excel小技巧講解課件

1、excel小技巧講解徐陳星第1頁，共21頁。Hot Tip 啟動excel時，會自動新建一個空白的工作簿。在實(shí)際應(yīng)用中，用戶隨時可以創(chuàng)建新的工作簿，手動新建工作簿的具體操作步驟如下：選擇【文件】【新建】命令；單擊【常用】工具欄中的【新建】快捷按鈕；技巧: 按CtrlN組合鍵，可快速新建一個空白工作簿。themegalleryCompany Logo第2頁，共21頁。Hot Tip自動填充 選定相應(yīng)的單元格并拖動其右下角的填充柄，或者選擇【編輯】【填充】【序列】命令，可在Excel工作表中快速填充多種類型的數(shù)據(jù)序列。 在行或列中復(fù)制數(shù)據(jù)，拖動單元格填充柄即可； 填充一系列數(shù)字、日期等，通過拖動，

2、 Excel可自動延續(xù)此系列數(shù)字、日期或時間段等。 技巧2 按Ctrl+D組合鍵，可向下填充； 按Ctrl+R組合鍵，可向右填充。themegalleryCompany Logo第3頁，共21頁。Hot Tip奇特的F4鍵 Excel中有一個快捷鍵的作用極其突出，那就是F4鍵。作為“重復(fù)”鍵，F(xiàn)4鍵可以重復(fù)前一次操作，在很多情況下起作用，比如在工作表內(nèi)加入或刪除一行，然后移動插入點(diǎn)并按下F4鍵以加入或刪除另一行，根本不需要使用菜單。 themegalleryCompany Logo第4頁，共21頁。Hot Tip技巧 ：分?jǐn)?shù)應(yīng)使用整數(shù)加分?jǐn)?shù)的形式，否則會默認(rèn)為日期； 如：輸入1/2 1月2日

3、輸入0空格1/2 顯示為1/2 在輸入數(shù)字前加入字符，可將數(shù)字作為文本處理， 如“，”。提示： 在excel中，日期和時間均按數(shù)字處理； 對于輸入的數(shù)字Excel可識別時，靠右側(cè)對齊。如 2019-6-5； 對于Excel不能識別的日期和時間，會被視為文本，左側(cè)對齊。如2019.6.5。themegalleryCompany Logo第5頁，共21頁。Hot Tip 給單元格加批注 批注是附加在單元格中,與其他單元格內(nèi)容分開的注釋。 含有批注的單元格的右上角會有一個紅色三角形的批注標(biāo)識符。鼠標(biāo)指向單元格,即會顯示其批注。操作步驟如下:a 選定單元格,選擇【插入】-【批注】命令;或單擊右鍵,選擇

4、【插入批注】;b 在彈出的批注框中輸入內(nèi)容;c 輸入完畢后,單擊外部工作表區(qū)域即可.themegalleryCompany Logo第6頁，共21頁。Hot Tip條件格式 一個工作表中可能有許多數(shù)據(jù)，有些數(shù)據(jù)是需要特別標(biāo)記的?？梢岳肊xcel的條件格式功能。點(diǎn)擊【格式】 【條件格式】命令，然后進(jìn)行選擇。 如在學(xué)生成績表中將不及格的成績作紅色標(biāo)記。 設(shè)置背景 選定整個工作表； 選擇【格式】【工作表】命令項(xiàng)【背景】； 在“工作表背景”對話框中選擇一個圖片； 單擊【插入】即可。themegalleryCompany Logo第7頁，共21頁。Hot TipExcel大量數(shù)據(jù)同時輸入的技巧 打開需

