跟單工作流程

1、發(fā)出訂布資料予廠方(i)布商名稱及聯(lián)絡(luò)人(iii)布價(jià)(v)交布期(vi)色辦(如需洗水，需同時(shí)提供洗水色辦或後補(bǔ))跟單工作流程1.0簡(jiǎn)介本流程描述當(dāng)客人選擇款式及落實(shí)訂單後，採(cǎi)購(gòu)組需如何跟進(jìn)每一張訂單的各項(xiàng)資料，並將準(zhǔn)確之資料轉(zhuǎn)交工廠進(jìn)行一系列原料採(cǎi)購(gòu)及大貨生產(chǎn)等工作。最後描述如何跟進(jìn)大貨生產(chǎn)進(jìn)度，品質(zhì)狀況與及落貨送交客人。2.0適用範(fàn)圍:本流程適用於經(jīng)本洋行進(jìn)行採(cǎi)購(gòu)之所有訂單。3.0相關(guān)流程接單及選擇工廠工作流程：OP-PPTMER-001跟辦工作流程：OP-PPTMER-003處理旭日單工作指示：WI-PPTMER-002選擇測(cè)試驗(yàn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)工作流程：OP-PPTQSM-002查貨部工作

2、流程：OP-PPTINS-001出口部工作流程：OP-PPTSHG-0014.0定義沒(méi)有5.0內(nèi)容跟辦工作各採(cǎi)購(gòu)組別整理及分析客人起辦要求，將做辦要求分類(lèi)後，應(yīng)選擇認(rèn)可工廠生產(chǎn)樣辦、並進(jìn)行跟辦、查辦和覆辦儲(chǔ)存及處理客人回輸意見(jiàn)。具體的工作程式見(jiàn)跟辦工作流程：OP-PPTMER-00印中5.1至5.8的內(nèi)容。處理客方訂單資料收集客人資料，並進(jìn)行分析及跟進(jìn)，有關(guān)資料存於總檔。落實(shí)訂單後，便進(jìn)行以下一系列跟單工作落實(shí)訂單及工廠(詳見(jiàn)接單及選擇工廠工作流程：OP-PPTMER-001)。分發(fā)訂單資料本洋行之採(cǎi)購(gòu)部美國(guó)組在處理經(jīng)由旭日集團(tuán)屬下工廠生產(chǎn)的訂單時(shí)，需跟循處理旭日單工作指示：WI-PPTMER

3、-002以跟進(jìn)布料、顏色標(biāo)準(zhǔn)、物料及款式等資料。若爲(wèi)外廠單(包括採(cǎi)購(gòu)部中國(guó)真維斯組及澳洲真維斯組)，落實(shí)訂單後需按本流程5.5至5.7跟進(jìn)布料、顏色標(biāo)準(zhǔn)、物料及款式等資料以供外廠進(jìn)行生產(chǎn)。跟進(jìn)布料資料及顏色標(biāo)準(zhǔn)按照客人訂單資料內(nèi)之布種及顏色提供資料予工廠進(jìn)行訂購(gòu)，若客人沒(méi)有指定供應(yīng)商，可交由工廠選擇供應(yīng)商採(cǎi)購(gòu)該指定布種。)：(客人入單時(shí)，採(cǎi)購(gòu)員須提供以下資料通知廠方訂布布料名稱組織布封成份(iv)布用量(上述資料只供作廠方參考之用，廠方需與供應(yīng)商以上資料交由負(fù)責(zé)有關(guān)客戶之採(cǎi)購(gòu)組負(fù)責(zé)人批簽後才能交與廠方。加以落實(shí)；若由客人代訂布，則會(huì)例外。)大貨布批核工廠須提供大貨布布辦洗水色辦(如成品需特別洗

4、水)予採(cǎi)購(gòu)組復(fù)核，若客人指定需親自覆色或本洋行無(wú)法與工廠就顏色達(dá)成協(xié)定，需交由客人作最後批核。採(cǎi)購(gòu)員需就以上客人復(fù)核事項(xiàng)保留紀(jì)錄，最後批核之布辦須由採(cǎi)購(gòu)員簽名並存檔。大貨布測(cè)試於訂布前，須留意客人有否特別要求和標(biāo)準(zhǔn)。若客人要求提供大貨布測(cè)試報(bào)告，採(cǎi)購(gòu)組須向工廠抽取貨布交認(rèn)可化驗(yàn)室(見(jiàn)選擇測(cè)試驗(yàn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)工作流程：OP-PPTQSM-002)進(jìn)行測(cè)試。假若測(cè)試結(jié)果不符合客人之標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)立刻知會(huì)客人及工廠，尋求解決方法。跟進(jìn)物料資料按照客人指定之物料提供資料予工廠進(jìn)行訂購(gòu)，若客人沒(méi)有指定供應(yīng)商，可交由工廠選擇供應(yīng)商。發(fā)出物料資料予廠方:于訂物料時(shí)必須按下列情況將所有需要之物料資料交予工廠。(i)廠訂

