淺談新時期的秘書工作

1、 可修改 歡送下載 精品 Word 可修改 歡送下載 精品 Word 可修改 歡送下載 精品 Word淺談(qin tn)新時期(shq)的秘書(msh)工作 摘要(zhiyo)：秘書(msh)是個群眾化的話題。當(dāng)前，政治多極化、經(jīng)濟(jì)全球化、社會信息化，挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，形勢復(fù)雜，作為秘書工作人員如何才能得心應(yīng)手的做好本職工作，更好地發(fā)揮崗位效能呢？本文從秘書的定義、工作特性入手，結(jié)合新形勢新特點、新要求，對當(dāng)前秘書的主要職能、必備職業(yè)素養(yǎng)、工作藝術(shù)進(jìn)行了探討。關(guān)鍵詞：秘書 工作職能 職業(yè)道德 職業(yè)素養(yǎng) 藝術(shù)秘書，是一個特殊的職業(yè)群體，上至國家機(jī)關(guān)，下到廠礦企業(yè)、社會團(tuán)體，都頻繁活潑著秘書的身影

2、，“王秘書、“李秘書長、“丁主任 等等稱呼常在耳旁想起，秘書工作崗位越來越受到社會的重視。近日，與朋友聊天常聽朋友抱怨，“這年月工作真難做，當(dāng)好秘書也真不易等等話語，我從事辦公室工作十余年，也深有此體會。下面，讓我們一起來尋找問題的答案。了解秘書及秘書工作，這是做好工作的前提。一、秘書與秘書工作什么是秘書？什么是秘書工作？古今看法不同，說法各異，查閱史學(xué)資料，我國“秘書一詞最早出現(xiàn)于漢代。最初的含義是指物而非指人?！懊厝∩衩刂x，“書為圖書，指神秘色彩的圖書。至東漢后期，“秘書不僅指物，也指機(jī)構(gòu)和人員。古代對秘書工作者的稱呼林林總總，有“史官、“御史大夫、“尚書、“長史、“主簿等。三國時期，魏

3、王為削弱當(dāng)時位高權(quán)重的皇帝身邊的尚書臺的勢力，設(shè)秘書令，不僅掌管圖書典籍，而且收發(fā)奏章、草擬政令、負(fù)責(zé)上傳下達(dá)。至清末，我國的秘書工作真正名實相符。對秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺，對各級政府部門中從事秘書工作的人員或相關(guān)職位均以“秘書相稱。后經(jīng)百余年的演變，秘書已開展為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體普遍設(shè)立的行政職位。秘書承當(dāng)著輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、協(xié)調(diào)各方面關(guān)系、處理領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)等工作。當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)管理全球化、信息化、專業(yè)化，秘書那么以一種全新的思維方式進(jìn)入到諸多領(lǐng)域之中，承當(dāng)起政務(wù)性與事務(wù)性工作，成為領(lǐng)導(dǎo)者不可或缺的得力助手。秘書工作成為為輔助領(lǐng)導(dǎo)管理,提供綜合效勞的一項重要工作,發(fā)

4、揮上呈下達(dá),聯(lián)絡(luò)各方,參與政務(wù)，管理事務(wù)等作用，是現(xiàn)代企業(yè)管理工作中不可缺少的重要組成局部，愈來愈受到社會的重視。二、當(dāng)前秘書(msh)的職能當(dāng)代(dngdi)秘書(msh)的職能歸納起來主要(zhyo)有以下(yxi)六大類：1、助手職能。是指幫助和代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)；幫助領(lǐng)導(dǎo)管理和維持下屬部門和人員各項日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作。2、參謀職能。是指為領(lǐng)導(dǎo)決策提供所需信息資料，支持領(lǐng)導(dǎo)決策；參與研究情況，提出分析或預(yù)測意見；應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)要求參與討論或制定工作方案或?qū)嵤┓桨?；對下屬組織和部門各種文件中的問題或過失提出解決建議或修改意見；對領(lǐng)導(dǎo)未能顧及的突

