Excel中的數(shù)據(jù)管理課件

1、第11章 Excel中的數(shù)據(jù)管理11.1 數(shù)據(jù)排序11.2 數(shù)據(jù)篩選11.3 數(shù)據(jù)分類匯總11.4 數(shù)據(jù)透視表返回第1頁，共37頁。11.1 數(shù)據(jù)排序11.1.1默認(rèn)排序次序在按升序排序時，Excel使用如下次序(在按降序排序時，除了空格總是在最后外，其他的排序次序反轉(zhuǎn)):(1)數(shù)字從最小的負(fù)數(shù)到最大的正數(shù)進(jìn)行排序。(2)在按字母先后順序?qū)ξ谋卷?xiàng)進(jìn)行排序時，Excel從左到右一個字符一個字符地進(jìn)行排序。文本以及包含數(shù)字的文本，按下列次序排序:0-9-A-Z (3)邏輯值:在邏輯值中，F(xiàn)ALSE排在TRUE之前。(4)錯誤值:所有錯誤值的優(yōu)先級相同。(5)空格:空格始終排在最后。上一頁下一頁返回

2、第2頁，共37頁。11.1 數(shù)據(jù)排序11.1.2用排序按鈕進(jìn)行排序若只需按數(shù)據(jù)清單中的某一列對數(shù)據(jù)清單中的行數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，最簡單的方法是利用常用工具欄上的“升序”或“降序”按鈕來進(jìn)行排序。具體操作為:先在數(shù)據(jù)清單中單擊某一字段名，再單擊“排序”按鈕，則整個數(shù)據(jù)清單依照“升序”或“降序”要求進(jìn)行重新排列行。11.1.3利用菜單命令對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序(1)打開要排序的數(shù)據(jù)表，單擊其中的任意單元格。(2)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令，打開如圖11-1所示的對話框。(3)在此對話框中的“主要關(guān)鍵字”下拉列表框中選擇“國內(nèi)生產(chǎn)總值”，然后單擊右面的“降序”按鈕。上一頁下一頁返回第3頁，共37頁。11.1

3、 數(shù)據(jù)排序(4)單擊“確定”按鈕，這時可以看到數(shù)據(jù)庫中的J列數(shù)據(jù)是按降序的方式排列的，這樣排名后，可以在排名的單元格內(nèi)填上名次，如圖11-2所示的樣式。利用菜單命令還可進(jìn)行多關(guān)鍵字的排序，它是先按主要關(guān)鍵字進(jìn)行排序，在主要關(guān)鍵字中數(shù)據(jù)相同時，再按次要關(guān)鍵字進(jìn)行排序，最后按第二關(guān)鍵字進(jìn)行排序。11.1.4特殊排序功能在“排序”對話框中，單擊“選項(xiàng)”按鈕，打開“排序選項(xiàng)”對話框。這單Excel提供了一些特殊的排序功能，如按行排序、按筆畫排序、按自定義排序等。上一頁下一頁返回第4頁，共37頁。第5頁，共37頁。11.2數(shù)據(jù)篩選11.2.1自動篩選(1)打開要進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選的數(shù)據(jù)庫，單擊數(shù)據(jù)庫中任意單元

4、格。(2)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令，然后在它的了菜單中選擇“自動篩選”命令，這時在數(shù)據(jù)清單中每個字段標(biāo)志右端會出現(xiàn)自動篩選箭頭，如圖11-8所示。(3)單擊“職務(wù)”右端的自動篩選箭頭，在彈出的下拉列表中選擇“文秘”，進(jìn)行篩選后的數(shù)據(jù)庫如圖11-9所示，Excel用藍(lán)色篩選箭頭顯示篩選項(xiàng)。11.2.2自定義篩選(1)如果用戶想自定義篩選條件，可以單擊“工資”自動篩選箭頭，上一頁下一頁返回第6頁，共37頁。11.2數(shù)據(jù)篩選在彈出的下拉列表中選擇“自定義”，打開“自定義自動篩選方式”對話框。(2)在此對話框中第一行的下拉列表框中選擇“大于或等于”。(3)選中此對話框中的“與”按鈕，在右面的文

5、本框中輸入2 500，然后在第二行的下拉列表框中選擇“小于”，輸入3 500，或者在下拉列表中選擇3 500，如圖11-10所示。(4)單擊“確定”按鈕，結(jié)果如圖11-11所示。11.2.3取消篩選(1)取消對單列的篩選:單擊該列旁邊的自動篩選箭頭，然后單擊“全部”，將顯示所有隱藏的數(shù)據(jù)。上一頁下一頁返回第7頁，共37頁。11.2數(shù)據(jù)篩選(2)一次取消全部篩選:指向“數(shù)據(jù)”菜單上的“篩選”，然后單擊“全部顯示”，將顯示所有隱藏數(shù)據(jù)，但會保留自動篩選為打開狀態(tài)。(3)關(guān)閉自動篩選:指向“數(shù)據(jù)”菜單上的“篩選”，然后單擊“自動篩選”取消其前的對鉤，此時，列標(biāo)題旁的字段箭頭消失，全部記錄行被顯示。1

