基于內(nèi)容統(tǒng)計(jì)分析的檔案定義研究

1、 基于內(nèi)容統(tǒng)計(jì)分析的檔案定義研究 于懿蘭 程昕燁 陳斌 鄒志鵬 梁春華摘 要：為獲得相對(duì)完整準(zhǔn)確的檔案定義，從中國(guó)知網(wǎng)、萬方等全文數(shù)據(jù)庫中采集來自學(xué)術(shù)專著、學(xué)術(shù)期刊、法律等的檔案定義160條。分析檔案定義構(gòu)成要素，建立檔案定義模型，按模型要素（形成主體、形成來源、形成條件、價(jià)值、載體、本質(zhì)屬性、實(shí)體）對(duì)定義進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，得出“檔案是機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，經(jīng)鑒定、整理、歸檔、保存下來以備查考利用或作為憑證的，文、形、聲等各種載體的具有原始性與歷史性的文件材料”的結(jié)論。Key：檔案定義;統(tǒng)計(jì)分析;內(nèi)容分析Abstract： 160 kinds of Archives concepts

2、 from academic monographs， learned periodicals and laws through CNKI， Wanfang Date Knowledge Service Platform were collected to define a relatively comprehensive and accurate Archives concept. Analyze the elements of Archives concept and establish the model of the Archives concept. The collected con

3、cepts were statistically analyzed according to the elements of the model， including subject， source， condition， value， status， essential attribute， entities， and then the Archives was defined that Archives is originality and historical documents which formed by organs， organizations or individuals i

4、n social activities， after appraisal， arrange， archive， preserved for the functions of certificate and examination or its proof function， with text， graphics， audio， video and any other vehicles.Keywords： Archives concepts; Statistical analysis; Content analysis1 引言檔案是檔案學(xué)科中最基礎(chǔ)、最核心的概念，是檔案工作與研究中首先遇到且無

5、法回避的概念，也是檔案學(xué)理論研究的首要課題。對(duì)檔案定義的研究，國(guó)內(nèi)外成果豐富。在國(guó)外，謝倫伯格（美）、阿道夫布倫內(nèi)克（德）、希拉里詹金遜（英）、邁克爾庫克（英）等提出的檔案定義具有代表性。在國(guó)內(nèi)，檔案法檔案著錄規(guī)則中的檔案定義，陳兆祦、吳寶康等提出的檔案定義均為認(rèn)可度高的權(quán)威定義。對(duì)檔案定義的研究雖然豐富，但始終沒能得出相對(duì)統(tǒng)一的觀點(diǎn)。檔案與社會(huì)生活聯(lián)系緊密，定義檔案通常從實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和理論總結(jié)出發(fā)，因此造成檔案定義多樣化、差異化。隨社會(huì)實(shí)踐和具體檔案工作的開展，檔案定義也在不斷演變。因此，對(duì)檔案定義的界定需要不斷深入探索。鑒于此，筆者盡可能全面地搜集了已發(fā)表文獻(xiàn)中關(guān)于檔案的定義，對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行提取

6、、統(tǒng)計(jì)、分析，發(fā)現(xiàn)檔案定義的主要構(gòu)成要素存在較大共性，因此筆者嘗試以共性要素為基礎(chǔ)建立檔案定義模型，根據(jù)模型對(duì)定義中包含各要素的表述進(jìn)行詞匯與詞頻的提煉、歸納、統(tǒng)計(jì)、分析，以期獲得相對(duì)完整準(zhǔn)確的檔案定義。2 檔案定義采樣以中國(guó)知網(wǎng)（CNKI）、萬方等全文數(shù)據(jù)庫資源為采樣源，以“檔案定義or檔案概念”為檢索Key，查找學(xué)術(shù)期刊、學(xué)術(shù)專著、百科全書、權(quán)威詞典、法律法規(guī)、學(xué)術(shù)會(huì)議等來源的檔案定義，摘取文獻(xiàn)作者所著檔案定義共160條，摘取的部分定義如表1所示。2.1 采樣統(tǒng)計(jì)的可行性。所采集160條檔案定義按發(fā)布年份的統(tǒng)計(jì)結(jié)果如圖1所示。檔案定義公開發(fā)表集中在20世紀(jì)80年代，其中1982年數(shù)量最多，

