提質(zhì)增效確保安全-全面提升檔案工作水平

1、 提質(zhì)增效，確保安全 全面提升檔案工作水平檔 案 館20190517主 要 內(nèi) 容 歸檔工作存在問(wèn)題 提升檔案質(zhì)量手段 聲像檔案歸檔要求 機(jī)構(gòu)改革檔案處置 構(gòu)建安全防范體系21345一、歸檔工作存在問(wèn)題收集方面（1）材料收集不齊全 應(yīng)收盡收 應(yīng)歸盡歸，確 保全面、完整、準(zhǔn)確 （2）歸檔文件非原件 上級(jí)文件至黨辦、校辦領(lǐng)取歸入預(yù)立卷；黨政聯(lián)席會(huì)議須原件歸檔，隨用隨借；合同協(xié)議簽訂一式多份，至少保證一份原件歸檔（3）歸檔文件有遺留 除跨年度辦理的文件外，其他文件一律要求在法定的歸檔年度一次性完成歸檔整理方面（1）文件排序不科學(xué) 按重要程度或時(shí)間順序， 遵循先結(jié)論后過(guò)程再通知的“倒序思維”，同時(shí)時(shí)間

2、與重要程度相結(jié)合（2）分類(lèi)組卷不合理 最大限度地保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，按照問(wèn)題事由組卷，遵守一事一卷原則（3）頁(yè)碼編制不規(guī)范 文件的右上角，3位數(shù)格式，反面有內(nèi)容則在左上角，一般不超過(guò)200頁(yè)，超過(guò)200頁(yè)的分卷處理，從001開(kāi)始編號(hào)著錄方面（1）案卷標(biāo)題擬寫(xiě)不精準(zhǔn) 簡(jiǎn)明扼要，內(nèi)容完整，“機(jī)構(gòu)+時(shí)間+事由+文種” ，不超過(guò)50字（2）案卷文件時(shí)間不規(guī)范 案卷時(shí)間是個(gè)時(shí)間段，指卷內(nèi)文件最早的時(shí)間和最晚的時(shí)間，而文件時(shí)間是個(gè)時(shí)間點(diǎn)，具體的某一日，但兩者都用8位數(shù)表示（3）案卷文件頁(yè)數(shù)易混淆 案卷頁(yè)數(shù)是總數(shù)概念，一般自然數(shù)，文件頁(yè)數(shù)是序數(shù)概念，要求3位數(shù)格式，除最后一個(gè)文件為起止頁(yè)外，其他均為

3、起始頁(yè)（4）案卷文件保管期限不一 兩者是統(tǒng)一的對(duì)應(yīng)的數(shù)字化處理（1）圖像位置歪曲不正 不建議手機(jī)拍攝，使用專(zhuān)業(yè)掃描設(shè)備，建議JPG或PDF格式，除照片檔案外，一般為200300像素（2）數(shù)據(jù)上傳掛接有誤 以文件目錄為單位進(jìn)行掛接，一般一個(gè)條目對(duì)應(yīng)一個(gè)文件，忌所有數(shù)據(jù)掛接到案卷目錄（3）數(shù)據(jù)不可下載讀取 使用IE瀏覽器，區(qū)分全文和圖像兩種上傳模式，除JPG從圖像模式上傳外，Word、Excel、PDF等通過(guò)全文模式掛接OA電子文件轉(zhuǎn)化（1）必須修改的未修改 二級(jí)目錄、實(shí)體分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)及件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)等（2）可能修改的忘修改 一級(jí)目錄、三級(jí)目錄、保管期限、密級(jí)、文件時(shí)間、歸檔單位、輸入員等（

4、3）需要補(bǔ)充的不補(bǔ)全 館室代號(hào)、全宗號(hào)、頁(yè)數(shù)、存址等二、提升檔案質(zhì)量手段提升檔案人員素質(zhì)（1）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)交流，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行分層分類(lèi)+個(gè)性化指導(dǎo)，增進(jìn)互動(dòng)，推進(jìn)調(diào)研常態(tài)化 （2）保持檔案隊(duì)伍穩(wěn)定可靠，提升職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力，堅(jiān)守崗位、不忘初心，切實(shí)履行檔案人的使命（3）開(kāi)展檔案宣傳教育活動(dòng)，提升檔案人員政治意識(shí)、檔案意識(shí)、安全意識(shí)、保密意識(shí)等中國(guó)檔案工作者誓詞 作為一名光榮的檔案工作者，我莊嚴(yán)宣誓：忠誠(chéng)檔案事業(yè)，熱愛(ài)檔案工作，嚴(yán)守檔案法規(guī)，加強(qiáng)檔案管理，精通檔案業(yè)務(wù)，維護(hù)檔案安全。為充分發(fā)揮檔案工作記載歷史、傳承文明、服務(wù)未來(lái)的作用而不懈努力；為國(guó)家的繁榮昌盛貢獻(xiàn)全部力量。制定出臺(tái)檔案