5、發(fā)事件或工作缺陷提出應(yīng)變方案和彌補(bǔ)措施；收集并研究反應(yīng)信息，為領(lǐng)導(dǎo)再決策提供依據(jù)。3、樞紐職能。即溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐職能，是指向下級傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)部門各種書面指示、方案、批示、通知以及口頭指令；向下級轉(zhuǎn)發(fā)上級領(lǐng)導(dǎo)和政府機(jī)關(guān)及有關(guān)部門的政策、法規(guī)、指令性文件；向下級轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)地區(qū)、單位、部門的有參考價值的文件；向領(lǐng)導(dǎo)部門呈報下級的書面請示和報告；向領(lǐng)導(dǎo)部門和上級機(jī)關(guān)匯報下級的情況、要求、建議或批評意見；負(fù)責(zé)與有關(guān)地區(qū)包括國外、單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，包括文件、信函、電報、電傳、 以及人員往來；負(fù)責(zé)與政府部門、新聞媒介單位、顧客與社區(qū)群眾的溝通聯(lián)絡(luò)；負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)人與領(lǐng)導(dǎo)人之間、領(lǐng)導(dǎo)人與職能部門之間、領(lǐng)導(dǎo)人與員工

6、之間的溝通聯(lián)絡(luò)。4、協(xié)調(diào)(xitio)職能。是指秘書部門還負(fù)有在上下左右之間溝通、協(xié)商(xishng)，以消除隔膜(gm)、調(diào)整關(guān)系(gun x)、調(diào)解矛盾，到達(dá)(dod)平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。5、保密職能。是指秘書部門在機(jī)關(guān)和企業(yè)中處于中樞地位，負(fù)責(zé)保管各種機(jī)密文件、資料，負(fù)責(zé)組織機(jī)密會議、安排重要會晤，自然負(fù)有保密職能。6、公關(guān)職能。是指在不設(shè)公關(guān)部門并無專職公關(guān)人員的組織中，秘書還承當(dāng)著處理公共關(guān)系的職能。三、當(dāng)前對秘書工作的要求一秘書工作自身的要求1、秘書工作的附屬性，決定秘書人員必須有正確的效勞觀點秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)與群眾，上級與下級，領(lǐng)導(dǎo)與各部門之間聯(lián)系的橋梁，這就決定了文

7、秘人員地位的附屬性，但其一言一行，都直接影響機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的形象及信譽(yù)。作為一名文秘人員首先得有平常心。不驕不躁，不慍不火，甘于清苦操勞。文秘人員屬于低收入階層，但工作任務(wù)十分繁重，辦文要撰寫、打印、審校文件，辦會要接待、布置、端茶，還要辦事、 記錄、通知會議等瑣碎事務(wù)集于一身，工作千頭萬緒，常常忙得焦頭爛額。平時還得比別人早上班晚下班，節(jié)假日還得值班，這些都是家常便飯。到某鄉(xiāng)鎮(zhèn)、局委、企業(yè)，有些工作明確分工，你可能一會手持掃帚清掃衛(wèi)生，一會又要握住筆桿寫材料，一會還要端茶倒水。在有些人眼里是屬于“打雜的人干的活，但是辦公室工作的性質(zhì)決定了我們決不能有這種偏見。這時候，最需要秘書人員心平氣和的態(tài)度

8、，深刻認(rèn)識到秘書工作是一個腦體結(jié)合，知識型和效勞型融為一體特殊職業(yè)。其次要有敬業(yè)心。要時刻牢記肩上的責(zé)任，干一行，愛一行，鉆一行，專一行，滿懷熱忱，踏踏實實，一絲不茍地工作。竭盡所能，全力以赴把事情做的最好，不可馬虎大意，更不能應(yīng)付差事，也不能憑主觀臆斷和妄加猜想辦事。要時刻清醒地明確自己的職業(yè)定位，恪盡職守，為領(lǐng)導(dǎo)分憂，為群眾解難，腳踏實地于平凡崗位，執(zhí)著于自己的事業(yè)。再次(zi c)要有責(zé)任心。文秘人員地位的附屬(fsh)性不等于工作的被動性，嚴(yán)明和紀(jì)律性不等于謹(jǐn)小慎微。要自覺服從領(lǐng)導(dǎo)，服從大局，把發(fā)揮主觀能動性和增強(qiáng)服從意識統(tǒng)一起來，自覺做到事前參謀，事后服從，不出雜音(zyn)，不唱反

