行政事務(wù)管理手冊

1、仃政事務(wù)管TOCo1-5hz1工作證管理制度2.2、辦公用品管理制度.3.3、電話使用管理制度4.4、空調(diào)使用管理制度.5.5、印章管理制度6.6、衛(wèi)生管理制度7.7、會議管理制度8.一、工作證管理制度1、適用范圍除總經(jīng)理、顧問外，所有員工上班一律需佩戴工作證。2、實(shí)施細(xì)則:員工工作證只限本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人，因轉(zhuǎn)借他人給公司造成不良后果的視情節(jié)輕重進(jìn)行處罰。工作證由人力資源部統(tǒng)一管理、發(fā)放、回收，設(shè)計部制作。佩戴：胸卡一律佩戴于胸前明顯的地方，正面朝前可供識別,工作證遺失或損毀，應(yīng)及時向人力資源部補(bǔ)辦（以舊證換新證），人為損壞需交工本費(fèi)10元。員工離職工作證需及時收回。3、工作證的辦理只限

2、在職的內(nèi)部員工。4、本制度經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施，修改時亦同。二、辦公用品管理制度1、目的為規(guī)范辦公用品的管理，特制訂本制度2、辦公用品種類2.1消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、打印油、原子筆、書釘、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液等。2.2管理消耗品：電池、打印機(jī)碳粉、硒鼓、墨盒、墨水、打印紙等。2.3管理品：剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、大型削筆器、打碼機(jī)、姓名章、日期戳、計算機(jī)、計算器、印泥。2.4設(shè)計部專用辦公用具：攝/照像機(jī)、投影儀、圈尺、鋼尺、米尺等。3、辦公用品的管理辦法3.1辦公用品分為個人領(lǐng)用

3、和部門領(lǐng)用兩種?！皞€人領(lǐng)用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮等消耗品；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如打孔機(jī)、大型釘書機(jī)、打碼機(jī)及設(shè)計部專用辦公用品。3.2領(lǐng)用管理基準(zhǔn)，消耗品文具必須以舊換新。3.3各單位、各部門要合理、節(jié)約使用辦公用品。打印文件，除外報資料（不得用廢紙打?。┮?guī)定單面打印外，通常情況實(shí)行雙面打印，內(nèi)部文件打印要加強(qiáng)廢紙循環(huán)利用，避免浪費(fèi)。3.4投影儀、攝像機(jī)由設(shè)計員負(fù)責(zé)保管、日常維護(hù)，確保電子設(shè)備處于常態(tài)使用，避免故障或電池不足等狀況影響正常使用。3.5管理性辦公用品列入移交，如有故障或損壞，應(yīng)及時報修，因正常損耗需重新購置由部門填寫辦公用品需求計劃表，遺失應(yīng)由個人或部門

4、按原價賠償。5嚴(yán)禁將辦公用品外帶回家私用。6辦公室根據(jù)實(shí)際情況，對消耗品、管理消耗品備適當(dāng)庫存，管理品采購需填報物品需求申購單。7辦公用品的采購統(tǒng)一由綜合部購置。三、電話使用管理制度為合理有效的利用公司通訊資源，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的正常開展，提高辦公效率，節(jié)約辦公費(fèi)用，特制定本管理規(guī)定。一、固定電話1、公司的電話是作為方便和外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用。嚴(yán)禁打私人電話，聊和工作無關(guān)的事情。2、員工因工作需要撥打電話，用語應(yīng)盡量簡潔、明確，以減少通話時間，一般控制在3分鐘以內(nèi)。3、接聽電話應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)用語，電話鈴響3聲之內(nèi)必須接聽電話。4、接聽外線“您好！南岳云霧茶業(yè)xxxxxx”,對方講述時留心聽并記下

5、要點(diǎn)，未聽清時，及時告訴對方。隨后根據(jù)對方的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標(biāo)準(zhǔn)回話。聯(lián)系業(yè)務(wù)：和本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員；無關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，則直接回答：先生（小姐），公司暫無這方面需求，謝謝您的來電！找人：確定是否有聯(lián)系或預(yù)約，再確定轉(zhuǎn)接。轉(zhuǎn)拔分機(jī)時“請稍等，正在為您轉(zhuǎn)接”不指明的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上把電話轉(zhuǎn)給能處理的人，在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要地告訴接話人；轉(zhuǎn)接電話至分機(jī)時，如分機(jī)占線或無人接聽，在對方許可的情況下，應(yīng)問清對方姓名、電話、簡單事由，以方便轉(zhuǎn)告公司同事盡快回電。通話簡明扼要，不應(yīng)長時間占線。結(jié)束時應(yīng)說“謝謝！”，禮貌道別，待

6、對方切斷電話，再放下聽筒。5、如本部門同事不在座位時有來電，其他員工應(yīng)主動幫助接聽，在可能的情況下，應(yīng)記錄對方姓名、電話、簡要事由，以方便轉(zhuǎn)告。二、移動電話管理人員應(yīng)24小時保持手機(jī)暢通，確保手機(jī)不欠費(fèi)停機(jī)，如因需要更換手機(jī)號要及時告知綜合部。四、空調(diào)使用管理制度本著正確使用、安全管理、節(jié)約能耗的原則，根據(jù)季節(jié)氣溫的變化，對空調(diào)的啟用、管理作如下規(guī)定：一、空調(diào)的啟用1、空調(diào)的啟動要嚴(yán)格按照操作規(guī)程開啟，嚴(yán)禁在冬天開啟制冷或在夏天開啟制熱，避免使用不當(dāng)對壓縮機(jī)造成嚴(yán)重?fù)p壞，影響其正常使用壽命。2、空調(diào)開放規(guī)定：夏季室內(nèi)溫度超過33攝氏度，冬季溫度低于8攝氏度時方可開放空調(diào)。3、空調(diào)開啟后，設(shè)置的