5、管理規(guī)定 檔案管理辦法 聲像檔案管理辦法上海立信會(huì)計(jì)金融學(xué)院推進(jìn)預(yù)立卷管理（1）含義： 由各職能部門(mén)對(duì)歸檔前不同門(mén)類(lèi)的文件進(jìn)行規(guī)范化的管理，是學(xué)校實(shí)行部門(mén)立卷制度的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，包括實(shí)體預(yù)立卷和電子預(yù)立卷；（2）作用：科學(xué)規(guī)范地開(kāi)展預(yù)立卷工作，對(duì)做 好平時(shí)歸檔工作，提高立卷質(zhì)量，方便歸檔前的查找利用具有重要作用；（3）特點(diǎn)：預(yù)立卷類(lèi)目表是各部門(mén)平時(shí)歸檔的依據(jù)；是動(dòng)態(tài)的；每年要及時(shí)進(jìn)行修訂、調(diào)整；（4）制定依據(jù)： 歸檔范圍；學(xué)校中心工作；年度計(jì)劃、總結(jié)；歷年已歸檔案卷目錄。預(yù)立卷示意圖三、聲像檔案歸檔要求聲像檔案系統(tǒng)簡(jiǎn)介 聲像 檔案 系統(tǒng) 在線(xiàn)歸檔在線(xiàn)利用專(zhuān)題匯編利用更方便資源更集中管理更專(zhuān)業(yè)兼

6、職檔案員操作界面增加修改刪除上報(bào)查看組卷領(lǐng)導(dǎo)視察國(guó)際交流會(huì)議論壇講座報(bào)告畢業(yè)合影校園風(fēng)光其他電子紙質(zhì)歸檔要求（1）應(yīng)能較好地概括反映客觀事實(shí)、突出重點(diǎn)，歸檔的照片、視頻、音頻、光盤(pán)等文件，都要附以文字說(shuō)明，文字說(shuō)明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素。（2）反映同一內(nèi)容或場(chǎng)景的聲像材料，應(yīng)選擇其中1件具有代表性和典型性的歸檔，所選的聲像材料應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，且主題鮮明、影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫(huà)面構(gòu)圖平衡等。（3）應(yīng)以通用或開(kāi)放格式收集、存儲(chǔ)并歸檔聲像檔案材料電子文件，在電子文件歸檔的同時(shí)刻成光盤(pán)一并歸檔。機(jī)械相機(jī)拍攝的照片，照片和底片應(yīng)同時(shí)歸檔；數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等

7、電子設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像，應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為JPEG、TIFF格式；重要的數(shù)碼照片，還應(yīng)沖印實(shí)體照片歸檔；視頻類(lèi)動(dòng)態(tài)影像，應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為MPEG、MP4、FLV、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps；音頻類(lèi)聲音文件，應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為WAV、MP3等，音頻采樣率不低于44.1kHz。（4）聲像檔案的檔號(hào)生成格式，采用“全宗號(hào)+年度+分類(lèi)號(hào)+案卷號(hào)+件號(hào)”模式，具體分類(lèi)如下： SX12照片（光盤(pán)為01 實(shí)體為02） SX13視頻光盤(pán) SX14音頻光盤(pán) SX15錄像帶 SX16錄音帶、磁帶 SX17幻燈 SX18縮微、膠卷 SX19 其他歸檔方式與程序（1）采用在線(xiàn)和離線(xiàn)相結(jié)合的方式歸檔。聲像檔案電子文件先進(jìn)行在

