房地產(chǎn)行業(yè)會議管理

1、.：.；房地產(chǎn)行業(yè)會議管理在AMT 咨詢過往的工程閱歷中我們發(fā)現(xiàn)，企業(yè)高層大約有80%的時間都在開會。然而，高層的時間是珍貴的資源，本人的行程安排經(jīng)常被一些暫時性的會議打亂。每天陷在無盡的會議中，脫不開身不說，而且留給本人單獨思索的時間也少之又少，真是非常苦楚。 為了一個月度總經(jīng)理的辦公會，會議組織者提早十多天就開場預備。確定會議議題，同與會者確認需求提交的資料，然后不停地打和每個與會者進展溝通，確認會議時間。忙活了一個上午，好不容易定下來的會議時間，下午，某個老總的秘書卻打來，說老總有事無法在參與，能否提早或推遲會議時間。無法，會議組織者又要接著忙開了，重新打，逐一溝通，更改會議時間很難想象

2、，一次這樣的會議組織，協(xié)調(diào)與會者的時間就如此費事?？蛇@會議時間一改再改，會議組織者豈不是苦不堪言？ 會議終了了，眾人離席，一次苦心運營的會議終告段落?？善瀑M了這樣多心血的會議，誰來監(jiān)視決議能否執(zhí)行了呢？往往是前一次會議遇到的問題，到了下次開會時還是懸而未決，由于會議的決議根本就沒有人跟蹤落實。 會議組織者辛勞，可誰又知道老總們的辛勞呢？這邊的會議剛終了，那邊，沒過一會，老總就接到秘書打過來的，說是某某部門召開會議，需求老總參與會議決策。在企業(yè)中，職務越高的人，往往開會時間占總?cè)蝿諘r間的比例就越大，由于許多重要決策都需求高層參與。 當然，對于業(yè)務部門來說，當他們遇到了棘手的緊急問題需求老總們點頭

3、決議時，就需求打給老總的秘書，商定會議時間。假設老總時間曾經(jīng)排滿，那就只能另行安排時間。一次次的約定，卻苦于總是約不到老總。這樣的問題一而再，再而三的出現(xiàn)，讓業(yè)務部門員工也是苦惱不已。 也許他會對這些身邊經(jīng)常出現(xiàn)的情景習以為常，其實，這些問題的發(fā)生并不是不可防止的。問題的矛盾和癥結(jié)都很明了。問題的產(chǎn)生緣由都是由于無序的會議管理的結(jié)果。可以提高會議的方案性和透明性，讓會議從無序變得有序，進而改善會議的決策效率是會議管理的主要目的。 矛盾和癥結(jié)看似明了，可真正地處理起來，卻不可以僅依托個人層面的溝通技巧，而是應該將會議安排與管理流程、戰(zhàn)略決策、業(yè)務決策結(jié)合起來，構(gòu)成企業(yè)有規(guī)律的決策節(jié)拍。 一個企業(yè)

4、會議管理的程度，從某種程度上可以反映出該企業(yè)的運營管理程度。假設想以最快的速度了解一個公司，那就請參與公司會議吧！由于，在召開會議的方式和程度中，融入了該公司的一切。會議的高效，往往意味著企業(yè)高層個人的高效，同時也意味著企業(yè)的高效。這對于閱歷快速擴張，亟需整合內(nèi)部管理的很多房地產(chǎn)企業(yè)也不例外。 會議管理是房地產(chǎn)企業(yè)精細化管理的需求 在日益猛烈的市場競爭中，歷經(jīng)了快速擴張的房地產(chǎn)企業(yè)，當內(nèi)部管理逐漸由以往的粗放格局向精細化管理方式邁進，借以提升本身管理程度和運營效率之時，該如何以會議管理的視角作為切入點，深化發(fā)掘企業(yè)內(nèi)部有待提高的管理問題，協(xié)助 企業(yè)提升效率呢？ 站在企業(yè)全局的高度，我們應該思索