7、溫度要適中：制冷設(shè)置在26-28攝氏度；制熱設(shè)置在2024攝氏度之間。二、空調(diào)的使用和責(zé)任管理1、空調(diào)開啟時應(yīng)及時將門窗關(guān)上，各部門指定專人為空調(diào)使用管理責(zé)任人。2、室內(nèi)無人時，最后離開者負(fù)責(zé)關(guān)閉空調(diào)?？照{(diào)遙控器要妥善保管，造成丟失或損壞的，照價賠償。3、由于空調(diào)的使用開啟不當(dāng)，造成空調(diào)損壞或不能正常運(yùn)行，應(yīng)追究其使用者責(zé)任。注意用電安全，發(fā)現(xiàn)電路或空調(diào)故障要及時停止使用并報修，不得強(qiáng)行使用。4、長時間不用空調(diào)，應(yīng)將插頭拔下，將遙控器內(nèi)電池取出，同時做好室內(nèi)和室外機(jī)的保潔工作。5、倉庫負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)冷庫、成品倉庫空調(diào)的管理，發(fā)現(xiàn)異常及時匯報。6、本辦法即日起實(shí)施。五、印章管理制度1、本制度就公司印

8、章的改正和廢止、管理及使用方法作出規(guī)定。2、本規(guī)定中所指印章是指在公司發(fā)行名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。3、公司印章的制定、改記和廢止的方案由綜合部提出，除財務(wù)專用章、公司公章外，其他印章由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。4、公司印章散失、損毀、被盜時，各管理者應(yīng)迅速向公司遞交書面報告，綜合部根據(jù)情況辦理相關(guān)手續(xù)。5、綜合部負(fù)責(zé)公司所有印章臺賬錄入工作，此臺賬需永久保存。6、公司印章的使用依照以下手續(xù)：6.1公司印章原則上不得帶出公司，如確因工作需要，經(jīng)總經(jīng)理或顧問批準(zhǔn)，并由申請用印人寫出借據(jù)并標(biāo)明借用時間，使用完后第一時間交回印章管理人。6.2因工作需要借蓋印章時，需經(jīng)部門第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)

9、，印章管理人審核后辦理登記手續(xù)再予以蓋印。6.3印章的使用原則上由印章管理人保管，印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍。7、如有利用職務(wù)之便借用印章做和工作無關(guān)的情形，給公司帶來不良后果或造成損失依法追究相關(guān)責(zé)任。&本規(guī)定從發(fā)布之日起實(shí)行。六、衛(wèi)生管理制度1、為營造良好的工作環(huán)境，維護(hù)員工健康，特制訂本制度。2、公司衛(wèi)生事宜，除補(bǔ)充規(guī)定外，皆依本制度實(shí)行。3、所有員工必須養(yǎng)成清潔衛(wèi)生的好習(xí)慣。各工作場所內(nèi)隨時保持環(huán)境整潔，不得堆放垃圾、污垢或碎屑，嚴(yán)禁隨地吐痰。4、管理公司公共衛(wèi)生區(qū)域按煙霞投資管理公司月份衛(wèi)生值班表執(zhí)行,各部門個人辦公區(qū)域衛(wèi)生每天要進(jìn)行日常清潔、清掃。5、各經(jīng)營部門、生產(chǎn)部門衛(wèi)生工

10、作由部門進(jìn)行安排，確保環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔。垃圾、廢棄物、放置于指定范圍內(nèi)。6、管理公司不定期對各單位、各部門衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查，檢查不合格立即予以整改到位。7、本準(zhǔn)則經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后施行，修改時亦同。七、會議管理制度1、目的：為規(guī)范公司內(nèi)部會議管理，提高會議質(zhì)量，特制定本制度2、適用范圍：本制度適用于公司各單位、各部門。3、管理權(quán)責(zé)：1）綜合部負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。2）會議提擬人或主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織工作4、會議分類：序號會議名稱主題類別主持參加人員召開時間1經(jīng)營例會上月經(jīng)營情況分析、匯報、總結(jié)經(jīng)營會議總經(jīng)理顧問、各經(jīng)營部門負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)部次月第二個周一下午2行政例會行政事務(wù)的執(zhí)行、落實(shí)情況，工作布置行政會議總經(jīng)理/顧問資產(chǎn)部、綜合部臨時通知3季度總結(jié)會各單位、部門上季度工作總結(jié)，下季度工作計劃行政會議總經(jīng)理顧問、各經(jīng)營部門負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)部、綜合部臨時通知4部門例會部門工作安排、落實(shí)部門會議部門負(fù)責(zé)人/主管部門成員自己安排5、管理內(nèi)容：1）會議通知形式一般為電話通知。會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體。）經(jīng)營例會、季度總結(jié)會各單位應(yīng)于會議召開前一天將會議匯報資料交