5、物料，須提供以下資料：-客人物料辦-供貨商數(shù)據(jù)(若有指定之供應(yīng)商)-顏色標(biāo)準(zhǔn)及物料尺碼標(biāo)準(zhǔn)客代訂物料，須提供以下資料：-物料辦-訂物料期及返物料期-供貨商數(shù)據(jù)及聯(lián)絡(luò)人-單價(jià)客供物料，須提供以下資料-物料辦-返物料期需通知工廠雖然該物料為客人供應(yīng)，但工廠仍須負(fù)責(zé)把大貨物料與物料辦核對(duì)無(wú)誤後才可生產(chǎn)。此外，若該等物料顯示出任何不符合規(guī)格的地方，工廠須向本洋行報(bào)告並由採(cǎi)購(gòu)組向客人報(bào)告及尋求解決方法。以上資料交由負(fù)責(zé)有關(guān)客戶之採(cǎi)購(gòu)組負(fù)責(zé)人批簽後才能交與廠方。大貨物料復(fù)核若某項(xiàng)物料適用于整季，可于季初復(fù)核一份該季通用之物料辦，不必每單復(fù)核。若以上程式不適用，須要求工廠在收齊所有大貨物料後，提交一式兩份之

6、物料咭予本司相關(guān)採(cǎi)購(gòu)組。採(cǎi)購(gòu)員需于三個(gè)工作天內(nèi)核查資料有否漏誤，若有漏誤，需立刻通知工廠，並要求工廠交回正確物料辦。核對(duì)無(wú)誤後由採(cǎi)購(gòu)員簽名。一份交查貨部，一份存檔。若客人指定需親自復(fù)核或無(wú)法與工廠就復(fù)核達(dá)成協(xié)定，需交由客人作最後批核。採(cǎi)購(gòu)員需就以上復(fù)核事項(xiàng)保留存檔。跟進(jìn)款式資料根據(jù)客人所落單之款式向客人跟進(jìn)如辦單、批辦及呎碼表等資料，如有需要，可聯(lián)絡(luò)辦組及產(chǎn)品開(kāi)發(fā)組取得有關(guān)資料。交予廠方的資料將客人覆實(shí)之核準(zhǔn)款式資料(個(gè)別客戶不同形式見(jiàn)各客戶之客戶工作規(guī)劃)、客人覆辦、呎碼表以及所有款式資料交予工廠。跟進(jìn)工廠於收到資料後需提供兩件核準(zhǔn)辦給本公司復(fù)核。若該訂單之款式為舊款(即翻單)，則只須指示工

7、廠按舊款做便可，無(wú)需重新提交所有款式資料。批核手續(xù)及程式A)由本公司代客復(fù)核收到核準(zhǔn)辦後，根據(jù)客人之核準(zhǔn)資料核對(duì)樣辦之所有制造規(guī)格，尺碼及洗水效果，把所有不符點(diǎn)記錄於覆辦信：F-PMER-001/F-PMER-004上，並注明是否可以生產(chǎn)。B)由客人復(fù)核若客人指定需親自復(fù)核或無(wú)法與工廠就復(fù)核達(dá)成協(xié)定，需交由客人作最後批核。採(cǎi)購(gòu)員需就以上復(fù)核事項(xiàng)保留紀(jì)錄：I)把客人發(fā)現(xiàn)之所有不符點(diǎn)紀(jì)錄於覆辦信上，並注明是否可以開(kāi)始投產(chǎn)。II)如客人已附有覆辦信，可直接採(cǎi)用客人之覆辦信，但需注意已於信上注明是否可以開(kāi)始投產(chǎn)。若需要重新做辦予客復(fù)核，須通知廠方面再起辦，並依照以上程式再行復(fù)核。如復(fù)核無(wú)誤，將覆辦信(

