檔案管理培訓(xùn)教學(xué)課件(51p)

1、檔案管理 檔案管理制度 檔案的分類，編號(hào)及入庫管理 違反檔案借閱規(guī)定處罰原則檔案管理制度第一條 規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失。第二條 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé) 1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。 2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。 3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。 4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指

2、導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。第三條 歸檔制度 1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。 2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。 3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。 4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。 5、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。 6、在歸檔范

3、圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。第四條 檔案保管制度 1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。 2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。 3、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。 4、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。 5、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。 6、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由

4、檔案員永久保存。 7、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。 8、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。第五條 檔案借閱制度 1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。 2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。 4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)

5、間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。 6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。 7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。 8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管負(fù)責(zé)人同意，必須外借的，由公司負(fù)責(zé)人審批。檔案的分類、編號(hào)及入庫管理檔案分類的原理與方法一、基本概念1、檔案分類： 是指根據(jù)歸檔文件的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分門別類，從而使庫藏的全部檔案文件成為一個(gè)條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏

6、系統(tǒng)。 2、類目體系： 類目是檔案分類的構(gòu)成要素，分為類列和類系兩個(gè)要素。類列是指在不同分類層次上具有平行關(guān)系的類與類之間所構(gòu)成的體系，其邏輯規(guī)則是不能互相交叉；類系是指某一大類從總到分所構(gòu)成的具有包含和被包含關(guān)系的類的系統(tǒng)，其邏輯規(guī)則是上位類包含下位類，下位類被上位類所包含。 企業(yè)檔案分類方案(示意圖) 一類 二類 三類 四類 五類A B C D 1 2 3 4類列類系3、分類原則遵循文件的來源特征保證類目體系的嚴(yán)整性保證類目體系的可包容性維護(hù)類目體系的相對(duì)穩(wěn)定性。4、分類標(biāo)識(shí)（類號(hào)） 類號(hào)是類目的標(biāo)識(shí)符號(hào)，用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序。本公司檔案分類按照代碼制進(jìn)行類號(hào)標(biāo)識(shí)。 “

7、01.1.1”二、分類方法1、檔案分類工作的程序設(shè)計(jì)分類方案劃分全宗劃分大類劃分屬類小類給定編號(hào)2、常用分類方法職能分類時(shí)間分類作者分類專題分類項(xiàng)目分類型號(hào)分類區(qū)域分類專業(yè)分類外形或文種分類職能分類方法適用于一級(jí)類目的區(qū)分; 其他分類方法則適用于二級(jí)以下類目的劃分.3、全宗的劃分（機(jī)構(gòu)代碼）管理類檔案的分類方案采用全宗號(hào)+阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)識(shí)。工程建設(shè)類檔案的分類方案采用全宗代碼+阿拉伯?dāng)?shù)字和字母進(jìn)行標(biāo)識(shí)。全宗代碼同上。全宗以下一級(jí)類目之后附上工程項(xiàng)目的字母代碼，如青銀線為QY,地鐵二線為DT2，塔韓線為TH，新準(zhǔn)線為XZ表示，4、一級(jí)類目的劃分 按照公司活動(dòng)性質(zhì)劃分為8個(gè)大類，即：黨群工作類、

8、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、工程建設(shè)類、設(shè)備儀器類、財(cái)務(wù)檔案類、人事檔案類。 5、二級(jí)以下類目的劃分 各大類或按照工作內(nèi)容分工、或按照管理對(duì)象特點(diǎn)，或按照文件類型，或按照所屬專業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，或按照文件往來規(guī)律進(jìn)行二級(jí)以下類目的劃分。適當(dāng)進(jìn)行三級(jí)類目的劃分。各類技術(shù)、業(yè)務(wù)、科技對(duì)象等檔案的具體分類，在下屬單位根據(jù)實(shí)際情況細(xì)化檔案編號(hào)一、分類標(biāo)識(shí)（分類號(hào)）方法1、管理類檔案的分類采用全宗號(hào)+阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)識(shí)。一級(jí)類目使用00-99標(biāo)識(shí)，二級(jí)類目使用000-999標(biāo)識(shí)、三級(jí)類目使用0000-9999標(biāo)識(shí)，依此類推。沒有標(biāo)注出來的數(shù)碼標(biāo)識(shí)為空號(hào)，留作今后類目擴(kuò)展使用。各級(jí)類目標(biāo)識(shí)之間用“

