電子郵件禮儀

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上專心-專注-專業(yè)專心-專注-專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上專心-專注-專業(yè)在日常工作中，我們常常會遇到需要將同一內(nèi)容的郵件群發(fā)給很多收件人的情況。這里，我要特別強調(diào)，分清楚發(fā)送郵件時的“并列收件人”、“抄送”和“密送（有的郵箱稱之為暗送）”功能的區(qū)別。在郵件發(fā)送操作中有下面幾個概念：1、收件人：收件人是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫他的郵件地址，或者點擊寫信頁右側(cè)的通訊錄中的聯(lián)系人來添加。收件人可以并列多個，通常以分號隔開。2、抄送地址：點擊“添加抄送地址”打開抄送地址輸入框，抄送地址也是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫對方的郵件地

2、址，或者點擊寫信頁右側(cè)的通訊錄中的聯(lián)系人來添加。3、暗送地址：點擊“添加暗送地址”打開地址輸入框，暗送地址也是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫他的郵件地址，或者點擊寫信頁右側(cè)的通訊錄中的聯(lián)系人來添加。對方收到郵件時，收件人和抄送人的郵箱中不會顯示暗送人地址。解釋：群發(fā)郵件時，可以采用“并列收件人”、“抄送”和“密送”三種形式。如果您給某人和其他人一起發(fā)郵件時，不介意大家知道你在同時發(fā)給其他人，則可以使用“并列收件人”和“抄送”。信件的所有收件人都能夠看到其他收件人、以及您指定為“抄送”的收件人地址，但看不到“密送”中所列的地址。“密送”代表“不顯示的副本”。這極相似于“抄送”功能，只不過“

3、密送”的收件人名址不會被其他收件人看到，而“收件人”和“抄送”字段中的收件人地址彼此都能看見。假如您給很多客戶一起發(fā)郵件，此時就不應(yīng)當(dāng)使用“并列收件人”和“抄送”，否則原本不認(rèn)識的客戶之間，可能通過您的郵件，得到了其他不認(rèn)識的客戶的郵件地址。而泄露客戶個人信息的人，就是您了。此時，使用“密送”更為妥當(dāng)。但是，即使是“密送”，也要慎重使用，因為對方的郵箱可能還有超級厲害的“全部回復(fù)”的功能。不同郵箱的“全部回復(fù)”功能不同。我們再來看兩個回復(fù)操作中的概念：1、回復(fù)：選擇一封郵件，點擊“回復(fù)”鏈接，將進(jìn)入寫郵件頁，回復(fù)郵件給發(fā)件人。此功能是一對一形式，“誰發(fā)給我，我就給誰回復(fù)”。2、全部回復(fù)：選擇一

4、封郵件，點擊“全部回復(fù)”鏈接，將進(jìn)入寫郵件頁，有的郵箱的“全部回復(fù)”功能，是只回復(fù)給“發(fā)件人”和“抄送”中的郵件地址。（在有些郵箱中“全部回復(fù)”不回復(fù)給并列收件人，所有并列收件人地址在收件人的收信頁面中都能看到。抄送者可以被“全部回復(fù)”，并列收件人則不能直接“全部回復(fù)”。這就是某些郵箱“并列收件人”和“抄送”的區(qū)別。）注意，有的郵箱的“全部回復(fù)”功能超級強大，是回復(fù)郵件給所有并列發(fā)件人和發(fā)件人在發(fā)送該封郵件時填寫的所有“抄送”和“密送”中的全部郵件地址。解釋：如果對方郵箱具有密送“全部回復(fù)”功能，那么無論您是使用“并列收件人”、“抄送”還是“密送”，當(dāng)對方點擊“全部回復(fù)”時，您群發(fā)的所有郵箱姓

