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1、PAGE 21/21PAGE 21文件名稱文件控制程序生效日期2005年3月20日文件編號QSEB14G/20/0105A頁 數(shù)共7頁文 件 控 制 程 序(依據(jù)GB/T190012000 idt ISO9001：2000標準）(依據(jù)GB/T240012004 idt ISO14001：2004標準）（依據(jù)GB/T280012001標準)受 控 文 件 未 經(jīng) 許 可 不 得 復 制受控號14G/20持有人中鐵十四局工程發(fā)展股份有限公司編制人卓龍花審核人于斌批準人修改記錄版本號修改頁修改內容概要修改人審核人批準人生效日期文件名稱文件控制程序生效日期2005年3月20日文件編號QSEB14G/2

2、0/0105A頁 數(shù)共7頁第1頁文件控制程序1 目的對管理體系所要求的文件進行控制，確保各相關部門和場所獲得適用文件的有關版本。2 適用范圍適用于股份公司機關各相關部門、股份公司直屬項目部、股份公司各子公司和分公司。3 術語和定義引用股份公司管理手冊中有關術語和定義.4 相關文件或引用文件 公司辦2003 80號公文處理辦法、 局辦1996268號企業(yè)檔案管理辦法、記錄控制程序。5 職責5.1 總經(jīng)理負責管理手冊的批準、發(fā)布.5.2 管理者代表負責管理手冊的審核和程序文件的批準、發(fā)布.5。3 股份公司各分管領導分別負責所分管部門產生的股份公司文件的批準、發(fā)布。5。4 股份公司辦公室為本程序的主

3、管部門，負責本程序的制定、修改和實施;負責股份公司管理性文件和外來管理性文件的登記、編號、核稿、發(fā)放和存檔;同時對股份內機關各部門、子公司、分公司和直屬項目部的文件控制負有指導、檢查職責。5.5 安全質量管理部負責管理手冊、程序文件等體系文件和本部門其它專有文件的編制、審核、評審、修改、發(fā)放和管理。5.6 工程管理部負責工程技術文件和本部門其它專有文件的編制、審核、修改、發(fā)放和管理.5。7 企業(yè)發(fā)展部、投資經(jīng)營部、財務部、人力資源部等相關部門負責本部門的專有文件的編寫、審核與管理.5。8 直屬項目部負責對本項目部文件的編制、審核、批準、修改、發(fā)放和管理。文件名稱文件控制程序生效日期2005年3

4、月20日文件編號QSEB14G/20/01-05A頁 數(shù)共7頁第2頁5.9 股份公司機關各相關部門和直屬項目部負責對各自外來文件的辨識、登記、發(fā)放和管理。5。10 股份公司內各子公司和分公司應根據(jù)股份公司文件控制程序的規(guī)定，結合本單位實際,制定本單位的文件控制程序或實施細則,對本級和外來的文件實施控制.6 工作程序6.1 文件控制程序圖（見附錄）6.2 文件的分類。文件按管理類型分為三類6.2.1 一類文件:體系文件.包括:管理手冊、程序文件、項目質量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理計劃等。6.2.2 二類文件：技術文件。分為專用性和通用性技術文件.專用性技術文件包括：作業(yè)指導書、施工組織設計、技術交

5、底書和設計施工圖紙、圖紙會審記錄、表單等。通用性技術文件包括：國家/行業(yè)標準、規(guī)范、規(guī)程和通用性圖紙等.6。2。3 三類文件:管理性文件.分為法規(guī)性和事務性文件。法規(guī)性文件包括：內部和外來的與體系相關的法律、法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)定、管理辦法、實施細則及合同文件等。事務性文件包括：與體系活動直接相關的管理性、事務性文件。6。3 文件的控制方法6。3.1 一類文件（體系文件）的控制方法:編寫唯一的受控號、登記簽收、建立文件清單.6.3。2 二類文件(技術文件）的控制方法:a） 專用性技術文件：專用性圖紙（設計施工圖紙）編寫唯一的受控號、登記簽收、建立文件清單;其他專用性技術文件登記簽收、建立文件清單

