河南科技大學(xué)行政公文擬制常見問題解析

1、 河南科技大學(xué)行政公文擬制常見問題解析為解決我校目前行政公文擬制中存在的一些問題，進一步推進我校公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，現(xiàn)就常見問題進行梳理并解析如下：一、標(biāo)題公文標(biāo)題由發(fā)文部門名稱、事由、文種三部分組成，要準(zhǔn)確、扼要地概括公文的主要內(nèi)容。常見問題：（一）發(fā)文機關(guān)名稱不準(zhǔn)確1. 名稱不完整、順序顛倒。 例如：關(guān)于河南科技大學(xué)XXXX的通知應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的通知解析：“河南科技大學(xué)”是發(fā)文機關(guān)，應(yīng)作為標(biāo)題的第一部分，“關(guān)于”二字應(yīng)放在事由“XXXX”之前。2. 名稱表述錯誤。例如：河南科技大學(xué)XX處/河科大關(guān)于XXXX的通知應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的通知解析：學(xué)

2、校層面的發(fā)文必須是“河南科技大學(xué)”。3.發(fā)文機關(guān)名稱缺失。例如：關(guān)于XXXXX的請示應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的請示解析：公文標(biāo)題不能省略，必須要有發(fā)文機關(guān)全稱。（二）內(nèi)容不準(zhǔn)確，不夠概括1.冗長啰嗦，對事由表述不夠簡潔、完整。例如：（1）河南科技大學(xué)關(guān)于加強XXXX管理創(chuàng)新、XXXX管理制度、做好XXXX管理工作有關(guān)問題的通知（2）河南科技大學(xué)關(guān)于在校學(xué)生XXX等四名學(xué)生XXXX的請示應(yīng)為：（1）河南科技大學(xué)關(guān)于加強XXXX管理等有關(guān)工作的通知（2）河南科技大學(xué)關(guān)于XXX等四名在校學(xué)生XXXX的請示解析:（1）“XXXX”作為事由主體，說一個即可。（2）“在校學(xué)生”與“學(xué)生”重復(fù)、啰嗦。

3、2. 文不對題、題不對文，標(biāo)題與正文不符，不能涵蓋公文的內(nèi)容。例如：河南科技大學(xué)關(guān)于做好節(jié)日期間XX安全有關(guān)工作的通知應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于做好節(jié)日期間安全、XX、XX等工作的通知解析：文內(nèi)除講XX安全工作外，還講了其他工作。3. 語法錯誤。（1）介詞使用不規(guī)范。有的標(biāo)題在發(fā)文機關(guān)后缺少介詞“關(guān)于”，有的出現(xiàn)多個“關(guān)于”，有的則重復(fù)使用介詞“關(guān)于在”、“關(guān)于對”等。例如：河南科技大學(xué)關(guān)于對XXXX修改意見的報告應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX修改意見的報告或河南科技大學(xué)對XXXX修改意見的報告解析：“關(guān)于”、“對”都是表對象、范圍的介詞，與詞或詞組組成介詞結(jié)構(gòu)，后面加“的”置于文種前；二者意義相

4、近，一般不連用。（2）搭配不當(dāng)，語義不全。例如：河南科技大學(xué)關(guān)于開展XXXX問題的請示應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于開展XXXX活動/工作的請示解析：動詞“開展”后應(yīng)有相應(yīng)的賓語，即“開展活動”或“開展工作”。4.語義重復(fù)。例如：河南科技大學(xué)關(guān)于請求/申請/請求批準(zhǔn)XXXX的請示應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的請示解析：文種“請示”即“請求批示”之意，所以應(yīng)將“請求”“申請”“請求批準(zhǔn)”去掉。（三）文種誤用黨政機關(guān)公文處理工作條例（2012年版，以下簡稱條例）規(guī)定的公文種類共15種，我校常用的有：通知、請示、報告、決定和函5種。對于文種的選擇，應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的和要求、文種的適用范圍、行文關(guān)系來確定，不

