用友UFO報(bào)表使用技巧

1、用友UFO報(bào)表使用技巧一、本表他頁(yè)取數(shù)：公式函數(shù)： select公式實(shí)例：損益表”中的本年累計(jì)數(shù)單元格1.設(shè)置本年累計(jì)數(shù)的公式有兩種方法：1.利用軟件提供的帳務(wù)函數(shù)：本年累計(jì)（LFS）來(lái)做1.利用本表他頁(yè)公式通過(guò) SELECT來(lái)做:本月數(shù)加上 上個(gè)月的本年累計(jì)數(shù)即可.公式格式：本月數(shù)單元格或區(qū)域 +SELECT（本年累計(jì)數(shù) 單元格或區(qū)域，月=月+1）注:月二月+1為上個(gè)月的表示方法，通過(guò)月+1表示數(shù) 據(jù)取自關(guān)鍵字為本月的上一個(gè)月的表頁(yè).（例如：本月關(guān)鍵字為8月，月+1所表示的含義為取關(guān)鍵字為 7月份的表頁(yè)的本年累 計(jì)數(shù)單元格或區(qū)域的數(shù)值）報(bào)表舉例：下表中所有的本年累計(jì)數(shù)單元格公式可以 統(tǒng)一設(shè)置

2、為：D6:D22=C6:C22+SELECT（D6:D22,月 =月 +1）C6:C22區(qū)域表示本月數(shù)，SELECT（D6:D22,月=月+1） 表示上個(gè)月的本年累計(jì)數(shù)文字描述為：當(dāng)月的本年累計(jì)數(shù)=本月發(fā)生+上個(gè)月的本年累計(jì)數(shù)二、他表取數(shù)：.固定表頁(yè)的他表取數(shù)：例：取C盤(pán)my documents目錄下 損益表”第1頁(yè)， d22單元格的數(shù)值公式格式：取自報(bào)表的路徑及表名”，單元格表頁(yè)公式設(shè)置為： c:my document弱益表.rep -d221.關(guān)聯(lián)表頁(yè)的他表取數(shù)：例：假設(shè) 資產(chǎn)負(fù)債表”的 朱分配利潤(rùn)”每個(gè)月期末數(shù) 值均取C盤(pán)my documents目錄下 損益表”對(duì)應(yīng)月份，d22 單元格的

3、數(shù)值公式設(shè)置為： c:my documents 損益表 .rep - d22relation 月 with c:my document益表.rep”- 月公式格式：取自報(bào)表的路徑及表名”，單元格relation月with取自報(bào)表的路徑及表名”- 月注：relation月with 取自報(bào)表的路徑及表名”- 月表示一種關(guān)鍵字之間的關(guān)聯(lián)三、表頁(yè)?匚總表頁(yè)的匯總是報(bào)表數(shù)據(jù)不同形式的疊加。報(bào)表匯總是 每一位財(cái)會(huì)人員都熟悉的，也是非常復(fù)雜和繁瑣的。利用UFO提供的匯總功能就可以快速、簡(jiǎn)捷地完成報(bào)表匯總操 作。UFO提供的表頁(yè)匯總是把整個(gè)報(bào)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行立體方 向的疊加，匯總數(shù)據(jù)可以存放在本報(bào)表的最后一張表頁(yè)

4、或生 成一個(gè)新的匯總報(bào)表。匯總數(shù)據(jù)時(shí)既可以匯總所有的表頁(yè)， 也可以只匯總符合指定條件的表頁(yè)。例如在2000年全年各月共12張表頁(yè)中，既可以匯總?cè)甑臄?shù)據(jù)，也可以只匯總 第一季度或上半年的數(shù)據(jù)。操作指南：.點(diǎn)取 格式/數(shù)據(jù)”按鈕，進(jìn)入數(shù)據(jù)狀態(tài).點(diǎn)取數(shù)據(jù)”-匯總”-裝頁(yè)將彈由 淺頁(yè)匯總一 步驟1/3 ”對(duì)話框.可選擇是 匯總到本表的最后一張表頁(yè) ”還是 匯總 到新的報(bào)表”.如果選擇 匯總到新的報(bào)表”必須錄入表名.點(diǎn)擊 下一步”，選擇匯總條件，點(diǎn)擊 加入”.點(diǎn)擊 并且、或者”可以加入多個(gè)條件.全部錄入完畢，點(diǎn)擊 完成”，此時(shí)會(huì)生成匯總結(jié)果.若不選擇任何匯總條件，表示將對(duì)本表的所有表頁(yè) 數(shù)據(jù)、進(jìn)行匯總

