管理合同檔案方法介紹

1、管理合同檔案方法介紹篇一：關(guān)于如何有效管理合同檔案關(guān)于如何有效管理合同檔案摘要：合同檔案在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的地位愈來(lái)愈重要.然而，由于管理不 善，有相當(dāng)一部分合同無(wú)法作為原始依據(jù)在日后的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮作 用；本文作者結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)，就合同檔案管理的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分 析。以供參考。合同是體現(xiàn)平等主體的自然人、法人、及其他組織之間，依照 合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定簽訂的設(shè)立、 變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的 協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障。圍繞合同檔案管理，一直存在某些難點(diǎn)問(wèn)題，如收集歸檔率低，保管期限劃 分隨意性大，管理模式與利用需求存在沖突，開(kāi)發(fā)利用水平低等，制 約著合同檔案管理水平的

2、進(jìn)一步提升。一、合同檔案的收集合同檔案收集難是一個(gè)普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般 公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看，在一個(gè)法人單位，不同性質(zhì)和類 別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審 核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；從合同成立看， 合同送交所有責(zé)任方簽署完畢后方才成立， 流程多周期長(zhǎng)。受內(nèi)外因 素的影響，合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象， 從而給檔 案部門的收集工作帶來(lái)一定困擾，直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開(kāi)發(fā) 編研工作的開(kāi)展。關(guān)于如何解決這一問(wèn)題呢關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。 按照合同法第32條規(guī)定：”采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙 方當(dāng)事人

3、簽字或者蓋章時(shí)合同成立?！倍滥壳皣?guó)內(nèi)慣例，合同簽訂 成立基本以簽訂方蓋章為準(zhǔn)（簽訂方皆為自然人除外）。可見(jiàn)，蓋章 環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對(duì)合同進(jìn)行 編號(hào)登記，作為追索合同文本的憑據(jù)，有助于提高合同收集歸檔率。對(duì)一個(gè)全宗單位而言，較為科學(xué)有效的方式是實(shí)行統(tǒng)一格式的 合同審批單。審批單記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān) 信息，由合同經(jīng)辦部門填寫，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)（一式三聯(lián)，格式如下）。待合同簽署成立后，第一聯(lián)供檔案部門作為合同審 批材料，與合同文本一并歸檔；第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門，作為記賬憑證； 第三聯(lián)可由合同部門作為專項(xiàng)資料保留。 在合同用印階段，文書(shū)部

4、門 （或檔案部門）直接在合同審批單編號(hào)，并留下第一聯(lián)備案存查，督 促合同經(jīng)辦部門在合同正式簽署完畢后及時(shí)辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過(guò)程信息， 又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。 采用這一方式，并通過(guò)制定配套 的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于 從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。二、合同檔案管理模式 在國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中，都未將合同檔案作為一個(gè) 單獨(dú)的管理門類。換言之，在立卷歸檔階段，合同一般依據(jù)其性質(zhì)、 類別和承辦機(jī)構(gòu)等特征，被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有 其一定的合理性和科學(xué)性。例如將采購(gòu)合同、工程合同、

5、融資借貸合 同分門別類進(jìn)行歸檔有助于保持設(shè)備檔案、 基建檔案、會(huì)計(jì)檔案的成 套性與系統(tǒng)性。但是，隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以 及合同信息資源的深層次開(kāi)發(fā)，傳統(tǒng)做法已無(wú)法很好地滿足對(duì)合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開(kāi)發(fā)的需要， 與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。另外，在保管方式上，以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮，往往 指定合同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案， 這也給合同檔案 管理帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先，合同管理人員 （一般為兼職）檔案專業(yè) 知識(shí)有限，合同檔案管理水平參差不齊；其次，合同存放于業(yè)務(wù)部門 不利于保管使用和到期鑒定銷毀；第三，一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā) 生調(diào)整變動(dòng)，往往容易造

6、成合同散失。因合同憑證丟失導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)訴訟 失利的案例并不鮮見(jiàn)。目前，隨著社會(huì)信用體系的構(gòu)建，不少地方開(kāi) 始推行“重合同，守信用”企業(yè)認(rèn)證工作。收集、分析合同各階段執(zhí) 行情況，加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制能力，使動(dòng)態(tài)管理合同成為一種新的管理 形式和需求。鑒于合同檔案所具有的特殊屬性，筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次，實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合管理部門對(duì)合同檔案文本實(shí)行集中管理， 統(tǒng)一開(kāi)展保管利用、鑒定 銷毀和編研開(kāi)發(fā)工作，避免檔案缺散流失。第二層次，開(kāi)展合同執(zhí)行 情況跟蹤管理。由合同部門（或財(cái)務(wù)部門）負(fù)責(zé)及時(shí)記錄合同履行、 變更、廢止等完備信息，并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證（票據(jù)）裝訂備查