5、：管理者該當開哪些會？管理者在重要決策事項上如何協(xié)同任務？每一類會議的定位、類型、主要議題、參與者如何界定？對于業(yè)務運作中的艱苦議題，管理者在時間上的協(xié)同和任務方案同步，可以提高企業(yè)的整體決策效率。 企業(yè)的會議管理包含兩個個層次的內(nèi)容：一是企業(yè)會議體系的梳理，二是單個會議效率的提升。會議體系的梳理需求明確一切經(jīng)理層以上人員參與的會議，這些會議之間的邏輯關系，以及每個會議的定位、主要參與人、召開時間、主要議題和上會需求預備的資料等。單個會議效率的提升需求每個與會者共同的努力，企業(yè)要營造一種高效的會議文化，并經(jīng)過確定會議規(guī)那么來約束個人行為。 房地產(chǎn)行業(yè)的會議金字塔 從會議產(chǎn)生的動因來看：決策規(guī)律

6、的不同，引發(fā)不同的管理睬議類型。會議是企業(yè)決策的一種方式，決策的類型決議了會議的類型。決策有三種觸發(fā)方式：時間觸發(fā)、流程觸發(fā)和事件觸發(fā)，分別對應三種會議類型：時間觸發(fā)的會議、流程觸發(fā)的會議和事件觸發(fā)的會議。如圖所示： 圖按決策分類的會議類型 流程觸發(fā)的房地產(chǎn)行業(yè)的會議分為戰(zhàn)略會議、運營管理睬議和工程運營會議。其中戰(zhàn)略會議數(shù)量少，但對公司的價值大，決議了公司整體開展的方向。運營管理睬議按周期性展開，處置公司日常運營，處理公司艱苦問題。工程運營會議數(shù)量最多，是工程開發(fā)流程觸發(fā)的一系列工程運營會議，是把控工程開發(fā)節(jié)拍、提升工程管理效率和決策效率的有利工具。三類會議構(gòu)成了金字塔構(gòu)造，如圖2所示： 會議

7、管理的IT實現(xiàn) 企業(yè)可以經(jīng)過信息技術建立會議管理系統(tǒng)提高會議管理的方案性和透明性，從而提高會議管理效率。 * 會議管理系統(tǒng)實現(xiàn)的關鍵點 * 會議體系和流程的梳理：在企業(yè)建立會議管理系統(tǒng)之前，要全面梳理企業(yè)的會議體系，為系統(tǒng)上線預備足夠的初始數(shù)據(jù)。 * 系統(tǒng)需求分析：要切合企業(yè)實踐情況，經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部的訪談調(diào)研，明確會議管理系統(tǒng)的需求，做詳細的系統(tǒng)需求分析報告。 * 和企業(yè)其他系統(tǒng)的集成：會議管理系統(tǒng)一定不能是孤立的系統(tǒng)，必需充分思索和企業(yè)其他信息系統(tǒng)的集成，利用已有資源。例如和企業(yè)門戶系統(tǒng)、OUTLOOK、MSN、文檔管理系統(tǒng)的集成等。 * 會議管理系統(tǒng)的中心功能 會議管理系統(tǒng)的中心功能包括根底

8、數(shù)據(jù)維護功能和會議管理功能。 根底數(shù)據(jù)維護主要包括：會議類型維護、會議角色維護、會議平安級別維護、會議模板維護、會議室維護、會議方案維護和會議歸屬維護等。 會議管理功能主要包括會議發(fā)起功能、會議查詢功能、會議資料提交功能、義務單管理功能、會議決議跟蹤功能、封鎖會議功能和會議統(tǒng)計功能等。如圖3所示： 經(jīng)過IT手段可以將會議管理的思想固化在流程里，從而提高會議管理的效率。 會議管理系統(tǒng)的價值 經(jīng)過IT手段可以將會議管理的思想固化在流程里，從而提高會議管理的效率。會議管理系統(tǒng)以會議進展的流程和員工個人日程安排為中心，建立覆蓋整個會議一直的信息管理系統(tǒng)，以滿足總辦對會議管理的要求，為提高整個公司會議管

