工程EPC總承包項目采購管理方案

1、工程EPC總承包項目采購管理方案1.1工程項目采購崗位設(shè)置、職責(zé)和任務(wù)1.1.1崗位設(shè)置項目采購一般設(shè)置采購經(jīng)理、綜合管理工程師、采買工程師、催交工程師、檢驗工程師及運(yùn)輸工程師、倉庫保管員等崗位。1.1.2崗位職責(zé)1.1.2.1采購經(jīng)理(1)在項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)項目的采購工作，對項目采購的貨物的質(zhì)量、進(jìn)度及費(fèi)用全面負(fù)責(zé)。(2)組織編制采購實(shí)施計劃，管理和協(xié)調(diào)采購工作包括采買、催交、檢驗、分包、運(yùn)輸、安排制造廠商現(xiàn)場服務(wù)。(3)負(fù)責(zé)組織采購工作的各崗位工程師貫徹公司質(zhì)量體系文件及采購手冊，并保證其有效實(shí)施。(4)對采購貨物的質(zhì)量記錄完整性負(fù)責(zé)。(5)向業(yè)主提供供貨商評估報告，并

2、負(fù)責(zé)獲得批準(zhǔn)。(6)審查詢價文件是否能滿足詢價的要求。(7)對采購的全過程進(jìn)行控制，例如：采購的評標(biāo)，參加重要設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備、大宗材料供貨商的開工會、催貨及檢驗。(8)負(fù)責(zé)評審與供貨商簽訂的訂貨合同，并處理與采購有關(guān)的各項問題。(9)有一定的協(xié)調(diào)、組織能力，協(xié)調(diào)好業(yè)主、采購、供貨商的關(guān)系，并在所采購的貨物出現(xiàn)問題時具備應(yīng)急處理能力。(10)對不符合訂貨合同的貨物提出糾正方法和措施。(11)向項目經(jīng)理提供裝運(yùn)計劃。(12)在執(zhí)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定等采購專業(yè)方面，除工程合同特別規(guī)定外，要接受工程建設(shè)部的領(lǐng)導(dǎo)。(13)為人公正、行為廉潔，能在采購工作中起帶頭作用。(14)項目結(jié)束后,向項目經(jīng)理提交項目采

3、購總結(jié)報告。(15)采購副經(jīng)理要協(xié)助采購經(jīng)理完成以上逐項工作。1.1.2.2綜合管理工程師(1)在采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)項目總計劃及施工計劃編制采購實(shí)施計劃和采買、催交、檢驗、運(yùn)輸?shù)软椆ぷ鞯倪M(jìn)度計劃。(2)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析和編制采購狀態(tài)報告。(3)根據(jù)貨物采購情況編寫采購月報表交采購經(jīng)理審批。(4)采購訂貨合同及文件資料管理。(5)協(xié)助項目經(jīng)理作好費(fèi)用控制，每月進(jìn)行采購費(fèi)用計劃報告。(6)如在現(xiàn)場，要參加每周的調(diào)度會，了解采購貨物的到貨情況及安裝進(jìn)度對到貨的要求。(7)根據(jù)訂貨合同付款條件辦理付款申請手續(xù)，提出拒付及索賠報告。(8)工程結(jié)束后，將所保管的文件，整理好后通過采購經(jīng)理同意，交承包工程項

4、目部，按公司規(guī)定交檔案管理部門。1.1.2.3采買工程師(1)接受設(shè)計提供的請購單文件，包括：請購單、數(shù)據(jù)表、采購說明及詢價圖紙等。(2)編制商務(wù)詢價文件，包括：詢價函、報價須知、訂貨合同、合同基本條款、包裝及運(yùn)輸要求等。(3)選擇合格的貨物詢價廠商名單。(4)發(fā)出詢價，接收報價。(5)組織商務(wù)報價評審和技術(shù)談判。(6)組織召開廠商協(xié)調(diào)會。(7)確定供貨廠商、簽訂訂貨合同。(8)負(fù)責(zé)合同、信函及文件的發(fā)放、回收整理并交綜合管理工程師存檔。(9)協(xié)調(diào)付款及售后服務(wù)問題。1.1.2.4催交工程師(1)編制催交計劃，特別是對項目中的關(guān)鍵設(shè)備、重要設(shè)備、復(fù)雜設(shè)備及特殊散裝材料的催交計。(2)負(fù)責(zé)催交供

5、貨商應(yīng)返回的圖紙并及時交設(shè)計部門確認(rèn)后，按時返回供貨廠商。(3)了解并督促供貨商的生產(chǎn)進(jìn)度、外協(xié)件的落實(shí)情況。(4)經(jīng)常了解施工安裝計劃，以此協(xié)調(diào)供貨商交貨日期，以保證工程進(jìn)度。(5)依據(jù)供貨商采購合同執(zhí)行情況，編制貨物供貨進(jìn)度報告。1.1.2.5檢驗工程師(1)編制貨物檢驗計劃。(2)組織同供貨商和/或分包商的預(yù)檢驗會議。(3)校對和審查供貨商和/或分包商提交的檢驗報告。(4)根據(jù)要求對供貨貨物進(jìn)行中間監(jiān)造及目擊試驗。(5)確認(rèn)檢驗報告。(6)發(fā)布糾正、整改工作結(jié)果。(7)向項目采購經(jīng)理提交在供貨廠商參與監(jiān)檢的報告。(8)進(jìn)行貨物出廠前的檢驗，對貨物的規(guī)格、型號、涂漆、包裝等進(jìn)行全面檢查，以

6、保證出廠的貨物符合合同要求。(9)辦理委托第三方檢驗。1.1.2.6運(yùn)輸工程師(1)編制貨物運(yùn)輸計劃。(2)確定國際或國內(nèi)運(yùn)輸公司，辦理運(yùn)輸委托手續(xù)。(3)對于超限設(shè)備、大件設(shè)備運(yùn)輸，應(yīng)開展沿途路線有關(guān)單位的協(xié)調(diào)工作。(4)如有必要，對運(yùn)輸、裝車設(shè)備的檢查與確認(rèn)。(5)清關(guān)、運(yùn)輸、保險及商檢等手續(xù)的辦理和委托。(6)卸車后的移交工作，協(xié)助辦理貨物交接手續(xù)。1.1.2.7倉庫保管員(1)認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)物資管理的制度，在采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)和上級業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督指導(dǎo)下，搞好本項目材料保管工作。(2)在綜合管理工程師的協(xié)助下運(yùn)用物資管理軟件進(jìn)行帳務(wù)處理,包括驗收入庫業(yè)務(wù)、調(diào)撥出庫業(yè)務(wù)、生成料具消耗結(jié)

7、存月報表業(yè)務(wù)(每月20日上報)、每月與施工隊進(jìn)行出庫核對業(yè)務(wù)，以上業(yè)務(wù)生成資料按要求進(jìn)行簽字、流轉(zhuǎn)和歸檔。(3)按材料類別做好料具保管臺賬，要求當(dāng)日發(fā)生的當(dāng)日入帳。(4)在綜合管理工程師的協(xié)助下做好進(jìn)場物資設(shè)備質(zhì)量證明編號的“三位一體”工作。(5)做好材料設(shè)備的報驗工作。(6)物資入庫前，保管員應(yīng)按送貨單核對實(shí)物名稱、型號、規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量，必要時輔以檢斤、檢尺、量方過磅，確認(rèn)無誤后，才能驗收入庫保管，并在驗收單倉庫聯(lián)后附上檢斤檢尺記錄。(7)定期進(jìn)行料具消耗動態(tài)和結(jié)存情況清查，做到物資的帳、物、卡相符。按月與項目成本員辦理材料票據(jù)交接簽收手續(xù)，每月按時做出“材料月耗匯總表”，并與項目成本員核

8、對；工程完工后7天內(nèi)完成“工程材料耗用匯總一覽表”的編制工作，并與項目成本員核對。(8)物資保管要做到“三清”：材質(zhì)清、規(guī)格清、數(shù)量清；“三齊”：堆放整齊、碼垛整齊、排列整齊。保持標(biāo)識清晰，明碼對號入座。物資發(fā)放要做到“四不出庫”：物資沒驗收、去向不明、白條子、手續(xù)不全的物資不出庫。(9)根據(jù)各種物資的保管要求做好庫房溫度、濕度控制，做好防雨防曬工作，保持庫房清潔衛(wèi)生，使保管的物資保持應(yīng)有的質(zhì)量性能，做好防火防盜工作。(10)項目經(jīng)理、采購經(jīng)理經(jīng)理安排的其他工作。1.2采購控制1.2.1工作內(nèi)容及工作程序1.2.1.1項目采購計劃項目采購計劃是在項目初期，根據(jù)項目總體計劃，由項目的采購經(jīng)理負(fù)責(zé)

