人事檔案管理課程培訓(xùn)

1、人事檔案管理廣東省檔案局 鐘倫清內(nèi)容提要一、人事檔案及人事檔案工作二、人事檔案的收集、鑒別與歸檔三、人事檔案的分類與管理四、人事檔案的利用與轉(zhuǎn)遞一、人事檔案及人事檔案工作（一）關(guān)于人事檔案 1、人事檔案的概念 人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況，以人頭為單位集中保存以備查考的文字、表格及其他各種形式的原始記錄。 一、人事檔案及人事檔案工作 2、人事檔案的特征 （1）來源上，主要由組織、人事、勞資等部門在工作活動中形成，是組織認可的個人材料； （2）內(nèi)容上，是個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況等方面的原始記錄； （3）時間上，是已經(jīng)處理完畢

2、的材料； （4）形式上，以人頭為單位整理和保管。一、人事檔案及人事檔案工作 3、人事檔案的特性 （1）專指性針對某個人 （2）動態(tài)性不斷補充和轉(zhuǎn)移 （3）保密性一般不開放 （4）現(xiàn)實性為人事管理現(xiàn)實服務(wù)一、人事檔案及人事檔案工作 4、人事檔案的作用 （1）考察人事的依據(jù) （2）澄清事實的信證 （3）人才開發(fā)的信息 （4）歷史研究的史料一、人事檔案及人事檔案工作（二）關(guān)于人事檔案工作 1、人事檔案工作的概念 人事檔案工作是指運用科學(xué)的原則和方法形成和管理人事檔案，并提供檔案信息為組織、人事工作和社會主義建設(shè)服務(wù)的一項專門業(yè)務(wù)工作。既是人事工作的重要組織部分，也是檔案工作的一個方面。一、人事檔案及

3、人事檔案工作 2、人事檔案工作的主要依據(jù) 人事檔案分干部人事檔案和職工人事檔案兩大類，分別按照干部檔案工作條例（1991年4月2日中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布）、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定（1992年6月9日勞動部、國家檔案局發(fā)布）和流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定（1996年12月2日中共中央組織部、人事部印發(fā) ）的要求進行管理。一、人事檔案及人事檔案工作 3、人事檔案管理部門的職責(zé) （1）保管人事檔案； （2）收集、鑒別、整理人事檔案； （3）辦理人事檔案查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞； （4）登記有關(guān)人員職務(wù)、工資的變動情況； （5）為有關(guān)部門提供人才信息； 一、人事檔案及人事檔案工作 （6）做好人事檔案

4、的安全、保密、保護工作； （7）調(diào)查研究人事檔案工作情況，規(guī)定規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和指導(dǎo)； （8）推廣、應(yīng)用人事檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)； （9）定期向檔案館（室）移交死亡人員檔案。 （10）辦理其他有關(guān)事項。一、人事檔案及人事檔案工作 4、人事檔案工作的內(nèi)容 人事檔案工作的具體內(nèi)容包括7個方面: （1）收集 將在各項工作中形成的屬于人事檔案的文件材料收集起來，是人事檔案工作的起點和基礎(chǔ)。一、人事檔案及人事檔案工作 （2）鑒別 包括對收集來的人事檔案材料進行清理、甄別和鑒定以及對銷毀材料的確定和處理。一、人事檔案及人事檔案工作 （3）整理 對人事檔案材料進行分類、組合排列以及編目。一、人

5、事檔案及人事檔案工作 （4）保管 包括維護人事檔案內(nèi)容和實體的安全。一、人事檔案及人事檔案工作 （5）登記 是人事檔案工作中的一項經(jīng)常性工作。要隨時根據(jù)人的變化（如職務(wù)、職稱、獎勵、處分等）進行登記，以便在人事檔案中得到反映。一、人事檔案及人事檔案工作 （6）轉(zhuǎn)遞 根據(jù)人事管理權(quán)限，及時將有關(guān)人員的檔案轉(zhuǎn)至新的單位或部門。 一、人事檔案及人事檔案工作 （7）利用 是人事檔案工作的根本目的。通過接待查閱、咨詢和制發(fā)證明等方式為人事工作服務(wù)。一、人事檔案及人事檔案工作 5、人事檔案工作的性質(zhì) （1）獨立性和依附性并存。從人事檔案工作本身看，是獨立的；從人事工作和檔案事業(yè)整體看，是依附的。 （2）政