9、.”隔開。2、工程建設(shè)類檔案的分類方案采用全宗代碼+阿拉伯?dāng)?shù)字和字母進(jìn)行標(biāo)識(shí)。全宗代碼同上。全宗以下一級(jí)類目使用00-99標(biāo)識(shí)，一級(jí)類目之后附上工程項(xiàng)目的字母代碼，如青銀線為QY,地鐵二線為DT2，塔韓線為TH，新準(zhǔn)線為XZ表示，項(xiàng)目代碼后接二級(jí)類目，二級(jí)類目使用000-999標(biāo)識(shí)、三級(jí)類目使用0000-99999標(biāo)識(shí)（考慮到部分檔案三級(jí)類層次較多，故增加一位數(shù)）。沒有標(biāo)注出來的數(shù)碼標(biāo)識(shí)為空號(hào)，留作今后類目擴(kuò)展使用。各級(jí)類目標(biāo)識(shí)之間用“.”隔開。3、保管期限、特殊載體代碼對(duì)照表編碼載體類型01紙質(zhì)02電子03電子/紙質(zhì)04錄音05錄像06光盤07磁帶08硬盤09膠片10實(shí)物11其他編碼保管期限

10、00永久3030年1010年033年055年1515年2525年二、檔號(hào)編制方法檔號(hào)以“件”為單元進(jìn)行標(biāo)識(shí)的，檔號(hào)編制的規(guī)則為六段號(hào)碼制，即：檔號(hào)=全宗（項(xiàng)目）代碼+年度+分類號(hào)+保管期限代號(hào)+載體類型代碼+件號(hào)各號(hào)段之間以“-”隔開。第一段為全宗代碼和項(xiàng)目代碼，參照全宗和項(xiàng)目代碼規(guī)定。第二段為年度，使用四位歸檔年度標(biāo)識(shí)，如“2012”。第三段為檔案分類號(hào)，使用代碼分類標(biāo)識(shí)。第四段為保管期限代號(hào)，使用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)。第五段為載體類型代號(hào)，采用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)。第六段為件號(hào)，一般采用4位流水順序號(hào)標(biāo)識(shí)，不滿4位前面補(bǔ)零。 如：01-2008-02.1.3-30-03-0001表示xxx公司行政管理類檔

11、案一級(jí)類下的行政事務(wù)類檔案二級(jí)類下的會(huì)議文件三級(jí)類下的2008年保管期限為30年的歸檔文件（電子紙質(zhì)類型）中的第一件檔案。件號(hào)生成規(guī)則：按同一機(jī)構(gòu)，同一年度，同一類別，同一保管期限下，件號(hào)從0001開始生成。件號(hào)排序規(guī)則：按年度、分類名稱、保管期限、成文日期排序。以件號(hào)標(biāo)識(shí)的歸檔文件，需要裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)編制順序號(hào)。盒號(hào)編制規(guī)則是： 檔案類別-年度-保管期限-盒順序號(hào)檔號(hào)以“卷”為單元進(jìn)行標(biāo)識(shí)的，檔號(hào)編制的規(guī)則為六段號(hào)碼制，即：檔號(hào)=全宗（項(xiàng)目）代碼+年度+分類號(hào)+保管期限代號(hào)+載體類型代碼+案卷號(hào)各號(hào)段之間以“-”隔開。第一段為機(jī)構(gòu)代碼，參照集團(tuán)各單位機(jī)構(gòu)代碼表。第二段為年度，使用四位歸