7、。 在分類歸檔方式上，理想做法是合同文本歸檔一式二份 ：一份用于檔 案部門正常分類歸檔，維護(hù)各類檔案的系統(tǒng)完整 ；另一份提供合同部 門（或財(cái)務(wù)部門）建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計(jì)查詢和開(kāi)發(fā) 利用信息，后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式， 實(shí)行動(dòng)態(tài)管理， 列為專項(xiàng)業(yè)務(wù)資料保管。當(dāng)然，機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位 機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。三、合同檔案保管的劃分對(duì)于合同保管期限，存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同 的重要性，將合同不分主次輕重一律列為永久保管 ；另一種則相反， 認(rèn)為合同都有履行期限，全部列為短期保管則可。事實(shí)上這兩種做法 在認(rèn)識(shí)上都存在

8、誤區(qū)，不利于合同檔案的科學(xué)管理和有效利用。 劃分 合同保存期限時(shí)，要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。例如，對(duì)一般經(jīng)濟(jì)合同而言，合同標(biāo)的、履行期限是重要參考 指標(biāo)；合同作為技術(shù)文檔時(shí)，它所依附的設(shè)備儀器、土地不動(dòng)產(chǎn)等使 用年限應(yīng)作為考慮因素；有的合同具有深遠(yuǎn)的社會(huì)影響（如反映重大 經(jīng)濟(jì)和社會(huì)意義的合資合作協(xié)議等），可以考慮列入永久保管。近年 來(lái)，經(jīng)濟(jì)糾紛案件呈現(xiàn)上升之勢(shì)，因此合同爭(zhēng)議的訴訟時(shí)效也在參考 之列?？梢?jiàn)，盡管鑒定合同價(jià)值并無(wú)具體標(biāo)準(zhǔn)可循，劃分保管期限也 不宜一概而論，只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動(dòng)態(tài)觀點(diǎn)看問(wèn)題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合 理。四、對(duì)變更、撤銷

9、和失效合同的管理對(duì)變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn)，容易被忽視。事實(shí)上，由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用，對(duì)其 變更與解除也應(yīng)慎而處之。合同法規(guī)定，當(dāng)事人協(xié)商一致的，可以變更合同。法律、 行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)（解除）登記手續(xù)的，依照其規(guī) 定。因此，對(duì)已簽訂或生效合同進(jìn)行變更、撤銷或解除時(shí)，要參照法 律規(guī)定辦理有關(guān)審批程序和登記手續(xù)，并在合同簽訂方共同見(jiàn)證下將 合同文本全部回收，統(tǒng)一辦理變更或銷毀。必要時(shí)還需對(duì)履約執(zhí)行情 況作出相關(guān)書(shū)面說(shuō)明，雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意 處置造成受控合同流失，而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。五、合同檔案信息資源的開(kāi)發(fā)長(zhǎng)期

10、以來(lái)，合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的 深入開(kāi)發(fā)和有效利用。在編研方式上，除了采取傳統(tǒng)的分類統(tǒng)計(jì)、數(shù) 據(jù)匯總、比較分析等方式對(duì)合同檔案開(kāi)展一次、二次編研外，還要緊 密結(jié)合社會(huì)利用需求，發(fā)掘其獨(dú)特的信息內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)注意到，伴隨世 界經(jīng)濟(jì)一體化和中國(guó)加入 WTO,構(gòu)建各個(gè)層次的信用管理體系已逐 漸成為社會(huì)以及企業(yè)界的共識(shí)。積極開(kāi)發(fā)合同檔案資源，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，是檔案編研領(lǐng)域新的增長(zhǎng)點(diǎn)。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分， 應(yīng)當(dāng)與信用體系 互動(dòng)互惠，從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實(shí)意義。首先，合同管理對(duì)信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會(huì)信用體系的目的在于整頓和規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序，形成誠(chéng)信為本，

11、操守為重的良好風(fēng)尚。其功能實(shí)現(xiàn)方式之一就是對(duì)社會(huì)、企業(yè)、 個(gè)人誠(chéng)實(shí)守信或違法違約行為進(jìn)行懲惡揚(yáng)善。 對(duì)企業(yè)自身而言，通過(guò) 收集本企業(yè)在工商、信貸、稅收、合同、社會(huì)公益等方面的成果（包括所獲得的資質(zhì)證書(shū)、憑證及相關(guān)資料等），構(gòu)筑本企業(yè)信用體系架 構(gòu)，可以樹(shù)立和展示本企業(yè)良好的資信形象，提升信用等級(jí)。尤其是 在合同管理方面，通過(guò)規(guī)范的合同管理，取得政府部門認(rèn)證的“重合 同守信用”企業(yè)稱號(hào)，無(wú)疑對(duì)樹(shù)立、宣傳本企業(yè)的良好信用大有裨益。 因此，完善的合同檔案管理有利于豐富社會(huì)和企業(yè)“信用管理體系” 成果。其次，在合同管理中引入信用管理機(jī)制，有利于提高科學(xué)管理 水平，避免損失。例如，合同簽訂前，對(duì)簽約方資

