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文檔簡介

1、第二部分:公文格式公文寫作與處理 概 述 公文的格式,主要指公文的構(gòu)成要素、格式及其印裝規(guī)格。體式固定、規(guī)范是公文的一大特征,也是公文的作用得以實現(xiàn)的保證。 一般來說,公文的基本組成部分包括: 標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞對于公文的具體格式,黨的機(jī)關(guān)公文是由“版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記”組成。行政公文“一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

2、等部分組成。”我們主要分析講解行政公文的各格式要素行政公文的三大部分 :眉首、主體、版記眉首 是置于公文首頁紅色反線以上的各要素的統(tǒng)稱。包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等A4紙張邊緣線版心示意線紅色反線,寬度同版心份數(shù)序號秘密等級和保密期限緊急程度發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識發(fā)文字號下行和平行公文上行公文標(biāo)注簽發(fā)人份號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號,用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。國家行政機(jī)關(guān)公文格式對序號編幾位未作規(guī)定,實踐中一般為六位數(shù),可設(shè)虛位,最少為兩位數(shù)。 機(jī)密和絕密文件必須標(biāo)份號。如果發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要,也可對

3、不帶密級的公文編制份數(shù)序號,如國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號。眉 首份數(shù)序號 如需標(biāo)識秘密等級,用3號黑體字,頂格標(biāo)識在版心右上角第l行,兩字之間空l字; 如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限,用3號黑體字,頂格標(biāo)識在版心右上角第l行,秘密等級和保密期限之間用“”隔開。例如:絕 密 (不標(biāo)注秘密等級時,兩字之間應(yīng)空l字距離)機(jī)密3個月(需標(biāo)注保密期限時,秘密等級的兩字間則不空l字距離,以使該字段不致過長)眉 首秘密等級和保密期限 緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”“急件”。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少,由各地行政機(jī)關(guān)主管自行確定。 緊急程度的標(biāo)識位置是居于版心右上角頂格第l行。 如果遇到秘密等級和緊急

4、程度需同時標(biāo)識時,按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。眉 首緊急程度 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識即人們通常所稱的“紅頭”是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成的 (不是所有的都有“文件”二字。如信函格式的公文、國務(wù)院的“國務(wù)院任免通知”紅頭形式的公文) 字體,推薦使用小標(biāo)宋體字 字號,以22mm15mm為高限( 22mm15mm是現(xiàn)行“國務(wù)院文件”的字號) 眉 首發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 位置,平行文或下行文,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣25mm,上報的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm,留出空白供上級機(jī)關(guān)批示文件用 聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前,“文件”二字置于發(fā)文機(jī)

5、關(guān)名稱右側(cè),上下居中排布(如圖);如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多,必須保證公文首頁顯示正文。眉 首發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成 機(jī)關(guān)代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字,第二個層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機(jī)關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等,“鐵”代鐵道部,“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務(wù)部門。眉 首發(fā)文字號 年份要用全稱,不應(yīng)簡化,如“87”、“93”等均屬標(biāo)識不正確。年份應(yīng)用六角括號 括起。六角括號不是數(shù)學(xué)公式的中括號 之所以不用中括號,是因為引用公文時,標(biāo)題后面的發(fā)文字號要用圓括號,也就是小括號“( )”括起,如果年份

6、用中括號括起,就違反了低級符號中不得包含高級符號的原則。眉 首發(fā)文字號 序號是發(fā)文的流水號。序號不編虛位(1不要寫成001),不加“第” 等虛字,主要是講究實用,盡量減少公文的字?jǐn)?shù)。 發(fā)文字號的位置,規(guī)定是在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行,發(fā)文字號之下4mm處是與版心同寬的紅色反線 由此可見,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識與紅色反線之間的距離是3行位置,發(fā)文字號應(yīng)標(biāo)在第3行,并且不要緊貼紅色反線,空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可。 發(fā)文字號應(yīng)居中。眉 首發(fā)文字號 簽發(fā)人標(biāo)識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。應(yīng)平行排列于發(fā)文字號右側(cè),也就是要和發(fā)文字號同處在第3行,此時發(fā)文字號要居左空1字,簽發(fā)人則右空1字 “簽發(fā)

7、人”三字用仿宋體,簽發(fā)人(會簽人)姓名用楷體,使姓名突出、醒目。 如果有多個簽發(fā)人,發(fā)文字號應(yīng)始終放在紅色反線之上的最后一行,文件主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面的位置;其他簽發(fā)人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的順序排列,最后的簽發(fā)人要與發(fā)文字號同處一行平行排列;如果3行位置放不下,將紅色反線下移,但排列順序和原則不變眉 首簽發(fā)人行政公文的三大部分 :眉首、主體、版記主體 是置于紅色反線(不含)以下,至主題詞(不含)之間各要素的統(tǒng)稱包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時間、公文生效標(biāo)識、附注等 公文標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文附件標(biāo)識成文時間附 注公文生效標(biāo)識見書面資料 標(biāo)題在紅色反線下空2行,用