8、線(xiàn)歸檔，在此基礎(chǔ)上對(duì)以上電子文件通過(guò)存儲(chǔ)到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線(xiàn)歸檔；只有實(shí)體的聲像檔案以傳統(tǒng)離線(xiàn)方式歸檔。 （2）堅(jiān)持“誰(shuí)主辦、誰(shuí)歸檔”的原則歸檔。 照片、音視頻類(lèi)檔案由攝制單位為主要?dú)w口 畢業(yè)生合影由學(xué)生處為主要?dú)w口， 其他部門(mén)根據(jù)聲像檔案的實(shí)際產(chǎn)生情況按要求歸檔（3）兼職檔案員對(duì)本部門(mén)的聲像檔案電子材料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)在線(xiàn)立卷，經(jīng)過(guò)部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交專(zhuān)職檔案員審核，審核通過(guò)后由專(zhuān)職檔案員歸檔入庫(kù)；兼職檔案員參照本部門(mén)所歸的電子聲像檔案，對(duì)在線(xiàn)歸檔的照片和視音頻以活動(dòng)為單位建立文件夾制作成光盤(pán)歸檔；照片檔案則還需精選重要的照片沖印后入冊(cè)同步歸檔，按每個(gè)活動(dòng)篩選3-6張為標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)格為6英

9、寸，照片實(shí)體必須配有文字說(shuō)明。歸檔流程收集整理在線(xiàn)歸檔提交分管領(lǐng)導(dǎo)提交專(zhuān)職檔案員入庫(kù)退回歸檔 專(zhuān)職 檔案員 審核分管領(lǐng)導(dǎo) 審核退回整理文件夾刻盤(pán)歸檔篩選照片沖印歸檔歸檔時(shí)間 聲像檔案電子文件在形成之日起3個(gè)月內(nèi)通過(guò)聲像檔案管理系統(tǒng)完成在線(xiàn)歸檔，最遲不能超過(guò)6個(gè)月；通過(guò)特定載體進(jìn)行離線(xiàn)歸檔的聲像檔案材料，應(yīng)及時(shí)整理制作，最遲在次年6月底前完成歸檔；畢業(yè)生合影在畢業(yè)當(dāng)年9月底前完成歸檔。四、機(jī)構(gòu)改革檔案處置指導(dǎo)思想（1）認(rèn)真貫徹落實(shí)工作要求，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革中檔案管理，堅(jiān)持機(jī)構(gòu)改革與日常工作“兩不誤、兩促進(jìn)”，嚴(yán)肅檔案工作紀(jì)律，確保機(jī)構(gòu)改革過(guò)程中檔案不散、隊(duì)伍不亂、工作不停。（2）進(jìn)一步強(qiáng)化工作職責(zé)，

10、分類(lèi)做好整合、合署、撤并、新設(shè)機(jī)構(gòu)的檔案處置和移交工作，明確處置方式和歸屬流向，確保檔案完整、安全和有序管理履行職責(zé)（1）2018年度以前所有檔案的須按時(shí)歸檔（2）2019年上半年已經(jīng)收集完畢的檔案材料，能歸則歸，尤其是撤銷(xiāo)合并的單位（3）機(jī)構(gòu)調(diào)整職能歸并，涉及到的工作人員人隨職走，能在崗位變動(dòng)過(guò)程中，自覺(jué)做好工作交接，確保新老崗位無(wú)縫對(duì)接交接內(nèi)容警示案例（1）2018.09.02 巴西國(guó)家博物館發(fā)生重大火災(zāi)，2000多萬(wàn)件藏品約90%毀于一旦（空調(diào)系統(tǒng)故障引發(fā) ）（2）2019.01.28深圳市檔案中心發(fā)生火災(zāi)，所幸未造成檔案資料損毀（配電房發(fā)生火災(zāi)，內(nèi)存有蓄電電池）（3）2019.04.15巴黎圣母院爆發(fā)火災(zāi)，教堂尖塔倒塌，承重結(jié)構(gòu)被火吞沒(méi)，所幸主體結(jié)構(gòu)與主要藝術(shù)品完好均完好無(wú)損（可能為修復(fù)導(dǎo)致的意外起火） 五、構(gòu)建安全防范體系防范措施 防患于未“燃” 增強(qiáng)底線(xiàn)思維和紅線(xiàn)意識(shí)，排摸重大風(fēng)險(xiǎn)，完善應(yīng)對(duì)措施，落實(shí)安全保密和風(fēng)險(xiǎn)防控工作責(zé)任，著力提高防范化解檔案安全風(fēng)險(xiǎn)能力，建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。人防 物防技防安全體系 （4）利用安全 （5）網(wǎng)絡(luò)完全安全館庫(kù)實(shí)體信息利用設(shè)備網(wǎng)絡(luò)政治結(jié) 語(yǔ) 習(xí)近平總書(shū)記指出：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)