電子文件檔案管理分析

1、電子文件檔案管理分析 【摘要】檔案管理者應(yīng)順應(yīng)時代開展的潮流，正確積極地認(rèn)識電子檔案的特點，加強(qiáng)對電子檔案管理的研究，使人類社會原始?xì)v史記錄在信息時代得以真實、完好、可靠地保管?！娟P(guān)鍵詞】電子文件；檔案管理；新挑戰(zhàn)一、電子文件檔案的特點及優(yōu)越性一打破場所限制，拓展效勞領(lǐng)域。電子文件檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)快速地分享傳遞到任何地方，以前的檔案開發(fā)利用工作，根本只是向本單位指導(dǎo)、同事提供檔案資料信息，利用價值沒有完全展現(xiàn)出來。而如今檔案資料的開發(fā)利用，已拓展到其他單位、其他部門，通過電子文件的傳輸，方便快捷。我校每年開發(fā)利用檔案400多人次，其中通過網(wǎng)絡(luò)等借閱參考的檔案文件資料占了三分之一，兄弟學(xué)校、相關(guān)

2、部門都通過網(wǎng)絡(luò)向我校借閱相關(guān)電子檔案資料，為他們的創(chuàng)立、驗收、評比等活動提供了很大的幫助，由此凸顯了電子文件檔案的重要性。二開拓利用空間，推進(jìn)資源共享。在電子信息化環(huán)境下進(jìn)展檔案管理，所有的復(fù)制、打印、匯總以及統(tǒng)計和分類等工作都更加便利。當(dāng)圍繞一個專題對檔案進(jìn)展匯編時，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。近年來，我市教育事業(yè)開展迅速，檔案內(nèi)容不斷豐富，因此利用需求也不斷進(jìn)步。全市教育系統(tǒng)檔案員充分利用檔案信息網(wǎng)站、QQ群、討論組、郵件等先進(jìn)的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息形式，推進(jìn)了檔案信息資源共享，讓全體檔案工作者能及時查詢理解檔案文件信息和政策，進(jìn)一步拓寬了檔案公共效勞的內(nèi)涵。三降低能源消耗，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)環(huán)

3、保。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案而言，電子文件檔案對于能耗的消耗需求更低。例如，我校實行績效工資改革，制訂了?新區(qū)小學(xué)獎勵性績效工資考核分配方案?，其中包括教職工獎勵條例、教學(xué)質(zhì)量獎獎勵方法、老師考勤與勞務(wù)補(bǔ)貼規(guī)定、筆記本電腦使用考核要求、老師學(xué)期綜合考核方法等相關(guān)規(guī)定，長達(dá)20多頁。方案的最后施行首先需要反復(fù)聽取全體教職工的建議意見并不斷修改，學(xué)校教職工有90多人，假如每人一份的話，需要大量的紙張，學(xué)校通過現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)，傳到了每個教職工的電腦里，然后通過電腦網(wǎng)絡(luò)，聽取大家合理的建議和意見，最后順利完成了績效工資改革方案的制訂并加以施行。電子文件的利用，進(jìn)步了工作效率，既節(jié)省了紙張，又減輕了文檔人員

4、的工作負(fù)擔(dān)。二、電子文件檔案管理自身的難題第一，電子檔案在存儲過程當(dāng)中所用到的介質(zhì)容易受到外部影響，從而造成數(shù)據(jù)信息喪失。例如磁帶和光盤等，雖然他們可以在有限的物理空間內(nèi)存儲非常多的電子檔案文件，但是這些文件卻容易被覆蓋、刪除，甚至是發(fā)生缺損，可以導(dǎo)致數(shù)據(jù)喪失。第二，在當(dāng)前的信息化技術(shù)條件下，電子文件檔案的平安性還不能完全得到保障。由于一些主觀或是客觀的因素，都可能導(dǎo)致文件被竊取、銷毀或是修改。第三，電子檔案的儲存和顯示都需要一定的格式和軟件。但是不同的電腦和使用的版本都會存在一定的差異，而互不兼容的電子計算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的電子檔案，使得同一個電子檔案在不同的使用終端無法共享，失去可讀性。三

5、、進(jìn)步電子文件檔案管理程度的對策一檔案人員要轉(zhuǎn)變思維方式更新觀念適應(yīng)時代的需要。檔案管理工作人員要樹立起新的認(rèn)識，要認(rèn)清電子文件檔案是檔案管理工作的必然開展趨勢，要建立起新的工作思路與工作形式，擺脫紙質(zhì)檔案管理工作下的種種思想束縛，順應(yīng)電子文件檔案給檔案管理工作帶來的轉(zhuǎn)變。二檔案人員要重視和加快電子文件管理的技術(shù)培養(yǎng)。一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到檔案隊伍中來，如電子計算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、承受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就根本可以到達(dá)電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷到達(dá)一定程度且熱愛檔案管理工作的人員，對他們進(jìn)展系統(tǒng)化的培訓(xùn)教育

6、，使他們迅速掌握電子檔案管理的根本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。三檔案人員要加強(qiáng)對電子檔案的集中統(tǒng)一管理。電子文件檔案的靈敏度非常之高，可操控屬性也非常之多，它們都對檔案的管理有著極大的影響。在電子文件檔案管理工作當(dāng)中，為了確保電子文件檔案的一致性、標(biāo)準(zhǔn)性，我們必需要合理控制電子文件檔案的各種屬性，或根據(jù)其屬性對其進(jìn)展科學(xué)的組織。例如，電子文件檔案應(yīng)當(dāng)要根據(jù)格式來進(jìn)展分類存儲，與此同時又要具有時間順序性，不能顧此失彼，這樣才有利于查找和利用。還有就是應(yīng)當(dāng)要采用固定的文件格式來存儲同一類別的檔案信息，不能混亂處理，否那么會給后期的檔案管理與利用工作帶來極大的難題。再一個就是要做好對相關(guān)硬件的維護(hù)工作，完善環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)與硬件條件，保障電子文件檔案管理工作穩(wěn)定開展。四檔案管理部門要標(biāo)準(zhǔn)電子文件管理和健全檢查審核制度。為了標(biāo)準(zhǔn)、有序、高效地推進(jìn)電子文件檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)建立、健全專門的管理制度與審核制度，要在一定的標(biāo)準(zhǔn)之下進(jìn)展各種管理操作。要從各個技術(shù)環(huán)節(jié)出發(fā)，提出標(biāo)準(zhǔn)要求，不能盲目地進(jìn)展檔案管理，否那么就會使工作陷入混亂。同時要加強(qiáng)對電子文件檔案管理工作的監(jiān)視審核，從而真正確保電子檔案文件管理標(biāo)準(zhǔn)化運行。 俞志英 單位：江蘇省常熟