6、。b） 通用性技術文件:登記發(fā)放、建立文件清單.6。3.3 三類文件（管理性文件）的控制方法：a） 法規(guī)性文件：登記簽收、建立文件清單. b) 事務性文件：登記簽收.文件名稱文件控制程序生效日期2005年3月20日文件編號QSEB14G/20/01-05A頁 數(shù)共7頁第3頁6。4 文件的編寫與審批6。4。1 一類文件（體系文件）的編寫與審批a） 管理手冊由安全質量管理部組織編寫,管理者代表審核，總經(jīng)理批準。b) 程序文件由各相關部門編寫，安全質量管理部審核，管理者代表批準.c） 項目質量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理計劃由項目部編寫，安全質量管理部審核，管理者代表批準.6。4.2 二類文件（專用性技

7、術文件）由項目部相應的程序主管部門負責編寫并審核，項目部主管或分管領導批準。6。4。3 三類文件（管理性文件）的編寫與審批a） 股份公司文件由股份公司機關各相關部門編寫并審核，股份公司主管或分管領導批準.b） 項目部文件由項目部各相關部門編寫并審核,項目部主管或分管領導批準。6.4。4一類文件（體系文件)的編寫格式與要求按照股份公司體系文件編寫導則的規(guī)定執(zhí)行.6.4。5二類文件(專用性技術文件）的編寫（包括編號）要求按照項目部相應程序主管部門的有關規(guī)定執(zhí)行，同時應符合甲方及合同的相關要求.6.4。6 三類文件(管理性文件)的編寫格式與要求按照公文處理辦法的有關規(guī)定執(zhí)行。合同文件的編寫格式與要求

8、按照相關規(guī)定執(zhí)行.6。4.7 表單由相應文件的編寫部門按相關規(guī)定一并編寫、審批。6。4.8 所有文件均須格式規(guī)范，字跡清晰,標識明確并切注明日期。6。5 文件的編號與發(fā)放.6.5。1 一類文件(體系文件)的編號和發(fā)放：a） 管理手冊、程序文件由安全質量管理部負責編號和登記發(fā)放；b) 項目質量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理計劃由項目部負責編號和登記發(fā)放。6.5。2 二類文件（技術文件）的編號與發(fā)放: a） 專用性技術文件由項目部編寫（或接收）文件的部門負責編號和登記發(fā)放。 b） 通用性技術文件分別由工程管理部、安全質量管理部等相關部門和項目部根據(jù)文件名稱文件控制程序生效日期2005年3月20日文件編號

9、QSEB14G/20/0105A頁 數(shù)共7頁第4頁工作需要負責收集和登記發(fā)放。6。5.3 三類文件(管理性文件）的編號與發(fā)放：a） 公開發(fā)行的法律、法規(guī)性文件版本及合同文件由各相關部門負責收集和登記發(fā)放。b） 其他三類文件由股份公司辦公室或項目部辦公室負責編號和登記發(fā)放。6.5。4 實行收發(fā)文記錄文件的接收和發(fā)放均應使用收發(fā)文記錄進行登記簽收。本單位或本部門編寫的文件使用發(fā)文記錄，接收外來文件使用收文記錄。文件的發(fā)放可采取領取簽收、送達簽收和郵寄等方式。6。5.5 一類文件(體系文件)的發(fā)放應首先填寫文件發(fā)放審批表，經(jīng)發(fā)放部門負責人批準后再使用發(fā)文記錄進行發(fā)放。6。6 文件的評審與修改6.6.

10、1 文件的評審體系文件的主管部門應在每年的管理評審會議期間對體系文件（一類文件）進行評審,并不斷改進，以確保體系文件的適應性、充分性和有效性。6。6。2 文件的修改a) 一類文件（體系文件)需要修改時應由需要修改文件的部門填寫文件修改審批表,審批后按批準修改的內容在原文件的相應位置進行修改，如因位置所限，可在當前頁另加附頁。修改后的文件內容應明確、清晰并隨時填寫程序文件首頁的“修改記錄”欄。b） 二類文件（專用性技術文件）需要修改時應按照6。4.5的有關規(guī)定和要求執(zhí)行。c） 文件的修改、審核與批準權限應按照6。4。1和6.4。2的相關內容執(zhí)行.6。6.3 外來文件的辨識a) 外來文件中的技術性