5、。. UFO將自動(dòng)給匯總表頁(yè)設(shè)置 裝頁(yè)不計(jì)算”標(biāo)志。四、審核公式在經(jīng)常使用的各類(lèi)財(cái)經(jīng)報(bào)表中的每個(gè)數(shù)據(jù)都有明確的經(jīng)濟(jì)含義，并且各個(gè)數(shù)據(jù)之間一般地都有一定的勾稽關(guān)系。如在一個(gè)報(bào)表中，小計(jì)等于個(gè)分項(xiàng)之和；而合計(jì)又等于各個(gè)小計(jì)之和等等。在實(shí)際工作中，為了確保 報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，我們經(jīng)常用這種報(bào)表之間或報(bào)表之內(nèi)的 勾稽關(guān)系對(duì)報(bào)表進(jìn)行勾稽關(guān)系檢查。一般來(lái)講，我們稱(chēng)這種 檢查為數(shù)據(jù)的審核。UFO系統(tǒng)對(duì)此對(duì)此特意提供了數(shù)據(jù)的審 核公式，它將報(bào)表數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系用公式表示由來(lái)，我 們稱(chēng)之為審核公式。操作指南：1.在格式狀態(tài)，點(diǎn)擊 數(shù)據(jù)”一編輯公式”一審核公式” 2.在竄核關(guān)系”框中錄入勾稽關(guān)系如：c6-c7-

6、c8-c9=c10 3.勾稽關(guān)系全部錄入完畢后，再錄入一條錯(cuò)誤提示信 息。.錯(cuò)誤提示信息的格式為：MESS“提示信息”如：MESS“資產(chǎn)不等于負(fù)債加所有者權(quán)益 ”.冒號(hào)內(nèi)的提示用戶可以自行組織語(yǔ)言.全部錄入完畢點(diǎn)擊確定”.編寫(xiě)審核公式時(shí)，最后一個(gè)公式，也就是最挨近 MESS提示信息的公式后不要寫(xiě)逗號(hào)。.每月生成當(dāng)月新報(bào)表之后，都應(yīng)該進(jìn)行審核，以保 證報(bào)表各項(xiàng)勾稽關(guān)系的正確。.操作方法：生成新報(bào)表之后，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，點(diǎn)擊 數(shù) 據(jù)“一審核，若沒(méi)有錯(cuò)誤在左下角會(huì)顯示 隼核完全正確！ 若有錯(cuò)誤則顯示用戶在審核公式中所設(shè)置的錯(cuò)誤提示信息。五、文件口令設(shè)置報(bào)表的保護(hù)分為文件的保護(hù)和報(bào)表格式的保護(hù)。在實(shí) 際

7、工作中，一些報(bào)表需要限制訪問(wèn)權(quán)限，用戶可以為報(bào)表增 加文件口令。在打開(kāi)一個(gè)有口令的報(bào)表時(shí)，必須輸入正確的 口令才能打開(kāi)報(bào)表。操作指南：.新建或者打開(kāi)莫個(gè)報(bào)表時(shí)， 點(diǎn)擊 文件”一文件口令”.在新口令”中錄入文件保護(hù)的口令， 在確認(rèn)新口令” 編輯欄中輸入相同的口令， 點(diǎn)擊 確定”-系統(tǒng)提示 設(shè)置口令 成功”.兩次錄入的口令應(yīng)該相同，否則會(huì)提示新口令與確認(rèn)新口令不匹配，請(qǐng)重新輸入！ ”.保存該表，關(guān)閉后，再打開(kāi)此報(bào)表時(shí)，會(huì)彈由文件 口令對(duì)話框，在 口令”編輯欄輸入正確的口令，就可以打開(kāi) 此報(bào)表。不知道口令的人員是無(wú)法打開(kāi)此報(bào)表進(jìn)行查看和操 作。.對(duì)已有口令的報(bào)表，可以更改口令或者取消口令。.如果需要

