提質(zhì)增效確保安全-全面提升檔案工作水平

1、 提質(zhì)增效，確保安全 全面提升檔案工作水平檔 案 館20190517主 要 內(nèi) 容 歸檔工作存在問題 提升檔案質(zhì)量手段 聲像檔案歸檔要求 機(jī)構(gòu)改革檔案處置 構(gòu)建安全防范體系21345一、歸檔工作存在問題收集方面（1）材料收集不齊全 應(yīng)收盡收 應(yīng)歸盡歸，確 保全面、完整、準(zhǔn)確 （2）歸檔文件非原件 上級文件至黨辦、校辦領(lǐng)取歸入預(yù)立卷；黨政聯(lián)席會議須原件歸檔，隨用隨借；合同協(xié)議簽訂一式多份，至少保證一份原件歸檔（3）歸檔文件有遺留 除跨年度辦理的文件外，其他文件一律要求在法定的歸檔年度一次性完成歸檔整理方面（1）文件排序不科學(xué) 按重要程度或時間順序， 遵循先結(jié)論后過程再通知的“倒序思維”，同時時間

2、與重要程度相結(jié)合（2）分類組卷不合理 最大限度地保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，按照問題事由組卷，遵守一事一卷原則（3）頁碼編制不規(guī)范 文件的右上角，3位數(shù)格式，反面有內(nèi)容則在左上角，一般不超過200頁，超過200頁的分卷處理，從001開始編號著錄方面（1）案卷標(biāo)題擬寫不精準(zhǔn) 簡明扼要，內(nèi)容完整，“機(jī)構(gòu)+時間+事由+文種” ，不超過50字（2）案卷文件時間不規(guī)范 案卷時間是個時間段，指卷內(nèi)文件最早的時間和最晚的時間，而文件時間是個時間點(diǎn)，具體的某一日，但兩者都用8位數(shù)表示（3）案卷文件頁數(shù)易混淆 案卷頁數(shù)是總數(shù)概念，一般自然數(shù)，文件頁數(shù)是序數(shù)概念，要求3位數(shù)格式，除最后一個文件為起止頁外，其他均為

3、起始頁（4）案卷文件保管期限不一 兩者是統(tǒng)一的對應(yīng)的數(shù)字化處理（1）圖像位置歪曲不正 不建議手機(jī)拍攝，使用專業(yè)掃描設(shè)備，建議JPG或PDF格式，除照片檔案外，一般為200300像素（2）數(shù)據(jù)上傳掛接有誤 以文件目錄為單位進(jìn)行掛接，一般一個條目對應(yīng)一個文件，忌所有數(shù)據(jù)掛接到案卷目錄（3）數(shù)據(jù)不可下載讀取 使用IE瀏覽器，區(qū)分全文和圖像兩種上傳模式，除JPG從圖像模式上傳外，Word、Excel、PDF等通過全文模式掛接OA電子文件轉(zhuǎn)化（1）必須修改的未修改 二級目錄、實(shí)體分類號、案卷號及件號、責(zé)任者、文號等（2）可能修改的忘修改 一級目錄、三級目錄、保管期限、密級、文件時間、歸檔單位、輸入員等（

4、3）需要補(bǔ)充的不補(bǔ)全 館室代號、全宗號、頁數(shù)、存址等二、提升檔案質(zhì)量手段提升檔案人員素質(zhì)（1）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)交流，對兼職檔案員進(jìn)行分層分類+個性化指導(dǎo)，增進(jìn)互動，推進(jìn)調(diào)研常態(tài)化 （2）保持檔案隊伍穩(wěn)定可靠，提升職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力，堅守崗位、不忘初心，切實(shí)履行檔案人的使命（3）開展檔案宣傳教育活動，提升檔案人員政治意識、檔案意識、安全意識、保密意識等中國檔案工作者誓詞 作為一名光榮的檔案工作者，我莊嚴(yán)宣誓：忠誠檔案事業(yè)，熱愛檔案工作，嚴(yán)守檔案法規(guī)，加強(qiáng)檔案管理，精通檔案業(yè)務(wù)，維護(hù)檔案安全。為充分發(fā)揮檔案工作記載歷史、傳承文明、服務(wù)未來的作用而不懈努力；為國家的繁榮昌盛貢獻(xiàn)全部力量。制定出臺檔案

5、管理規(guī)定 檔案管理辦法 聲像檔案管理辦法上海立信會計金融學(xué)院推進(jìn)預(yù)立卷管理（1）含義： 由各職能部門對歸檔前不同門類的文件進(jìn)行規(guī)范化的管理，是學(xué)校實(shí)行部門立卷制度的一個重要環(huán)節(jié)，包括實(shí)體預(yù)立卷和電子預(yù)立卷；（2）作用：科學(xué)規(guī)范地開展預(yù)立卷工作，對做 好平時歸檔工作，提高立卷質(zhì)量，方便歸檔前的查找利用具有重要作用；（3）特點(diǎn)：預(yù)立卷類目表是各部門平時歸檔的依據(jù)；是動態(tài)的；每年要及時進(jìn)行修訂、調(diào)整；（4）制定依據(jù)： 歸檔范圍；學(xué)校中心工作；年度計劃、總結(jié)；歷年已歸檔案卷目錄。預(yù)立卷示意圖三、聲像檔案歸檔要求聲像檔案系統(tǒng)簡介 聲像 檔案 系統(tǒng) 在線歸檔在線利用專題匯編利用更方便資源更集中管理更專業(yè)兼