6、1.2.4高級篩選使用高級篩選可以設(shè)置復(fù)雜的篩選條件。高級篩選需要在數(shù)據(jù)清單的上方設(shè)置一個條件區(qū)域，用來指定篩選的數(shù)據(jù)必須滿足的條件。操作實(shí)例如下。(1)選中“第一行”單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，在字段標(biāo)志行下面插入一行，然后按照同樣的方法再插入兩行。上一頁下一頁返回第8頁，共37頁。11.2數(shù)據(jù)篩選(2)將鼠標(biāo)放到B2單元格中，然后編輯條件區(qū)域，如圖11-12所示中用框起來的區(qū)域，表示篩選“工資=3 000或者工資2 500并且職務(wù)=文秘”的記錄。注意，在同列中寫的條件是表示“或者”，在不同列中寫的條件是表示“并且”。(3)單擊數(shù)據(jù)清單中的任意單元格。(4)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”

7、菜單中的“篩選”命令，從它的子菜單中選擇“高級篩選”命令。(5)如果用戶想將篩選的結(jié)果復(fù)制到其他位置，可以在“高級篩選”對話框中選中“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”按鈕。本例中選擇“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”按鈕。上一頁下一頁返回第9頁，共37頁。11.2數(shù)據(jù)篩選(6)單擊“數(shù)據(jù)區(qū)域”右端的“壓縮對話框”按鈕，打開“壓縮對話框”，然后在工作表中選擇數(shù)據(jù)區(qū)域。(7)單擊“數(shù)據(jù)區(qū)域”右端的“壓縮對話框”按鈕，回到“高級篩選”對話框。(8)單擊“條件區(qū)域”右端的“壓縮對話框”按鈕，在工作表中選擇條件區(qū)域，再單擊“條件區(qū)域”右端的“壓縮對話框”按鈕回到“高級篩選”對話框，如圖11-12所示。(9)單擊“確定

8、”按鈕，在數(shù)據(jù)庫中會顯示高級篩選后的結(jié)果，如圖11-13所示。上一頁返回第10頁，共37頁。11.3數(shù)據(jù)分類匯總11.3.1插入分類匯總(1)打開要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)庫(內(nèi)容如圖11-26所示)，單擊要分類匯總的列中的單元格。(2)單擊工具欄中的“升序排列”按鈕或“降序排列”按鈕，本例中選擇“升序排列”按鈕。(3)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”命令，打開“分類匯總”對話框。(4)在“分類字段”下拉列表框中，單擊分類匯總的列。本例中，我們選擇“年份”列。(5)在“匯總方式”下拉列表框中，選擇“求和”按鈕。下一頁返回第11頁，共37頁。11.3數(shù)據(jù)分類匯總(6)在“選定匯總項(xiàng)”列表框中，選中包含

9、了要進(jìn)行分類匯總的數(shù)值的每一列前面的復(fù)選框。本例中選擇“第一產(chǎn)業(yè)、第二產(chǎn)業(yè)、第三產(chǎn)業(yè)、工業(yè)、建筑業(yè)、交通運(yùn)輸、商業(yè)”。(7)如果想在每個分類匯總后有一個自動分頁符，可以選中“每組數(shù)據(jù)分頁”復(fù)選框。如果希望分類匯總在行的上方，而不是在行的下方，可以取消選中“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”復(fù)選框。(8)單擊“確定”按鈕，分類匯總后的數(shù)據(jù)庫如圖11-27所示。11.3.2刪除分類匯總(1)打開要刪除分類匯總的數(shù)據(jù)庫，單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中任意單元格。上一頁下一頁返回第12頁，共37頁。11.3數(shù)據(jù)分類匯總(2)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”命令，打開“分類匯總”對話框。(3)在此對話框中，單擊“全部刪除”按鈕。

10、這時數(shù)據(jù)庫中用戶插入的分類匯總將被刪除。11.3.3分級顯示數(shù)據(jù)(1)在分類匯總表的左側(cè)，按匯總層次出現(xiàn)了3個折疊按鈕 ，折疊按鈕出現(xiàn)的行就是匯總數(shù)據(jù)所在的行。單擊 ，則隱藏該類數(shù)據(jù)的匯總結(jié)果。(2)在分類匯總表的左上方有層次按鈕 。單擊1，只顯示總的匯總結(jié)果，不顯示數(shù)據(jù);單擊2，顯示總的匯總結(jié)果和分類匯總結(jié)果，不顯示數(shù)據(jù);單擊3，顯示全部數(shù)據(jù)和匯總結(jié)果。上一頁返回第13頁，共37頁。11.4數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是用于快速匯總大量數(shù)據(jù)的交互式表格?？梢酝ㄟ^旋轉(zhuǎn)其行或列以查看對源數(shù)據(jù)的不同匯總，還可以通過顯示不同的頁來篩選數(shù)據(jù)，或者也可以顯示所關(guān)心區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)。11.4.1數(shù)據(jù)透視表報表的元素

