公司采購流程管理制度 (二)

1、 /6公司采購流程管理制度(二)為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本,滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求,進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程,加強(qiáng)與各部門間的配合,特制定本制度。一、材料需求計(jì)劃及其規(guī)定材料需求計(jì)劃材料需求計(jì)劃是指工程部或維保部根據(jù)工程需要確定一種或幾種物料,并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。材料需求計(jì)劃單的要素完整的材料需求計(jì)劃單應(yīng)包括以下要素：材料需求的部門；需求物品所屬項(xiàng)目；需求的用途；需求的物品名；需求的物品數(shù)量；需求的物品規(guī)格；需求物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；(非常規(guī)材料)需求的物品的要求時間；需求如有特殊需要請備注；材料需求計(jì)劃單項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,填寫

2、人簽名；材料需求計(jì)劃部門經(jīng)理簽名；材料需求計(jì)劃單最終審核人簽名；(19材料計(jì)劃每周最多申報二次，特殊情況除外；(流程：制訂出總的材料計(jì)劃項(xiàng)目部根據(jù)工程進(jìn)度計(jì)劃施工班組根據(jù)每月的產(chǎn)值做出材料計(jì)劃項(xiàng)目部審核項(xiàng)目材料存檔Q片區(qū)項(xiàng)目經(jīng)理審核工程部經(jīng)理審核分管領(lǐng)導(dǎo)審核財(cái)務(wù)部監(jiān)督材料需求計(jì)劃單及其提報規(guī)定材料需求計(jì)劃單應(yīng)按照要素填完整、清晰,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核后交采購部門采購；請購部門在提報計(jì)劃單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份；涉及到計(jì)劃數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交,為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交；遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況,可以電話或其他形式請示,征得同意后提報采購

3、部門,簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。；計(jì)劃單的更改應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。公司物資材料需求計(jì)劃單的提報部門公司各部門專用的物資由各部門自行提報。材料計(jì)劃單的接收及分發(fā)規(guī)定材料計(jì)劃的接收要點(diǎn)采購部在接收計(jì)劃單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰,檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；接收計(jì)劃單時應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購,名稱規(guī)格等不完整清晰不采購,圖紙及技術(shù)資料不全不采購,庫存足夠的物資不采購的原則；應(yīng)有物資管理人員核查請購物資是否有庫存的簽核；對于不符合規(guī)定和撤銷的計(jì)劃物資應(yīng)及時通知請購部門。計(jì)劃單的分發(fā)規(guī)定對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；無法

4、于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。采購周期的規(guī)定泵和控制柜：生產(chǎn)周期是45天風(fēng)機(jī)控制柜雙電源：生產(chǎn)周期10天,及控制柜電纜10天3氣體滅火（氣溶膠）：圖紙確認(rèn)OK后10天:長*寬*高*0.14*1.1：例：保護(hù)面積長12.78米*寬4.28米*高4.3米*0.14*1.1=36KG防火卷簾：現(xiàn)場通知量尺寸供應(yīng)商最晚第三天到場，量好尺寸后生產(chǎn)周期是25天。5報警主機(jī)：25個工作日6防火門：安裝工量好尺寸：木質(zhì)門20天,鋼質(zhì)門25天7常規(guī)線3天，定制品牌線10天元安消火栓箱子生產(chǎn)周期10天，南昌本地生產(chǎn)周期5天指定防排煙設(shè)備外省供應(yīng)周期是35天，本地

5、防排煙供應(yīng)周期為15天屋頂水箱：基礎(chǔ)制作好后，生產(chǎn)周期10天到工地訂制200以上溝槽件/鍍鋅管供應(yīng)周期10天常規(guī)材料時間提前1-2天13報警設(shè)備廠家下午及雙休日都不發(fā)貨請購部門應(yīng)按照以上規(guī)定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明原因；但遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。詢價及其規(guī)定詢價前應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技術(shù)要求,遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價,原則能不通過其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價；對于請購部

6、門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。比價、議價對廠商的供應(yīng)能力,交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析,是否其他廠商的價格最低,所報價格的綜合條件更加突出；收到供應(yīng)單位第一次報價后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況,設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格。重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；參考目標(biāo)價格與擬合作單位進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。比價、議價結(jié)果匯總比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得同

7、意后方可匯總；比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照比價單的格式完整列出報價、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由,按照一定順序逐一審核；如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。合同的簽訂及其規(guī)定合同：是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同,受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同正文應(yīng)包含的要素合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn)；采購物品/項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是不可分割的部分；包裝要求；合同總額應(yīng)含稅,特殊情況應(yīng)注明；付款方式；工期；質(zhì)量保證期；質(zhì)量要求及規(guī)范；違約責(zé)任和解

8、決糾紛的辦法；雙方的公司信息；其他約定。合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的,注意保密責(zé)任；擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；為防止合同工程量追加或追加無依據(jù),打包采購時要求供貨方提供分項(xiàng)報價清單；遇貨物訂購數(shù)量較大且價格較大或難清點(diǎn)的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn)；八、9質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品保質(zhì)期；詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；與初次合作的單位合作時,應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；比價匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；合同簽訂審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,加蓋公司合同章方可生效；簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財(cái)務(wù)部門。付款及合同執(zhí)行1.付款規(guī)定按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；按照貴公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫付款申請單,經(jīng)審批后提交財(cái)務(wù)部付款；財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)按合同規(guī)定付款,以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期,遇特殊情況延期付款的應(yīng)及時通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。合同執(zhí)行已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn),由采購部負(fù)