12、檔年度標(biāo)識(shí)。第三段為檔案分類號(hào)，使用代碼分類標(biāo)識(shí)。第四段為保管期限代號(hào)，使用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)。第五段為載體類型代號(hào)，采用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)。第六段為案卷號(hào)，一般采用3位流水順序號(hào)標(biāo)識(shí)，不滿3位前面補(bǔ)零。如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001表示XXX公司塔韓線工程項(xiàng)目，工程建設(shè)一級(jí)類下的技術(shù)竣工二級(jí)類下的橋涵專業(yè)三級(jí)類下的2012年保管期限為永久的立卷歸檔文件（紙質(zhì)類型）中的第一卷檔案。案卷號(hào)生成規(guī)則：按同一機(jī)構(gòu)，同一年度，同一類別，同一保管期限下，案卷號(hào)號(hào)從001開始生成。案卷號(hào)排序規(guī)則：按年度、分類名稱、保管期限、立卷歸檔日期排序。卷內(nèi)標(biāo)注可以增加卷內(nèi)文件順序號(hào)，以明確卷內(nèi)文件的排

13、序，卷內(nèi)文件順序號(hào)排序規(guī)則：按成文日期進(jìn)行排序。檔案庫房排架與管理一、檔案的排架（一）一般檔案排架方法 收集入庫的文檔資料,應(yīng)該按照一定的排列規(guī)律統(tǒng)一進(jìn)行排架.具體方法有以下幾種:1.大流水排架.即按照入庫的時(shí)間先后順序依次排架,先來先放,后來后放.優(yōu)點(diǎn)是簡單易行,避免了空架,倒架的麻煩.缺點(diǎn)是檢索時(shí)只能按照時(shí)間線索進(jìn)行查找,不便于精確查找。2.分類排架.即嚴(yán)格按照文檔的分類體系進(jìn)行排架,優(yōu)點(diǎn)是可以將同一類乃至同一個(gè)項(xiàng)目的文件排架到一起,在排列上能夠體現(xiàn)出文件的相互關(guān)系,便于精確查找.缺點(diǎn)是需要留出部分空余的裝具,或到一定程度后進(jìn)行倒架.3.分類流水排架.結(jié)合上述兩種排架的優(yōu)點(diǎn),先將入庫的文檔

14、資料劃分出大類,然后再在每類中按照時(shí)間順序排架.（二）本公司檔案排架方法 1、紙質(zhì)檔案的排架及標(biāo)識(shí)：紙質(zhì)檔案實(shí)行分類流水排架法。分類流水排架法是指在庫房內(nèi)按照企業(yè)檔案的一級(jí)類目劃分檔案柜架，在每個(gè)一級(jí)類目的檔案柜架中，按照文件歸檔的時(shí)間順序排列檔案。檔案庫房排架編號(hào)采用“X-YYYY”形式，“X”表示一級(jí)類目檔案編號(hào)，“YYYY”表示檔案所屬的年度，如“1-2010”表示管理類檔案一級(jí)類目下的2010年度的檔案。 2、檔案庫位號(hào)編制：檔案庫位號(hào)明確到每件檔案的庫房存放位置，是檔案檢索工具的一種。庫位號(hào)編號(hào)采用“X組-(A或B)面-X列-X排-X盒-X件”形式，如“3組-A面-3列-4排-5盒-

15、23件”表示該檔案的庫房存放位置在3號(hào)組密集架的A面第3列第4排第五盒中的第23件。3、非紙質(zhì)載體檔案的排架及標(biāo)識(shí)：非紙質(zhì)載體檔案應(yīng)根據(jù)檔案的載體類型分專柜按照時(shí)間順序排列。將聲像檔案存放在專門的防磁柜或光盤柜中，實(shí)物檔案展放在會(huì)議室中，檔案室僅留存其目錄。4、電子檔案的命名要以和紙質(zhì)檔案文件相對(duì)應(yīng)的文件名來標(biāo)識(shí)，如建設(shè)用地批準(zhǔn)書.pdf。若一份文件由多頁組成時(shí)，應(yīng)設(shè)以該文件命名的文件夾，再在文件夾下以每頁為單獨(dú)一個(gè)文件按順序存儲(chǔ)，如建設(shè)用地批準(zhǔn)書1.pdf、建設(shè)用地批準(zhǔn)書2.pdf。二、庫房管理1 檔案庫房是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地，非檔案工作人員不得入內(nèi)，如工作需要必須進(jìn)入時(shí)，需經(jīng)主管