5、名地址都將出現(xiàn)在回復(fù)郵件頁面的“收件人”輸入框中。也就是說，無論您是否“密送”，都無法真正保密。這樣不但客戶名址全部泄露，而且更嚴(yán)重的情況是，如果回復(fù)人也是個馬大哈，隨便點了“全部回復(fù)”而沒有注意到“收件人”輸入框中自動跳出了那么多人的地址，那么他給您一個人回復(fù)的郵件，有可能同時發(fā)給了一群不相干的人，這會給我們的工作帶來極大的麻煩。結(jié)論：慎重使用群發(fā)郵件功能。1、給重要人物的重要郵件一定要一對一單獨發(fā)送。2、群發(fā)操作之前一定要慎重考慮所采用的操作方式是否妥當(dāng)。一旦發(fā)出，“覆水難收”。3、不重要的通告式非保密郵件，可以在特定地址非保密組群里以三種形式群發(fā)，但要根據(jù)對方郵箱特性，慎重選擇使用“并列

6、收件人”、“抄送”和“暗送（密送）”功能。4、回復(fù)他人郵件時，一定要再次檢查收件人地址是否正確。前文詳述了群發(fā)電子郵件的不同方法，本文對電子郵件的發(fā)送禮儀再做一個總結(jié)，不足之處，還請各位補充：1、注意保密。一般單位的文件秘密級別可以分為“絕密”、“機(jī)密”、“密”、“普通”等四個級別，只有其中的“普通”文件可以通過電子郵件發(fā)送，凡帶有“密”的文件嚴(yán)禁用電子郵件發(fā)送。發(fā)送時，要搞清群發(fā)的“并列收件人”、“抄送”和“密送（有的郵箱稱之為暗送）”功能的區(qū)別。2、在地址輸入框內(nèi)，準(zhǔn)確無誤地鍵入對方的郵箱地址。避免誤將郵件發(fā)送給他人。3、在主題輸入框內(nèi)，必須簡明扼要地書寫郵件主題。主題不清楚或無主題郵件，

7、可能會被對方當(dāng)成垃圾郵件刪除掉。4、正式郵件（包括發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)、同事、客戶、老師、長輩、同學(xué)等人的郵件，唯本人之親密關(guān)系人除外），請使用傳統(tǒng)的信函格式。什么是傳統(tǒng)的信函格式呢？傳統(tǒng)的信函格式，包括稱謂、問候語、正文、敬祝語、具名語、日期六個部分。（1）稱謂書信中的稱謂是寫信人對收信人的稱呼，它表示寫信人與收信人的關(guān)系。稱呼寫在第一行，要頂格寫，后面加冒號。對收信人的稱呼要根據(jù)發(fā)信人與收信人的關(guān)系來定，還要考慮具體情況。例如：“敬愛的李部長”、“尊敬的張經(jīng)理”、“李老師”、“王先生”等。直呼其名只限于較親密或熟悉的人之間。書信最后的署名也要按照自己和收信人的關(guān)系來寫，與開頭的稱呼相對應(yīng)。（2）問候語

8、稱謂之后，另起一行空兩格，書寫問候語，如“您好！”、“近來身體可好？”、“最近工作一定很忙吧！”，等等。 （3）正文書寫時要另起一行空兩格。繼續(xù)書寫內(nèi)容時，可以轉(zhuǎn)行分段敘述，每一段開頭空兩格。（4）敬祝語敬祝語位于正文后，一般是表示祝愿或敬意的敬語、祝詞。在公務(wù)書信中，即使是最簡潔的信件，也不可省略敬祝語，否則會失去公務(wù)信件的正式感。具體的敬祝語應(yīng)根據(jù)雙方的關(guān)系來定。敬祝語由兩部分組成，前一部分（如“此致”、“祝頌”、“?！?、“謹(jǐn)?！?、“預(yù)?！钡龋?yīng)單獨占一行，左起空兩格，后一部分（如“敬禮”、“最誠摯的敬禮”、“安康”、“文祺”、“商祺”、“工作順利”、“身體健康”、“節(jié)日愉快”、“一帆風(fēng)順

