檔案管理工作現(xiàn)代化分析

1、檔案管理工作現(xiàn)代化分析 摘要：隨著信息技術(shù)的開展，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案管理工作的必然要求?；诖?，本文在分析現(xiàn)代化管理技術(shù)在檔案管理工作中可能性的根底上，對(duì)現(xiàn)代化檔案管理方法進(jìn)展討論。關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 信息技術(shù)一、現(xiàn)代化條件下檔案管理工作的可能性分析隨著科學(xué)的不斷開展，人類對(duì)科學(xué)技術(shù)的研究和開發(fā)才能也隨之逐步進(jìn)步，從科學(xué)技術(shù)的新技術(shù)來(lái)看，從20世紀(jì)50年代以來(lái)的第一代計(jì)算機(jī)研究成功，電腦技術(shù)的進(jìn)步正在發(fā)生宏大的改變，這些技術(shù)是當(dāng)前檔案管理可以借鑒的根底。從管理角度來(lái)看，人類知識(shí)的增加，原有的管理形式、經(jīng)營(yíng)理念、管理理論，已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期開展的要求，只有在使用新的管理理論、管理理

2、論的根底上，才能真正符合人民的實(shí)際需要。因此，使用現(xiàn)代信息技術(shù)條件來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案的科學(xué)管理，已成為時(shí)代開展的必然。隨著科學(xué)技術(shù)的開展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理形式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的開展。紙質(zhì)化的檔案管理，不僅效率較低，而且不能滿足人們的實(shí)際需要。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各類檔案的數(shù)目不斷增加，這種紙質(zhì)的管理形式，早已不再適用?？茖W(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用也就越來(lái)越多，人們可以使用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。例如，可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)展歸類、檢索、統(tǒng)計(jì)，人們?cè)趯ふ腋鞣N各樣的信息，只需要用電腦一個(gè)簡(jiǎn)單的搜索就能掌握相關(guān)信息。這不僅有助于進(jìn)步管理的效率，而且還大量節(jié)省了人力、物力。因此，對(duì)

3、檔案管理施行現(xiàn)代化的管理，已成為檔案管理開展的一種必然要求。二、現(xiàn)代化的檔案管理的根底途徑第一，要實(shí)在重視對(duì)檔案管理現(xiàn)代化工作的資金投入。確保檔案管理現(xiàn)代化建立可以順利進(jìn)展的根本保障是資金的投入，只有在資金支持的情況下，才能真正引入先進(jìn)的科學(xué)和技術(shù)條件，從而可以加強(qiáng)對(duì)管理人才的引入，進(jìn)而確保檔案管理現(xiàn)代化建立的進(jìn)一步開展。第二，指導(dǎo)要站在歷史和開展的角度正確對(duì)待檔案管理現(xiàn)代化工作。在過(guò)去的檔案管理形式中，只需要人的參與就可以完成，這種方式效率落后，滿足不了人民群眾對(duì)檔案管理的真實(shí)要求。而面臨著現(xiàn)代化科技的開展與進(jìn)步，指導(dǎo)只有真正用開展的目光認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的重要性，才能確保本單位、本地區(qū)的

4、檔案管理工作走在其他單位、其他地區(qū)的前列。第三，多管齊下，加強(qiáng)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的監(jiān)視和管理。檔案管理現(xiàn)代化的工作需要具備各種管理制度和管理?xiàng)l件，在這種情況下，指導(dǎo)要加強(qiáng)監(jiān)視，一是加強(qiáng)對(duì)資金使用的監(jiān)視，二是加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)管理制度的監(jiān)視，三是加強(qiáng)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的指導(dǎo)等方面。讓檔案管理現(xiàn)代化工作在指導(dǎo)的監(jiān)視和指導(dǎo)下，科學(xué)正確地開展。首先，要建立檔案管理專兼職隊(duì)伍。目前，由于檔案管理室的工作人員較少，因此影響到檔案管理的程度。面對(duì)這種情況，不但要加大對(duì)檔案管理室的人員投入，還可以在單位的其他部門抽調(diào)局部工作人員負(fù)責(zé)檔案的搜集、整理等各項(xiàng)工作，從而保證在人員充足的情況下，進(jìn)一步提升檔案的管理程度。這樣，就

5、形成了檔案管理的專兼職人員相結(jié)合的管理隊(duì)伍，有效確保了檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。其次，要加大對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，讓他們掌握較為先進(jìn)的管理技術(shù)。擁有著純熟的管理經(jīng)歷和先進(jìn)的管理技術(shù)是做好檔案管理現(xiàn)代化的前提。除此之外，還必須舍得投資。一是加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)；單位可以聘請(qǐng)檔案管理行業(yè)和高科技技術(shù)領(lǐng)域的行業(yè)人才對(duì)檔案管理人員進(jìn)展培訓(xùn)，讓廣闊檔案管理人員掌握先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)，為施行檔案管理現(xiàn)代化奠定人才根底。二是進(jìn)步對(duì)檔案管理人員的工作待遇，確保他們積極參與到檔案管理工作中去。檔案管理的現(xiàn)代化管理形式中所進(jìn)展的所有活動(dòng)，它的根底都是在統(tǒng)一安排中進(jìn)展的。因此，制度的完善是是否確保檔案管理

6、現(xiàn)代化管理形式的根本要求。對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，符合現(xiàn)代化的管理形式的管理制度主要有檔案的搜集制度、整理制度、移交制度、立卷制度、查閱制度及管理人員制度等。檔案管理部門要根據(jù)自身部門的實(shí)際情況制定相關(guān)的制度。在詳細(xì)操作上，檔案管理部門要對(duì)工作管理人員進(jìn)展嚴(yán)格監(jiān)視，要嚴(yán)格按照制度的要求進(jìn)展，防止任何形式違背制度的情況存在。對(duì)于廣闊員工來(lái)說(shuō)，員工是借用、查看檔案的主體。因此，還需要根據(jù)廣闊員工實(shí)際情況制定相關(guān)的管理制度，特別是要突出現(xiàn)代化的管理制度。如可以建立員工借閱檔案制度、歸還制度等，這些制度要統(tǒng)一利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)條件，讓所有員工都能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)理解自己所查閱檔案的根本內(nèi)容、借閱情況等。三、結(jié)語(yǔ)綜上所述，現(xiàn)代化的檔案管理制度需要在指導(dǎo)高度重視的根底上，采取正確的措施，建立一支