16、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2 檔案庫房門窗要牢固，及時(shí)關(guān)閉上鎖；鑰匙要專櫥保管，不準(zhǔn)隨身攜帶；管理人員做到人走加鎖、關(guān)窗，妥善保管庫房鑰匙，確保庫房安全。3 檔案進(jìn)出庫房，要進(jìn)行嚴(yán)格的登記，登記內(nèi)容包括檔案接收入庫、檔案調(diào)出、調(diào)閱、歸還等情況。 4 對(duì)新接收入庫的檔案要嚴(yán)格檢查，對(duì)有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案應(yīng)作處理后方可入庫。 5 檔案工作人員要熟悉庫藏情況，對(duì)庫藏檔案和資料的保管情況每半年進(jìn)行一次檢查核對(duì)，做到帳物相符，對(duì)已破損和字跡褪色的檔案，要及時(shí)修復(fù)和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)重大問題及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取措施予以處理。6 庫房內(nèi)安置溫濕度計(jì)，每周定時(shí)測(cè)記。庫房的溫度應(yīng)控制在14-24之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45

17、-60之間。管理人員要有庫房溫濕度記錄，掌握溫濕度變化情況，并進(jìn)行分析，制定管理計(jì)劃。7 庫房內(nèi)禁止吸煙、生火、喝茶倒水，嚴(yán)禁將易燃、易爆物品和有害物品帶入，禁止在光源、電器下堆放檔案資料。8 定期檢查庫房內(nèi)電源線路、暖氣設(shè)備及安全設(shè)施及時(shí)排除各種不利于檔案安全管理的隱患。9 檔案庫房應(yīng)盡量避免自然光源，有外窗的采用窗簾或窗板等遮陽措施。10 檔案庫房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等有效的防護(hù)措施，保證檔案安全。11 檔案室全體工作人員必須會(huì)用現(xiàn)有滅火器，滅火器材的放置位置要固定，不得隨意改動(dòng)，并經(jīng)常檢查完好情況。12 每天下班前，應(yīng)關(guān)閉庫房門窗，切斷水、電源，進(jìn)行一次全面安

18、全防火檢查，確保檔案安全。 節(jié)假日前應(yīng)對(duì)庫房檔案現(xiàn)狀、安全衛(wèi)生等情況進(jìn)行清查并填寫清查單，節(jié)假日后根據(jù)具體情況一一核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)。 13 定期打掃庫房衛(wèi)生，保持庫內(nèi)及周圍環(huán)境衛(wèi)生，不得堆放與檔案無關(guān)的物品。違反檔案借閱規(guī)定處罰原則1、企業(yè)凡違反檔案借閱制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其部門負(fù)責(zé)人寫出書面檢查外，給予相應(yīng)罰款，并予以企業(yè)內(nèi)通報(bào)批評(píng)。2、企業(yè)內(nèi)所有員工凡違反檔案借閱制度，泄露企業(yè)檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各給予相應(yīng)罰款，并予以通報(bào)批評(píng)；如造成惡

19、劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。3、企業(yè)內(nèi)所有員工凡違反檔案借閱制度，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。4、企業(yè)內(nèi)所有員工凡違反檔案借閱制度，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任。 感謝46凡事不要說我不會(huì)或不可能，因?yàn)槟愀具€沒有去做！47成功不是靠夢(mèng)想和希望，而是靠努力和實(shí)踐48只有在天空最暗的時(shí)候，才可以看到天上的星星49上帝說：你要什么便取什么，但是要付出相當(dāng)?shù)拇鷥r(jià)50現(xiàn)在站在什么地方不重要，重要的是你往什么方向移動(dòng)。51寧可辛苦一陣子，不要苦一輩子52為成功找方法，不為失敗找借口53不斷反思自己的弱點(diǎn)，是讓自己獲得更好成功的優(yōu)良習(xí)慣。54垃圾桶哲學(xué)：別人不要做的事，我揀來做！55不一定要做最大的，但要做最好的56死的方式由上帝決定，活的方式由自己決定！57成功是動(dòng)詞，不是名詞！28、年輕是我們拼搏的籌碼，不是供我們揮霍的資本。59、世界上最不能等待的事情就是孝敬父母。60、身體發(fā)膚，受之父母，不敢毀傷，孝之始也； 立身行道，