9、調(diào)；傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見釘是釘，鉚是鉚，絕不走樣變形；認(rèn)真(rn zhn)領(lǐng)導(dǎo)(ln do)意圖，全力承辦領(lǐng)導(dǎo)委托的工作；工作中充分發(fā)揮職能，正確運(yùn)用手中的權(quán)力。如果我們的效勞觀點不正確，就很容易把效勞當(dāng)成別人有求于我。因此，秘書人員要樹立正確的效勞意識，從效勞于工作，效勞于大局出發(fā)，認(rèn)真做好辦公室日常效勞工作。2、秘書工作的實踐性，決定了秘書要有全局的、戰(zhàn)略的眼光和思考能力一是秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的組成局部。一般來說，出思路、出點子，是領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍內(nèi)的事項，但思路的進(jìn)一步修訂完善，那么需由秘書完成。日常工作中，人們見得最多的是領(lǐng)導(dǎo)出觀點，秘書那么從理論上去醞釀構(gòu)思，從邏輯上去豐富完善，從文字上去闡述

10、整理。如同領(lǐng)導(dǎo)確定圖紙，秘書那么具體進(jìn)行施工。而“圖紙和“施工那么相互結(jié)合成一個系統(tǒng)整體。因為沒有施工，圖紙永遠(yuǎn)是一張紙；沒有圖紙那么施工難免誤入歧途。從這個意義上說，秘書工作本身已融入了領(lǐng)導(dǎo)工作的全過程。如假設(shè)秘書人員沒有領(lǐng)導(dǎo)者的視野和高度，那么只能被動地為領(lǐng)導(dǎo)提供效勞，不可能成為領(lǐng)導(dǎo)者的出色助手。二是秘書人員必須要學(xué)會思考。毛澤東的政治秘書胡喬木同志對此曾精辟地論述：“秘書一要正確觀察、分析、判形勢，尤其是政治形勢。二要依據(jù)對宏觀形勢的正確判斷，從宏觀上提出相應(yīng)的微觀政策。作為秘書，只要頭腦中始終牢牢把握住這兩根弦，不管是處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的重大問題，還是草擬重要文稿，都有取得政治上的主動和工作

11、上的成功。因此，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，自覺、主動地與領(lǐng)導(dǎo)在思想上同頻共振，息息相通，這是當(dāng)好秘書、做好工作的根本要求，否那么“你就是你，我就是我，永遠(yuǎn)相別離。因此(ync)要求秘書要有觀察全局、分析(fnx)全局、研究全局，對全局了然在心，對大局洞假設(shè)(jish)觀火(un hu)。做到“胸中陳兵百萬(bi wn)，心中波瀾不驚。3、秘書工作的廣泛性，決定了秘書人員要有開放廣博的知識結(jié)構(gòu)秘書工作的綜合性離不開智能結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，需要廣博的知識積累。俗話說：先有領(lǐng)導(dǎo)后有秘書。秘書的身份、角色，資歷等決定了秘書可有像領(lǐng)導(dǎo)一樣深入全面地駕馭把握某方面的人和事，一旦工作需要又必須下筆成文，怎么辦？一

12、要善于借鑒歷史，歷史知識豐富了，可以“寂然凝慮，思接千載；情焉動容，視通萬里，進(jìn)而開闊眼界，提高精神境界。如果秘書人員在分析具體問題時，能夠由此及彼，窮源竟委，溯觀來路，那么認(rèn)識就更為準(zhǔn)確了。要善于借助哲學(xué)。二要有電腦網(wǎng)絡(luò)知識，很多的問題我們可以借助信息網(wǎng)絡(luò)來找到答案。三要有哲學(xué)哲學(xué)知識。哲學(xué)是世界觀，更是方法論。擁有哲學(xué)知識，具備理性思維，秘書就能在紛繁的矛盾中看到本質(zhì)，抓住關(guān)鍵，就不僅能由此及彼，而且會由點到面，由淺到深，決不會“一葉障目，不見森林。 4、秘書工作的協(xié)調(diào)性，決定了秘書人員要有良好的協(xié)調(diào)公關(guān)能力秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的左右手，其工作內(nèi)容具有廣泛性，工作特點是操作性，但從根本上講，秘書要

13、與各級、各色人打交道。特別是秘書們置身于領(lǐng)導(dǎo)之間，是群眾，但從群眾看來又在一定程度上代表著領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。秘書工作的社會角色，決定了秘書們經(jīng)常“關(guān)起門來當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)，跟領(lǐng)導(dǎo)同步思維，互換角色，這種“提筆為官，擱筆為民的特殊性，決定了秘書要有善與人合作溝通的協(xié)調(diào)能力和水平，在協(xié)調(diào)人際關(guān)系上匠心獨運(yùn)，技高一籌。二當(dāng)今時代對秘書工作的要求1、國際形勢近年來，國際政治(zhngzh)錯綜復(fù)雜，不確定因素似乎越來越多，國際政治專家學(xué)者們議論紛紛，或擔(dān)憂(dnyu)美國(mi u)“霸權(quán)(bqun)永續(xù)，或擔(dān)憂(dnyu)世界更不太平，還有一些人認(rèn)為世界非美國莫屬，當(dāng)今“民主形式和“開展模式惟美國最正確。隨著俄

