規(guī)章制度發(fā)文格式

1、規(guī)章制度發(fā)文格式【篇一：規(guī)章制度行文格式】公文行文管理制度目錄第一章2總則第二章公文種類.2第三章公文格式.3第四章各類公文編制格式要求4第四章行文規(guī)貝V11第五章發(fā)文辦理12第七章公文歸檔15第八章公文管理15第九章附則16附件文件會簽表發(fā)文審批表18文件簽收表19收文處理表20文件銷毀申請表.21第一章總則第一條為樹立公司良好形象，規(guī)范公司公文管理工作，參照國家行政機關公文格式及國家行政機關公文處理辦法，同時結合公司實際情況，制定本制度。第二條公文是公司在管理過程中形成的具有約束力和規(guī)范體式的文書，是規(guī)范管理和進行開展工作的重要工具第三條本制度規(guī)定了公司所有文件通用的紙張要求、印刷要求、文

2、件中各要素排列順序和標識規(guī)則，以及文件的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。第四條行文應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。嚴格執(zhí)行各項規(guī)定，確保公司秘密安全。第五條范遵守本制度并加強對本部門文件處理工作的領導和檢查。第七條本制度適用于公司制發(fā)的公文（以下簡稱公司文件”及各部門制發(fā)的公文（以下簡稱部門文件”。第二章公文種類第八條本公司公文內(nèi)容性質(zhì)可分為以下10種類型：一、決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級部門不適當?shù)臎Q定事項，任免人員。二、通知：適用于批轉(zhuǎn)下級部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公

3、文，傳達要求下級部門辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項。三、通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。四、議案：適用于公司按照法律程序向董事會或股東大會提請審議事項。五、報告：適用于向上級部門匯報工作，反映情況，答復上級部門的詢問。六、請示：適用于向上級部門請求指示、批準。七、批復：適用于答復下級部門的請示事項。八、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。九、函：適用于不相隸屬部門之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。十、會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第九條根據(jù)公文行文方向，可分為上行文、下行文和平行文。一、上行文：上行文指下級部門向公司行文，或

4、是公司向有業(yè)務指導關系的上級部門行文。如報告、請示等。二、下行文：下行文是指上級部門向所屬下級部門的發(fā)文。如決定、通知、通報、批復、意見等。三、平行文：平行文指同級部門或不同隸屬部門之間的行文，如函等。通知、會議紀要有時也可作為平行文。第三章公文格式第十條公文用紙主要技術指標一、公文用紙一般使用的紙張定量為70g/m2的膠版印刷紙或復印紙。二、80g/m2的膠版印刷紙或復印紙，僅用于公司對外的文件。第一條公文用紙幅面及排版裝訂要求二、未作特殊說明文件中圖文顏色均為黑色。三、排版規(guī)格和要求（一）未作特殊說明文件，正文用4號或小4號字，中文用宋體，西文用timesnewroman。（二）排版應盡量

5、美觀、大方，盡量將文字平均布滿頁面。四、裝訂要求文件應左側(cè)裝訂，不掉頁。包本文件的封面和書芯不脫落，后背平整，無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁。第十二條公文中所含要素本制度將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于文件首頁紅色反線（寬度156mm）以上的各要素統(tǒng)稱訓眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。第十三條公文中的表格文件如需附表，對橫排a4紙型表格，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。文件如需附a3紙型表格，且當最后一頁為a3紙型表格時，圭寸三、封四應為空白，將a3紙型表格貼在封三前，不應貼在文

6、件最后一頁上。第四章各類公文編制格式要求第十四條公司上行文（如附件6）一、首頁上邊距為8cm。后續(xù)頁，縱頁頁面設置頁邊距上28mm,下25mm，左28mm，右28mm，頁眉15mm，頁腳17.5mm;橫頁頁面設置同縱頁頁面設置。二、眉首秘密等級和保密期限如需標識秘密等級，用小4號黑體字（西文用arial），頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用小4號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級及保密期限之間用”隔開。緊急程度如需標識緊急程度，用小4號黑體字（西文用arial），頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和緊急程度，秘

7、密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。公司標識由公司全稱后加文件”組成；對一些特定的公文可只標識公司全稱。使用紅色小初號華文中宋體字。發(fā)文字號發(fā)文字號由公司代字-公司名稱”、年份和序號組成。公司標識下空1行，用小4號宋體字（西文用timesnewroman），居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條長度156mm的紅色反線。簽發(fā)人上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人”用小4號宋體字（西文用times

8、newroman）后標全角冒號，冒號后用小4號楷體字（西文用arial）標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文部門順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號和最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并在紅反線之上。三、主體（一）公文標題：在紅色反線下空2行。用小1號或2號黑體字（西文用arial），可分一行或多行居中排布；回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。（二）主送部門：標題下空1行，左側(cè)頂格用比正文字體大一號的字體標識，回行時仍頂格；最后一個主送部門名稱后標全角冒號。如主送部門名稱過多而使文件首頁不能顯示正文時，應將主送