8、更改口令，打開(kāi)該報(bào)表，點(diǎn)擊文件”一文件口令”，在彈由的口令編輯欄中輸入口令，如果口令輸入正 確，新口令”和 確認(rèn)新口令”編輯欄變亮，可進(jìn)行修改，修 改完畢點(diǎn)擊 確定”。如果輸入為空時(shí)，點(diǎn)擊 確定”，提示 文 件口令將被取消，確認(rèn)嗎？ -點(diǎn)擊 是，就可以取消報(bào)表的 口令保護(hù)。六、報(bào)表格式保護(hù)報(bào)表格式加鎖后，想要進(jìn)入格式狀態(tài)修改格式必須輸 入正確口令。如果口令有誤，則不能進(jìn)入格式狀態(tài)，只能在 數(shù)據(jù)狀態(tài)下操作。此功能主要應(yīng)用于對(duì)報(bào)表公式和報(bào)表格式 的保護(hù)，以防止意外情況對(duì)報(bào)表的損傷。操作指南：.打開(kāi)莫個(gè)報(bào)表后，點(diǎn)擊 格式“一保護(hù)”-格式加鎖工 輸入新口令”并且在確認(rèn)新口令”中輸入相同的內(nèi)容一點(diǎn)擊 確

9、認(rèn)”-系統(tǒng)提示 設(shè)置格式口令成功“一確定”.報(bào)表格式加鎖之后，在從數(shù)據(jù)狀態(tài)切換到格式狀態(tài) 時(shí)，將彈由 驗(yàn)證格式口令”對(duì)話框，只有口令輸入正確才能 進(jìn)入格式狀態(tài)修改報(bào)表格式。 若口令不正確將由現(xiàn)提示框 口 令錯(cuò)誤！不能進(jìn)入格式設(shè)計(jì)！”.設(shè)置了口令之后，也可以取消口令。點(diǎn)擊格式”一保 護(hù)”一格式解鎖”，將彈由 驗(yàn)證格式口令”對(duì)話框一輸入正確 口令一確認(rèn)”-系統(tǒng)提示 解鎖格式口令成功”七、報(bào)表匯總UFO報(bào)表可以實(shí)現(xiàn)報(bào)表匯總的功能，前提是要匯總的 報(bào)表的格式相同。這里的格式相同是指報(bào)表的大小，報(bào)表每 行每列所反映的內(nèi)容都要一致。主要應(yīng)用于：主管單位或是 母公司對(duì)于下級(jí)單位所上報(bào)的同類(lèi)型報(bào)表進(jìn)行匯總累加

10、，生成一張各下級(jí)單位數(shù)據(jù)加總的匯總報(bào)表。操作指南：.先建立一張報(bào)表，這張報(bào)表的格式要和需要匯總的 報(bào)表格式完全一樣。.執(zhí)行報(bào)表中的數(shù)據(jù)采集功能，將其他報(bào)表的數(shù)據(jù)采 集到本表中，再通過(guò)裝頁(yè)匯總”功能實(shí)現(xiàn)最終的數(shù)據(jù)匯總可以把下列幾類(lèi)數(shù)據(jù)采集到當(dāng)前報(bào)表中：其他UFO報(bào)表文件文本文件（*.TXT）DBASE數(shù)據(jù)庫(kù)文件（*.DBF）.具體操作：點(diǎn)擊 格式/數(shù)據(jù)”進(jìn)入數(shù)據(jù)狀態(tài) 一點(diǎn)擊 數(shù) 據(jù)”一數(shù)據(jù)采集”-在對(duì)話框中選擇需匯總報(bào)表文件名 一點(diǎn) 擊 采集” -UFO將在當(dāng)前報(bào)表中自動(dòng)追加表頁(yè)以存放數(shù)據(jù) ， 依次將各個(gè)需要匯總的報(bào)表采集到本表中形成表頁(yè)一用表頁(yè)匯總中的條件匯總功能來(lái)實(shí)現(xiàn)最終的數(shù)據(jù)匯總八、報(bào)表查