6、治性和專業(yè)性并列。檔案工作本身就有很強的政治性，人事檔案工作的政治性更加突出；專業(yè)性也是檔案工作的共性。 （3）服務(wù)性和保密性并重。人事檔案工作既要做好為利用者服務(wù)的工作，又必須保證檔案的機密不被泄漏。一、人事檔案及人事檔案工作 6、人事檔案工作的基本原則 作為檔案工作的一個組成部分，檔案法所規(guī)定的原則也適用于人事檔案工作： （1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。人事檔案屬國家，由各級組織、人事部門統(tǒng)一管理?！叭藱n統(tǒng)一”。 （2）維護檔案完整與安全。完整包括材料的齊全和內(nèi)容的完整；安全也包括內(nèi)容和實體兩方面。 （3）提供利用，做好服務(wù)。二、人事檔案的收集、鑒別與歸檔（一）人事檔案材料的收集 1、收集渠道

7、（1）組織、人事、勞資等人事管理部門。 內(nèi)容包括：履歷表、登記表、自傳以及鑒定、考核、考績、培訓(xùn)、調(diào)資、出國、晉升、調(diào)動、任免等。二、人事檔案的收集、鑒別與歸檔（2）有關(guān)黨團組織、行政機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位及有關(guān)部門。 內(nèi)容包括：入黨入團材料，黨內(nèi)外獎勵材料及各種登記表等。二、人事檔案的收集、鑒別與歸檔 （3）紀檢監(jiān)察、保衛(wèi)以及公、檢、司法等部門。 內(nèi)容包括：違紀違法的處分材料、個人檢查材料、甄別復(fù)查結(jié)論、判決書等。二、人事檔案的收集、鑒別與歸檔（4）科技、業(yè)務(wù)部門、學(xué)校和培訓(xùn)部門。 內(nèi)容包括：學(xué)歷、考績方面的材料。二、人事檔案的收集、鑒別與歸檔（5）軍隊有關(guān)部門。 內(nèi)容包括：在部隊期間的材料等。

8、二、人事檔案的收集、鑒別與歸檔 （6）其他有關(guān)單位或部門的應(yīng)歸檔材料。二、人事檔案的收集、鑒別與歸檔 2、收集方法 （1）定期收集。如每年一次或每季一次。 （2）定向收集。某個人有關(guān)系的單位、部門都可能產(chǎn)生材料。 （3）隨時收集。如人事變動后、調(diào)資后。 （3）追蹤收集。如后續(xù)教育結(jié)束后。 二、人事檔案的收集、鑒別與歸檔 3、收集要求 （1）全面。將有關(guān)組織和個人在現(xiàn)實工作中形成的人事檔案材料全部收集。 （2）及時。將材料盡快集中到人事檔案管理部門。 二、人事檔案的收集、鑒別與歸檔 4、建立健全收集與補充制度 （1）移交與轉(zhuǎn)遞制度。按人事管理權(quán)限，及時將有關(guān)檔案移交或轉(zhuǎn)遞。 （2）清理與登記制度

9、。定期清理核對，及時補充登記。 （3）索要制度。主動向有關(guān)部門索要人事檔案材料。 二、人事檔案的收集、鑒別與歸檔（二）人事檔案的鑒別 1、人事檔案鑒別工作的必要性 （1）維護檔案真實與完整。 （2）鑒別是整理的前提。 （3）保證檔案精煉。二、人事檔案的收集、鑒別與歸檔 2、人事檔案鑒別工作的要求 （1）事實準確。不能有模棱兩可、自相矛盾的材料存在。 （2）材料完整。每類完整，每份完整。 （3）手續(xù)完備。按規(guī)定填寫，簽名或蓋章齊備。二、人事檔案的收集、鑒別與歸檔 3、人事檔案鑒別工作的內(nèi)容和程序 （1）判斷材料是否屬于人事檔案。 （2）判定是否屬于該人的檔案材料。注意同名不同人或同人不同名的材料