14、羅斯經(jīng)濟(jì)的復(fù)蘇，其大國地位在上升，美俄之間矛盾深化，很多人向往并認(rèn)定，未來的世界將是一個多極化的世界。但同時又認(rèn)為，美國是唯一超級大國，太強(qiáng)大了，美國霸權(quán)至少還要維持50年，甚至更長。2021年，美國爆發(fā)了金融危機(jī)，正在影響世界經(jīng)濟(jì)與格局。世界多極化只能在曲折中緩慢前進(jìn)。 2、國內(nèi)形勢我國是社會主義國家、是開展中國家，北京奧運(yùn)會的成功舉辦，“神七問天的驚世壯舉，國際地位上升很快，在當(dāng)前世界金融危機(jī)下，我國的開展面臨前所未有的機(jī)遇，同時也面對前所未有的挑戰(zhàn)，既有許多有利條件，也有不少不利因素。因此，始終堅持對內(nèi)改革，開放的開展戰(zhàn)略，保穩(wěn)定、保增長、保民生、保就業(yè)是當(dāng)今社會的主題。秘書工作人員必須

15、認(rèn)清當(dāng)今政治、經(jīng)濟(jì)形勢，緊緊圍繞這個主題，以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論及三個代表重要思想為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹科學(xué)開展觀，履行責(zé)任，發(fā)揮作用。四、秘書的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng) 一秘書工作人員應(yīng)遵守以下職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)：1、自覺履行秘書的各項職責(zé)，認(rèn)真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項工作；有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，不擅權(quán)越位，不摻雜私念，不瀆職；2、服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，同時發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策；3、兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄。要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨，腳踏實地，密切聯(lián)系實際和群眾，不計個人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神；4、謙虛謹(jǐn)慎(qin x jn shn)，辦事公正(gn

16、gzhng)，平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，在工作中要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好合作(hzu)。辦事要公正(gngzhng)正派，對領(lǐng)導(dǎo)對群眾(qnzhng)都要一視同仁，平等相待；5、熱情效勞，秘書人員要把為領(lǐng)導(dǎo)效勞，為本單位各職能部門效勞，為群眾效勞當(dāng)作自己的神圣職責(zé)，要充分認(rèn)識自己所從事的工作所具有的重要作用；6、遵紀(jì)守法，廉潔奉公。不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私，遵紀(jì)守法、廉潔奉公；恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密。 7、實事求是，勇于創(chuàng)新。實事求是，秘書人員要堅持實事求是的工作作風(fēng)，一切從實際出發(fā)，聯(lián)系實際，秘書工作的各個環(huán)節(jié)都要求準(zhǔn)確、如實地反映客觀實際，從客觀存在的事實出發(fā)。搜集的信息、匯報

17、的情況、提供的意見、擬寫的文件，都必須思想端正，實事求是，切忌主觀臆斷、捕風(fēng)捉影。勇于創(chuàng)新，要求不空談、重實干，在思想上是先行者，在實踐上是實干家，不斷提出新問題，新，走出新路子。8、刻苦學(xué)習(xí)科學(xué)文化素質(zhì)。秘書人員必須刻苦學(xué)習(xí)，努力提高自身的思想素質(zhì)。 秘書工作頭緒繁多、涉及面廣，要求秘書人員有盡可能廣博的知識，做一個“通才和“雜家。 9、鉆研業(yè)務(wù)。從掌握秘書工作各項技能的角度看，秘書人員，必須了解和懂得與秘書工作有直接或間接關(guān)系的各項技能。二秘書人員應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)做好秘書工作離不開必要的知識準(zhǔn)備，主要有以下三個方面：根底知識、專業(yè)知識、相關(guān)輔助知識。1、根底知識是指作為一個企業(yè)秘書所必須具