11、數(shù)據(jù)透視表一般有7個組成部分，分別是行字段、列字段、頁字段、頁字段項(xiàng)、數(shù)據(jù)字段、數(shù)據(jù)區(qū)域和數(shù)據(jù)項(xiàng)。行字段是指在數(shù)據(jù)透視表中被指定為行方向的字段。列字段是指在數(shù)據(jù)透視表中被指定為列方向的字段。頁字段是指數(shù)據(jù)透視表中被指定為頁方向的源數(shù)據(jù)表或表格中的字段。下一頁返回第14頁，共37頁。11.4數(shù)據(jù)透視表頁字段項(xiàng)是指源數(shù)據(jù)表或表格中的每個字段，列條目或數(shù)值都成為頁字段列表中的一項(xiàng)。數(shù)據(jù)字段是指包含匯總數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫或源列表中的字段。數(shù)據(jù)區(qū)域是指數(shù)據(jù)透視表中包含匯總數(shù)據(jù)的部分。數(shù)據(jù)區(qū)域中的單元格顯示了行和列字段中各項(xiàng)的匯總數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)區(qū)域的每個值都代表了源記錄或行中的一項(xiàng)數(shù)據(jù)匯總。數(shù)據(jù)項(xiàng)是指數(shù)據(jù)透視表中的

12、各個數(shù)據(jù)。展開指示器是指字段旁的指示器，可顯示或隱藏該項(xiàng)的明細(xì)數(shù)據(jù)。11.4.2創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表例:對圖11-34所示的數(shù)據(jù)清單按產(chǎn)品名稱和銷售員ID創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。上一頁下一頁返回第15頁，共37頁。11.4數(shù)據(jù)透視表操作步驟如下。單擊數(shù)據(jù)清單中的某一單元格。單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和圖表報告”命令，彈出“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?3步驟1”對話框，如圖11-35所示，按“下一步”按鈕。在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А钡牟襟E1中，選擇數(shù)據(jù)源類型下的“Microsoft Excel數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫”，然后選擇“所需創(chuàng)建的報表類型”下的“數(shù)據(jù)透視表”。單擊“下一步”按鈕，屏幕顯示如圖11

13、-36所示對話框。單擊“選定區(qū)域”右邊的按鈕可以更改數(shù)據(jù)源域的范圍。上一頁下一頁返回第16頁，共37頁。11.4數(shù)據(jù)透視表單擊“下一步”按鈕，顯示對話框如圖11-37所示單擊新建工作表選項(xiàng)，然后單擊“版式”按鈕，顯示版式對話框如圖11-38所示拖動“地區(qū)”到頁字段上，拖動“日期”到列字段上，分別拖動“產(chǎn)品名稱”和“銷售員ID”到行字段上，然后再分別拖動“銷售量”和“金額”到數(shù)據(jù)區(qū)域，如圖11-39所示。單擊“確定”按鈕，返回到步驟5的對話框，單擊“完成”按鈕，結(jié)果如圖11-40所示。11.4.3更改數(shù)據(jù)透視表報表單擊數(shù)據(jù)透視表報表。上一頁下一頁返回第17頁，共37頁。11.4數(shù)據(jù)透視表將鼠標(biāo)指

14、向“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上“數(shù)據(jù)透視表”菜單中的“向?qū)А泵?，如圖11-41所示。單擊“版式”按鈕。參照“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”中的(6)-(8)11.4.4刷新數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)如果用戶需要更改數(shù)據(jù)，不能直接在數(shù)據(jù)透視表中修改，而應(yīng)在源數(shù)據(jù)表中修改。而數(shù)據(jù)修改之后，數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)不會自動更新，這時需要執(zhí)行以下操作。單擊數(shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖報表。單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中的“更新數(shù)據(jù)”按鈕，如圖11-41所示。上一頁返回第18頁，共37頁。圖11-1“排序”對話框返回第19頁，共37頁。圖11-2數(shù)據(jù)表返回第20頁，共37頁。圖11-8自動篩選(一)返回第21頁，共37頁。圖11-9自動篩選(二)返回第22頁，共37頁。圖11-10“自定義自動篩選方式”對話框返回第23頁，共37頁。圖11-11“自定義篩選”結(jié)果返回第24頁，共37頁。圖11-12 高級篩選(一)返回第25頁，共37頁。圖11-13 高級篩選(二)返回第26頁，共37頁。圖11-26樣例數(shù)據(jù)庫返回第27頁，共37頁。圖11-27分類匯總后的結(jié)果圖返回第28頁，共37頁。第29頁，共37頁。圖11-34數(shù)據(jù)清單返回第30頁，共