7、原因在于，1980年國(guó)家檔案局主辦的檔案工作雜志（現(xiàn)名中國(guó)檔案）開辟“爭(zhēng)鳴”欄目，開啟了檔案定義的大討論，征集大量檔案定義研究文章，輯錄檔案定義50余條于1982年匯總發(fā)布。90年代及以后，檔案定義研究及定義發(fā)布呈收斂趨勢(shì)。因此，通過內(nèi)容統(tǒng)計(jì)分析方法歸納檔案定義具有可行性。2.2 采樣統(tǒng)計(jì)的全面性和典型性。按來源統(tǒng)計(jì)，160條定義中來自法律法規(guī)的有5條，占3%，法律法規(guī)以各國(guó)檔案法為主;來自標(biāo)準(zhǔn)的有4條，占2.5%，標(biāo)準(zhǔn)包含國(guó)標(biāo)與行標(biāo);來自學(xué)術(shù)專著的有26條，占16.3%，專著包含國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)者及檔案學(xué)研究機(jī)構(gòu)發(fā)表的論著;來自百科全書的有4條，占2.5%;來自權(quán)威詞典的有16種，占10%，詞典

8、含規(guī)范性詞典及檔案專業(yè)詞典;來自學(xué)術(shù)期刊的有99條，占61.9%，期刊以中國(guó)檔案檔案學(xué)通訊檔案等檔案專業(yè)核心期刊為主;其他來源6條，占3.8%，包括會(huì)議報(bào)告、學(xué)術(shù)會(huì)議等。按國(guó)別統(tǒng)計(jì)，國(guó)外檔案定義有24條，占15%，為各國(guó)提出的有代表性的檔案定義，提出者包括希拉里詹金遜（英）、邁克爾庫克（英）、阿道夫布倫內(nèi)克（德）等檔案學(xué)者，也包括國(guó)際檔案理事會(huì)、聯(lián)合國(guó)教科文組織、美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)等機(jī)構(gòu)。國(guó)內(nèi)檔案定義有136條，占85%，提出者為曾三、陳兆祦、和寶榮、吳寶康、丁永奎、馮惠玲、丁海斌、朱玉媛等檔案專家學(xué)者。據(jù)以上統(tǒng)計(jì)分析，可認(rèn)為采樣定義具有全面性和典型性。3 檔案定義模型構(gòu)建已有研究中，定義方式

9、以形式邏輯方式為主流，即“屬概念+種差”的定義公式，屬概念與種差共同構(gòu)成檔案定義要素。關(guān)于檔案定義的構(gòu)成要素，檔案學(xué)者們進(jìn)行了一定的研究探討。陳兆祦、和寶榮7（1982）提出檔案定義應(yīng)包括“檔案的來源”、“檔案形成的一般條件”、“檔案的物理形態(tài)”、“檔案的社會(huì)作用及其主要特點(diǎn)”四個(gè)要素。金琦8（1982）提出檔案定義應(yīng)反映6項(xiàng)內(nèi)容：檔案的本質(zhì)、檔案形成的歷史條件、檔案反映的內(nèi)容、組成檔案的物質(zhì)材料、檔案的思想內(nèi)容、保存檔案的目的。朱益祥9（2001）提出，除屬概念外，檔案定義中還應(yīng)體現(xiàn)出檔案是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中形成的文件、辦理完畢、憑證價(jià)值、需要保存的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)即包含了“形成主體或來源”、“

10、形成條件”、“價(jià)值”要素。雖然目前檔案學(xué)界對(duì)以何作為檔案定義屬概念，檔案定義種差應(yīng)包含哪些要素的問題的研究討論仍在繼續(xù)，但歸納起來可以發(fā)現(xiàn)，檔案定義的構(gòu)成要素可總結(jié)為以下7項(xiàng)：形成主體、形成來源、形成條件、價(jià)值、載體、本質(zhì)屬性、實(shí)體（屬概念）。形成主體指產(chǎn)生、形成檔案的人或機(jī)構(gòu)、組織，也可概括為形成人。形成來源指形成主體從事的活動(dòng)，檔案來源于這些活動(dòng)，自這些活動(dòng)中產(chǎn)生、形成、積累，檔案的內(nèi)容也是這些活動(dòng)真實(shí)情況與內(nèi)容的反映。形成條件指實(shí)體轉(zhuǎn)化為檔案所需的條件、經(jīng)過的動(dòng)作。價(jià)值指檔案所能產(chǎn)生的作用，檔案對(duì)其形成主體的存在意義。載體指記錄檔案內(nèi)容的物質(zhì)材料，是檔案的展現(xiàn)形式。本質(zhì)屬性即檔案的獨(dú)有特