18、備的最起碼的知識面。根底知識越扎實、豐富，秘書的潛力發(fā)揮就越大。那么，應(yīng)有哪些方面的根底知識呢？秘書的根底知識主要包括自然科學(xué)知識和社會科學(xué)知識兩方面。 1自然科學(xué)根底知識，指數(shù)學(xué)、生物、天文和地理知識等等。這些常識企業(yè)秘書都應(yīng)掌握。據(jù)有關(guān)研究表示，數(shù)學(xué)學(xué)得好的人智商都很高。因此，在對秘書工作的研究和實踐當(dāng)中，人們也開始認(rèn)識到數(shù)學(xué)方法論的巨大作用，如輔助決策中的對策論和運(yùn)籌學(xué)方法，經(jīng)濟(jì)分析中的抽象方法和定量化方法，市場預(yù)測中的坐標(biāo)象限方法及導(dǎo)數(shù)概念的運(yùn)用，公文研究中的模型方法，等等。如企業(yè)秘書在為領(lǐng)導(dǎo)安排國際旅程時，假設(shè)無必要的地理知識，忽略或錯誤地計算了時差變化，就會造成很大的麻煩，甚至耽誤

19、要事。 2社會科學(xué)根底知識。社會科學(xué)知識如歷史、政治、社會開展史、哲學(xué)理論、法律常識、心理學(xué)等等，秘書人員都要對此有根本了解。不但要了解自己學(xué)科的開展歷程，也要懂得中外文明演進(jìn)的歷程，有利于我們借鑒歷史經(jīng)驗，能使我們防止重蹈前人覆轍，能使我們肩負(fù)的各項事業(yè)都立足于科學(xué)決策的根底之上，能使我們在創(chuàng)造現(xiàn)實的活動中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國歷史中所弘揚(yáng)的傳統(tǒng)美德，對企業(yè)秘書人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂而憂，后天下之樂而樂的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責(zé)的氣概、“茍利國家生死以，豈因禍福避趨之的思想，都為秘書人員奠定了人格根底。秘書人員對祖國的社會

20、開展變化歷史，對幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和開展起來的偉大的思想和社會的重大變革都應(yīng)有大體的認(rèn)識，才能在工作上維護(hù)祖國的利益，發(fā)揚(yáng)民族傳統(tǒng)，繼承正確的思想。當(dāng)然，在我們翻開世界之窗放眼世界時，企業(yè)秘書也要對世界幾千年的歷史文化，特別是對主要往來國家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準(zhǔn)確把握不同國家的特點，對秘書的工作有相當(dāng)大的補(bǔ)益。 3哲學(xué)理論對秘書來說也是必須具備的。哲學(xué)理論直接影響著一個人的世界觀、價值觀和人生觀。如企業(yè)秘書作為企業(yè)的樞紐級人員。4法律(fl)知識是必備(b bi)的根底(gnd)知識，他們(t men)必須做到知法、懂法、守法、護(hù)法，才能成為企業(yè)名副其

21、實的“參謀(cnmu)助手。具體來說，法律知識包括憲法、民法和刑法等等。 2、專業(yè)根底知識。秘書專業(yè)的根底知識應(yīng)包括秘書學(xué)、寫作學(xué)、信息學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、文書學(xué)、檔案學(xué)、邏輯學(xué)、速記、外語以及中國秘書史等等。試想想，秘書人員不懂專業(yè)知識能行得通嗎？可以說，不僅如此，單純的秘書工作是不存在的，行行有秘書，行行秘書需要有本行業(yè)的專業(yè)知識。行業(yè)專業(yè)知識是指秘書在企業(yè)所從事的行業(yè)要求秘書必須具備的行業(yè)知識，這對于秘書來說是“第二專業(yè)知識。它包括本企業(yè)的生產(chǎn)、銷售概況，人事變動情況，以及本企業(yè)在同行中的地位、作用，最重要的是本企業(yè)所從事的行業(yè)根本常識，比方說在從事服裝經(jīng)營的企業(yè)中就職，就得掌握服飾學(xué)、美學(xué)

22、等知識。企業(yè)秘書工作不能“一俊遮百丑，光會打字不行，光會寫作不行，光能言會道也不行，還要熟稔本企業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識，具備綜合素質(zhì)。3、相關(guān)輔助知識。1管理學(xué)知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一局部。學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識，有助于秘書人員自覺運(yùn)用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施管理。2公共關(guān)系學(xué)知識。秘書工作在許多方面帶有公共關(guān)系的性質(zhì)，比方代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對外發(fā)布消息等等都涉及到公共關(guān)系。掌握公共關(guān)系學(xué)知識，有助于秘書人員運(yùn)用公共關(guān)系這一手段，為塑造組織的社會形象增添光榮。3心理學(xué)知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領(lǐng)導(dǎo)者、秘書與公眾之間的交往實現(xiàn)的。在交往過程中，秘