9、或組織編制的；并應(yīng)得到項目經(jīng)理的批準(zhǔn)；項目總體計劃應(yīng)由項目經(jīng)理處或其指定的項目計劃部門獲得。項目采購計劃的基本內(nèi)容至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：(1)項目采購的范圍；(2)采購工作計劃及工作原則；(3)貨款支付計劃及支付原則；(4)項目總合同中業(yè)主對采購提出的特殊要求；(5)項目采購組的組成及其職責(zé)；(6)工作的準(zhǔn)則說明,工作程序的說明；(7)費(fèi)用/進(jìn)度/質(zhì)量控制的原則；(8)采購與各有關(guān)部門的協(xié)調(diào)程序；(9)境內(nèi)外采購的劃分；(10)與分包商的貨物分交原則等。1.2.1.2確定合格分供方名單(1)合格分供方名單指供當(dāng)前工程采購詢價用的合格分供方短名單；原則上每一類貨物不少于3個合格分供方；(2)當(dāng)項目

10、合同中對合格分供方的選擇有規(guī)定時，應(yīng)按照合同的規(guī)定確定合格分供方名單；(3)當(dāng)項目合同中對合格分供方的選擇未規(guī)定時，應(yīng)按照貨物分供方選擇和評價規(guī)定中的規(guī)定確定合格分供方名單；(4)確定合格分供方名單應(yīng)在項目的初期根據(jù)項目的基礎(chǔ)設(shè)計等貨物的初步數(shù)據(jù)將主要貨物的合格分供方名單確定完成，并提交采購經(jīng)理批準(zhǔn)并存檔；在接到正式的請購文件后，當(dāng)發(fā)現(xiàn)原定的合格分供方不能滿足技術(shù)要求時，可根據(jù)要求變更或增加合格分供方名單，但應(yīng)及時向采購經(jīng)理提出“合格分供方修改報告”；(5)原則上國內(nèi)采購的主要設(shè)備不允許選擇沒有制造實(shí)體的分供方作為合格分供方。1.2.1.3接受請購單為了使項目的采購部門采買的貨物符合項目的技術(shù)

11、要求，項目的采購部門就需要從項目的設(shè)計部門獲得工程對所需貨物的技術(shù)要求，即“請購單”。請購單是由項目的設(shè)計部門負(fù)責(zé)編制，并提供給項目的采購部門；采購部門的采買工程師負(fù)責(zé)接收請購單，并對請購單進(jìn)行審核，看其是否滿足采購詢價的要求。請購單應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：(1)技術(shù)說明書；(2)數(shù)據(jù)單；(3)圖紙(如果需要)；(4)對報價技術(shù)文件的要求；(5)對報價返回時間的要求(如果需要)。1.2.1.4編制及發(fā)出詢價文件詢價文件的編制是項目采購實(shí)質(zhì)性操作的開始，認(rèn)真負(fù)責(zé)的編制好詢價文件將為以后的采買工作打下一個好的基礎(chǔ)。詢價文件應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：(1)詢價函；(2)項目簡介；(3)報價須知；(4)請購單；

12、(5)盡可能提供的包括商務(wù)和技術(shù)的報價標(biāo)準(zhǔn)格式。編制好的詢價文件一般以函件的方式發(fā)出，并及時與對方取得聯(lián)系，以確認(rèn)其確實(shí)完整的收到。簡單的詢價當(dāng)時間比較緊張時，可以采用傳真的方式。1.2.1.5解釋詢價文件及變更請購單當(dāng)被詢價的合格分供方收到詢價文件后及編制報價文件期間，可能會以書面的形式或口頭的形式提出各種問題或請求(如推遲報價截止日期的請求)，這時采買工程師應(yīng)會同專業(yè)設(shè)計工程師給予認(rèn)真及時的書面形式的答復(fù)，并本著公平及視其是否具有普遍性的原則，決定是否同時將此答復(fù)以書面的形式通知給其它被詢價的合格分供方。在詢價文件發(fā)出后及報價文件收到之前期間，當(dāng)應(yīng)專業(yè)設(shè)計工程師的要求需要對請購單進(jìn)行變更時

13、，應(yīng)及時以書面的形式通知所有被詢價的合格分供方；當(dāng)項目計劃允許時，可適當(dāng)推遲報價截止日期。1.2.1.6接收合格分供方報價文件及其澄清采買工程師在按時收到報價后應(yīng)對報價文件進(jìn)行初審，如文件是否清晰、完整、是否按照詢價文件要求的格式填寫，價格計算是否準(zhǔn)確等，并及時向報價商澄清報價文件中的問題.采買工程師和專業(yè)設(shè)計工程師在報價評審過程中如發(fā)現(xiàn)問題也應(yīng)及時向報價商澄清。采買工程師向報價商的詢問應(yīng)盡量采用書面形式，而報價商必須以書面形式作出答復(fù)。1.2.1.7報價評審報價評審是采買工程師和專業(yè)設(shè)計工程師對報價商按時提交的報價文件進(jìn)行商務(wù)及技術(shù)評估，看其在商務(wù)及技術(shù)兩方面是否滿足詢價文件的要求，并在報價

14、商之間作出比較，最終確定供貨商的過程。報價評審分為技術(shù)評審、商務(wù)評審、綜合評審三個步驟。技術(shù)評審應(yīng)由專業(yè)設(shè)計工程師來完成；采買工程師在收到報價文件并進(jìn)行必要的澄清后，即將報價文件的技術(shù)文件部分通過項目工程師提交給專業(yè)設(shè)計工程師，專業(yè)設(shè)計工程師進(jìn)行完技術(shù)評審后，應(yīng)將技術(shù)評審的結(jié)果經(jīng)項目工程師提交給采買工程師。商務(wù)評審應(yīng)由采買工程師來完成。綜合評審應(yīng)由采購經(jīng)理來完成；綜合評審是根據(jù)技術(shù)評審和商務(wù)評審的結(jié)果進(jìn)行綜合分析，寫出綜合評語，推選出供貨商，對于商務(wù)評審及技術(shù)評審發(fā)生矛盾時應(yīng)提交項目經(jīng)理裁決。1.2.1.8廠商協(xié)調(diào)會及合同談判經(jīng)過報價評審確定供貨商后，開始進(jìn)行與供貨商的合同談判及召開廠商協(xié)調(diào)會

15、，簽訂合同并為以后的合同執(zhí)行作出安排。廠商協(xié)調(diào)會可分為合同前廠商協(xié)調(diào)會和合同后廠商協(xié)調(diào)會。合同前廠商協(xié)調(diào)會主要是全面核對詢價文件，核對并落實(shí)報價評審過程中在商務(wù)及技術(shù)兩方面對報價文件質(zhì)詢，進(jìn)一步落實(shí)在此之前未與廠商協(xié)調(diào)過的在詢價文件基礎(chǔ)上作出的技術(shù)變更，與會雙方應(yīng)確認(rèn)完全了解對方的意圖或要求，并形成書面?zhèn)渫?。合同前廠商協(xié)調(diào)會可以是在報價綜合評審?fù)瓿珊笈c最終供貨商之間雙方進(jìn)行的，此時可以和合同談判安排在一起進(jìn)行；也可以是在報價綜合評審未完成前與多個報價商之間分別進(jìn)行的，目的是為更公正合理的選擇供貨商提供更客觀的依據(jù)。合同后廠商協(xié)調(diào)會可以是合同簽訂完后立即召開的，此時可以和合同談判安排在一起進(jìn)行

16、，主要是對以后合同執(zhí)行過程中的重要事項經(jīng)雙方協(xié)商作出具體安排，包括供貨商針對合同貨物的生產(chǎn)安排，雙方對合同貨物檢驗工作的安排等，并形成書面?zhèn)渫?；也可以是在合同?zhí)行過程中，由于某種原因使合同的實(shí)際執(zhí)行情況與合同的規(guī)定出現(xiàn)較大的偏差，如制造進(jìn)度嚴(yán)重遲后，出現(xiàn)較大的質(zhì)量問題等，這時就需要及時組織召開廠商協(xié)調(diào)會，雙方共同研究找到解決問題的辦法，以使合同的執(zhí)行回到正常狀態(tài)。廠商協(xié)調(diào)會是否需要召開及召開的時間應(yīng)根據(jù)所采購貨物的具體情況作出安排。合同談判的主要工作是合同雙方討論并確認(rèn)合同的各項條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，因此在合同談判前，采買工程師應(yīng)將合同文件的初稿編制好，主要議題至少應(yīng)包括：(1)確認(rèn)合