11、文件和公開發(fā)行的法規(guī)性文件由文件的相關部門進行跟蹤和識別，經(jīng)本部門負責人批準后納入本部門文件管理體系. b） 外來文件中的其他管理性文件的辨識按照公文處理辦法的相關規(guī)定執(zhí)行。6。7 文件的管理6。7.1 建立文件清單 a)股份公司機關各部門和股份公司項目部各部門應建立本部門的文件清單,并對文件名稱文件控制程序生效日期2005年3月20日文件編號QSEB14G/20/01-05A頁 數(shù)共7頁第5頁其變動情況實行動態(tài)管理，隨時掌握文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)和有效版本，保證各使用場所文件的適宜性和有效性。b）文件清單的內容包括：本部門適用的一類文件、二類文件和三類文件中的法規(guī)性文件。文件清單應標明編制部門、

12、編制人，并經(jīng)本部門的領導審核批準。c）股份公司機關各部門建立的一類文件和二類文件文件清單應同時報送安全質量管理部,安全質量管理部應匯總并建立股份公司文件清單（一類文件、二類文件）；建立的三類文件文件清單應同時報送公司辦公室， 公司辦公室應匯總并建立股份公司文件清單（三類文件）.6.7.2 文件的借閱借閱文件應填寫文件借閱登記表,經(jīng)文件保管部門的負責人批準后即可借閱。涉密文件的借閱按照公文處理辦法的有關規(guī)定執(zhí)行。6。7.3 文件的復制復制一類文件和專用性技術文件應填寫文件復制登記表，經(jīng)文件的發(fā)放部門負責人批準后即可復制，文件的發(fā)放部門應對復制件進行核對和標識,確保清晰無誤。復制管理性文件按照公文

13、處理辦法的有關規(guī)定執(zhí)行。復制文件的發(fā)放按照6。5的有關規(guī)定執(zhí)行。6。7。4 文件的補領若需補領新文件，使用人應向文件的發(fā)放部門申請補領文件,同時填寫文件發(fā)放審批表，經(jīng)發(fā)放部門負責人批準后,即可領取文件。文件破損丟失需補領新文件時，按以上要求補領新文件，但仍然使用原文件的受控號,破損文件同時上交發(fā)放部門。文件持有人在調離工作崗位時應將文件交回文件的發(fā)放部門。6.7。5 作廢文件的銷毀和留用a) 作廢文件的銷毀使用者應將已作廢的體系文件和專用性技術文件及時向文件的發(fā)放部門移交,文件的發(fā)放部門應對其進行標識（加蓋“作廢文件印章）。銷毀以上文件應填寫文件銷毀登記表，由文件的發(fā)放部門負責人審核批準后即可

14、銷毀。管理性文件和涉密文件的銷毀按照公文處理辦法的有關規(guī)定執(zhí)行。文件名稱文件控制程序生效日期2005年3月20日文件編號QSEB14G/20/0105A頁 數(shù)共7頁第6頁b) 作廢文件留用因工作需要留用作廢的體系文件和專用性技術文件,應填寫作廢文件留用登記表，由文件的發(fā)放部門負責人批準并對其進行標識(加蓋“作廢留用印章)。作廢留用的文件銷毀時按照6。7.5a)的有關規(guī)定執(zhí)行.6。7.6 文件的保管保管文件應用專門的文件柜，并裝盒、編目(卷內文件目錄）、編號保存。單位撤銷時，應將需要歸檔的文件向上一級檔案部門移交。單位合并時,全部文件應隨之合并管理.6.8 文件的歸檔各類文件的歸檔應按照企業(yè)檔案

15、管理辦法的規(guī)定執(zhí)行.7 支持性文件7.1 發(fā)文記錄 CRSS20JL01017。2 收文記錄 CRSS20JL01027。3 文件修改審批表 CRSS20JL01037.4 文件清單 CRSS20JL01047.5 文件借閱登記表 CRSS20JL01-057。6 文件復制登記表 CRSS20JL01-067。7 文件發(fā)放審批表 CRSS20JL01-077。8 文件銷毀登記表 CRSS20JL01087。9 作廢文件留用登記表 CRSS20JL01-097.10 卷內文件目錄 CRSS20JL01-10文件名稱文件控制程序生效日期2005年3月20日文件編號QSEB14G/20/0105A頁