10、。 （3）判斷材料是否處理完畢。 （4）判斷材料是否重復(fù)。一般正、副本各保存1份。 （5）判斷材料是否具有歸檔價值。二、人事檔案的收集、鑒別與歸檔 4、對不歸檔材料的處理 （1）轉(zhuǎn)出。轉(zhuǎn)交有關(guān)部門，填寫轉(zhuǎn)遞通知。 （2）退回。應(yīng)歸檔但手續(xù)不全或不屬歸檔范圍的，分別退回單位或本人。 （3）銷毀。對無保存價值又不能退回本人的材料，造冊經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。 三、人事檔案的分類與管理（一）人事檔案的內(nèi)容和分類 人事檔案可分別建立正本、副本。 正本內(nèi)容豐富，能全面反映有關(guān)人員的情況。 副本可根據(jù)工作需要建立，內(nèi)容較概括，是正本的重份或復(fù)制件，一般只為領(lǐng)導(dǎo)干部建立副本。 1、人事檔案正本一般分為10大類

11、，其內(nèi)容包括：干部檔案工作條例第七條 第一類 履歷材料；第二類 自傳材料；第三類 鑒定、考核、考察材料；第四類 學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績，審批材料）；第五類 政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料，黨籍，參加工作時間等問題的審查材料)；第六類 參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料；第七類 獎勵材料（包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎勵、英雄模范先進事跡）；第八類 處分材料（包括甄別、復(fù)查材料，免于處分的處理意見）；第九類 錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資，待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料；第十類 其他可供

12、組織上參考的材料。 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定 第九條 （一）履歷材料；（二）自傳材料；（三）鑒定、考核、考察材料；（四）評定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）；（五）政審材料；（六）參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料；（七）獎勵材料；（八）處分材料；（九）招用、勞動合同、調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；（十）其他可供組織參考的材料。 三、人事檔案的分類與管理 2、干部檔案工作條例第十一條 干部檔案副本是干部檔案正本主要材料的復(fù)制件。干部檔案副本的具體內(nèi)容，由正本中以下主要材料的復(fù)制件（或重復(fù)件）構(gòu)成

13、： 第一類的近期履歷材料； 第三類的主要鑒定、干部考核材料； 第四類的學(xué)歷、學(xué)位和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料； 第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論（包括甄別，復(fù)查結(jié)論）材料； 第七類的獎勵材料； 第八類的處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料； 第九類的任免呈報表和工資、待遇、出國審批材料。其他類別如有重復(fù)的材料，也可歸入副本。 三、人事檔案的分類與管理（二）人事檔案的排列與編號 1、人事檔案的排列。 在每一類人事檔案下，可選擇下列方法之一對檔案材料進行排列： （1）時間順序排列法。 （2）問題重要程度排列法。 （3）問題時間順序排列法。三、人事檔案的分類與管理 2、人事檔案的編號。 常用人事檔案編號法：

14、 （1）拼音字母法。按姓氏拼音字母順序編號。 （2）筆畫數(shù)量法。按筆畫多少到多編號。 （3）筆形順序法。在“四角號碼檢字法”基礎(chǔ)上改進而成。 （4）隸屬編號法。按人員所在單位或部門編號。 （5）職務(wù)編號法。分級別后按職務(wù)高低排列編號。三、人事檔案的分類與管理 （三）人事檔案的管理范圍 按照我國目前的人事管理政策，黨委的組織部門、政府的人事部門和各機關(guān)、團體、企業(yè)（國企）事業(yè)單位的人事或勞資部門都有管理一定范圍的人員的權(quán)限，與此相對應(yīng)，人事檔案也分別由上述單位或部門管理。 重要的人事檔案，在有關(guān)人員去世后，要移交同級國家綜合檔案館保管。四、人事檔案的利用與轉(zhuǎn)遞（一）人事檔案的利用 1、人事檔案利