17、同文件包括的內(nèi)容；(2)確認(rèn)合同訂單規(guī)定的供貨范圍及數(shù)量；(3)討論并確認(rèn)合同條款中規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)；(4)討論并確認(rèn)合同貨物的單價及總價；(5)討論并確認(rèn)合同貨物的交貨時間及地點(diǎn)；(6)確認(rèn)合同貨物的交貨條件；(7)確認(rèn)合同貨物的運(yùn)輸方式；(8)確認(rèn)合同貨款的付款方式；(9)確認(rèn)合同貨物在交貨時同時交付的文件清單；(10)涉外合同還應(yīng)確認(rèn)法律上的有效解釋文字及本合同適用的法律；(11)其它雙方商定的特殊事項。合同談判一般由采買工程師組織進(jìn)行；廠商協(xié)調(diào)會一般由采買工程師或檢驗工程師負(fù)責(zé)召集；必要時請采購經(jīng)理直至項目經(jīng)理參加。1.2.1.9編制合同文件及簽訂合同合同文件是買賣雙方共同認(rèn)可的，規(guī)定

18、雙方在此經(jīng)濟(jì)行為中的權(quán)利和義務(wù)的，涉及雙方經(jīng)濟(jì)利益的，具有法律效力的文件；因此，采買工程師在編制合同文件時，應(yīng)本著認(rèn)真負(fù)責(zé)、全面詳盡的原則。合同文件主要應(yīng)包括以下文件(按解釋效力的優(yōu)先順序)：(1)訂單；(2)請購單；(3)合同基本條款；(4)供貨商報價文件；(5)廠商協(xié)調(diào)會形成的備忘錄；(6)其它經(jīng)雙方確認(rèn)的文件等。合同的簽訂是表示雙方已認(rèn)可并接受其中的權(quán)利和義務(wù)，并使其生效具有法律效力；一般買賣雙方在合同文件上簽字蓋章即表示合同已簽訂，但合同是否生效要根據(jù)雙方在合同中的約定而定。一般買賣雙方應(yīng)在所有合同文件上簽字，并在訂單上加蓋公章；如果訂單中的“供貨一覽表”是單獨(dú)頁的，也應(yīng)在“供貨一覽表

19、”上加蓋公章。對于初次接觸的供貨商，應(yīng)以恰當(dāng)?shù)姆绞酱_認(rèn)簽字人的合法身份；最基本的要求是應(yīng)具有法人代表委托書。1.2.1.10調(diào)整采購計劃合同簽訂后，采購綜合管理工程師應(yīng)根據(jù)合同的實(shí)際情況對采購的計劃安排作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。1.2.1.11催交催交工作主要是督促供貨商能按合同規(guī)定的期限提供滿足工程設(shè)計和施工安裝的要求技術(shù)文件和貨物，所以催交工作將貫穿于合同簽訂后直到貨物具備裝運(yùn)條件的全過程。催交工作的要點(diǎn)是要及時的發(fā)現(xiàn)問題，采取有效的控制和預(yù)防措施，有效的防止進(jìn)度拖延。催交工作的基本步驟：(1)確認(rèn)供貨商是否接到合同；(2)向供貨商索要制造進(jìn)度計劃；(3)制訂催交計劃；(4)督促供貨商及時交付應(yīng)先期

20、交付的技術(shù)文件資料；(5)了解并督促供貨商按時完成制造進(jìn)度計劃；(6)當(dāng)發(fā)現(xiàn)供貨商的制造進(jìn)度有較大的拖延時，應(yīng)及時的與供貨商協(xié)商，找出原因及解決辦法，必要時應(yīng)訪問供貨商的工廠并召開廠商協(xié)調(diào)會。1.2.1.12監(jiān)造及工廠檢驗監(jiān)造及工廠檢驗是檢驗工程師按照監(jiān)造及工廠檢驗計劃，定期的訪問供貨商的工廠，監(jiān)督及檢驗貨物的制造是否符合合同的規(guī)定及制造標(biāo)準(zhǔn)的要求。監(jiān)造及工廠檢驗的范圍：(1)重要的設(shè)備應(yīng)有專人進(jìn)行全過程監(jiān)造；(2)比較重要的設(shè)備應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)工序的監(jiān)造，其他工序可設(shè)置停止點(diǎn)進(jìn)行定期的檢驗；(3)一般設(shè)備可按設(shè)置好的停止點(diǎn)進(jìn)行定期的檢驗；或按時參加制造商的檢驗；監(jiān)造及工廠檢驗的基本程序：(1)合同

21、簽訂后立即與供貨商召開協(xié)調(diào)會，索要供貨商的制造計劃，協(xié)商監(jiān)造及檢驗計劃；(2)編制監(jiān)造及檢驗計劃并提供給供貨商；(3)熟悉合同中的技術(shù)文件及相關(guān)的制造標(biāo)準(zhǔn)；(4)當(dāng)需要監(jiān)造及檢驗的貨物比較集中時，應(yīng)制定月檢驗計劃；(5)提前通知制造商做好檢驗的準(zhǔn)備工作；(6)按要求進(jìn)行監(jiān)造或檢驗；(7)必要時召開廠商協(xié)調(diào)會；(8)寫出監(jiān)造及檢驗報告；報告中應(yīng)包括制造商整改措施報告及廠商協(xié)調(diào)會備忘錄。1.2.1.13運(yùn)輸貨物的運(yùn)輸是指從制造商的工廠到施工現(xiàn)場這一過程中的包裝、運(yùn)輸、保險等事項。貨物運(yùn)輸是運(yùn)輸工程師的職責(zé)。運(yùn)輸基本程序：(1)編制運(yùn)輸計劃；(2)落實(shí)或?qū)徍诉\(yùn)輸單位；(3)檢查供貨商的運(yùn)輸計劃和貨運(yùn)

22、文件的準(zhǔn)備情況；(4)檢查供貨商對貨物的包裝是否符合運(yùn)輸條件的要求；(5)督促供貨商向現(xiàn)場及時提供接貨通知書；說明貨物到達(dá)現(xiàn)場時的狀態(tài)及裝卸要求；(6)大型設(shè)備比較復(fù)雜的運(yùn)輸還應(yīng)考慮制定貨物運(yùn)輸追蹤程序；(7)通知現(xiàn)場接貨的確切時間。附1：國內(nèi)貿(mào)易通常交貨方式：工廠交貨；現(xiàn)場交貨；工廠交貨代辦運(yùn)輸；發(fā)運(yùn)港(站)交貨；目的港(站)交貨。附2：國際貿(mào)易通常交貨方式：EXW：EXWORKS工廠交貨FCA：貨交承運(yùn)人FAS：FREEALONGSIDESHIP船邊交貨FOB：FREEONBOARD裝運(yùn)港船上交貨CFR：COSTANDFREIGHT成本加運(yùn)費(fèi)CIF：COST，INSURANCEANDFRE

23、IGHT成本加保險費(fèi)加運(yùn)費(fèi)CPT：運(yùn)費(fèi)付至CIP：運(yùn)費(fèi)保險費(fèi)付至DAF：邊境交貨DES：目的港船上交貨DEQ：目的港碼頭交貨DDU：未完稅交貨DDP：完稅后交貨1.2.1.14現(xiàn)場接收、檢驗及移交現(xiàn)場接收、檢驗及移交的工作應(yīng)由采購經(jīng)理派住現(xiàn)場的采購現(xiàn)場代表、住現(xiàn)場的倉儲工程師、業(yè)主的現(xiàn)場工程師及供貨商的代表等共同進(jìn)行?，F(xiàn)場接收、檢驗及移交工作包括：(1)貨物到場之前的準(zhǔn)備；(2)運(yùn)輸車輛的進(jìn)場安排；(3)貨物的裝卸；(4)送貨清單的核對；(5)貨物的清點(diǎn)；(6)交貨文件的清點(diǎn)；(7)包裝箱及貨物的外觀檢查；(8)對貨物進(jìn)行合理的儲存或暫存；(9)向供貨商開出收貨單；(10)填寫貨物驗收檢驗記錄

