某公司行政部檔案管理制度

1、(一)總則第一條化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。第二條理、辦公用品管理、庫(kù)房管理、報(bào)刊郵件及快遞發(fā)貨管理、車輛管理等。(二)檔案管理第三條歸檔范圍：1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)合同、項(xiàng)目方案、通告、通知、各項(xiàng)管理制度文本等具有參考價(jià)值的文件材料。2、與書面文件材料對(duì)應(yīng)的電子文檔。3、公司有價(jià)值的聲像、音像、照片等資料。第四條面文件一致；密級(jí)檔案必須保證安全。1、2、由項(xiàng)目工程師及商務(wù)秘書共同負(fù)責(zé)。3、4、公司財(cái)務(wù)及納稅文件由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)整理歸檔。件由行政部門負(fù)責(zé)整理歸檔。5、所有公司檔案均由行政部門負(fù)責(zé)管理。第五條檔案的借閱與索?。?、總經(jīng)理借閱非密級(jí)檔案可

2、通過(guò)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；2、公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)；3、借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。第六條檔案的銷毀：1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)備案后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。3、由專人監(jiān)督銷毀。(三)印鑒管理第七條公司印鑒由公司分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)保管。第八條責(zé)任人員負(fù)責(zé)。第九條應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢，存檔。第十條回。第十一條蓋章后出現(xiàn)的意外情

3、況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。(四)辦公條件及環(huán)境管理第十二條公司辦公用電腦由技術(shù)部門指定專人負(fù)責(zé)日常維護(hù)及資料備份。第十三條負(fù)責(zé)。第十四條整理，公共區(qū)域由行政部門負(fù)責(zé)整理。(五)辦公用品的管理第十五條辦公用品的購(gòu)發(fā)：1公物品申請(qǐng)單提交公司行政；2、公司行政指定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算；經(jīng)公司分管領(lǐng)個(gè)部門。由部門負(fù)責(zé)人簽字領(lǐng)回；3、除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可領(lǐng)用；4、公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部門負(fù)責(zé)人提供的名員的正常工作；5、負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫(kù)存合理、開支適當(dāng)、用品保管好；6、負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要建

4、立帳本，辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)一定要由領(lǐng)取人員簽字；7、辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫(kù)房。8、福利物品、勞保用品的購(gòu)置和發(fā)放由公司行政統(tǒng)一辦理。(六)庫(kù)房管理第十六條庫(kù)房物品的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號(hào)分別建立帳卡。第十七條當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點(diǎn)數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與入庫(kù)單數(shù)量、規(guī)格不符時(shí)，庫(kù)房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。第十八條物資入庫(kù)后，應(yīng)當(dāng)日填寫帳卡。第十九條領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可出庫(kù)。第二十條批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)。第二十一條計(jì)算準(zhǔn)確，不得隨意涂改。第二十二條備消防設(shè)施，

5、做到防火、防盜、防潮。(七)報(bào)刊郵件及快遞發(fā)貨管理第二十三條公司行政每年按照公司的要求做出訂閱報(bào)刊計(jì)劃及預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)，并負(fù)責(zé)日常的領(lǐng)取、分類登記及保管。第二十四條公司行政負(fù)責(zé)為各部門收發(fā)信件。1、私人信件，可由公司行政代辦，但費(fèi)用自理。2、所有公發(fā)信件一律不封口，由前臺(tái)登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)；3、EMS或各類掛號(hào)信件經(jīng)公司行政登記后方可寄發(fā)。第二十五條用自理。第二十六條公司行政收發(fā)的用于項(xiàng)目的物品需要出入庫(kù)的應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)辦理相關(guān)手續(xù)。(八)車輛管理第二十七條第二十九條第三十條各部門需要使用車輛時(shí)，應(yīng)填寫車輛使用申請(qǐng)單，經(jīng)單位主管核準(zhǔn)后交行政部調(diào)派。第三十一條車輛使用申請(qǐng)單應(yīng)詳填事由、人數(shù)及裝載品名、數(shù)量、預(yù)計(jì)地點(diǎn)等。第三十二條(一)(二)車輛不得運(yùn)載任何與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的職員或物品。(三)(四)車輛行車途中應(yīng)特別注意安全行駛及遵守交通規(guī)則，若有違規(guī)罰第三十三條司機(jī)每日填報(bào)車輛行駛記錄表呈行政部，主管根據(jù)差數(shù)里程的汽油費(fèi)。第三十四條法定假日及休息日或上班時(shí)間外車輛的使用應(yīng)呈總經(jīng)第三十五條第三十六條車輛駛回后應(yīng)停放在公司指定場(chǎng)所，并將車門鎖妥。(九)附則第三十七條未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款