5、得混淆、錯誤使用。1.文種缺失，非規(guī)定文種。例如：河南科技大學(xué)XXXX活動實施方案應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于印發(fā)的通知解析：未選用15個法定文種，而使用總結(jié)、要點、方案、計劃、安排、綱要、規(guī)劃、建議、答復(fù)等。2. 文種混用。例如：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的請示報告應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的請示或河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的報告解析：“請示”與“報告”為不同文種，應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容確定選用其一。3. 文種錯用。例如：（1）河南科技大學(xué)關(guān)于辦理XXXX的報告（2）河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的請示報告應(yīng)為：（1）河南科技大學(xué)關(guān)于辦理 XXXX的請示（2）河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX的報告解析：請示和報告都是上

6、行文，但是二者有不同的用途和要求，是兩個不同的文種。請示“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”(辦法)，上級對于請示必須有答復(fù)，必須事前行文；而報告“適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問”(辦法)，不需要上級作出答復(fù)，可事中行文，也可事后行文。例（1）為事前向上級請求指示，需要批準(zhǔn)，應(yīng)為“請示”；例（2）是對工作情況的匯報，應(yīng)為“報告”。（四）標(biāo)點符號使用不規(guī)范規(guī)章制度全稱外不加書名號而使用引號；或者不是法規(guī)或規(guī)章全稱卻加書名號。例如：河南科技大學(xué)關(guān)于的報告應(yīng)為：河南科技大學(xué)關(guān)于XXXX工作總結(jié)的報告（五）公文標(biāo)題排列形式不夠美觀有的排成“金字塔形”、“長方形”、“沙漏形”等；有

7、的標(biāo)題在回行時詞義不完整。例如：應(yīng)為：二、主送機關(guān)主送機關(guān)作為公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)統(tǒng)稱。常見問題：（一）主送機關(guān)缺失。我校公文一般要有主送機關(guān)。頂格，后加冒號。（二）主送機關(guān)表述不規(guī)范。主要為：未用全稱或規(guī)范化簡稱；未嚴(yán)格分類排序、隨意使用統(tǒng)稱。例如：1.省人社廳；2.校屬單位；應(yīng)為：1. 河南省人力資源和社會保障廳/省人力資源社會保障廳；2.校屬各單位/校屬有關(guān)單位。（三）多頭主送向上級機關(guān)行文，只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。例如：主送“河南省教育廳、河南省人力資源與社會保障廳、河南省機構(gòu)編制委員會辦公

8、室”應(yīng)為：主送“河南省教育廳”，抄送“河南省人力資源與社會保障廳”，“河南省機構(gòu)編制委員會辦公室”。（四）主送機關(guān)錯誤應(yīng)當(dāng)主送上級機關(guān)“XXXX廳”的公文，錯誤主送給其辦公室。例如：“河南省教育廳發(fā)展規(guī)劃處”/“河南省教育廳辦公室”；應(yīng)為：“河南省教育廳”。三、正文公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。常見問題：（一）格式不規(guī)范按照規(guī)定，正文用仿宋三號字，行間距28磅。1.字體未采用規(guī)定字體。2.行間距未調(diào)整。3.自然段之間空一行，多此一舉。4.結(jié)構(gòu)層次誤用。例如：（1）采用“（一）”、“”、“（1）”、“1.”；（2）除“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”外，還用“第一、第二”、“A、B、C”

