開會(huì)前的準(zhǔn)備工作

1、1H 5W是指會(huì)議準(zhǔn)備工作需要特別注意的6 個(gè)方面，用英文縮寫表示為1H 5W。第 3 講 開會(huì)前的準(zhǔn)備工作是否要開會(huì)準(zhǔn)備工作的作用1H 5W準(zhǔn)備工作核對(duì)單主持人的準(zhǔn)備工作是否要開會(huì)“機(jī)遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對(duì)一個(gè)人而言，無(wú)論做任何事，如果事前沒有做好充分的準(zhǔn)備，那么等待他的必然是一個(gè)注定的失敗。對(duì)一次會(huì)議而言，高效的會(huì)議其實(shí)在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會(huì)議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會(huì)的必要性。 這個(gè)確定工作看似多余，實(shí)際上必不可少。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè) “篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會(huì)議”提前落選，從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。1 無(wú)需開會(huì)的“五

2、個(gè)如果”圖 3-1 不需開會(huì)的“五個(gè)如果”如果還有比開會(huì)更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會(huì)同樣的目 的，就無(wú)需舉行會(huì)議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。這些方式可能在感覺上不如開會(huì)那么痛快淋漓，然而卻簡(jiǎn)潔有效，對(duì)于一些問題的解決 具有經(jīng)濟(jì)實(shí)用的優(yōu)勢(shì)。如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費(fèi)自己和他人的時(shí)間，召開耗時(shí)長(zhǎng)久的 所謂會(huì)議。首先，因?yàn)樗说膮⑴c可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出， 就無(wú)需聚集他人集體討論，結(jié)果又全盤推翻他人意見，這種做法只會(huì)既不利于解決問題，又容 易令自己陷入尷尬境地。會(huì)議成本是一個(gè)絕對(duì)不容忽視的問題，一定要做好會(huì)議成本的預(yù)算，不能

3、用高昂的會(huì)議 成本來(lái)?yè)Q取某些會(huì)議的發(fā)生，因?yàn)殚L(zhǎng)此以往公司必然會(huì)不堪重負(fù)、得不償失。2必須開會(huì)的“五個(gè)如果”圖 3-2 必須開會(huì)的“五個(gè)如果”“聽取部門匯報(bào)工作”最好采用會(huì)議的形式，不能用每周或每月交一次書面報(bào)告的方式 取代。定時(shí)交書面報(bào)告往往會(huì)流于形式，往往會(huì)使公司上下形成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng) 氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問題和建議無(wú)法順暢流通，長(zhǎng)此以往，后果不堪設(shè)想。因此，每 月一定要召開正式的會(huì)議，聽取部門匯報(bào)工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。表?yè)P(yáng)和批評(píng)是兩種很好的激勵(lì)方式，而當(dāng)眾的表?yè)P(yáng)和批評(píng)具有更強(qiáng)的影響力。采用會(huì)議 的形式表?yè)P(yáng)或批評(píng)，有利于充分發(fā)揮表?yè)P(yáng)或批評(píng)的作用。在大會(huì)上當(dāng)眾表

4、揚(yáng)“明星員工”可以 樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)；當(dāng)眾批評(píng)某些情節(jié)嚴(yán)重的錯(cuò)誤行為，有利 于警醒員工，避免同類事情再度發(fā)生。當(dāng)你給某一個(gè)項(xiàng)目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時(shí)，一定要舉行會(huì)議，不能采用郵件或者其他書面形式。因?yàn)榉峙扇蝿?wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會(huì) 議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時(shí)完成。準(zhǔn)備工作的作用當(dāng)你確定有必要召開會(huì)議時(shí)，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。只有認(rèn)識(shí)到準(zhǔn)備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議的準(zhǔn)備工作具有以上 4 種作用，它可以幫助你確定在會(huì)議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最

5、好的會(huì)議效果；通過充分的會(huì)議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會(huì)者會(huì)議的目的、意圖以及會(huì)議對(duì)與會(huì)者發(fā)言的要求等情況。良好的會(huì)議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會(huì)議時(shí)間，同時(shí)減少會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會(huì)議井然有序、卓有成效。1 1H 5W圖 3-3 1H 5W圖 3-3 1H 5W1H 5W是指會(huì)議準(zhǔn)備工作需要特別注意的6 個(gè)方面，用英文縮寫表示為1H 5W。2特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過9 個(gè)， 最為合適的人數(shù)是5 至 7 人。 這個(gè)人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因?yàn)槿藬?shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。當(dāng)然，會(huì)議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的議題、重要性具體決定。

6、首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。只有認(rèn)識(shí)到準(zhǔn)備工準(zhǔn)備工作的作用作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。有以上 4 種作用，它可以幫助你確定在會(huì)議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會(huì)議效果；通過充分的會(huì)議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會(huì)者會(huì)議的目的、意圖以及會(huì)議對(duì)與會(huì)者發(fā)言的要求等情況。良好的會(huì)議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會(huì)議時(shí)間，同時(shí)減少會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會(huì)議井然有序、卓有成效。1 1H 5W2特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過9 個(gè)， 最為合適的人數(shù)是5 至 7 人。 這個(gè)人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因?yàn)槿藬?shù)過多，從而造成一部分人的消

7、極參與。當(dāng)然，會(huì)議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的議題、重要性具體決定。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會(huì)議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單。這張核對(duì)單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會(huì)議成功的有效保證。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單1、了解會(huì)議的目的2、是否一定要開會(huì)3、確定會(huì)議的形式4、安排會(huì)議的議程5、決定會(huì)議的時(shí)間6、確定會(huì)議的主持人7、決定會(huì)議的地點(diǎn)8、研究會(huì)場(chǎng)如何布置9、確定出席人數(shù)10、安排出席者座位11、是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽12、是否安排交通工具13、是否安排與會(huì)者住宿14、是否發(fā)出了會(huì)議通知15、確定視聽教材16、確定輔助教材17 、準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖1

8、8、是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料19、確定自己人的相關(guān)資料20、是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知以上 20 個(gè)條款是一般會(huì)議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，會(huì)場(chǎng)的布置需要特別注意：如果與會(huì)人員超過10 個(gè)，會(huì)場(chǎng)最好布置成“”字型，主持人可以站在會(huì)場(chǎng)中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論;如果是全體會(huì)議，可以布置成階梯教室的形式； 5 到 7 人的會(huì)議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。1 主持人的4 個(gè)準(zhǔn)備工作2 SWOT分析主持人的準(zhǔn)備工作圖 3-4SWOT分析SWOT是以上四個(gè)英文單詞的縮合形式。其中，“ S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)；而“O”和“T”則是指你所進(jìn)行的這次會(huì)議主持工作對(duì)你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來(lái)的機(jī)會(huì)或是威脅。【本講總結(jié)】一