12、信 （信用等級(jí)）進(jìn) 行信用調(diào)查和分析評(píng)估；合同執(zhí)行中，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督、 分析評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)并采取應(yīng)對(duì)措施；合同履行后，對(duì)合同執(zhí)行 情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，發(fā)掘有效信用信息，確定（修改）客戶信用標(biāo)準(zhǔn)， 建立動(dòng)態(tài)的客戶信用等級(jí)等。從而使企業(yè)具有一定的識(shí)別、評(píng)估和規(guī) 避客戶信用風(fēng)險(xiǎn)的能力。從這個(gè)意義上說(shuō)，合同檔案也是企業(yè)建立“客戶信用管理體系”的重要信息流。 可見(jiàn)，合同檔案信息資源的開(kāi) 發(fā)一旦與資信體系的建立相結(jié)合，兩者相得益彰，將會(huì)煥發(fā)出長(zhǎng)久的 生命力。積極探索二者建立關(guān)聯(lián)的模式、方法和深度，并加以提煉開(kāi) 發(fā)，恰恰是合同檔案編研新的切入點(diǎn)。篇二：合同歸檔整理檔案整理在合同文本雙方簽字蓋章

13、完畢后，由合同承辦人兩日內(nèi)將合同 以下有關(guān)資料移交法務(wù)部，并由法務(wù)部專人簽收，法務(wù)部專人兩日內(nèi) 負(fù)責(zé)將其記錄到合同臺(tái)賬，同時(shí)，法務(wù)部專人每?jī)芍軕?yīng)查對(duì)已經(jīng)用印 并錄入合同編號(hào)的合同的歸檔情況，對(duì)于出現(xiàn)的異常情況應(yīng)及時(shí)上 報(bào)。合同臺(tái)賬明細(xì)必須至少包括以下主要內(nèi)容：合同編號(hào)、合同對(duì)方、 合同標(biāo)的、合同金額、簽訂時(shí)間、最終簽署人、合同正本份數(shù)、有無(wú) 變更或解除或其它事項(xiàng)的備注等。須歸檔資料具體范圍包括：（一）合同原件正式文本及附件。（附掃描件）（二）合同審批表。（附掃描件）（三）與合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料。（附掃描件）（四）合同對(duì)方當(dāng)事人資信證明材料，包括但不限于加蓋公章 的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登

14、記證復(fù)印件、特定行業(yè)的設(shè)立或運(yùn)營(yíng)許可 證明等。（五）或有的法定代表人身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、個(gè)人身份 證明，當(dāng)對(duì)方簽字人不是其法定代表人時(shí)， 應(yīng)當(dāng)向其索取由其公司簽 發(fā)的法定代表人身份證明書(shū)、對(duì)代理人的授權(quán)委托書(shū)，對(duì)方為自然人 的應(yīng)當(dāng)索取其身份證明。合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，由合同承辦人五日內(nèi) 將合同以下有關(guān)資料移交法務(wù)部，并由法務(wù)部專人簽收，法務(wù)部專門人員負(fù)責(zé)將其補(bǔ)充到合同臺(tái)賬中，其中若屬于法務(wù)部承辦事項(xiàng)的有關(guān) 資料由法務(wù)部自動(dòng)歸檔。須歸檔資料具體范圍包括:（一）合同履行中或有的電傳、信函、電報(bào)、圖表等。 （附掃描件）（二）或有的有關(guān)變更或解除合同的協(xié)議及一切相關(guān)文字信息、音像資料等。（附掃描件）（三）或有的有關(guān)糾紛處理的協(xié)議書(shū)、調(diào)解書(shū)、裁決書(shū)、判決書(shū)等。（附掃描件）（四）其它應(yīng)當(dāng)存檔的合同相關(guān)資料。（附掃描件）法務(wù)部應(yīng)當(dāng)每月末比對(duì)合同臺(tái)賬，檢查已審批用印的合同相關(guān)資料是否歸檔完畢，對(duì)于合同編號(hào)已經(jīng)登記在合同臺(tái)賬， 但承辦部門 沒(méi)