8、2號小標(biāo)宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當(dāng)。 公文標(biāo)題一般是一個以文種為中心詞、以發(fā)文機(jī)關(guān)、事由為限定修飾成分的偏正詞組。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān) 除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外一般不用標(biāo)點(diǎn)符號主 體 公文標(biāo)題 主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。統(tǒng)稱是指如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”等同類機(jī)構(gòu)的統(tǒng)稱。 在標(biāo)題下空l行左側(cè)頂格用3好仿宋體字標(biāo)識,回行時仍頂格;最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送

9、之上,標(biāo)識方法同抄送。主 體 主送機(jī)關(guān)注意:(1)通常上行文只有一個主送機(jī)關(guān),如還有其他機(jī)關(guān)需要知道或掌握情況,可列為抄報、送的形式;(2)并不是所有的公文都要具備主送機(jī)關(guān),如公開發(fā)布的公文有時可以省略主送機(jī)關(guān)(通告等);會議紀(jì)要等下發(fā)公文不便在開頭寫主送機(jī)關(guān),可以在公文的末尾列抄報、抄送;(3)若主送機(jī)關(guān)是多個,注意標(biāo)點(diǎn)符號的使用。如: 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府,國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu):主 體 主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)名稱下1行,每自然段左空2字,回行頂格。 用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識的數(shù)字、年份不能回行。 正文用3號仿宋體字,一般每面排22行,每行排28個字。主 體 公文正文 公文如有附件,在正文下

10、空l行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”,后標(biāo)全角冒號和名稱。 多個附件,序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。 如 附件:1 2 附件是正文內(nèi)容的組成部分,與公文正文一樣具有同等效力。 為了保證這一點(diǎn),需要在公文正文之后標(biāo)注附件的(序號和)名稱,然后在附件同樣標(biāo)識附件的(序號和)名稱,以顯示附件與正文的不可分割的關(guān)系 附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。 主 體 附 件 成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。 具體要求是用漢字將年、月、日標(biāo)全;“零”應(yīng)當(dāng)寫為“”。注意不要寫成阿拉伯?dāng)?shù)字 0 規(guī)定零要寫成“O”,是因為“零”與漢字的另一種數(shù)字寫法 “壹、貳、捌”等是

11、一個序列,而采用“一、三、五”這種寫法用“O”比較協(xié)調(diào)。 2010年4月22日 二一年四月二十二日 2010年04月22日 二零一零年四月二十二日 主 體 成文日期公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章聯(lián)合上報的公文,由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章不一定都是公章,如命令格式的公文使用簽發(fā)人簽名章。 主 體 生效標(biāo)識關(guān)于加蓋印章的情況比較復(fù)雜,可記要點(diǎn):()單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文,落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,只標(biāo)識成文日期。印章壓日期。()兩個印章時,將成文日期拉開,左右各空7字主辦機(jī)

12、關(guān)印章在前;兩個印章均壓成文日期。()3個以上,各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(簡稱)按印章順序排列在相應(yīng)位置,使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前。每排最多排3個印章,最后一排的居中。最后排下右空2字標(biāo)識成文時間。主 體 生效標(biāo)識 兩種印章加蓋方式: 下套:適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。印章的圖案(如國徽)和文字不壓成文日期,僅以下弧壓在成文日期上。 中套:適用于印章下弧有文字的印章。要求印章的中心線壓在成文日期上。主 體 生效標(biāo)識 公文如有附注,用3號仿宋體字,居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下l行。 附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明,如“此件發(fā)至縣團(tuán)級”、“此件可見報

13、”等,不是對公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。 附注應(yīng)用圓括號括入,左空2字標(biāo)識在成文時間的下一行。 請示要在附注處注明聯(lián)系人和聯(lián)系方式。 主 體 附 注行政公文的三大部分 :眉首、主體、版記版記 是置于主題詞以下的各要素的統(tǒng)稱。包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期以及版記中的反線等 主題詞抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)印發(fā)日期紅色水平線表示版記中的反線與之相鄰的黑色框線是版心示意線,實際并不印出 主題詞是用于揭示公文內(nèi)容,便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。通常由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的最高行政主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制定和發(fā)布。如國家行政機(jī)關(guān)公文主題詞是由國務(wù)院辦公廳編制的國務(wù)院主題詞表規(guī)定。 主題詞居左頂格標(biāo)識, “主題詞”三字用黑體

14、,后標(biāo)全角冒號;詞目用小標(biāo)宋體字,詞目之間空1字(不是加頓號,而是空l字)。版 記 主題詞 在主題詞下l行;左空1字,用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”,后標(biāo)全角冒號。抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開,回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊;在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。 注意三點(diǎn) (1)抄送機(jī)關(guān)居左空 l 字,這與主題詞頂格標(biāo)識不同 (2)抄送機(jī)關(guān)回行時與上一行的抄送機(jī)關(guān)對齊,這與標(biāo)題之下的 主送機(jī)關(guān)回行時仍頂格不同 (3)抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開,最后要標(biāo)注句號 版 記 抄送機(jī)關(guān) 位于抄送機(jī)關(guān)之下 (無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空l字,印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn),用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。 印發(fā)機(jī)關(guān)不是指公文的發(fā)文機(jī)關(guān),而是指公文的印制主管部門,一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公廳(室)或文秘部門。 印發(fā)日期不應(yīng)先于公文生效日期。 版 記 印發(fā)

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