11、點(diǎn)，說明檔案的本質(zhì)特征，使其區(qū)別于其他文獻(xiàn)材料。實(shí)體是檔案定義的屬概念，是檔案的定義項(xiàng)。7個(gè)要素中，形成主體和形成來源是檔案最初產(chǎn)生所必需的要素，形成條件是實(shí)體真正轉(zhuǎn)化為檔案所需的過程，價(jià)值、載體、本質(zhì)屬性、實(shí)體都是檔案本身的特質(zhì)?；谝陨弦丶耙刂g的關(guān)聯(lián)，筆者嘗試建立如圖2所示的檔案定義模型，體現(xiàn)檔案從產(chǎn)生到形成的過程與檔案本身的存在形式與其所具備的價(jià)值、屬性。4 檔案定義要素的統(tǒng)計(jì)與分析筆者提取160條采樣定義中關(guān)于定義模型中7個(gè)要素（形成主體、形成來源、形成條件、價(jià)值、載體、本質(zhì)屬性、實(shí)體）的表述，采用梁春華等（2016）在基于采樣統(tǒng)計(jì)內(nèi)容分析的情報(bào)定義研究一文中使用的聚類統(tǒng)計(jì)方式，

12、對(duì)其詞頻、詞匯進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析。4.1 形成主體。形成主體，指產(chǎn)生、形成檔案的人或機(jī)構(gòu)、組織，也可概括為形成人。160條采樣定義中，有132條中包含對(duì)形成主體的明確表述。對(duì)表述內(nèi)容進(jìn)行一次聚類后，發(fā)現(xiàn)關(guān)于形成主體的表述可分為三類：第一類表述較為具體明確，包含“國(guó)家機(jī)構(gòu)、機(jī)構(gòu)、單位、機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、組織、個(gè)人、家庭、家族”，將此類表述進(jìn)行二次聚類為“機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人”;第二類表述寬泛概括，沒有明確指向，在一些定義中被作為簡(jiǎn)稱，包含“人們、人類”，將此類表述二次聚類為“人類”;第三類表述二次聚類為“人、事物、自然”，主體范圍廣闊。進(jìn)行三次聚類得到“機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人;人類;人、事物、自然”。進(jìn)行四次聚

13、類得到“機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人”。如圖3所示。因此，將形成主體定義為“機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人”。4.2 形成來源。形成來源，可概括為“活動(dòng)”。160條定義中，有127條含有檔案形成來源的明確表述。進(jìn)行一次聚類得到“社會(huì)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐、實(shí)踐活動(dòng)、自身活動(dòng)、改造自然界和社會(huì)活動(dòng)、認(rèn)識(shí)實(shí)踐活動(dòng)、思維活動(dòng)、事務(wù)、法律性和事務(wù)性活動(dòng)、工作、生產(chǎn)、生活、歷史、歷史活動(dòng)、（人類）實(shí)踐和（自然界）變化活動(dòng)”等。進(jìn)行二次聚類得到“社會(huì)活動(dòng);社會(huì)活動(dòng)、思維活動(dòng);工作、生產(chǎn)、生活;歷史;人類活動(dòng)、自然界變化”。進(jìn)行三次聚類得到“社會(huì)活動(dòng)”。如圖4所示。因此，將形成來源定義為“社會(huì)活動(dòng)”。4.3 形成條件。形

14、成條件指實(shí)體轉(zhuǎn)化為檔案所需要的工作或處理。160條定義中對(duì)形成條件有明確表述的有98條。進(jìn)行一次聚類可得“經(jīng)過鑒定、整理、立卷、分類、組合、歸檔、收集、保存、保存在歸檔機(jī)構(gòu)、保存在特定場(chǎng)所、集中保存、辦理完畢”。進(jìn)行二次聚類得到“經(jīng)過鑒定、整理、歸檔、保存、辦理完畢”。如圖5所示。其中“辦理完畢”這一表述主要強(qiáng)調(diào)檔案的非現(xiàn)行性特點(diǎn)，屬于檔案屬性的部分，因此不在檔案形成條件中列出。因此，將形成條件定義為“鑒定、整理、歸檔、保存”。4.4 價(jià)值。檔案價(jià)值指檔案能起到的作用。160條定義中有91條對(duì)價(jià)值有明確表述，對(duì)其進(jìn)行一次聚類，得到“保存、持久保存、永久保存、備查、參考、查考、查證、利用、使用、