5、要輸入數(shù)據(jù)的Excel表格，同時選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格，如果某些單元格不相鄰，可先按住Ctrl鍵并點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵逐個選中單元格。接著松開Ctrl鍵，輸入單元格中需要填充的數(shù)據(jù)，然后再按下“CtrlEnter”組合鍵，則剛才選中的所有單元格就被同時填入該數(shù)據(jù)了?？焖佥斎氪髮懼形臄?shù)字 將光標(biāo)移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中。在單元格中輸入相應(yīng)的小寫數(shù)字。右擊該單元格，點(diǎn)擊“設(shè)置單元格格式”，從彈出的“單元格格式”對話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)；然后從“特殊”列表框中選擇“中文大寫數(shù)字”選項(xiàng)。最后單擊“確定”按鈕即可.themegalleryCompany Logo第8頁，共21頁。Hot TipExcel

6、單元格文字隨時換行 在Excel中，我們有時需要在一個單元格中分成幾行顯示文字等內(nèi)容。那么實(shí)現(xiàn)的方法一般是通過選中格式菜單中的“單元格”下“對齊”的“自動換行”復(fù)選項(xiàng)，單擊“確定”即可，這種方法使用起來不是特別隨心所欲，需要一步步地操作。還有一種方法是：當(dāng)你需要重起一行輸入內(nèi)容的時候，只要按住Alt鍵的同時按下回車鍵就可以了。Excel中插入空白行 如果想在某一行上面插入幾行空白行，可以用鼠標(biāo)拖動自此行開始選擇相應(yīng)的行數(shù)，然后單擊右鍵，選擇插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl鍵，依次單擊要插入新行的行標(biāo)按鈕，單擊右鍵，選擇插入即可themegalleryCompany Logo第

7、9頁，共21頁。Hot Tip 讓Excel中人名顯示更美觀的技巧 a 刪除姓名中的空格 選中姓名所在的列，執(zhí)行“編輯替換”命令，在“查找內(nèi)容”欄中輸入一個空格，在“替換為”欄中不填任何內(nèi)容，單擊“全部替換”命令，確定退出后即可. b 讓姓名左右對齊 姓名用字是兩個字與三個字的,左右對齊也有技巧.選中已刪除空格的姓名單元格，單擊“格式單元格”,在打開的“單元格格式”對話框中的水平對齊方式中選擇“分散對齊”選項(xiàng)，確定退出后即可使學(xué)生姓名用字左右對齊。themegalleryCompany Logo第10頁，共21頁。Hot Tip不使用方向鍵也可上下左右移動所選定單元格 在Excel中，如果要選

8、定已選定單元格周圍的單元格，可以按 上下方向鍵進(jìn)行移動，可為了節(jié)省時間，讓操作的速度更高， 按下Tab鍵，可以快速選定已選定單元格右側(cè)的單元格; 同時按下“Shift+Tab”組合鍵，可以選定左側(cè)單元格; 按下“Enter”鍵，可以選定下方單元格; 同時按下組合鍵“Shift+Enter”，可以選定上方單元格.themegalleryCompany Logo第11頁，共21頁。Hot Tip快速得到合適列寬和行高 如果各列中數(shù)據(jù)寬度一致的話，我們可以選中各列，然后把鼠標(biāo)移至列標(biāo)題的右邊框，待鼠標(biāo)變成雙向箭頭時拖動至合適的寬度，這樣就可以得到統(tǒng)一列寬的各列了。如果各列中數(shù)據(jù)寬度不一致的話，我們經(jīng)

9、常要逐列進(jìn)行調(diào)整，非常麻煩。此時可以選中含有數(shù)據(jù)的各列，同樣將鼠標(biāo)移至其中一個列標(biāo)題的右邊框，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成雙向箭頭時雙擊鼠標(biāo)左鍵，可以立刻將各列的列寬設(shè)置為“最適合的列寬”，即各列寬度為恰好可以完整顯示單元格數(shù)據(jù)。 用這個方法也可以得到“最適合的行高”。只是要雙擊行標(biāo)題的下邊框 。themegalleryCompany Logo第12頁，共21頁。Hot Tip單元格引用的樣式 相對引用：指公式中所引用的單元格位置將隨著公式單元格位置的改變而改變。如A2、D5。 絕對引用：指公式和函數(shù)中所引用的單元格位置是固定不變的。如$C$3、$F$6。 混合引用：在同一個單元格引用中既有絕對引用又有相對