8、本行或客方)由負(fù)責(zé)之採(cǎi)購(gòu)組負(fù)責(zé)人批簽後交回工廠生產(chǎn)，另需於本行保留之核準(zhǔn)辦上掛上吊牌(APPROVALSAMPLE吊牌)，其上寫(xiě)上訂單編號(hào)、批核日期並由負(fù)責(zé)樣辦審核(見(jiàn)每客戶之客戶工作規(guī)劃)的部門(mén)組別簽名確認(rèn)審核無(wú)誤。跟進(jìn)合同跟進(jìn)合同上有關(guān)資料，包括：(i)數(shù)量及分配(ii)價(jià)錢(qián)(iii)布種成份組織(iv)成品處理(v)付款方法(vi)客期(vii)款式(viii)包裝走埠數(shù)據(jù)採(cǎi)購(gòu)員需核對(duì)以上資料與客人較早前提供之訂單資料是否相符，若不相符，需與客人澄清。另需檢查合同上有否客人簽署，核對(duì)無(wú)誤後可按採(cǎi)購(gòu)部處理及分發(fā)客方合同工作指示：WI-PPTMER-001進(jìn)行處理合同及分發(fā)等工作。處理直接單

9、程式直接單為澳洲真維斯客人排單于旭日集團(tuán)屬下工廠生產(chǎn)的其中一部份訂單。將客人某些經(jīng)常生產(chǎn)的款式列為直接單。對(duì)這些款式，客人需提供明確的款式、呎碼表、布種、物料及洗水色辦規(guī)格，並以一特定款號(hào)代表每一款式。當(dāng)本公司落實(shí)某款式作為直接單後，採(cǎi)購(gòu)組需為每一款式準(zhǔn)備以下標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格之總檔案：(i)覆辦(ii)布料顏色標(biāo)準(zhǔn)物料標(biāo)準(zhǔn)(iv)洗水標(biāo)準(zhǔn)(v)製造通知單(由大進(jìn)營(yíng)業(yè)部提供，內(nèi)容只供參考)此份總檔內(nèi)容由採(cǎi)購(gòu)組自行負(fù)責(zé)，以作為該款款式的總檔案。此份總檔需分發(fā)與大進(jìn)營(yíng)業(yè)部及本行查貨部。當(dāng)客人以後落實(shí)每張訂單後，無(wú)須再為每張個(gè)別訂單分發(fā)規(guī)格資料。處理個(gè)別訂單資料收到客人有關(guān)直接單之訂單資料，採(cǎi)購(gòu)組將有關(guān)資料以

10、ORDERCONFIRMATION形式連同尺碼分配通知大進(jìn)營(yíng)業(yè)部，大進(jìn)營(yíng)業(yè)部按經(jīng)確認(rèn)之價(jià)錢(qián)核算，必要時(shí)亦可要求工廠根據(jù)分配計(jì)算實(shí)用料，採(cǎi)購(gòu)組收到大進(jìn)營(yíng)業(yè)部簽署確認(rèn)的ORDERCONFIRMATION後，通知客人並跟進(jìn)客人入P/0,收到P/0後交大進(jìn)營(yíng)業(yè)部加簽確認(rèn)及進(jìn)行分發(fā)。跟進(jìn)訂單當(dāng)完成以上資料分發(fā)後，其他跟進(jìn)訂單程式與處理正常訂單相同。跟進(jìn)大貨進(jìn)度跟進(jìn)步驟每星期收集工廠的生產(chǎn)進(jìn)度資料，並對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度資料作分析。若發(fā)現(xiàn)進(jìn)度有問(wèn)題，需立即向廠方或駐廠查貨員查詢。處理更改客期若預(yù)計(jì)某訂單將出現(xiàn)脫期，採(cǎi)購(gòu)組需要求工廠定出落貨期然後再通知客人商討。若工廠要求提早交貨，採(cǎi)購(gòu)組需取得客人同意。如客人要求更改

11、客期，採(cǎi)購(gòu)組需得工廠同意後，覆回客方。跟進(jìn)大貨品質(zhì)將所有訂單資料交予查貨部，資料包括：(i)款式資料-中英文制單或客人辦單(各組不同情況見(jiàn)各客戶之客戶工作規(guī)劃(ii)貨色辦(大貨布色紗貨毛)(iii)物料咭核準(zhǔn)辦(儘量安排)(v)合同(vi)有關(guān)更改資料通知查貨(i)由本公司代客查貨:由查貨部決定半成品查貨日期及成品查貨日期。定出日期後，須通知廠方準(zhǔn)備成品查貨。若該口岸有駐口岸查貨員，可由駐口岸之查貨員與廠方自行安排成品查貨，查貨後把紀(jì)錄交回香港。(ii)由客人自行查貨(適用於美國(guó)採(cǎi)購(gòu)組之旭日單)：如客人自行安排查貨人員進(jìn)行查貨，採(cǎi)購(gòu)組需按處理旭日單工作指示：WI-PPTMER-002通知客人