24、；(11)填寫不合格品控制記錄；(12)填寫貨物入庫單?，F(xiàn)場接收、檢驗及移交的準(zhǔn)備工作應(yīng)包括：(1)根據(jù)訂單填寫預(yù)收貨物的收貨清單；(2)準(zhǔn)備預(yù)收貨物的相關(guān)數(shù)據(jù)單；(3)準(zhǔn)備貨物驗收檢驗記錄、不合格品控制記錄及貨物入庫單；(4)準(zhǔn)備符合預(yù)收貨物裝卸條件的卸貨及搬運(yùn)機(jī)具；(5)準(zhǔn)備符合預(yù)收貨物儲存條件的儲存或暫存場地；(6)準(zhǔn)備符合預(yù)收貨物條件的開箱檢驗機(jī)具及人員；(7)現(xiàn)場的接收、檢驗及倉儲人員在接到運(yùn)輸工程師的到貨通知后，應(yīng)及時的與運(yùn)輸工程師保持聯(lián)系，隨時掌握貨物運(yùn)輸?shù)倪M(jìn)展情況，并做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。1.2.1.15供貨商的現(xiàn)場服務(wù)供貨商的現(xiàn)場服務(wù)，首先在簽訂采購合同時應(yīng)盡可能詳盡在合同條款

25、中給出明確的說明；包括服務(wù)范圍，服務(wù)時限，服務(wù)費(fèi)用等。供貨商的現(xiàn)場服務(wù)的協(xié)調(diào)由采購現(xiàn)場代表負(fù)責(zé)。采購現(xiàn)場代表應(yīng)及時了解工程進(jìn)度，并根據(jù)供貨商提供現(xiàn)場服務(wù)的難易程度，供貨商接到現(xiàn)場服務(wù)通知的反應(yīng)時間等因素，制訂供貨商現(xiàn)場服務(wù)計劃，及時通知供貨商做好準(zhǔn)備工作。采購現(xiàn)場代表應(yīng)在及時了解工程進(jìn)度的基礎(chǔ)上，及時的預(yù)見工程可能需要的服務(wù)，并準(zhǔn)備在急需情況下的應(yīng)急措施。采購現(xiàn)場代表應(yīng)或通過項目的施工管理部門負(fù)責(zé)供貨商的現(xiàn)場服務(wù)人員與施工分包商之間的協(xié)調(diào)，從工程的全局出發(fā)，有責(zé)任幫助供貨商的現(xiàn)場服務(wù)人員解決實(shí)際困難，以使其順利完成服務(wù)工作。供貨商的現(xiàn)場服務(wù)完成后或階段性的完成后，應(yīng)填寫服務(wù)記錄。1.2.1.1

26、6供貨商的后續(xù)評價報告供貨商的后續(xù)評價是項目的采購部門對供貨商在采購過程中的各個環(huán)節(jié)的表現(xiàn)作出評價，包括在詢報價過程中的表現(xiàn)；并作出綜合評價，為以后工程中供貨商的采用及評審提供依據(jù)。供貨商的后續(xù)評價的主要內(nèi)容至少應(yīng)包括：(1)報價的工作質(zhì)量；(2)合同價格；(3)工廠的質(zhì)量管理體系；(4)提供貨物的質(zhì)量；(5)在質(zhì)量出現(xiàn)問題時的處理能力；(6)交貨是否及時；(7)合同外事物協(xié)助處理的能力；(8)現(xiàn)場服務(wù)的能力。1.2.1.17項目(采購)總結(jié)報告項目采購總結(jié)報告是項目的采購部門對項目采購工作的經(jīng)驗及教訓(xùn)的總結(jié)，在項目結(jié)束時，由各專業(yè)工程師向采購經(jīng)理提交自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的工作的總結(jié)報告，采購經(jīng)理應(yīng)

27、向項目經(jīng)理及工程建設(shè)部提交整個項目采購工作的全面總結(jié)報告。1.2.2采購文件及質(zhì)量記錄采購文件和質(zhì)量記錄是采購跟蹤及控制的依據(jù)，因此采購工作的每個環(huán)節(jié)均應(yīng)做好相應(yīng)的記錄或報告，并且這些文件應(yīng)由采購綜合管理工程師或采購經(jīng)理指派專人進(jìn)行管理。這些文件應(yīng)在相應(yīng)的工作結(jié)束后，原件不作任何取舍的、原封不動的上交。這些文件一般包括：(1)設(shè)計提供的請購文件；(2)完整的詢價文件；(3)完整的報價文件；(4)評審記錄；(5)合同談判記錄；(6)完整的合同文件；(7)請購文件變更單及合同修改議定書；(8)廠商協(xié)調(diào)會記錄；(9)催交記錄；(10)檢驗記錄；(11)不合格品控制記錄；(12)供貨商的現(xiàn)場服務(wù)記錄。

28、1.3采購與設(shè)計協(xié)調(diào)1.3.1請購單的編制提交、詢價文件的編制和發(fā)出1.3.1.1設(shè)計專業(yè)負(fù)責(zé)人組織本專業(yè)人員根據(jù)貨物請購單編制規(guī)定和項目工程計劃編制本專業(yè)的貨物請購單。采購經(jīng)理收到請購單后，將請購單分發(fā)給采購采買工程師，采買工程師匯總請購單并根據(jù)采購詢價文件編制規(guī)定編制技術(shù)詢價文件和商務(wù)詢價文件，商務(wù)詢價文件和技術(shù)詢價文件組成采購詢價文件，按照本項目確定的合格供貨商清單，向合格供貨商發(fā)出詢價文件。1.3.1.2合同有要求時請購單還應(yīng)交業(yè)主確認(rèn)審批。1.3.2合格供貨商清單的編制與確定1.3.2.1采購專業(yè)依據(jù)公司發(fā)布的年度合格供方名冊編制具體項目的合格供貨商清單，經(jīng)采購經(jīng)理審核后傳遞給設(shè)計經(jīng)

29、理會簽，最終由項目經(jīng)理批準(zhǔn)。同一類型的材料或設(shè)備一般不少于3家，向合格供貨商詢價少于3家時，報項目經(jīng)理批準(zhǔn)。1.3.2.2如果選擇的合格供貨商不在年度合格供方名冊中，則必須按照貨物分供方選擇和評價規(guī)定進(jìn)行評審。1.3.3供貨商投標(biāo)書的評審1.3.3.1合格供貨商投標(biāo)書的評審包括商務(wù)評審、技術(shù)評審和綜合評審，評審結(jié)論分三級：優(yōu)先推薦、推薦、不推薦。技術(shù)評審否定的合格供貨商不能參加綜合評審。1.3.3.2商務(wù)評審人為采購組的采買工程師，技術(shù)評審人為設(shè)計專業(yè)負(fù)責(zé)人，綜合評審人為采購經(jīng)理，重要設(shè)備和特殊材料的綜合評審應(yīng)經(jīng)過設(shè)計經(jīng)理會簽，項目經(jīng)理批準(zhǔn)。1.3.3.3項目采購組收到合格供貨商發(fā)送的投標(biāo)書后

30、，采購經(jīng)理根據(jù)開標(biāo)的有關(guān)規(guī)定及時組織有關(guān)采買工程師進(jìn)行商務(wù)評審，并將技術(shù)投標(biāo)文件傳遞給設(shè)計經(jīng)理。設(shè)計經(jīng)理組織相關(guān)的設(shè)計專業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行技術(shù)評審，并將經(jīng)其批準(zhǔn)簽字后的技術(shù)評審結(jié)果傳遞給采購經(jīng)理，采購經(jīng)理組織采購有關(guān)人員進(jìn)行綜合評審，若發(fā)現(xiàn)商務(wù)評審結(jié)果與技術(shù)評審結(jié)果分歧較大時，采購經(jīng)理應(yīng)及時與設(shè)計經(jīng)理溝通協(xié)商，仍不能達(dá)成一致時，請項目經(jīng)理做最終裁決。1.3.3.4合同有要求時，綜合評審結(jié)果還應(yīng)交業(yè)主確認(rèn)審批。1.3.3.5對業(yè)主推薦或確定的合格供貨商進(jìn)行綜合評審后，如果評審結(jié)果與業(yè)主的意愿不一致，采購經(jīng)理應(yīng)向項目經(jīng)理報告，并與業(yè)主進(jìn)一步協(xié)商解決，若業(yè)主堅持其確認(rèn)意見，則以備忘錄的形式提出。1.3.4

31、合格供貨商協(xié)調(diào)會1.3.4.1與合格供貨商的協(xié)調(diào)會由采買工程師組織有關(guān)人員召開，有關(guān)的設(shè)計專業(yè)工程師參加，采購經(jīng)理、設(shè)計經(jīng)理和項目經(jīng)理參加重要設(shè)備的協(xié)調(diào)會。1.3.4.2協(xié)調(diào)會上，設(shè)計專業(yè)工程師負(fù)責(zé)向合格供貨商解釋詢價文件的技術(shù)要求。采買工程師負(fù)責(zé)向合格供貨商解釋詢價文件的商務(wù)要求。1.3.4.3采買工程師負(fù)責(zé)主持采購合同談判，確認(rèn)并落實(shí)合同談判過程中以及標(biāo)書評審時提出的所有問題。重要或大型成套設(shè)備的合同談判，采購經(jīng)理應(yīng)參加或主持談判。1.3.4.4采買工程師編制協(xié)調(diào)會會議紀(jì)要，紀(jì)要應(yīng)經(jīng)雙方授權(quán)人員簽字，并作為合同附件。1.3.4.5采購合同由采購采買工程師編制，采購經(jīng)理最終會簽后為有效，重要

