大型會議活動接待方案

1、第1天機場專車抵達您所指定的地點，恭候會議成員上車。前往酒店，會議舉辦者可以在車上講解會議日程安排及有關事項。在酒店大堂辦理入住登記手續(xù)后，會議成員入住酒店。晚上安排成員水療館水SPA。住：五星酒店（國際會展）第2天08:00酒店統(tǒng)一安排MORNINGCALL。08:30早餐。10:00開始舉行會議。12:00上午會議結束，會議成員共進午餐。13:00-17:00下午根據您的時間安排，繼續(xù)舉行會議。18:00晚餐，可以安排豐盛的晚宴，并安排演出、抽獎等活動，將氣氛推向高潮。19:30-21:00組織聯歡晚會，增進會議成員之間的溝通、交流和合作。21:00會議成員自行安排娛樂活動(保齡球、臺球、

2、乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等)，休息。?。何逍蔷频辏▏H會展）第3天08:00酒店統(tǒng)一安排MORNINGCALL。08:30早餐。脫去西服的沉重，身穿休閑裝，帶著輕松快樂的心情，09:00游覽。11:30會議活動結束，與會成員統(tǒng)一退房，酒店大堂集中。13:00前往歷史名鎮(zhèn)參觀。會議行程結束。報價： 元 服務標準及費有分列報價：車：空調旅游車（含接送、第3天旅游用車）、票：景點第一大門票 、會：含會議費用、?。何逍羌壘频?，如出現單男單女，須補房差、餐：圍餐（八菜一湯，十人一桌）、贈：旅游責任保險、旅游意外險10萬元/人！橫幅一條、攝像制作一 制訂預算：制定可行預算或按既定預算安排有關工作；通常

3、而言，商會預算包括以下幾個方面：1、交通費用:交通費用可以細分為： (1)、出發(fā)地至會務地的交通費用包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通(2)、會議期間交通費用主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。(3)、歡送交通及返程交通包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、2、會議室/廳費用/具體可細分為： (1)、會議場地租金通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設施并不涵蓋

4、在內比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。 (2)、會議設施租賃費用此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通?？上驅I(yè)的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。 (3)、會場布置費用如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有

5、特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務商協(xié)商。 (4)、其他支持費用這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業(yè)的支持。對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協(xié)議。3、住宿費用住宿的費用應該非常好理解值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標準、

6、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。4、餐飲費用會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。 (1)、早餐:早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算而改為按預定人數收取費用） (2)、中餐及午餐:中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算自助餐形式，按桌預算圍桌式形式。如

7、果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。 (3)、酒水及服務費:通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15左右的服務費。 (4)、會場茶歇:此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖

8、啡、水果及點心為主。(5)、聯誼酒會/舞會:事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規(guī)模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節(jié)目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。(6)、其他點心、水果及調制色酒5、視聽設備除非在室外進行，否則視聽設備的費用通?？梢院雎?。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：設備本身的租賃費用，通常按天計算 設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理音源主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理6、演員及節(jié)目:通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算預算金額通常與節(jié)目表演難度及

9、參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關專場或包場除外。7、雜費雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。做好商旅會預算并聯系好幾家會議場地后，進行實地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場地并提前預定。二 會議場所實地考察：視察選定的場所和設施，檢查并比較各項設施；協(xié)調會務工作人員的活動；根據會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計

10、好所有的細節(jié)。會議場所的確立預定：根據會議的級別，選擇會議舉辦地；根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。根據需要，準備會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；提前調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。在會議開始前需要根據會議的具體情況確定會議設施，此項十分繁瑣，所以可以列一個表，一條一條核對準備情況。常見的會議設施：1、屏幕 2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）3、錄像機 4、VCD5、音響 6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風）7、鐳射筆 8、幻燈機 9、講臺 10、舞臺 11、夾紙板 12、大白板 13、簽到臺14、名片簿 1

11、5、馬克筆 16、鉛筆 17、信簽 18、會議桌椅 19、插線板 20、彩電 21、橫幅 22、指示牌 23、告示牌24、桌卡25、主席臺 26、盆景 27、鮮花 28、背景板 30、隔板 31、燈光照明32、同聲翻譯系統(tǒng)33、產品租賃按照預期計劃履行方案，在執(zhí)行過程中，要做到耐心、細致與周到在商會執(zhí)行過程根據不同年會形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護、茶歇安排和攝影攝像等事項。餐飲安排 根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等；餐飲安排通常有兩種形式自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制，很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的要求，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區(qū)分正式代表與隨