9、部門名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。（三）文件正文主送部門名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文中結構層次序數(shù)如下：第一層為一、”左頂格，漢字一”后加全角頓號，回行正文對齊。第二層為（一）”左空1字，漢字一”前后加全角圓括號，括號后不加標點，回行正文對齊。第三層為“1.，左空2字，阿拉伯數(shù)字“1后加半角“.，回行正文對齊。第四層為（1）”左空2字，阿拉伯數(shù)字“1前后加全角圓括號，括號后不加標點，回行正文對齊。用于章程、合同及規(guī)章制度的序次語第一級一律采用第一條、第二條、第三條？的書寫格式，序次語頂格書寫，回行正文對齊。若分章節(jié)，各章節(jié)標題用小3號

10、黑體字（西文用arial），居中排布，1.25倍行距，段前、后間距12磅。（四）附件文件如有附件，在正文下空1行左空2字用和正文相同字號標識附件”后標全角冒號和名稱，名稱后不加標點符號。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如：附件：公司行文規(guī)范及管理辦法為規(guī)范公司各種文件的起草、簽發(fā)和提高公文質(zhì)量，確定文件編號辦法，為各種文件的收發(fā)、存檔工作奠定基礎；確定公司重要信息披露載體的格式、樣式，樹立公司管理形象。做到政令暢通，令行禁止，正確指導公司的各項工作，適應公司的快速發(fā)展特制定本辦法。通過此辦法的實施，達到各種文件可追溯，各級文件有保管，全部文件受控的目的。一、紙型、紙質(zhì)二、封面文件材料10頁以內(nèi)的一

11、般不加封面，確需加封面的材料可以加上，如規(guī)劃、綱領性文件、規(guī)章制度、材料匯編等。封面可使用必要公司的統(tǒng)一vi形象（文字和徽標），但不宜用花邊和圖案。加封面的材料同時應加封底。三、書寫要求（一）標題使用2號宋體加黑，頂行。（二）副標題居中排列，使用3號宋、仿宋或楷體，但不和正文字體重復，破折號占2格。標題單獨成行時，均無需標點。（三）正文使用4號仿宋。每段文字前空兩格，第2行起均頂格。不提倡正文內(nèi)標題使用加粗或藝術字體，如行書、隸書、魏書、細圓體、綜藝體、琥珀體、瘦金體等，以保持文面嚴肅、整潔。（四）章節(jié)的排序為第一層一”第二層“（一），第三層“1”第四”層（1），第五層“1”（五）正文中表格一

12、般作附件置后。小于文面半幅的，可隨文就位，和正文同寬。表內(nèi)字體同正文，字號可略小。（六）數(shù)字除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。四、落款、蓋印在正文后空兩行，單位名稱按印章全稱。蓋印，可不寫單位名稱。成文日期中“O用插入符號里的幾何圖形，不能用阿拉伯數(shù)“0”最后一個字離右邊沿四格。蓋印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。五、頁面設置上2.0cm，下2.0cm，左2.0cm，右2.0cm，頁腳1.0cm，行距28磅,或每面排22行，每行排28個字。為避免最后一頁只是幾行占一頁的現(xiàn)象，可適當收縮

13、行距，使文件成為幾張整頁，但收縮行距不宜小于20磅。雙面印刷頁碼居外側(cè)，單面印刷頁碼居右側(cè)。六、裝訂一律左側(cè)裝訂。釘離左側(cè)邊沿0.5cm,2個釘在上下各1/4處，釘垂直。七、分類和編號（一）文件分類公司常用文件格式分為會議紀要、通知、通報、任命、其他管理制度、工作提案等，其中會議紀要不用文件編號，提取或說明時以某年某月某日（會議召開時間）及某領導（公司領導）主持的某某會（會議性質(zhì)）為方式進行定位。（二）簡化編號名稱由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復雜且部門管理統(tǒng)一，建議：菏澤業(yè)之峰裝飾有限公司簡化為“hzyzf”行文中放置在表頭或是標題下。對內(nèi)

14、制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司vi規(guī)范標識圖形，靠右為公務編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號，其它只作分類備案用文件無需編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為第x頁，共x頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。（三）細化編號內(nèi)容僅限于下行文中的通知、通告，為公司人資行政部統(tǒng)一編制；初擬編號內(nèi)容包括：公司名稱、部門名稱、時間、文件順序號（內(nèi)部標準）。編制方法：hzyzf-hr-2014-001（公司人資行政部2014年第1份文件），其中公司名稱：菏澤業(yè)之峰裝飾有限公司=hzyzf;部門名稱：hr（人資行政部）；時間：2014年，其后以此類推。文件順序號：001，002，003