32、的設(shè)備合同由項目經(jīng)理會簽為有效。1.3.5供貨商提供資料的提交與確認(rèn)1.3.5.1采購催交工程師根據(jù)采購合同要求，按時向合格供貨商催要有關(guān)的技術(shù)資料，采購經(jīng)理按照采購訂單對其進(jìn)行檢查后傳遞給設(shè)計經(jīng)理簽收。1.3.5.2設(shè)計經(jīng)理接到供貨商的技術(shù)資料后，應(yīng)及時組織各設(shè)計專業(yè)工程師對合格供貨商的技術(shù)資料進(jìn)行審查，審查意見經(jīng)設(shè)計經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交采購經(jīng)理，采購經(jīng)理責(zé)成采買工程師發(fā)送給供貨商。1.3.5.3最終審查確認(rèn)后的供貨商技術(shù)資料，作為各設(shè)計專業(yè)開展詳細(xì)設(shè)計的依據(jù)，也作為供貨商制造設(shè)備的正式依據(jù)。1.3.6進(jìn)度供貨商未按照進(jìn)度提交有關(guān)的技術(shù)資料，耽誤工程進(jìn)度由采購負(fù)責(zé)。供貨商按進(jìn)度提交技術(shù)資料后，

33、設(shè)計未及時進(jìn)行審查，耽誤工程進(jìn)度由設(shè)計負(fù)責(zé)。1.3.7報價評審表商務(wù)報價評審表、技術(shù)報價評審表和報價綜合評審表應(yīng)執(zhí)行公司的統(tǒng)一規(guī)定。表中評審內(nèi)容不全時，可以根據(jù)具體情況增加。1.3.8設(shè)備制造在設(shè)備制造過程中，設(shè)計部門有責(zé)任派員處理有關(guān)設(shè)計問題或技術(shù)問題。1.3.9檢驗根據(jù)訂貨合同規(guī)定，需由買賣雙方共同參加檢驗、監(jiān)造的環(huán)節(jié)，采購部門要派有關(guān)專業(yè)檢驗工程師參加，必要時可請專業(yè)設(shè)計工程師參加。1.3.10變更設(shè)計變更應(yīng)以請購單變更的形式由設(shè)計工程師提出，包括數(shù)量的變更及匯總。由于設(shè)計變更而引起的采購變更，均應(yīng)按變更程序辦理。1.3.11采購與設(shè)計接口關(guān)系采購與設(shè)計接口關(guān)系見圖1.3.11。采購設(shè)計

34、工程項目計劃采購計劃設(shè)計計劃項目合格供貨商清單會簽請購單詢價文件合格供貨商報價書技術(shù)評審商務(wù)評審綜合評審簽定訂單供貨商資料詳細(xì)設(shè)計其他其他圖1.3.11采購與設(shè)計接口關(guān)系1.4采購與供貨商協(xié)調(diào)1.4.1正常情況下的供貨商協(xié)調(diào)1.4.1.1訂貨合同簽訂前廠商協(xié)調(diào)會經(jīng)過商務(wù)報價評審、技術(shù)報價評審、綜合報價評審確定了中標(biāo)供貨廠商后，由采購經(jīng)理或指派采買工程師，組織召開廠商協(xié)調(diào)會。(1)協(xié)調(diào)會內(nèi)容1)由設(shè)計部門提出的有關(guān)中標(biāo)供貨商的報價文件中偏差表的技術(shù)問題的議題。2)由采購部門提出的有關(guān)中標(biāo)供貨商的報價文件中偏差表中商務(wù)部分的議題。3)會議上全面核對詢價文件，核對并落實(shí)報價評審，對報價表中提出的要求

35、，中標(biāo)廠商應(yīng)確認(rèn)。4)經(jīng)過雙方協(xié)商，使中標(biāo)廠商完全了解需方的意圖，并對中標(biāo)廠商提出的正確意見將在再版設(shè)計中修改，最終雙方達(dá)成一致意見。5)協(xié)調(diào)會結(jié)束后，采購經(jīng)理或指定人編制協(xié)調(diào)會會議紀(jì)要，紀(jì)要應(yīng)經(jīng)雙方授權(quán)人簽字，并作為合同附件或納入合同條款。(2)協(xié)調(diào)會參加人員會議應(yīng)由采購經(jīng)理組織，采買工程師、綜合管理工程師、有關(guān)設(shè)計專業(yè)負(fù)責(zé)人及設(shè)計人員參加。供貨廠商應(yīng)派合同簽署負(fù)責(zé)人及有關(guān)技術(shù)人員參加，業(yè)主是否參加可由其自行決定。1.4.1.2監(jiān)造及檢驗前供貨商協(xié)調(diào)會為確保采購的貨物的質(zhì)量符合訂貨合同要求，需采購檢驗工程師對供貨商進(jìn)行自原材料進(jìn)廠至設(shè)備制造完畢裝箱前進(jìn)行監(jiān)造、檢驗，在檢驗工程師赴供貨商檢驗前

36、，應(yīng)召開供貨商協(xié)調(diào)會。(1)協(xié)調(diào)會內(nèi)容1)由設(shè)計人員向供貨廠商解答、澄清設(shè)備材料的技術(shù)問題。2)審查供貨廠商的合同實(shí)施計劃方案，包括供貨廠商的設(shè)計進(jìn)度，加工制造和其他有關(guān)質(zhì)量控制程序。3)了解供貨廠商主要原材料采購進(jìn)展情況。4)了解供貨商配套的輔機(jī)和主要外協(xié)件采購情況。5)明確檢驗的具體內(nèi)容及檢驗時間。6)協(xié)調(diào)會結(jié)束后，由采購經(jīng)理或指定的檢驗工程師，編制協(xié)調(diào)會會議紀(jì)要，并經(jīng)雙方確認(rèn)簽字。(2)協(xié)調(diào)會參加人員協(xié)調(diào)會應(yīng)由采購經(jīng)理或指派主管檢驗工程師組織采買工程師、綜合管理工程師和有關(guān)設(shè)計專業(yè)負(fù)責(zé)人參加，供貨商應(yīng)派質(zhì)檢人員及有關(guān)技術(shù)人員參加，業(yè)主是否參加，可由其自行決定。1.4.1.3監(jiān)造、檢驗過程

37、中廠商協(xié)調(diào)會在監(jiān)造、檢驗過程中，往往會出現(xiàn)由于重大變化引起進(jìn)度變更或合同變更，并在監(jiān)造過程中出現(xiàn)了產(chǎn)品不合格問題，影響了合同的正常進(jìn)行，所以在監(jiān)造過程中，當(dāng)有問題時應(yīng)隨時召開廠商協(xié)調(diào)會。(1)協(xié)調(diào)會內(nèi)容1)對于設(shè)計提供的最終圖紙、技術(shù)文件、制造廠在制造過程中出現(xiàn)的問題及解決辦法。2)設(shè)備的制造、組裝、試驗、檢驗各關(guān)鍵工序，廠商是否按生產(chǎn)計劃進(jìn)行，在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，如何解決，是否要進(jìn)行合同變更，應(yīng)采取哪種有效的補(bǔ)救措施。3)涉及到影響質(zhì)量或交貨期的任何問題，要求供貨商采取糾正措施，并將此情況及時通知項目采購經(jīng)理。4)由于設(shè)計的重大變更而引起交貨期變更及合同價變更，應(yīng)及時進(jìn)行合同變更或增補(bǔ)，并

38、及時通知項目采購經(jīng)理。5)會議作好紀(jì)錄，并形成會議紀(jì)要，交綜合管理工程師存檔備查。(2)協(xié)調(diào)會參加人員協(xié)調(diào)會主要由檢驗工程師組織，一般在制造廠召開，制造廠商合同管理工程師、技術(shù)人員及有關(guān)廠方負(fù)責(zé)人參加，必要時請采購經(jīng)理參加，會議后的結(jié)論應(yīng)用紀(jì)要形式通知采買工程師及綜合管理工程師。(3)合同變更處理經(jīng)過協(xié)調(diào)會雙方確認(rèn)應(yīng)進(jìn)行合同變更，該變更由采買工程師負(fù)責(zé)簽訂，技術(shù)內(nèi)容變更應(yīng)由設(shè)計簽字，作為變更合同的附件，合同中明確闡明變更內(nèi)容，雙方簽字蓋章生效。1.4.1.4交運(yùn)前廠商協(xié)調(diào)會交運(yùn)前是指貨物制造完畢，經(jīng)檢驗合格后，即將運(yùn)往施工現(xiàn)場階段，為了保證包裝、運(yùn)輸能順利進(jìn)行，必須召開廠商協(xié)調(diào)會。(1)協(xié)調(diào)會

