位、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量，在 庫存中

9、查詢是否有相應(yīng)材料，核對數(shù)量，當(dāng)庫存中數(shù)量大于實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量時(shí)可 直接辦理正式出庫手續(xù)。2、臨時(shí)出庫：當(dāng)領(lǐng)料單中的某一規(guī)格型號物資的庫存量小于實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量 時(shí)，若臨時(shí)庫中存在并滿足時(shí)，可以辦理臨時(shí)出庫手續(xù)。待物資正式入庫后， 及時(shí)轉(zhuǎn)為正式出庫。第四章領(lǐng)料單管理一、領(lǐng)料單計(jì)劃的申報(bào)、審批在領(lǐng)料單與網(wǎng)上申報(bào)領(lǐng)料并行運(yùn)行過程中，領(lǐng)料單與網(wǎng)絡(luò)申報(bào)領(lǐng)料明細(xì)必 須同時(shí)申報(bào)，內(nèi)容一致，在并行運(yùn)行過程中只有兩項(xiàng)同時(shí)上報(bào)才給予發(fā)料（供 銷部門及相關(guān)部門、人員必須進(jìn)行領(lǐng)料單簽字和網(wǎng)絡(luò)審批），否則不予發(fā)料，造 成損失單位自行承擔(dān)責(zé)任。待系統(tǒng)運(yùn)行正常后取消領(lǐng)料單發(fā)料，全部實(shí)行網(wǎng)絡(luò) 申報(bào)領(lǐng)料。領(lǐng)料單審批人的設(shè)定，設(shè)定二級

10、審批，第一審批人為本單位負(fù)責(zé)人，第二 審批人設(shè)定為供銷部門相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，順序不能顛倒。要求領(lǐng)用材料與備件 分開申報(bào)領(lǐng)料。外圍單位材料需要計(jì)劃的第一審批人為魯南公司相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，第二審 批人為供銷相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，順序不能顛倒。二、領(lǐng)料程序根據(jù)各單位申報(bào)領(lǐng)料單的情況，經(jīng)過二級審批后形成審批后的領(lǐng)料明細(xì)表， 由供銷倉庫打印最終審批后的明細(xì)表，憑此明細(xì)表到倉庫中進(jìn)行領(lǐng)料，領(lǐng)料人 與發(fā)料人必須仔細(xì)核對物資的規(guī)格、名稱，數(shù)量，確認(rèn)無誤后由領(lǐng)料人在明細(xì) 表中簽字（出現(xiàn)修改時(shí)雙方必須在表上簽字），并以此做為出庫依據(jù)，留存明細(xì) 表。第五章其它一、帳戶管理各單位根據(jù)自己的實(shí)際需要及魯南礦業(yè)公司管理的實(shí)際需要，

11、申請開通或 注銷帳戶，申請或注銷帳戶必須注明原因并加蓋單位公章上報(bào)供銷部業(yè)務(wù)部門， 同時(shí)通過郵件進(jìn)行相應(yīng)發(fā)送。供銷部根據(jù)申請?zhí)顚憥糸_通或注銷表單，加蓋 單位公章上報(bào)到生產(chǎn)技術(shù)部相關(guān)部門，同時(shí)通過郵件進(jìn)行相應(yīng)發(fā)送，生產(chǎn)技術(shù) 部根據(jù)表單開通或注銷帳戶。所有物資系統(tǒng)使用人員必須妥善保管自己的帳戶密碼，帳戶開通后初始密 碼請立即修改，如密碼泄露造成損失，由個(gè)人自行承擔(dān)責(zé)任。各單位負(fù)責(zé)人必須在本單位物資系統(tǒng)使用人調(diào)離或調(diào)入本單位時(shí)及時(shí)中 請注銷或開通帳戶。外圍單位施工完畢撤離公司或進(jìn)行入公司施工時(shí)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門及時(shí)協(xié)調(diào)注 銷或開通帳戶。二、物資編碼、使用單位、供應(yīng)商管理在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，有新增加物資、

12、新增加單位、新增加供應(yīng)商時(shí)，由供 銷部相關(guān)部門進(jìn)行相應(yīng)編碼并及時(shí)增加，增加編碼必須符合相應(yīng)編碼則，新增 加部分必須有紙質(zhì)的存檔，并將其月底交生產(chǎn)技術(shù)部存檔。對所有已經(jīng)存在的 物資編碼、使用單位、供應(yīng)商不能進(jìn)行修改、刪除。生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)及時(shí)監(jiān)督、 檢查。三、系統(tǒng)功能的擴(kuò)展系統(tǒng)運(yùn)行正常后，根據(jù)實(shí)際需要增加其它功能時(shí)，由生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)審核 功能的可行性，并確定功能的擴(kuò)展情況。四、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護(hù)為了確保數(shù)據(jù)的安全，生產(chǎn)技術(shù)部必須每周對物資系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行一次備 份，數(shù)據(jù)的備份必須在正式下班后進(jìn)行。當(dāng)數(shù)據(jù)遭到破壞時(shí)，必須及時(shí)進(jìn)行備 份數(shù)據(jù)恢復(fù)，并分析原因做好記錄。第六章 考核1、所有申報(bào)材料計(jì)劃內(nèi)容必須按

13、規(guī)定要求填寫，規(guī)格、名稱、數(shù)量必須準(zhǔn) 確無誤（申報(bào)錯(cuò)誤責(zé)任由相應(yīng)單位承擔(dān)責(zé)任），視情況并扣單位100-1000元，相 關(guān)單位負(fù)責(zé)人0.2分。2、物資材料申報(bào)月度計(jì)劃、追加計(jì)劃（含計(jì)劃外）計(jì)劃外使用物資等相關(guān) 考核安照原物資管理規(guī)定進(jìn)行正?？己?。3、外委工程計(jì)劃考核：要根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)的實(shí)際需求申報(bào)物資需用計(jì)劃，凡 造成物資流失，按照流失物資2倍金額扣施工單位工程款。提報(bào)的物資3個(gè)月 未領(lǐng)用，造成積壓，因施工方提報(bào)計(jì)劃不準(zhǔn)造成積壓，按造成積壓金額30%扣 施工單位工程款，因我公司原因造成物資積壓，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。4、出現(xiàn)下列問題每人次扣責(zé)任人100元。無需求計(jì)劃進(jìn)行采購的；隨意選擇供貨商采購計(jì)劃未審批而實(shí)施采購的5、物資采購發(fā)票到達(dá)率月度不低于95%,每高于一個(gè)百分點(diǎn)扣供銷部100 元，扣相關(guān)負(fù)責(zé)人0.1分，年底到達(dá)率要達(dá)到99.5%。發(fā)票到達(dá)率完成年度指標(biāo)， 相關(guān)負(fù)責(zé)人各加0.5分，獎(jiǎng)供銷部500元。6、倉庫的入出庫管理要求工作認(rèn)真，細(xì)致，帳務(wù)處理無差錯(cuò)，工作不認(rèn)真 造成無合格證、殘次物資入庫，每出現(xiàn)差錯(cuò)一次視情況按規(guī)定處理。物資的入 出庫必須當(dāng)天記帳，入出庫差錯(cuò)率月度不能高于0.5%，控制較好月度獎(jiǎng)供銷部 100元，差錯(cuò)率每提高0.5個(gè)百分點(diǎn)扣供銷部100元。7、生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)所有物資管理應(yīng)用點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)的暢通，負(fù)責(zé)及時(shí)備份數(shù)據(jù)， 負(fù)責(zé)系統(tǒng)帳戶的管理