高校干部人事檔案管理的問題與對策研究

1、高校干部人事檔案管理的問題與對策研究論文摘要：我國檔案和檔案工作歷史悠久，人事檔案更是我國人事管理制度的一項(xiàng)特色。在高校的人事管理中，對干部檔案的管理是高校人事檔案管理工作的重要內(nèi)容。高校的干部人事檔案具有干部人事檔案的普遍特征，但是也具有其獨(dú)有的特性，在目前的高校在人事檔案管理上存在一定的缺乏與無視的地方，這些往往會影響教職人員的職業(yè)開展和學(xué)校的人才開展戰(zhàn)略。本文從檔案工作的幾個(gè)方面，對高校干部人事檔案的主要問題進(jìn)行闡述，并提出相應(yīng)的解決思路。論文關(guān)鍵詞：檔案,人事檔案,職業(yè)生涯檔案是保存、記述人類從事各種社會活動過程的文字記載，我國檔案和檔案工作具有悠久的歷史，早在殷商時(shí)代便已有了大量的甲

2、骨文檔案，用以記載社會生活的真實(shí)情況。人事檔案作為我國人事管理制度的一項(xiàng)特色，在人事管理中具有重要作用，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案的種類主要有干部檔案和工人檔案，在高校人事檔案管理中，對干部檔案的管理是高校人事檔案管理工作的重要內(nèi)容，如何保證干部人事檔案材料的完成、如何充分利用干部人事檔案更好的為高校教師效勞，成為高校干部人事檔案管理的首要問題。一、高校干部人事檔案的特點(diǎn)干部檔案是組織、人事部門，根據(jù)干部工作需要山干部個(gè)人為特征集中保存起來的，在日常工作中形成的記載手部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)，業(yè)

3、務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料。它是真實(shí)地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。1、全面性。高校干部人事檔案同人事檔案一樣，通過履歷、自傳、鑒定考核、學(xué)歷職稱、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資、其他等十類材料記載了教職工職業(yè)生涯的開展、思想開展的歷史、以及其他重要的內(nèi)容，較為全面的展現(xiàn)教職工個(gè)人根本情況、專業(yè)情況等各個(gè)方面。2、動態(tài)性。干部人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著教職工知識水平的再提高、職業(yè)技能的深入，必然形成一系列相關(guān)的檔案材料，以用記錄教職工職業(yè)道路的開展，對于這些新形成的文件材料，干部人事檔案必須不斷收集、整理、歸檔，務(wù)必做到動態(tài)更新。3、

4、機(jī)密性。干部人事檔案的局部內(nèi)容涉及個(gè)人履歷、獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰等多方面的情況，其中局部情況是個(gè)人的私隱或是個(gè)人不愿提及的內(nèi)心隱秘，這些固然可以反映在個(gè)人的人事檔案中，但是任何人卻不得擅自泄露和私自保存相關(guān)檔案材料，以保證檔案材料的機(jī)密性。4、流動性。高校干部人事檔案是以高校教職工個(gè)人為主體立卷的。由于高校教職工存在一定的流動性，因此其人事檔案也應(yīng)具有相應(yīng)的性質(zhì)，使檔案同個(gè)人保持統(tǒng)一，做到檔隨人走;，切勿人檔別離;。在教職員工調(diào)離本單位之后的一定期限內(nèi)，將其檔案以機(jī)要件的形式轉(zhuǎn)遞到新的部門。二、高校干部人事檔案的主要問題高校干部人事檔案的以上特點(diǎn)，決定了高校干部檔案工作的重要性，為了能夠保證人事檔案的全

5、面性、動態(tài)性、流動性、機(jī)密性，需要關(guān)注檔案工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)，注意每個(gè)細(xì)節(jié)，但是由于干部人事檔案的材料形成時(shí)間跨度大、材料繁多、高重復(fù)性勞動，人事檔案工作就難免出現(xiàn)一些疏漏，所以掌握高校干部人事檔案工作中容易出現(xiàn)的問題，才能更好的保證檔案工作為高校其他工作效勞。根據(jù)高校干部人事檔案的工作內(nèi)容和程序，可以將檔案工作的主要問題從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析：1、收集階段1收集不及時(shí)。在高校，每年都會形成很多新的人事檔案材料，如年度考核、工資審批表、職稱評審、學(xué)歷學(xué)位等等，這些材料中局部材料是統(tǒng)一形成的如工資材料、年度考核材料，較為容易收集齊全；但如學(xué)歷學(xué)位材料的形成就具有分散性，許多教職工的學(xué)歷學(xué)位材料是直

6、接發(fā)送本人，或本人直接領(lǐng)取的，這樣就存在兩個(gè)弊端，一是材料容易保管不當(dāng)造成缺失或者殘損；二是檔案管理部門無從知曉教職工學(xué)歷學(xué)位的更新，遺漏收集或延遲收集材料的情況。2收集材料記錄不準(zhǔn)確。檔案材料關(guān)系教職人員的切身利益和職業(yè)開展，因此必須慎重對待每一份零散材料。但在現(xiàn)實(shí)的檔案工作中，存在無視材料收集登記的情況，對個(gè)人上交到檔案部門的材料、部門移交到檔案部門的材料缺乏切實(shí)良好的登記，無法做到每一份入庫的檔案材料都有詳細(xì)的記錄，這樣一旦出現(xiàn)材料缺失的狀況，無法準(zhǔn)確的找到缺失的環(huán)節(jié)，為材料收集工作增加了難度。2、整理階段1檔案原件尺寸不統(tǒng)一。目前，干部人事檔案的用紙為16k的型號，干部人事檔案的裁剪尺