39、內(nèi)容1)了解廠商運(yùn)輸計劃編制情況，包括運(yùn)輸前的準(zhǔn)備工作、運(yùn)輸時間、運(yùn)輸方式、人員安排等。2)重點(diǎn)要提出大型設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備、大批散裝材料的運(yùn)輸安排、超限設(shè)備路運(yùn)措施。3)裝箱發(fā)運(yùn)前檢查、落實(shí)運(yùn)輸單位情況。4)檢查供貨商運(yùn)輸計劃和貨運(yùn)文件的準(zhǔn)備情況。5)了解辦理海關(guān)、保險等業(yè)務(wù)情況。6)協(xié)調(diào)會結(jié)束后，由檢驗工程師或運(yùn)輸工程師編制會議紀(jì)要，經(jīng)雙方簽字后，交綜合管理工程師存檔備查。(2)協(xié)調(diào)會議參加人員該協(xié)調(diào)會應(yīng)由檢驗工程師或運(yùn)輸工程師組織，供貨商的項目負(fù)責(zé)人及運(yùn)輸部門負(fù)責(zé)人參加。1.4.1.5現(xiàn)場服務(wù)階段廠商協(xié)調(diào)會為了保證工程進(jìn)度及工程質(zhì)量，在現(xiàn)場安裝、試車及合同規(guī)定需供貨商現(xiàn)場安裝服務(wù)時，在安裝、

40、試車或質(zhì)保期內(nèi)，供貨商所供的貨物出現(xiàn)故障，均需要及時解決，必須召開廠商協(xié)調(diào)會。(1)協(xié)調(diào)會內(nèi)容1)對于開箱檢驗出現(xiàn)的質(zhì)量問題，除在檢驗記錄中詳細(xì)記載外，要求供貨廠商給予及時解決，涉及索賠問題，經(jīng)出具證明后在協(xié)調(diào)會上雙方確認(rèn)。2)在安裝試車過程中，出現(xiàn)與制造質(zhì)量有關(guān)的問題，應(yīng)及時通知制造廠或召開會議，找出問題原因，采取措施，及時處理。3)根據(jù)合同條款需供貨廠商進(jìn)行現(xiàn)場安裝時，在安裝前應(yīng)召開廠商協(xié)調(diào)會，明確服務(wù)內(nèi)容及時間，并要求對安裝質(zhì)量負(fù)責(zé)。4)協(xié)調(diào)會內(nèi)容及結(jié)論均應(yīng)有記錄，會后由現(xiàn)場施工經(jīng)理或采購經(jīng)理，根據(jù)記錄編制會議紀(jì)要，一式兩份，一份交現(xiàn)場項目部存檔，一份交采購綜合管理工程師存檔備查。(2)

41、會議參加人員現(xiàn)場服務(wù)階段的廠商協(xié)調(diào)會，一般情況在施工現(xiàn)場召開，由項目組質(zhì)量管理工程師組織，采購經(jīng)理、采購檢驗工程師、供貨商質(zhì)檢工程師、售后服務(wù)人員參加，業(yè)主是否參加由其自行決定。1.4.2不正常情況下的供貨商協(xié)調(diào)當(dāng)出現(xiàn)制造過程或現(xiàn)場試車過程中出現(xiàn)了質(zhì)量事故，且影響了工程的進(jìn)度，必須及時召開供貨商協(xié)調(diào)會。1.4.2.1協(xié)調(diào)會內(nèi)容(1)采購現(xiàn)場工程師代表，應(yīng)負(fù)責(zé)將質(zhì)量不合格產(chǎn)品進(jìn)行標(biāo)識、記錄、評價、隔離和處置，并以書面形式向有關(guān)部門報告。(2)要求供貨商填寫“不合格品單”并對不合格品做出標(biāo)記。(3)雙方共同分析出現(xiàn)質(zhì)量事故的原因，并記錄調(diào)查研究結(jié)果。(4)研究對不合格品的處理意見，并由檢驗工程師填

42、寫不合格處理報告，經(jīng)雙方簽字交采購經(jīng)理、質(zhì)量管理工程師，并通過他們上報項目經(jīng)理。(5)對于從國外采購的貨物，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)由商檢部門出具證明，作為對外談判、索賠的依據(jù)。1.4.2.2協(xié)調(diào)會參加人員會議應(yīng)由采購經(jīng)理、采購現(xiàn)場工程師代表、質(zhì)量管理工程師組織，采購檢驗工程師、倉儲管理工程師、綜合管理工程師、供貨商質(zhì)檢工程師、采買工程師參加，對于重大的質(zhì)量事故應(yīng)由項目經(jīng)理組織，業(yè)主是否參加，由其自行決定。1.5不合格品控制1.5.1職責(zé)分工(1)采購經(jīng)理負(fù)責(zé)組織對不合格品的處置和協(xié)調(diào)工作。采買工程師執(zhí)行最終處置決定。采購經(jīng)理在收到不合格品報告后，應(yīng)盡快招集采買工程師和檢驗工程師(或請技術(shù)專家)共同分

43、析并提出初步處置意見。(2)采買工程師負(fù)責(zé)將公司項目部采購組提出的對不合格品的初步處置意見通知供貨商，并與供貨商商定出雙方共同接受同時符合工程要求的最佳處置方案。(3)公司項目部采購組負(fù)責(zé)對不合格品處理的協(xié)調(diào)工作。需要時，供貨商在不合格品修復(fù)前應(yīng)提交修復(fù)方案，經(jīng)公司項目部采購組同意后實(shí)施修復(fù)工作。(4)檢驗工程師負(fù)責(zé)不合格品實(shí)施修復(fù)后的檢驗工作。檢驗中作好記錄，為采購經(jīng)理做出最終處置決定提供依據(jù)。(5)對于不合格品采用讓步接收、降級使用和換貨或退貨處理，涉及到一些重要的貨物時，采購經(jīng)理須向項目經(jīng)理報告，并獲得項目經(jīng)理同意。(6)對于不合格品采用讓步接收、降級使用和換貨或退貨處理時，采買工程師應(yīng)

44、根據(jù)損失程度向供貨商提出索賠要求。1.5.2工作程序1.5.2.1不合格品的鑒別(1)在開箱檢驗中發(fā)現(xiàn)貨物在型號、規(guī)格、材質(zhì)、尺寸、制造質(zhì)量、表觀質(zhì)量、主輔機(jī)(件)間的符合性等各方面，存在與合同技術(shù)要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不符合時，應(yīng)視為不合格品。(2)對于公司項目組采購部委托的第三方檢驗機(jī)構(gòu)確認(rèn)為不合格的貨物，應(yīng)視為不合格品。1.5.2.2不合格品的處置(1)對于不合格品的不合格項應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整。(2)對于存在輕微缺陷的不合格品。經(jīng)相關(guān)人員復(fù)核后，確認(rèn)此缺陷既不影響工藝性能又不影響安全生產(chǎn)和使用壽命。此類貨物可不修理(或經(jīng)過修理、復(fù)檢后)作為讓步接收(修理次數(shù)應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的

45、要求)。(3)對于經(jīng)過修理后達(dá)到合同技術(shù)文件要求的全部指標(biāo)的不合格品?？稍谛蘩?、復(fù)檢達(dá)標(biāo)后按合格品接收(修理次數(shù)應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求)。(4)對于經(jīng)過修理不能達(dá)到原設(shè)計指標(biāo)，在降級后用于同一工程其它部位時并不影響系統(tǒng)生產(chǎn)、系統(tǒng)安全和系統(tǒng)使用壽命的不合格品。可在修理、復(fù)檢合格后作為讓步接收，降級使用(修理次數(shù)應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求)。但是，作出讓步接收、降級使用的事前必須獲得設(shè)計經(jīng)理和顧客代表的文字確認(rèn)。(5)對于存在影響工藝性能、安全生產(chǎn)和使用壽命的缺陷，且該缺陷已不允許修理或修理后仍不能達(dá)到合同技術(shù)文件要求的不合格品，應(yīng)做出判廢結(jié)論，并對該貨物作換貨或退貨處理。1.6清關(guān)結(jié)算1.1.1