15、?以此類推。如進入下一個年份則文件順序號從001開始編起，如2015-001。便于管理保存。（五）各部門名稱為設計部：sj企劃部：qh電子商務部：ds市場部：sc【篇二：發(fā)文管理制度】內(nèi)部發(fā)文管理辦法第一章總則第一條以公司名義對內(nèi)發(fā)文，是一項十分嚴肅的工作，也關系到公司形象，為使發(fā)文工作做到規(guī)范、準確、及時、安全，形成統(tǒng)一規(guī)范的編寫格式及處理程序，結合公司實際情況，特制定本管理辦法。以下簡稱：辦法。第二條本辦法以統(tǒng)一公司對內(nèi)發(fā)文的文件編寫標準、格式要求、擬發(fā)程序為原則。凡屬于需要發(fā)放至公司所有部門并予以公示的文件，都屬于本辦法規(guī)定的發(fā)文范圍。本辦法中所涉及的文件，都出于本定義內(nèi)容。第三條本辦法

16、適用于公司所有部門。第二章管理部門第四條公司對內(nèi)發(fā)文由公司行政部實行歸口管理，公司任何其他部門及單位不得自行對內(nèi)發(fā)送正式文件。第三章發(fā)文程序第五條擬稿由需發(fā)文之部門指定專人負責起草書面文稿。文字要準確、精練，用語要規(guī)范、貼切，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密。首頁之前應附上公司發(fā)文審批表單（詳見附表1），并填妥有關內(nèi)容，送相關分管領導審核。第六條審核書面文稿由擬稿部門相關負責人員遞交至分管高級經(jīng)理負責書面審核，審核痕跡應保留在審核原稿上。第七條簽發(fā)公司對內(nèi)發(fā)文的簽發(fā)人為公司總經(jīng)理。擬稿部門應指定專人送公司總經(jīng)理審批簽發(fā)，審批痕跡應保留在審核原稿上。第八條發(fā)布經(jīng)總經(jīng)理審批簽發(fā)的書面文稿，應由擬

17、稿部門相關負責人員遞交行政部相關人員，經(jīng)審核批準并修訂完畢的電子文檔（即正式文件的電子文檔）應同時通過郵件方式遞交至行政部，以便于按照發(fā)布系統(tǒng)要求進行格式轉(zhuǎn)換及對照查驗，查驗完畢，應在發(fā)文審批表中的核稿記錄中予以注明。經(jīng)審批簽發(fā)后的文件由行政部指定專人負責發(fā)布。發(fā)布文件時應按照發(fā)文審批表標注的相關對象和時間等要求進行發(fā)布，最終發(fā)布時間應由發(fā)布人在審批表上予以注明。第九條存檔管理已經(jīng)審批簽發(fā)的書面文件，由行政部指定專人負責登記，書面文件存檔資料應包括文件原稿、發(fā)文審批表、正式文件。相關文件應按序編號，并加蓋公司公章后存檔。如發(fā)布文件為密級文件，應根據(jù)密級在文件右上角加蓋相應的密級印章并編號。已經(jīng)

18、審批簽發(fā)的電子文檔，由行政部專人遞交至公司質(zhì)量部，由質(zhì)量部相關人員存放至公司配置庫，并在發(fā)文審批表上予以記錄。第四章書面文件格式要求第十條公司對內(nèi)文件一般由發(fā)文標題、主送單位（人員）、正文、附件說明、發(fā)文單位、發(fā)文日期和附件等部分組成。第十一條發(fā)文標題應能簡要反映正文的主要內(nèi)容，措辭要簡明扼要。標題應準確標明公文種類（如通知、公告等），除引用法規(guī)、規(guī)章、外部通知等名稱時需加書名號外，一般不用標點符號。如標題較長需要斷行，應做到詞義完整，排列對稱，間距恰當。標題格式為3號加粗黑體字居中排布。第十二條主送單位（人員）在公文標題之下、正文之前，用4號加粗宋體字頂格撰寫，后加冒號，主送單位的全稱、特稱

19、、簡稱，均應使用統(tǒng)一的表達形式。第十三條文件正文為小4號宋體字，段落前空兩格。正文文字行距一般為行距固定值23磅，具體數(shù)值可以根據(jù)正文字數(shù)多少確定，應確保頁面整潔有序的同時節(jié)約紙張。第十四條如有附件，應當在正文之后、發(fā)文單位和發(fā)文日期之前注明附件順序和名稱，并且在正文中進行相應說明。第十五條發(fā)文單位的落款一律為公司全稱，不得以簡稱、代稱或部門形式出現(xiàn)。發(fā)文日期，一律以公司總經(jīng)理簽發(fā)日期為準。第五章附則第十六條公司各職能部門、各管理條線應嚴格遵守本管理辦法中的相關要求。第十七條本管理辦法解釋權歸公司行政部。第十八條本管理辦法自發(fā)文之日起生效。附件：發(fā)文審批表發(fā)文編號：【篇三：公司制度文件格式的規(guī)