7、寸是265mm*195mm。但在實(shí)際的工作中，許多待入庫的檔案材料為A4型紙張，且材料內(nèi)容均超出了可剪裁的尺寸，導(dǎo)致檔案材料在不得不折邊或者襯托頁邊，以裝入檔案冊。這樣的材料原件，無形中增加了檔案工作人員的管理工作量，也為查閱檔案造成了不便。2檔案材料內(nèi)容缺失。剛剛形成的檔案材料原件，通常是不符合檔案入冊尺寸的，需經(jīng)過一定的處理。在工作中如果檔案工作人員責(zé)任心不強(qiáng)、或者主觀疏忽，很容易造成檔案材料的內(nèi)容的不完整。3、歸檔階段檔案材料的錯(cuò)裝，是在檔案歸檔階段容易出現(xiàn)，也是最為嚴(yán)重的問題。每年都會形成很多新的檔案材料，在檔案工作人員在進(jìn)行統(tǒng)一整理之后，都需要將這些材料裝入教職人員的干部檔案冊，當(dāng)一

8、次歸檔的材料過多或者檔案工作人員疏忽時(shí)就容易產(chǎn)生錯(cuò)投檔案材料的情況。如果這種情況沒有被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)人員發(fā)生流動的時(shí)候，很可能造成無法追查、無法補(bǔ)救的狀況，使檔案材料失去了完整性。4、轉(zhuǎn)檔階段為了個(gè)人的職業(yè)開展，高校教職人員也具有一定的流動性。人員的流動就意味著檔案材料的轉(zhuǎn)遞，但現(xiàn)實(shí)工作中，檔案材料轉(zhuǎn)遞的不及時(shí)，轉(zhuǎn)遞材料登記不詳細(xì)等使得檔案材料在轉(zhuǎn)遞單位的過程中，出現(xiàn)人檔別離、材料追檔責(zé)任不明的現(xiàn)象。局部單位由于同調(diào)離的教職人員存在局部離職手續(xù)沒有辦理，雖然個(gè)人已經(jīng)離開單位，但是檔案材料一直留在原單位。教職人員本人對檔案材料的認(rèn)識和重視不夠，只注重短期利益，漠視檔案的重要性，不積極主動的解決問題

9、；同時(shí)相關(guān)單位的信息溝通缺乏，無法盡快的達(dá)成一直，導(dǎo)致了檔案材料長期的人檔別離;。此外，在檔案轉(zhuǎn)遞的過程中，對轉(zhuǎn)出檔案等級不詳細(xì)，只簡要登記了干部檔案材料，沒有詳細(xì)的內(nèi)容記錄。一旦轉(zhuǎn)出的檔案在一段時(shí)間之后，接收檔案追收局部檔案材料，容易出現(xiàn)責(zé)任不清，無法調(diào)查的情況。三、高校干部人事檔案問題的對策研究1、不斷提高高校干部檔案工作人員素質(zhì)檔案工作人員是檔案材料的直接接觸者，只有不斷的提高檔案工作人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)才能保證干部人事檔案的完整性、機(jī)密性、動態(tài)性，更好的高校開展效勞。檔案工作是一份沒有光鮮、不為人所熟悉的工作，人事檔案工作人員必須具有有無私奉獻(xiàn)、愛崗敬業(yè)的精神，甘愿做一名無名英雄，

10、在平凡的工作崗位上默默地工作。同時(shí)，人事檔案工作人員要具備良好的職業(yè)道德，嚴(yán)守秘密，做到嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)檔案的完整和平安。此外，人事檔案工作人員還要不斷的提高檔案業(yè)務(wù)知識和人事管理的相關(guān)知識，及時(shí)的補(bǔ)充學(xué)習(xí)新的人事檔案政策和規(guī)定，保證高校人事檔案工作的正確、順利進(jìn)行。現(xiàn)代信息化手段的應(yīng)用，使得檔案管理信息系統(tǒng)不斷的升級，這也要求檔案工作人員要不斷的提高自身的現(xiàn)代化管理和計(jì)算機(jī)操作技能，以適應(yīng)新的人事檔案管理時(shí)代，效勞高校人才戰(zhàn)略。2、提高高校管理層的檔案意識對于人事檔案工作的重要性，高校的高層和中層領(lǐng)導(dǎo)者要有相關(guān)的意識，重視干部人事檔案的現(xiàn)代化信息系統(tǒng)建設(shè)、提高檔案庫房的設(shè)施條件、出臺相關(guān)人事檔案管理的規(guī)章制度，標(biāo)準(zhǔn)干部人事管理工作。3、提高高校教職工對檔案工作認(rèn)識在高校人事檔案材料中，許多材料的填寫和形成者是高校的廣闊教職人員，只有提高他們對人事檔案工作的重視程度、加強(qiáng)他們對檔案材料填寫重要性的認(rèn)識程度，才能認(rèn)真謹(jǐn)慎的對待每一份待材料、減少或防止檔案材料填寫模糊、勾勒、內(nèi)容超出表格范圍等情況的出現(xiàn)，減少人事檔案工作者的工作強(qiáng)度，使檔案材料剪裁標(biāo)