46、職責(zé)分工1.1.1.1采購經(jīng)理采購經(jīng)理負(fù)責(zé)進(jìn)口貨物清關(guān)結(jié)算工作的協(xié)調(diào)和控制。1.1.1.2清關(guān)運(yùn)輸工程師清關(guān)運(yùn)輸工程師全面負(fù)責(zé)進(jìn)口貨物的清關(guān)結(jié)算工作。1.1.2工作程序工作程序可參見圖1.1.2。1.1.2.1海關(guān)備案清關(guān)運(yùn)輸工程師應(yīng)從業(yè)主處獲取以下文件交海關(guān)備案：(1)企業(yè)批準(zhǔn)證書(2)外經(jīng)貿(mào)委的項目批文(3000萬美圓以上)地方外經(jīng)貿(mào)局的項目批文(3000萬美圓以下)(3)引進(jìn)貨物征免稅貨物清單(4)企業(yè)稅務(wù)登記證書(5)企業(yè)章程(6)企業(yè)法人編碼證書辦理企業(yè)所在地海關(guān)注冊手續(xù)當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)審批并報上級海關(guān)備案辦理異地備案手續(xù)收到提貨文件傳真件非異地口岸到貨辦理進(jìn)口貨物征免稅手續(xù)當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)通過并報

47、上級海關(guān)備案辦理財產(chǎn)鑒定報驗單填寫進(jìn)口報關(guān)單收到正本提貨文件(快遞)辦理轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù)(當(dāng)?shù)厍尻P(guān))口岸海關(guān)清單委托貨運(yùn)代理單位或報關(guān)行做好清關(guān)準(zhǔn)備在當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)及口岸海關(guān)清關(guān)海關(guān)審單查驗海關(guān)放行核發(fā)結(jié)匯核銷聯(lián)委托貨運(yùn)代理單位運(yùn)貨到現(xiàn)場圖1.1.2清關(guān)程序1.1.2.2異地清關(guān)有些貨物需要在非企業(yè)注冊海關(guān)口岸進(jìn)口或在外地保稅區(qū)加工時，需要在異地清關(guān)。辦理異地清關(guān)所需文件如下：(1)企業(yè)稅務(wù)登記證書(2)企業(yè)批準(zhǔn)證書(3)企業(yè)法人編碼證書海關(guān)依據(jù)上述文件，由企業(yè)填寫異地備案申請表，并提供企業(yè)自理報關(guān)注冊登記證書及報關(guān)專用章拷貝件，海關(guān)通過聯(lián)網(wǎng)電腦核對底帳無誤后方可出具異地備案關(guān)封，持此關(guān)封可到外地海關(guān)辦理異

48、地備案手續(xù)。1.1.2.3辦理免稅證明由于辦理免稅證明需在每批貨物到貨前，持貨物發(fā)票及裝箱單辦理，故要求國外生產(chǎn)廠家提前將發(fā)票和裝箱單傳真買方，并確認(rèn)到貨港口。1.1.2.4辦理免稅證明關(guān)封憑貨物發(fā)票及裝箱單填寫進(jìn)出口貨物征免稅申請表到海關(guān)征統(tǒng)科辦理免稅證明關(guān)封。海關(guān)要與備案的貨物清單仔細(xì)核對，并查出與之對應(yīng)的商品編碼，有時需要多次修改，有時還要向海關(guān)提供貨物說明、圖紙及貨物合同等。當(dāng)免稅申請在當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)通過后，并報上級海關(guān)審批，才可出具免稅關(guān)封。1.1.2.5獲取正本提貨文件在貨物發(fā)出后，如果是海運(yùn)，供貨商和/或運(yùn)輸商應(yīng)在5日內(nèi)將正本提貨文件通過特快專遞寄送收貨人，正本提貨文件主要包括：提貨單

49、、發(fā)票、裝箱單、原產(chǎn)地證書、合格證書、保險單，如果是空運(yùn)，供貨商和/或運(yùn)輸商應(yīng)在發(fā)貨當(dāng)天先將上述文件傳真給收貨人，再將正本文件通過特快專遞寄送收貨人。不能免稅的貨物，需辦理征稅證明，交納稅金后方能提貨。1.1.2.6填寫報關(guān)單報關(guān)單應(yīng)采用海關(guān)無碳復(fù)寫專用報關(guān)單填寫，需逐項填寫二份并加蓋企業(yè)報關(guān)章和企業(yè)條碼章。1.1.2.7辦理轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù)如企業(yè)所在地海關(guān)不是口岸海關(guān)而又需要在當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)清關(guān)時，則需要辦理轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù)，以第1.1.2.5項文件的復(fù)印件在當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)辦理轉(zhuǎn)關(guān)聯(lián)系函關(guān)封，持此關(guān)封到口岸海關(guān)辦理轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù)，貨物運(yùn)輸需海關(guān)監(jiān)管。1.1.2.8進(jìn)口貨物財產(chǎn)鑒定對于外資企業(yè)的進(jìn)口貨物，要求做財產(chǎn)鑒定，所需文

50、件如下：(1)報關(guān)單(2)提單(復(fù)印件)(3)發(fā)票(復(fù)印件)(4)裝箱單(復(fù)印件)(5)合同(復(fù)印件)(6)外經(jīng)貿(mào)委(局)批文(復(fù)印件)(7)免稅證明(復(fù)印件)填寫進(jìn)口貨物財產(chǎn)鑒定申請表，到企業(yè)所在地商檢局辦理財產(chǎn)鑒定手續(xù)，交納2.5%的手續(xù)費(fèi)。商檢局出具進(jìn)出口商品財產(chǎn)鑒定報驗單，并在報關(guān)單上蓋章，作為清關(guān)文件。1.1.2.9委托代理報關(guān)行委托具有一定實(shí)力的報關(guān)行做好清關(guān)準(zhǔn)備，向報關(guān)行提供所需報關(guān)文件正本，并填寫代理報關(guān)委托書，協(xié)助報關(guān)行辦理清關(guān)。1.1.2.10簽訂內(nèi)陸運(yùn)輸合同，辦理或委托辦理運(yùn)輸保險1.1.2.11辦理進(jìn)口貨物商檢進(jìn)口貨物需在項目合同簽訂后即在當(dāng)?shù)厣虣z部門備案，貨物到貨后通

51、知商檢部門進(jìn)行商品檢驗。由商檢部門出具商品檢驗證和財產(chǎn)鑒定報驗單。1.1.2.12結(jié)匯核銷及索賠收到海關(guān)結(jié)匯核銷聯(lián)后交財務(wù)部門付匯。如貨物出現(xiàn)丟失及損壞等情況，應(yīng)由商檢局出具證明，及時向保險公司和供貨商提出索賠。1.7采購計劃編制1.7.1項目概況項目概況應(yīng)主要包括下列內(nèi)容：(1)項目名稱：(2)業(yè)主名稱：(3)項目性質(zhì)：(4)生產(chǎn)規(guī)模：(5)工廠地址：(6)項目簡介和生產(chǎn)工藝特點(diǎn)：1.7.2采購崗位設(shè)置和崗位職責(zé)1.7.2.1采購崗位設(shè)置采購崗位一般設(shè)置采購經(jīng)理、綜合管理工程師、采買工程師、催交工程師、檢驗工程師、運(yùn)輸工程師、保管員。采購人員的配備可根據(jù)項目的具體情況進(jìn)行增減或兼職使用。采購

52、各崗位應(yīng)明確到人。1.7.2.2采購崗位職責(zé)根據(jù)項目情況，明確各崗位的職責(zé)，做到責(zé)任到人。各崗位的詳細(xì)職責(zé)請參見“項目采購崗位設(shè)置、職責(zé)和任務(wù)”。1.7.3采購范圍采購計劃中應(yīng)根據(jù)與業(yè)主簽訂的主合同和與施工單位簽訂的分包合同的要求，明確哪些貨物由八安采購，哪些貨物由業(yè)主提供以及哪些貨物由施工單位或第三方提供，同時還應(yīng)明確哪些貨物需進(jìn)口，哪些貨物可國內(nèi)采購。對于由業(yè)主、施工單位或第三方提供的貨物，應(yīng)明確質(zhì)量責(zé)任和控制原則。1.7.4采購原則采購計劃中應(yīng)根據(jù)項目的具體情況，給出項目貨物采購的基本原則。1.7.5采購進(jìn)度計劃采購進(jìn)度計劃應(yīng)根據(jù)項目總體進(jìn)度計劃來制定,計劃中應(yīng)給出每類貨物的請購單接收時