9、、“、”等。應(yīng)為：解析：（1）屬于越級使用；（2）屬于層次過多、序號過細(xì)。（二）文字表述不規(guī)范1.文字錯誤。包括：多字、漏字、錯字、不規(guī)范字。例如：“簽訂”寫為“簽定”；“報道”寫為“報導(dǎo)”；“廳委辦”寫為“廳位辦”。2.用詞不準(zhǔn)確，不規(guī)范。例如：截止截至；臺帳臺賬；制訂制定；其它其他。解析：語義相近的詞，應(yīng)準(zhǔn)確把握其細(xì)微差別，根據(jù)文件內(nèi)容準(zhǔn)確使用。3.語法表述錯誤。（1）句子成分缺失。例如：“加大XXXX工作?！睉?yīng)為“加大XXXX工作力度?！苯馕觯骸凹哟蟆笔侵^語，后面都是定語，整個句子少賓語，所以應(yīng)加上“力度”兩字作賓語。（2）搭配錯誤。例如：“發(fā)揚黨員的模范帶頭作用”應(yīng)為：“發(fā)揮黨員的模范

10、帶頭作用”解析：“作用”是不能“發(fā)揚”的，應(yīng)該為“發(fā)揮”。4.字詞句拖沓重復(fù)。例如：上一段講到“我校與XXXX大學(xué)達成了合作意向，每學(xué)期XXXX”，下一段又說“我校與XXXX大學(xué)達成了合作意向，每年XXXX”。應(yīng)為：在合適的位置說明“我校與XXXX大學(xué)達成了合作意向，每學(xué)期XXXX”即可。解析：公文語言表達要簡潔、明晰，勿重復(fù)。5.口頭表達與書面表達的誤用。例如：講到年份時，口語有時為圖方便，會說“04年”（讀成“零四年”），但公文就要寫完整，寫成“2004年”，否則容易造成歧義。5.前后表述不一致。例如：前面說的是“獲獎單位有2個”，后面又說“對獲獎的12家單位獎勵”。解析：對于公文內(nèi)出現(xiàn)兩

11、次以上的名稱、數(shù)量等要嚴(yán)格對應(yīng)，保持一致。6.年代表述錯誤。例如：“合校以來”；“合校多少年”應(yīng)為：“河南科技大學(xué)成立以來”（三）標(biāo)點符號使用不規(guī)范1. 序號之后使用頓號。與正文中表述的內(nèi)容連接在一起，易使人誤解。例如：“一、二十年代”；“二、三步驟”應(yīng)為：“一、于/在二十年代”；“二、分為/共三大步驟”2. 層次序號中的標(biāo)點符號使用不規(guī)范。例如：“（一）、”、“1、”、“（1）、”。應(yīng)為：“（一）”、“1.”、“（1）”。3. 表示概數(shù)不應(yīng)用頓號隔開。例如：“六、七十年代”應(yīng)為：“六七十年代”4.頓號與逗號混用。5.逗號與句號混用。6.方括號與六角括號混用。7.書名號與引號混用。（四）數(shù)字使

12、用不規(guī)范1.阿拉伯?dāng)?shù)字使用不規(guī)范。例如：“我校約有三分之二的學(xué)生使用了XXXX?！睉?yīng)為：“我校約有2/3的學(xué)生使用了XXXX?！苯馕觯汗闹械臄?shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次充數(shù)和詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩詞句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字表述。2.小數(shù)點之間的數(shù)字位置不規(guī)范。例如：“財政XXXX專項經(jīng)費XX萬元，其中專家評審和論證費35. 8萬元?！睉?yīng)為：“財政XXXX專項經(jīng)費XX萬元，其中專家評審和論證費35. 8萬元?！苯馕觯河捎陔娔X錄入漢字時是在全角狀態(tài)下進行，如果遇到小數(shù)字，電腦便默認(rèn)為標(biāo)點符號，后面自動空了一格，使一個數(shù)字變成兩個數(shù)字。3.數(shù)字回行。例如：