11、詢一查找功能利用查找功能可以根據(jù)給定條件，在報(bào)表中找到符合 條件的表頁(yè)，并使它成為當(dāng)前表頁(yè)操作指南:.打開(kāi)莫張報(bào)表，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，點(diǎn)擊 編輯”一查找”,選擇查找條件，如：年=2001 -點(diǎn)擊 并且”月=9點(diǎn)擊 查找”一 點(diǎn)擊下一個(gè)”可以找到符合條件的下一張表頁(yè).也可輸入查找條件如：A310000點(diǎn)擊 查找 ”點(diǎn)擊 下一個(gè)”可以找到 符合條件的下一張表頁(yè)九、報(bào)表查詢 一定位功能利用 定位”功能，可以在大量表頁(yè)中快速找到指定單 元，使它成為當(dāng)前單元，并使定位單元位于報(bào)表窗口的左上 角操作指南：.打開(kāi)莫張報(bào)表，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，點(diǎn)擊編輯”一定位”，輸入定位條件，莫張表頁(yè)、莫行、莫列 一點(diǎn)擊確認(rèn)”.表頁(yè)號(hào)

12、用數(shù)字1-99999表示，行號(hào)用數(shù)字1-9999表 示，列標(biāo)用字符 A-IU表示，當(dāng)輸入的內(nèi)容不符合規(guī)范時(shí)， 會(huì)由現(xiàn)相應(yīng)提示框；當(dāng)輸入的表頁(yè)號(hào)、行號(hào)或者列標(biāo)不存在 時(shí)，將由現(xiàn)提示框 定位目標(biāo)錯(cuò)誤！ ”十、報(bào)表透視功能在UFO報(bào)表中，大量的數(shù)據(jù)是以表頁(yè)的形式分布的， 正常情況下每次只能看到一張表頁(yè)，要想對(duì)各個(gè)表頁(yè)的數(shù)據(jù) 進(jìn)行比較，可以利用數(shù)據(jù)透視功能，把多張表頁(yè)的多個(gè)區(qū)域的 數(shù)據(jù)顯示在一個(gè)平面上。操作指南：.打開(kāi)更一張報(bào)表，切換到數(shù)據(jù)狀態(tài).點(diǎn)擊數(shù)據(jù)“一透視”-輸入透視區(qū)域范圍”一確 定”看到透視結(jié)果 一點(diǎn)擊 保存”-選擇路徑一輸入報(bào)表名 -保存”.輸入 透視區(qū)域范圍 工 不同區(qū)域之間可以用逗號(hào)隔 開(kāi)；區(qū)域范圍可以是單元，也可以是區(qū)域，也可以是不連續(xù) 的多個(gè)區(qū)域。如： A1 : A4,E29:F36,B3,B5.在 輸入列標(biāo)字串”內(nèi)，輸入對(duì)區(qū)域數(shù)據(jù)的含義描述， 不同字段名之間用逗號(hào)隔開(kāi).透視的單元數(shù)不超過(guò) 3000個(gè)，頁(yè)數(shù)不超過(guò) 999頁(yè)注：報(bào)表取數(shù)發(fā)生錯(cuò)誤的可能原因.在定義公式時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤。比如：函數(shù)名稱(chēng)錯(cuò)誤