53、間、詢價發(fā)出時間、技術(shù)及商務(wù)談判和評審時間、合同簽定時間及到貨時間等，所做計劃必須滿足項目總體進(jìn)度計劃的要求。1.7.6采購質(zhì)量計劃采購質(zhì)量計劃應(yīng)包括下列主要內(nèi)容：(1)推薦的供貨廠商清單及供貨廠商的評審采購經(jīng)理應(yīng)根據(jù)項目貨物的種類推薦供貨廠商名單,每類貨物至少應(yīng)推薦兩家廠商以上(業(yè)主指定的廠商或特殊情況者除外)。推薦廠商名單原則上應(yīng)從八安合格分供方名單中選取，不在八安合格分供方名單之內(nèi)的廠商，應(yīng)按八安“合格分供方評審規(guī)定”進(jìn)行評審，評審合格后方能列入推薦供貨廠商名單。推薦的廠商名單需提交項目經(jīng)理和業(yè)主審核，批準(zhǔn)后方能實(shí)施。(2)與采購有關(guān)并要執(zhí)行的主合同條款。(3)根據(jù)項目特點(diǎn)明確主要控制的

54、貨物。(4)明確采購文件的編制與審批權(quán)限。(5)明確采購訂單的審批權(quán)限。(6)供貨商確定原則。(7)采購訂單的特殊說明。(8)檢驗要求制定檢驗計劃,明確重要貨物及一般貨物的檢驗要求。(9)催交要求制定催交計劃,明確需重點(diǎn)催交的廠商資料和貨物。(10)包裝、運(yùn)輸及清關(guān)要求根據(jù)項目特點(diǎn),制定包裝、運(yùn)輸及清關(guān)方案。1.7.7采購文件管理采購文件管理應(yīng)根據(jù)項目合同和項目文件管理的要求而制定，一般應(yīng)包括如下內(nèi)容：(1)采購文件的發(fā)放及保管。(2)訂單的變更及往來函件的保管。(3)支付憑證、單據(jù)的傳遞及保存。(4)供貨廠商提供的有關(guān)文件的發(fā)放及保管。(5)質(zhì)量記錄的保管。1.8貨物分供方選擇和評價1.8.

55、1評價分供方的原則(1)分供方應(yīng)是具有法人資格的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。(2)分供方應(yīng)具有相應(yīng)產(chǎn)品的法定生產(chǎn)許可證(和進(jìn)口/或出口許可證)。(3)分供方應(yīng)具有健全的運(yùn)行良好的質(zhì)量保證體系。(4)分供方具有的裝備能力應(yīng)能為其生產(chǎn)合格產(chǎn)品提供保證。(5)分供方具有的技術(shù)能力應(yīng)能為其生產(chǎn)合格產(chǎn)品提供保證。(6)分供方的產(chǎn)品應(yīng)有已被使用和運(yùn)轉(zhuǎn)良好的業(yè)績。(7)分供方的經(jīng)濟(jì)能力應(yīng)能夠承擔(dān)合同風(fēng)險。(8)分供方應(yīng)為用戶提供良好的售后服務(wù)。1.8.2選擇、評價公司采購分供方1.8.2.1公司采購分供方的提出(1)公司采購分供方主要來源于公司總承包項目中合格的供貨商和市場中具備本規(guī)定第1.8.1款所述資格的知名廠商。(2)

56、公司采購部門和設(shè)計部門負(fù)責(zé)推薦公司采購分供方。1.8.2.2公司采購分供方的評價(1)由公司采購部門組織專業(yè)人員，按“分供方調(diào)查及評價表”的內(nèi)容要求，對采購分供方進(jìn)行調(diào)查(需要時應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場考察)。(2)將調(diào)查結(jié)果對照本規(guī)定第1.8.1條原則，做出單項符合或不符合的評價意見。(3)評價結(jié)果按承擔(dān)風(fēng)險的能力將分供方分為三類(其中財務(wù)狀況、經(jīng)營狀況、質(zhì)量體系、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)能力是主要分類依據(jù))：A類：大型企業(yè)、財務(wù)狀況和經(jīng)營狀況良好、取得ISO/9000體系認(rèn)證、取得應(yīng)用國家標(biāo)準(zhǔn)和國際標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)產(chǎn)品的資質(zhì)。B類：中型企業(yè)、財務(wù)狀況和經(jīng)營狀況正常、取得ISO/9000體系認(rèn)證(或未取得ISO/9000體系認(rèn)證

57、，但是有健全的質(zhì)量體系)、有應(yīng)用國家標(biāo)準(zhǔn)和國際標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)產(chǎn)品的資質(zhì)。C類：中小型企業(yè)、財務(wù)狀況和經(jīng)營狀況正常、有健全的質(zhì)量體系、有應(yīng)用國家標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)產(chǎn)品的資質(zhì)。1.8.2.3評價公司采購分供方的職責(zé)分工(1)評價工作由公司技術(shù)質(zhì)量部統(tǒng)一協(xié)調(diào)，公司采購部門組織實(shí)施。(2)各專業(yè)采購工程師實(shí)施評價工作，采購部門主任審核，公司技術(shù)質(zhì)量部批準(zhǔn)并發(fā)布公司采購分供方長名單。1.8.2.4公司采購分供方長名單的動態(tài)管理(1)列入公司采購分供方長名單的分供方的有效資料，如：經(jīng)營執(zhí)照、法定許可證、質(zhì)量認(rèn)證、產(chǎn)品樣本、產(chǎn)品業(yè)績、使用產(chǎn)品廠商的返饋意見(如有)等，是公司采購分供方長名單的檔案資料。(2)“供貨商的后續(xù)評

58、價報告”是公司采購分供方長名單中，采購分供方的變更和補(bǔ)充的依據(jù)。(3)對于公司中型以上項目中首次選用的公司采購分供方長名單以外的供貨商，項目中做出“供貨商的后續(xù)評價報告”結(jié)果是良好時，經(jīng)采購部門主任復(fù)審、技術(shù)質(zhì)量部批準(zhǔn)后，該供貨商可進(jìn)入公司采購分供方長名單。(4)對于公司采購分供方長名單中的采購分供方，項目中做出“供貨商的后續(xù)評價報告”的結(jié)果為差時，該采購分供方應(yīng)被清離公司采購分供方長名單。(5)公司采購分供方長名單的日常管理工作，由采購部門負(fù)責(zé)。采購部門資料員負(fù)責(zé)資料的管理和調(diào)整。1.8.3選擇項目采購分供方1.8.3.1項目采購分供方的提出(1)項目采購分供方應(yīng)由項目組專業(yè)采購工程師從公司

59、采購分供方長名單中選擇。當(dāng)長名單內(nèi)容不能滿足項目需求時，項目采購經(jīng)理可在長名單之外選擇分供方，但應(yīng)按本規(guī)定第1.8.3.2項的第(2)條要求操作。(2)對業(yè)主推薦的分供方項目組應(yīng)接收。但應(yīng)按本規(guī)定第1.8.3.2項的第(3)條要求操作。1.8.3.2項目采購分供方的評價(1)對公司采購分供方長名單中選擇的分供方，當(dāng)其有近兩年“供貨商的后續(xù)評價報告”時項目中可不作評價。但是，在詢價階段項目采購經(jīng)理應(yīng)組織專業(yè)采購工程師通過詢價文件對所選分供方的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況和近一年產(chǎn)品業(yè)績進(jìn)行復(fù)查。當(dāng)其沒有近兩年“供貨商的后續(xù)評價報告”時，項目采購經(jīng)理應(yīng)組織專業(yè)采購工程師按“分供方調(diào)查及評價表”的內(nèi)容要求對其

60、進(jìn)行評價。新“分供方調(diào)查及評價表”交公司采購部門替換舊表。(2)當(dāng)項目組在公司采購分供方長名單之外選擇采購分供方時，項目采購經(jīng)理應(yīng)組織對所選分供方按本規(guī)定第1.8.1項和1.8.2.2項的內(nèi)容進(jìn)行評價。同時，項目采購經(jīng)理應(yīng)申明原因，經(jīng)項目經(jīng)理和主管該項目的公司經(jīng)理批準(zhǔn)后，報公司技術(shù)質(zhì)量部和公司采購部門備案，具體操作執(zhí)行“項目補(bǔ)選分供方備查表”的要求。(3)對業(yè)主推薦的分供方，項目采購經(jīng)理應(yīng)組織對其按本規(guī)定第1.8.1條和1.8.2.2款的內(nèi)容進(jìn)行評價。經(jīng)評價認(rèn)定其能力與合同產(chǎn)品要求不符時，由項目經(jīng)理與業(yè)主協(xié)商調(diào)整其推薦的分供方。當(dāng)業(yè)主堅持其推薦意見時，項目組應(yīng)尊重業(yè)主意見，但須提出書面意見(備