20、定】公司標準行文規(guī)定一、目的為規(guī)范公司文件編制、確保公文處理的標準化，特制定本規(guī)定。范圍本規(guī)定適用于公司對內(nèi)、對外公文的管理。三、職責1、公司行政人力資源部負責公司公文歸口的管理部門，為內(nèi)部行業(yè)的統(tǒng)一編號及內(nèi)外公文的統(tǒng)一歸檔；2、各部門領導負責本部門的公文擬稿；3、各部門主管領導負責對本部門對內(nèi)、對外行文的審核；4、總經(jīng)理負責公司對內(nèi)、對外行文的簽批。四、發(fā)文分類公司內(nèi)部發(fā)文為各項規(guī)章制度、公務文書、事務性文件。各項規(guī)章制度：公司在管理中依照執(zhí)行的各項制度（規(guī)定/辦法/準則/政策/措施）等；公務文書：請示（申請）、報告、通知、通報、通告、決議、決定、函、會議紀要等；事務性文件：說明、各類統(tǒng)計報

21、表等；公司外部文件為接到的信函、公文、傳真等。1、規(guī)定/辦法/準則/政策/措施：對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度；2、請示（申請）：用于下級向上級或政府部門請求批示、批準、批復的事項；3、報告：向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級的詢問；4、通知：傳達公司指示、要求，告知各部門辦理中需要的事情；5、通報：公司認定的，表彰先進、好人好事、或批評錯誤、或傳達情況；6、通告：公開發(fā)布、全體員工應當遵守或周知的事項；7、決議：經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項；8、決定：對重要事項或重大行動做出安排，對有關部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；9、函：于對外

22、溝通，用于對外溝通、和外部業(yè)務單位相互商洽，聯(lián)系工作的，或稱公函（可不受行文規(guī)定擬定）；10、會議紀要：用于各類會議的記錄、整理和總結；11、說明、表格：用于日常事務工作，由撰寫部門領導決定是否受行文進行制定；五、發(fā)文格式1、公司統(tǒng)一文字排版上下邊距為2.2cm，左右邊距為2.0cm，表格排版上下左右邊距為2cm;2、文字版頭標題為二號、宋體加黑、居中，正文為小四、宋體；表格版標題為二號、宋體加黑，表內(nèi)文字為五號、宋體；3、文字行距1.5倍行距；段落設置一般為首行縮進2個字符；4、文本中所有的符號、數(shù)字、英文均選用timesnewroman體；5、頁眉頁腳：對內(nèi)行文頁眉靠左北京中農(nóng)可信生化科技

23、發(fā)展有限公司”靠右“XXX管理文件kx-xx-001（編號格式見本規(guī)定附錄）”；頁腳格式均為第x頁，共x頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗、帶格式線；對外行文頁眉靠右北京中農(nóng)可信生化科技發(fā)展有限公司”；頁腳同對內(nèi)行文；6、落款為4號、宋體、加黑，發(fā)文單位寫在公文下面偏右，寫全稱；發(fā)文日期在發(fā)文單位下面向右錯開，寫全年月日，日期為發(fā)文公布日為準；7、發(fā)文中有附件，應在正文后、落款前，注明附件數(shù)及附件名稱；六、行文要素要求1、標準發(fā)文即為紅頭文件的形式，除第五條的各項外，包括發(fā)文部門、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送部門、抄送部門、主題詞。其中：?文件按密級分為普通”、秘密”、機

24、密”三級；普通指在工作當中隨時讓員工可以借閱、查看、了解的文件資料；秘密指在一定的時間和范圍內(nèi)，需加以限制、保護，避免外界知悉的保密性文件資料；機密指關系到公司的利益，依照公司的規(guī)定，在一定時間只限一定范圍的人員知悉的保密性文件資料；?涉及公司保密的文件應當標明密級，其中秘密、機密文件還應當標明份數(shù)、序號。對于公司保密文件的執(zhí)行屬于保密協(xié)議中的一項要求，公司人員嚴格遵守保密協(xié)議中提及的各項；?文件按緊急程度分為：急件”、一般”；急件需立即辦理；一般文件可根據(jù)崗位工作進展調(diào)整辦理時間；?發(fā)文字號以公司關鍵字縮寫、年份、發(fā)文序號組合在一起：可信20 xxxx號（字體：宋體；字號：5號，其他符號：用timesnewroman體，5號）各部門頻布公文時，應向行政人力資源部申請