9、”等）必須另起一行頂格寫。（5）具名語具名語是寫信人的姓名加身份和修飾語，要與稱呼相適應(yīng)，寫在敬祝語下面的右下角區(qū)域。（6）日期日期是傳統(tǒng)郵件必須的部分，寫在具名語的下面略靠右。電子郵件上通常自附發(fā)送時間，遇到一天之內(nèi)頻繁往返發(fā)送郵件的情況時，可以省略日期。5、郵件內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，篇幅不可過長。如果發(fā)送的是長篇的資料，應(yīng)選擇以附件形式發(fā)送。每次所發(fā)的附件不可過大，要考慮到對方郵箱的容量大小。附件過大時可分幾次發(fā)送，便于對方查收。發(fā)送附件時應(yīng)以正文說明，正文不可為空。6、郵件用語要禮貌規(guī)范，表達(dá)出對對方的尊重。撰寫英文郵件時不可全部采用大寫字母，否則像是在向?qū)Ψ健昂鸾小?。慎用網(wǎng)絡(luò)流行語。7、重要

10、郵件發(fā)送后，可短信告知對方，提醒對方查收。發(fā)送之前，養(yǎng)成再次檢查的好習(xí)慣。8、定期查看新郵件，并注意及時回復(fù)。涉及較難處理的問題時，可先回復(fù)郵件已收到，再擇時另發(fā)郵件予以具體回復(fù)。9、定期整理郵箱。重要郵件要及時拷貝保存，垃圾郵件要及時清除。有些來歷不明的郵件可能攜帶病毒，最好不要打開，應(yīng)直接刪除。您知道發(fā)送和回復(fù)電子郵件的禮儀及規(guī)范嗎？事情雖小，但能體現(xiàn)您的專業(yè)性您知道發(fā)送和回復(fù)電子郵件的禮儀及規(guī)范嗎？事情雖小，但能體現(xiàn)您的專業(yè)性（四）閱讀信件時應(yīng)設(shè)法厘清建議與意見 如同撰寫傳送郵件時須注意厘清建議與意見一般，閱讀他人郵寄來的信件也須注意這項原則。詳細(xì)辨明來信到底只是表達(dá)看法、反應(yīng)需求還是提

11、出方案、鼓吹行動?如此，才能適當(dāng)?shù)鼗貜?fù)來信。 避免非相關(guān)主題性的言語 網(wǎng)際空間具有八卦傳播與間聊的特性，切勿讓自己無心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題。因此，回復(fù)他人建議與意見時，必須扣緊主題，并提出相關(guān)的實證予以說明，盡量避免非相關(guān)主題的言論涉入回復(fù)信函的內(nèi)容中。此外，要回復(fù)他人信件時，請使用“Reply”的功能，不要另起標(biāo)題而造成對方的混淆。 將同一主題的所有后續(xù)意見閱讀完畢，再回復(fù)自己的意見 在回復(fù)某一特定信函之前，請先閱讀所有已回復(fù)該信的內(nèi)容，也許你原定的回復(fù)內(nèi)容已有十個人講過相同的意見。若真如此，只須輕描淡寫地表達(dá)即可，無須重復(fù)大家已覺厭煩的意見。在網(wǎng)際空間中，長篇大論往往不會引發(fā)他人

12、閱讀的興趣，反而是那些精簡有力的言論會吸引群眾。 確認(rèn)將要回復(fù)的對象是誰 在網(wǎng)際空間中進(jìn)行公眾事務(wù)的討論時，請再三思考慮回復(fù)的對象到底是誰?有必要將自己的意見廣播嗎？或許，只須回復(fù)意見給發(fā)信者，并加注說明：如果你覺得有必要將這個意見廣播給大家，敬請傳送無妨！署名。署名代表著回復(fù)者對其言論負(fù)責(zé)的態(tài)度，也讓回復(fù)者因其精辟的言論有所贊譽回饋。 切勿在未經(jīng)同意前，將他人信函轉(zhuǎn)送給第三者 若要把他人的來函轉(zhuǎn)送給第三者之前，要先征詢來信者的同意，否則犯了網(wǎng)絡(luò)禮儀的大忌！對來信者而言，郵件內(nèi)容是針對收信者所撰寫的私人信函，不見得適合他人閱讀。 慮替代性的溝通管道 回復(fù)電子信件前，再思考一下：為何不拿起電話與對