6、職檔案員操作界面增加修改刪除上報查看組卷領(lǐng)導(dǎo)視察國際交流會議論壇講座報告畢業(yè)合影校園風(fēng)光其他電子紙質(zhì)歸檔要求（1）應(yīng)能較好地概括反映客觀事實(shí)、突出重點(diǎn)，歸檔的照片、視頻、音頻、光盤等文件，都要附以文字說明，文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素。（2）反映同一內(nèi)容或場景的聲像材料，應(yīng)選擇其中1件具有代表性和典型性的歸檔，所選的聲像材料應(yīng)能反映該項(xiàng)活動的全貌，且主題鮮明、影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫面構(gòu)圖平衡等。（3）應(yīng)以通用或開放格式收集、存儲并歸檔聲像檔案材料電子文件，在電子文件歸檔的同時刻成光盤一并歸檔。機(jī)械相機(jī)拍攝的照片，照片和底片應(yīng)同時歸檔；數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等

7、電子設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像，應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為JPEG、TIFF格式；重要的數(shù)碼照片，還應(yīng)沖印實(shí)體照片歸檔；視頻類動態(tài)影像，應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為MPEG、MP4、FLV、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps；音頻類聲音文件，應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為WAV、MP3等，音頻采樣率不低于44.1kHz。（4）聲像檔案的檔號生成格式，采用“全宗號+年度+分類號+案卷號+件號”模式，具體分類如下： SX12照片（光盤為01 實(shí)體為02） SX13視頻光盤 SX14音頻光盤 SX15錄像帶 SX16錄音帶、磁帶 SX17幻燈 SX18縮微、膠卷 SX19 其他歸檔方式與程序（1）采用在線和離線相結(jié)合的方式歸檔。聲像檔案電子文件先進(jìn)行在

8、線歸檔，在此基礎(chǔ)上對以上電子文件通過存儲到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔；只有實(shí)體的聲像檔案以傳統(tǒng)離線方式歸檔。 （2）堅持“誰主辦、誰歸檔”的原則歸檔。 照片、音視頻類檔案由攝制單位為主要?dú)w口 畢業(yè)生合影由學(xué)生處為主要?dú)w口， 其他部門根據(jù)聲像檔案的實(shí)際產(chǎn)生情況按要求歸檔（3）兼職檔案員對本部門的聲像檔案電子材料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)在線立卷，經(jīng)過部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交專職檔案員審核，審核通過后由專職檔案員歸檔入庫；兼職檔案員參照本部門所歸的電子聲像檔案，對在線歸檔的照片和視音頻以活動為單位建立文件夾制作成光盤歸檔；照片檔案則還需精選重要的照片沖印后入冊同步歸檔，按每個活動篩選3-6張為標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)格為6英

9、寸，照片實(shí)體必須配有文字說明。歸檔流程收集整理在線歸檔提交分管領(lǐng)導(dǎo)提交專職檔案員入庫退回歸檔 專職 檔案員 審核分管領(lǐng)導(dǎo) 審核退回整理文件夾刻盤歸檔篩選照片沖印歸檔歸檔時間 聲像檔案電子文件在形成之日起3個月內(nèi)通過聲像檔案管理系統(tǒng)完成在線歸檔，最遲不能超過6個月；通過特定載體進(jìn)行離線歸檔的聲像檔案材料，應(yīng)及時整理制作，最遲在次年6月底前完成歸檔；畢業(yè)生合影在畢業(yè)當(dāng)年9月底前完成歸檔。四、機(jī)構(gòu)改革檔案處置指導(dǎo)思想（1）認(rèn)真貫徹落實(shí)工作要求，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革中檔案管理，堅持機(jī)構(gòu)改革與日常工作“兩不誤、兩促進(jìn)”，嚴(yán)肅檔案工作紀(jì)律，確保機(jī)構(gòu)改革過程中檔案不散、隊伍不亂、工作不停。（2）進(jìn)一步強(qiáng)化工作職責(zé)，

10、分類做好整合、合署、撤并、新設(shè)機(jī)構(gòu)的檔案處置和移交工作，明確處置方式和歸屬流向，確保檔案完整、安全和有序管理履行職責(zé)（1）2018年度以前所有檔案的須按時歸檔（2）2019年上半年已經(jīng)收集完畢的檔案材料，能歸則歸，尤其是撤銷合并的單位（3）機(jī)構(gòu)調(diào)整職能歸并，涉及到的工作人員人隨職走，能在崗位變動過程中，自覺做好工作交接，確保新老崗位無縫對接交接內(nèi)容警示案例（1）2018.09.02 巴西國家博物館發(fā)生重大火災(zāi)，2000多萬件藏品約90%毀于一旦（空調(diào)系統(tǒng)故障引發(fā) ）（2）2019.01.28深圳市檔案中心發(fā)生火災(zāi)，所幸未造成檔案資料損毀（配電房發(fā)生火災(zāi)，內(nèi)存有蓄電電池）（3）2019.04.15巴黎圣母院爆發(fā)火災(zāi)，教堂尖塔倒塌，承重結(jié)構(gòu)被火吞沒，所幸主體結(jié)構(gòu)與主要藝術(shù)品完好均完好無損（可能為修復(fù)導(dǎo)致的意外起火） 五、構(gòu)建安全防范體系防范措施 防患于未“燃” 增強(qiáng)底線思維和紅線意識，排摸重大風(fēng)險，完善應(yīng)對措施，落實(shí)安全保密和風(fēng)險防控工作責(zé)任，著力提高防范化解檔案安全風(fēng)險能力，建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系，確保檔案安全萬無一失。人防 物防技防安全體系 （4）利用安全 （5）網(wǎng)絡(luò)完全安全館庫實(shí)體信息利用設(shè)備網(wǎng)絡(luò)政治結(jié) 語 習(xí)近平總書記指出：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)