15、有價(jià)值、永久價(jià)值、長(zhǎng)久價(jià)值、長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值、憑證、證據(jù)、研究、控制、社會(huì)、實(shí)踐、實(shí)現(xiàn)目的、提供真實(shí)、相關(guān)、科學(xué)、遵循規(guī)律、重要、復(fù)制”;進(jìn)行二次聚類得到“保存、查考利用、有長(zhǎng)久價(jià)值、憑證、其他”，其中“保存”在“形成條件”中提及，為避免重復(fù)，不將“保存”列入價(jià)值要素;進(jìn)行三次聚類得到“以備查考利用或作為憑證”。如圖6所示。圖6 價(jià)值聚類統(tǒng)計(jì)因此，將價(jià)值定義為“以備查考利用或作為憑證”。4.5 載體。檔案載體指記錄檔案內(nèi)容信息或形式特征的物質(zhì)材料，載體是檔案展現(xiàn)形式。160條檔案定義中有70條對(duì)“載體”有明確表述，每條定義表述中存在多個(gè)可提取的詞語。將其表述內(nèi)容歸類整理后進(jìn)行一次聚類，得到“聲音、音像

16、、錄音帶、錄音文件、錄音、照片、相片、照相、膠片、錄像、錄像帶、影片、公文、筆記、個(gè)人文件、文稿、文書、文件、文件材料、文字材料、印刷品、文圖聲、文形聲、文圖影聲、文字形聲”等等。進(jìn)行二次聚類得到“聲像;文、形、聲;其他”。進(jìn)行三次聚類，歸納為“文、形、聲等各種載體”。如圖7所示。因此，將載體定義為“文、形、聲等各種載體”。4.6 本質(zhì)屬性?！皺n案的本質(zhì)屬性是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究的重要內(nèi)容，是定義檔案概念的基礎(chǔ)，能否準(zhǔn)確地揭示其本質(zhì)，是評(píng)價(jià)定義優(yōu)劣的根本。10”160條定義中有關(guān)于屬性的明確表述的有35條。進(jìn)行一次聚類得到“原始、真實(shí)、憑證、依據(jù)憑證、證據(jù)、書面記錄、歷史、歷史依據(jù)、非現(xiàn)行、明確

17、、科學(xué)、文化、完整、獨(dú)一無二、必然聯(lián)系、公務(wù)、固定”。進(jìn)行二次聚類得到“原始憑證性、歷史性、其他”。進(jìn)行三次聚類得到“原始性、歷史性”。如圖8所示。因此，將本質(zhì)屬性定義為“原始性、歷史性”。4.7 實(shí)體。實(shí)體，即檔案定義中的屬概念。目前，關(guān)于檔案的屬概念說法較多，王紹忠（1990）、張煜明（2002）等學(xué)者對(duì)檔案定義屬概念的主流說法進(jìn)行了分類歸納，分類方式大體一致。因此，筆者參照已有分類方式對(duì)采樣定義中的屬概念進(jìn)行分類與聚類。進(jìn)行一次聚類得到，“記錄類”包含“記錄;歷史記錄;原始記錄;真實(shí)記錄;信息記錄;數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄”，“文件類”包含“文件、文件材料、歷史文件、歷史文件材料、原始文件

18、材料、文件的組合、文件材料的組合、文件的總和、文件材料的總和”，“材料類”包含“材料、材料的組合、歷史記錄材料、文字形聲材料、記錄材料、信息材料”，“信息類”包含“信息、固化信息、憑證信息、原始信息”，“載體類”包含“載體、信息載體”，“寫照和歷史文化遺產(chǎn)類”包含“寫照和歷史文化遺產(chǎn)、歷史真跡、史跡、真實(shí)寫照”，“其他類”包含“實(shí)物、系統(tǒng)積累物、產(chǎn)物、知識(shí)、東西”。進(jìn)行二次聚類得到“歷史記錄、文件材料、材料、文獻(xiàn)、信息、載體、寫照和歷史文化遺產(chǎn)類、其他”。進(jìn)行三次聚類得到“文件材料”。如圖9所示。因此，將實(shí)體定義為“文件材料”。5 結(jié)論通過對(duì)160條檔案定義各個(gè)要素進(jìn)行提煉、歸納、統(tǒng)計(jì)、分析，我們可以將檔案定義表述為：檔案是機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，經(jīng)鑒定、整理、歸檔、保存下來以備查考利用或作為憑證的，文、形、聲等各種載體的具有原始性與歷史性的文件材料。Reference：1張煜明.關(guān)于檔案定義的辨析與探討J.圖書情報(bào)知識(shí)，1990（03）：60-61+71.2黃霄羽.外國(guó)檔案管理學(xué)M.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2017：25-28.3宮慶新.中外檔案定義研究述論J.山東理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2013（07）：97-102.4陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（第三版）M.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005：10.