15、用范圍 （1）利用事由：凡因人員任免、調(diào)動、出國、入黨、入團、政治審查、福利待遇、離退休、紀檢、組織處理、甄別復(fù)核、治喪等需要，可查閱利用人事檔案。 （2）利用對象：必須是被查對象的主管單位、協(xié)管單位、上級機關(guān)的組織、人事、勞動、紀檢和監(jiān)察部門。其他確有特殊需要的，須經(jīng)主管該人的組織、人事部門批準。四、人事檔案的利用與轉(zhuǎn)遞 2、人事檔案查閱利用手續(xù) （1）批準介紹。查檔人必須填寫查檔審批表，寫明查檔理由、查閱對象、查閱內(nèi)容、是否摘抄或復(fù)制以及查閱人姓名、職務(wù)、政治面貌，審批表要加蓋單位公章，并有領(lǐng)導(dǎo)簽批意見。同時，查閱人還得持有單位介紹信。 （2）驗證登記。人事檔案管理部門驗核查檔人的查檔審批

16、表和介紹信及有關(guān)證件后，辦理查閱登記手續(xù)，然后調(diào)檔給查閱人利用。四、人事檔案的利用與轉(zhuǎn)遞 3、人事檔案查閱利用要求 （1）查閱黨委組織部門的人事檔案者必須是中共黨員； （2）查檔人員不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案； （3）查閱人必須遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈畫、抽取、撤換檔案材料，不得向外公布檔案內(nèi)容，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案。 四、人事檔案的利用與轉(zhuǎn)遞（二）人事檔案的轉(zhuǎn)遞 人事檔案轉(zhuǎn)遞的目的是使“檔隨人走”，有效發(fā)揮人事檔案的作用。 1、人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的內(nèi)容 人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的內(nèi)容包括人事檔案的轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入，建立健全人事檔案轉(zhuǎn)遞工作制度。 四、人事檔案的利用與轉(zhuǎn)遞 （1）轉(zhuǎn)出。

17、 就是將人事檔案及時轉(zhuǎn)給有關(guān)部門或向相應(yīng)的檔案館移交。 A、轉(zhuǎn)出范圍。有以下情況時應(yīng)轉(zhuǎn)遞人事檔案： 四、人事檔案的利用與轉(zhuǎn)遞有以下情況時應(yīng)轉(zhuǎn)遞人事檔案：員工工作調(diào)動；員工所在單位撤銷或合并；員工離、退休后異地安置；員工辭職、退職或被開除公職；員工死亡；外單位要求轉(zhuǎn)寄或誤轉(zhuǎn)來的材料；收集到的經(jīng)鑒別應(yīng)由其他單位保存或處理的材料；按上級規(guī)定應(yīng)轉(zhuǎn)遞人事檔案的其他情況。 四、人事檔案的利用與轉(zhuǎn)遞 B、轉(zhuǎn)出手續(xù)。 凡轉(zhuǎn)出的人事檔案，原檔案管理部門必須進行認真清理和整理，填寫轉(zhuǎn)遞人事檔案材料通知單，并在轉(zhuǎn)出材料登記簿上注明轉(zhuǎn)出時間、材料名稱、數(shù)量、轉(zhuǎn)出原因等。 四、人事檔案的利用與轉(zhuǎn)遞 （2）轉(zhuǎn)入。 就是接收外單位轉(zhuǎn)來或送來的人事檔案材料，包括新調(diào)入的員工及按照人事檔案管理范圍應(yīng)歸本單位管理的員工的檔案。 接收時應(yīng)審核轉(zhuǎn)遞通知單，核對檔案材料，確認無誤后在轉(zhuǎn)遞通知單的回