13、“1，111，99萬元”應(yīng)為：“1111.99萬元”解析：公文中的數(shù)字不能出現(xiàn)回行的情況。4.數(shù)字體例不一致。例如：“我?，F(xiàn)有三十二個學(xué)院，26個機關(guān)處室。”應(yīng)為：“我?，F(xiàn)有32學(xué)院，26個機關(guān)處室?！苯馕觯簺]有嚴(yán)格規(guī)定的數(shù)字用法，應(yīng)遵循照顧上下文、保持全文體例一致的原則。（五）引文不規(guī)范引文中缺發(fā)文字號或只引發(fā)文字號而沒有標(biāo)題；引文發(fā)文字號錯誤；引文標(biāo)題不全。例如：（1）國務(wù)院關(guān)于印發(fā)統(tǒng)籌推進世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案的通知（2）國發(fā)201564號文件（第一次出現(xiàn)時）（3）國發(fā)201564號文件國務(wù)院關(guān)于印發(fā)統(tǒng)籌推進世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案的通知應(yīng)為：國務(wù)院關(guān)于印發(fā)統(tǒng)籌推進

14、世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案的通知（國發(fā)201564號，以下簡稱通知）解析：辦法規(guī)定：“引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號”。（六）“以下簡稱”（或“以下統(tǒng)稱”）用法有誤例如：河南科技大學(xué)XXXXX規(guī)定：或在一個文件中反復(fù)出現(xiàn)（出現(xiàn)3次以上）；或第一次交待過“（以下簡稱XX規(guī)定）”，但下文又出現(xiàn)了河南科技大學(xué)XXXXX規(guī)定全稱；或在括號中將七條規(guī)定用雙引號“”括起來；或僅出現(xiàn)了兩次，使用簡稱。應(yīng)為：需3次以上出現(xiàn)的條例、規(guī)定、通知等，第一次出現(xiàn)時使用“以下簡稱”，之后皆用簡稱代替。解析：例子中主要問題是該用不用，造成啰嗦重復(fù)；不該用時濫用，造成不知所云；該用時用了，造成不規(guī)范。（七）姓名

15、排序不規(guī)范凡涉及姓名排序的問題，應(yīng)按照學(xué)校公布的職能處室、學(xué)院、直附屬單位的排序進行。如有特殊情況，按照筆畫或者拼音排序，應(yīng)注明。四、附件說明附件說明是公文附件的順序號和名稱。常見問題：（一）公文中帶有附件，卻漏標(biāo)附件說明。（二）“附件”二字只標(biāo)了一個“附”字，或附件名稱未標(biāo)全稱。（三）格式編排錯誤、不規(guī)范。例如：編排在正文下一行或與正文之間空隔多行；附件說明編排在落款下空一行；或頂格編排；附件名稱沒有緊隨“附件：”之后書寫，而是另起一行，有的附件名稱后標(biāo)注標(biāo)點符號；文字較長的附件說明回行后，頂格編排或是與附件順序號對齊。應(yīng)為：在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體字編排“附件”二字，后標(biāo)全角

16、冒號和附件名稱。附件名稱后不加標(biāo)點符號；回行須與上一行附件名稱的首字對齊。（4）多個附件時，順序號使用錯誤。例如：“附件一、二、三”；“附件一、附件二、附件三”“附件1、附件2、附件3”應(yīng)為：附件：1. 2. 3. 五、發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)當(dāng)署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，我校使用全稱。常見問題：例如：河南科技大學(xué)XX處應(yīng)為：河南科技大學(xué)六、成文日期應(yīng)署會議通過或者發(fā)文負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。常見問題：（一）成文日期中的年月日用漢字標(biāo)注。例如：二零一五年十二月二十日應(yīng)為：2015年12月20日解析：年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。一般右空四字編排。（二）成文日期距正文的行距過大或過小。（三）成文日期右側(cè)頂格或過于靠左側(cè)。應(yīng)為：右空四字編排。（四）發(fā)文機關(guān)署名與成文日期標(biāo)注的位置上下不對稱、不勻稱，相互之間錯落太大。（五）成文日期錯誤。例如：將擬稿日期作為成文日期；將打印日期作為成文日期。應(yīng)為：簽發(fā)日期為成為日期。七、附件公文正文的說明、補充或者參考說明。常見問題：（一）格式不規(guī)范。附件應(yīng)當(dāng)另面（另起一頁）編排