16、 數(shù)共7頁第7頁文 件 控 制 程 序 圖二類文件：技術文件。分專用性和通用性技術文件。專用性技術文件包括：作業(yè)指導書、施工組織設計、技術交底書和設計施工圖紙、圖紙會審記錄、表單等。通用性技術文件包括：國家/行業(yè)標準、規(guī)范、規(guī)程、通用性圖紙等。三類文件：管理性文件。分為法規(guī)性和事務性文件。法規(guī)性文件包括：與體系相關的法律、法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)定、管理辦法、實施細則及合同文件等。事務性文件包括：與體系文件直接相關的管理性、事務性文件。一類文件：體系文件。包括：管理手冊、程序文件、項目質量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理計劃等。控制方法：加蓋受控章、編唯一分發(fā)號、登記簽收、列入文件清單。控制方法：專用性技術

17、文件：設計施工圖紙編寫唯一的受控號、登記簽收、列入文件清單，其他登記簽收列入文件清單。通用性技術文件：登記發(fā)放，列入文件清單?？刂品椒ǎ悍ㄒ?guī)性文件：登記簽收，列入文件清單。事務性文件：登記簽收編寫(修改)審批：管理手冊由安質部編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準；程序文件由各主管部門編寫，安質部審核，管理者代表批準；項目質量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理計劃由項目部編寫，安質部審核，管理者代表批準。修改文件填寫文件修改審批單。文件字跡清晰、注明日期。編寫(修改)審批：作業(yè)指導書、施工組織設計等專用性技術文件由項目部相應程序的主管部門負責編寫并審核，項目主管或分管領導批準。編寫要求：符合甲方及合同的相關要

18、求文件字跡清晰、注明日期。編寫審批：管理性文件由各相關部門編寫并審核，股份公司分管或主管領導批準。編寫與審批要求按文書處理辦法的有關規(guī)定執(zhí)行。合同文件的編寫格式與要求按相關規(guī)定執(zhí)行。文件字跡清晰、注明日期。編號發(fā)放：管理手冊、程序文件由安質部編號發(fā)放；項目質量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理計劃由項目部編號發(fā)放；登記簽收：本單位制發(fā)的文件用發(fā)文記錄，外來文件用收文記錄。編號發(fā)放：專用性技術文件：作業(yè)指導書、施組、設計施工圖紙等由項目部編寫或接收文件的部門負責編號發(fā)放。登記簽收：同一類文件。通用性技術文件由安質部、工程部、人力資源部、等相關部門和項目部根據(jù)工作需要收集和登記發(fā)放。外來文件辨識由文件的相關

19、部門負責。編號發(fā)放：公開發(fā)行的法律、法規(guī)性文件版本及合同文件由各相關部門收集和登記發(fā)放。其他管理性文件由辦公室編號發(fā)放。登記簽收同一類文件。發(fā)放方式：送達簽收、領取簽收、郵寄。外來文件的辨識按文書處理辦法的有關規(guī)定執(zhí)行。文件管理：建立文件清單實行動態(tài)管理，保證適宜性和有效性；借閱填寫文件借閱登記表；復制填寫文件復制登記表，核對、標識、清晰無誤；文件補領填寫文件發(fā)放審批表；作廢文件及時移交，加蓋“作廢文件”印章；銷毀填寫文件銷毀登記表；作廢留用填寫作廢文件留用登記表并加蓋“作廢留用”章；裝柜、裝盒、編目、編號。文件管理：建立文件清單實行動態(tài)管理，保證適宜性和有效性；借閱、復制、銷毀、作廢留用同一類文件；裝柜、裝盒、編目、編號。文件管理：法規(guī)性文件建立文件清單實行動態(tài)管理，保證適宜性和有效性；借閱、復制、作廢、銷毀、歸檔按文書處理辦法有關規(guī)定執(zhí)行；裝柜、裝盒、編目、編號。文件歸檔：執(zhí)行企業(yè)檔案管理辦法附錄:發(fā) 文 記 錄CRSS20JL01-01 年 月 日 文件標題文件編號份 數(shù)張 數(shù)簽 收 記 錄份 次發(fā) 往 單 位受 控 號收文人簽名月、日備 注保存期： 5年收 文 記 錄CRSS20JL0102年月 日收文號文 件編 號發(fā) 文機 關文 件 標 題份次張數(shù)密級發(fā) 往單 位收文人簽 名備注10文 件 修 改 審 批