9、理效率提供專業(yè)工具和手段。 * 高效發(fā)起會議 利用會議管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)會議發(fā)起的高效，對會議的組織者而言，極其便利，主要表達在以下幾個方面： * 會議室閑忙信息透明：在會議系統(tǒng)中發(fā)起會議的流程中，在選擇會議室時，可以預覽會議室預定信息，快速方便的預定空閑會議室。會議室忙閑信息透明，減少了會議組織者發(fā)起會議時，手工查詢會議室形狀的時間，節(jié)約時間，提高發(fā)起效率。 * 關鍵參與人占用時間檢查：會議管理系統(tǒng)和OUTLOOK集成，在發(fā)起會議時，可以自動檢測關鍵參與人在新發(fā)起會議的會議時間內(nèi)能否空閑。假設關鍵參與人時間空閑，那么可以發(fā)起會議，反之，系統(tǒng)提示有時間沖突的關鍵參與人。 傳統(tǒng)的會議發(fā)起流程，要求

10、會議組織者反復經(jīng)過、郵件或面談方式，逐一的和與會人員確認會議時間。關鍵參與人占用時間檢查，極大地減少了會議組織者和與會人員在確定會議時間上的溝通本錢，極大地提高了發(fā)起會議的效率。為了最大成效的利用關鍵參與人占用時間檢查功能，要求每一個與會者都開放本人的OUTLOOK日程安排，并把本人曾經(jīng)確定的日程安排及時地錄入OUTLOOK。 * 自動發(fā)送郵件通知與會人員參會信息：在勝利的發(fā)起會議后，會議管理系統(tǒng)自動向一切與會人員發(fā)送郵件通知參會信息。參會信息包括會議的時間、地點、會議稱號、會議主題、會議議題、參與人、匯報人、參與人需求預備的上會資料、何時提交上會資料等信息，免去了手工發(fā)送會議通知的繁瑣。 *

11、 事先預置會議模板：在會議管理系統(tǒng)中，可以事先預置會議模板。在發(fā)起會議時，只需選中相應的會議模板，系統(tǒng)自動生成諸如會議稱號、會議主題、會議議題、參與人、匯報人、上會資料等會議信息，組織者可以快速發(fā)起會議。 * 有效跟蹤會議決議 在會議終了后，會議組織者立刻整理睬議決議，對會議決議編號，并由專人錄入到會議管理系統(tǒng)。會議決議的跟蹤者把會議決議以義務單的方式，在會議管理系統(tǒng)中下派義務單，義務單中包含義務單責任人、需求完成的義務、最后完成時間等信息。 義務單責任人完成義務后，在會議管理系統(tǒng)中，填寫義務完成情況信息，封鎖義務單。會議決議的跟蹤者可以查詢義務單的形狀，有效的跟蹤會議決議的完成情況。 * 充分共享會議信息 在會議管理系統(tǒng)發(fā)起會議后，召開會議的當天，電子顯示板公布開放性會議的召開信息。對那些想列席參與會議橫向?qū)W習的人，也可以經(jīng)過會議管理系統(tǒng)查詢到一切開放性會議的召開信息。 與會者會前經(jīng)過會議管理系統(tǒng)，上傳上會資料，讓其他與會者在會前就可以事前閱讀思索，極大的提高會議的決策效率。 會議決議的責任人，會后經(jīng)過會議管理系統(tǒng)，上傳會議執(zhí)行情況資料，充分實現(xiàn)信息共享。 * 詳細提供會議統(tǒng)計報表 會議管理系統(tǒng)還可以為企業(yè)管理層提供各種會議統(tǒng)計報表，例如：統(tǒng)計每個工程16級會議召開情況，了解工程進程；統(tǒng)計個人