10、引用。 相對列和絕對行，如C$6; 絕對列和相對行，如$C6.themegalleryCompany Logo第13頁，共21頁。Hot Tip對單元格進(jìn)行同增同減操作 在Excel中，如果要對某一單元格或某一區(qū)域中的每個單元格中的數(shù)值進(jìn)行同加、同減、同乘或同除操作時，可以使用“選擇性粘貼”功能輕松實(shí)現(xiàn)。 例如：讓選定區(qū)域中的每個單元格都同乘以2，首先在選定區(qū)域外的某個單元格中輸入2，選擇這個單元格并復(fù)制 ;然后選擇要進(jìn)行同乘操作的單元格區(qū)域，單擊“編輯”菜單，選擇“選擇性粘貼”命令，在“運(yùn)算”欄中選擇“乘”單選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕.結(jié)果顯示在了每個單元格中 。 使用這個功能還可以對單元格進(jìn)行

11、自身操作，例如可以進(jìn)行單元格的自身相加、相減、相乘以及相除 。themegalleryCompany Logo第14頁，共21頁。Hot Tip編輯時讓每頁都顯示標(biāo)題 在編輯狀態(tài)時向后翻頁會看不到第一行的標(biāo)題行，在操作數(shù)據(jù)時就會很不方便。這個問題很簡單就可以解決，方法如下： 選中標(biāo)題所在行的下面一行單元格，打開“視圖”菜單，選擇“凍結(jié)窗格”選項(xiàng)，上面一行就被固定了，無論怎么向下翻頁，它都始終在第一行不會移動。themegalleryCompany Logo第15頁，共21頁。Hot Tip 在打印時讓每頁都顯示標(biāo)題 在Excel中制作一個長表格時，默認(rèn)打印時，并不是每頁都會顯示出頂端標(biāo)題行和左

12、側(cè)標(biāo)題列，它只會在第一頁上顯示，那如何能讓表格打印出來時，每頁都帶有標(biāo)題欄呢？ 可以這樣設(shè)置：打開“文件”菜單，選擇“頁面設(shè)置”選項(xiàng)，彈出“頁面設(shè)置”對話框，單擊“工作表”選項(xiàng)卡，在“打印標(biāo)題”欄中的“頂端標(biāo)題行”項(xiàng)和“左側(cè)標(biāo)題列”項(xiàng)中設(shè)置好要顯示的標(biāo)題單元格，單擊“確定”按鈕。這樣在打印長表格時，每頁都會顯示出標(biāo)題的內(nèi)容了。 themegalleryCompany Logo第16頁，共21頁。Hot Tip自定義Excel下拉菜單 要在Excel實(shí)現(xiàn)直接在下拉菜單中（自定義內(nèi)容）選擇輸入的功能，實(shí)現(xiàn)如下圖所示的效果步驟操作：1.選中要做下拉列表的單元格。2.在菜單中選擇：數(shù)據(jù)有效性設(shè)置（允許

13、）：序列；（來源）：輸入內(nèi)容，用,（英文逗號）分隔。 themegalleryCompany Logo第17頁，共21頁。Hot Tip快速刪除空行 快捷鍵“Ctrl+ -（減號）” 有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用自動篩選功能來實(shí)現(xiàn)，方法是:先在表中插入新的一行(全空)，然后選擇表中所有的行，單擊“數(shù)據(jù)篩選自動篩選”命令，在每一列的頂部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，單擊“編輯刪除行”，然后按“確定”，所有的空行將被刪去。 注意:插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。 themegalleryCompany Logo第18頁，共21頁。Hot Tip快速修改單元格式次序在拖放選定的一個或多個單元格至新位置的同時，按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。方法為:選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變成一個水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時會變成垂直“工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。 在多個Excel工作簿間快速切換按下“Ctrl+Tab”可在打開的工作簿間切換。themegalleryCompany Logo第19頁，共21頁。