12、查貨。因應(yīng)客人要求，將生產(chǎn)進(jìn)度送交客人作紀(jì)綠。若查貨部回輸查貨發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，查貨部需提交有關(guān)驗(yàn)貨報(bào)告說(shuō)明情況，如有需要並應(yīng)附上問(wèn)題辦，由採(cǎi)購(gòu)部主管或總經(jīng)理決定解決方法，詳情見(jiàn)查貨部工作流程：OP-PPTINS-001。若決定L/G去貨，需以標(biāo)準(zhǔn)表格F-PMER-003(L/GLETTER)列明有關(guān)L/G事項(xiàng)並交工廠負(fù)責(zé)人簽名認(rèn)同。5.12跟進(jìn)落貨資料落實(shí)客人付款方式及跟進(jìn)落貨資料檔，見(jiàn)出口部工作流程：OP-PPTSHG-001。處理更改訂單資料(若客人要求更改訂單資料時(shí)，要留意更改對(duì)以下各點(diǎn)有沒(méi)有影響)：(i)布/物料(ii)款式資料(iii)成本(iv)交期如有任何影響，要先與工廠磋商實(shí)際受影響

13、情況，然後覆回客人，待客人落實(shí)更改始通知廠方有關(guān)更改。更改資料程式同意更改後需出傳真或以旭日MEMO通知工廠有關(guān)更改，並於原有資料上以紅筆更正有關(guān)資料並於旁邊注明客方檔案編號(hào)。更改資料核準(zhǔn)人若為美國(guó)採(cǎi)購(gòu)組之旭日單，需由採(cǎi)購(gòu)部主管或副主管審核加簽後才能分發(fā)。若為外廠單，需由該項(xiàng)資料之原來(lái)核準(zhǔn)職級(jí)的同事核準(zhǔn)後才能交予工廠。採(cǎi)購(gòu)部存檔指示每張訂單之核準(zhǔn)資料：各組採(cǎi)購(gòu)均需為每一訂單建立一以客人訂單編號(hào)命名之獨(dú)立訂單檔案以儲(chǔ)存該單所有經(jīng)核準(zhǔn)之訂單資料及有關(guān)紀(jì)錄，其中部份資料由於牽涉到多張訂單，故可儲(chǔ)存于該客戶之總檔(MASTERFILE)內(nèi)，惟同一客戶之存檔方法需統(tǒng)一，並列明于各客戶之客戶工作規(guī)劃內(nèi)。其

14、他與訂單相關(guān)之資料及紀(jì)錄包括下列各項(xiàng)，存檔方法則見(jiàn)個(gè)別客戶之客戶工作規(guī)劃：(i)報(bào)價(jià)資料(ii)FAX/E-MAIL(iii)MEMO(iv)查貨報(bào)告(v)L/GLETTER(vi)SALESPLAN(vii)BLOCKORDER(viii)BUYPLAN(ix)排期表(X)全套落貨文件(xi)INSPECTIONCERTIFICATE5.15流程圖L_客戶二採(cǎi)購(gòu)部工廠_1_1客戶IL客人起辦要求1115.1跟辦工作*111111客人訂單資料15.211141處理客方訂單資料5.3落實(shí)訂單及工廠5.4分發(fā)訂單資料55大貨布布辦/跟進(jìn)布料資料及顏色標(biāo)準(zhǔn)111大貨物料辦發(fā)出訂布資料予廠方5.6跟進(jìn)物料資料大貨布測(cè)試發(fā)出物料資料予廠方大貨布批核大貨物料覆核5.7跟進(jìn)款式資料將有關(guān)資料交予廠方批核手續(xù)及程序由本公司代客覆核接下頁(yè)由客人覆核採(cǎi)購(gòu)部No查貨報(bào)告資料建立獨(dú)立訂單檔案通知工廠有關(guān)更改更改資料旭日單採(cǎi)購(gòu)部主管或管審核加簽后副主分發(fā)查貨部客人要求更改訂單資料與工廠磋商，待客人落實(shí)有關(guān)更改檢查每張訂單之核準(zhǔn)資料原來(lái)事核需與客人澄丫即5.12跟進(jìn)落貨資界料款式/尺碼表/布種/物料及洗水辦規(guī)格由該項(xiàng)資料之核準(zhǔn)職級(jí)的同準(zhǔn)后交予工廠與客料是否相符5