23、書、領(lǐng)導(dǎo)、公眾都會表現(xiàn)出一定的心理現(xiàn)象和心理特征。學(xué)習(xí)和掌握心理學(xué)知識，不僅有助于秘書人員科學(xué)地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質(zhì)，同時也有助于觀察和了解領(lǐng)導(dǎo)者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規(guī)律，并用這些規(guī)律來指導(dǎo)秘書與領(lǐng)導(dǎo)者和公眾之間的交往，以提高交往的質(zhì)量和效果。心理學(xué)知識十分豐富，秘書人員要重點學(xué)好普通心理學(xué)、管理心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、社會心理學(xué)和秘書心理學(xué)等方面知識。經(jīng)濟(jì)學(xué)知識。中國共產(chǎn)黨的根本路線明確地規(guī)定當(dāng)前全黨工作應(yīng)以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的大潮正推動著我國各行各業(yè)發(fā)生日新月異的變化。沒有經(jīng)濟(jì)頭腦的領(lǐng)導(dǎo)者顯然是不稱職的，而不懂經(jīng)濟(jì)知識

24、的秘書也不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。4經(jīng)濟(jì)學(xué)知識，秘書人員可根據(jù)實際需要和自己的能力選學(xué)會計、貨幣、證券、市場(shchng)、外貿(mào)等方面的知識。5人際關(guān)系學(xué)知識。秘書人員應(yīng)學(xué)習(xí)人際關(guān)系學(xué)，以發(fā)揮(fhu)對內(nèi)協(xié)調(diào)、對外公關(guān)的作用。此外，秘書人員還應(yīng)掌握(zhngw)一些諸如決策學(xué)、咨詢學(xué)、預(yù)測學(xué)、文學(xué)、人才學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、情報學(xué)、編輯學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)、社會學(xué)等方面的知識，擴(kuò)大自己的知識面，以便使自己在工作(gngzu)中更加得心應(yīng)手、揮灑自如。五、如何(rh)做好秘書工作1、明確秘書工作的地位與作用改革是一項巨大的復(fù)雜的系統(tǒng)工程，又是一項沒有現(xiàn)成方案可供采用的偉大事業(yè)同時，當(dāng)前情況復(fù)雜而多變

25、，意味著決策的難度比過去大各級領(lǐng)導(dǎo)作為不同層次的決策者單憑個人的經(jīng)驗才智或者單憑抽象的理論條文其決策的成功率是不可能高的這就提出了一個決策科學(xué)化的任務(wù)要使決策科學(xué)化，就得充分發(fā)揮參謀部門的作用，依靠大家的力量和智慧秘書部門處在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的中摳部位一方面秘書人員要準(zhǔn)確而迅速地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理大量的日常事務(wù)使領(lǐng)導(dǎo)能夠集中精力于決策工作；另一方面秘書人員又要利用自己了解上下左右情況的有利條件，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策包括提供有關(guān)的信息開展專題調(diào)研協(xié)調(diào)各方面的不同意見提出解決問題的方案改革愈是深入社會愈是開展，秘書部門的地位和作用就愈是重要領(lǐng)導(dǎo)就愈需要秘書人員成為得力的參謀助手2、秘書部門遇到的矛盾更多協(xié)調(diào)任務(wù)就更

26、重改革時期，實際生活中的矛盾錯綜復(fù)雜暴露得相當(dāng)充分部門之間的矛盾，地方之間的矛盾，部門與地方之間的矛盾，通過各種渠道紛紛反映到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)來這些矛盾往往都是一些難題從本質(zhì)上看有些是屬于新舊體制的矛盾有些是屬于權(quán)利方面的矛盾有些是屬于認(rèn)識上的矛盾有些是屬于主觀疆望與現(xiàn)實條件之間的矛盾這些矛盾反映到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)秘書部門不能簡單地把它們交給領(lǐng)導(dǎo)，而必須弄清楚矛盾的來龍去脈，把有關(guān)部門找來進(jìn)行協(xié)調(diào)，尋找矛盾各方的共同點集中各方意見的合理成份，然后從全局利益出發(fā)向領(lǐng)導(dǎo)提出解決矛盾的建議可以說秘書部門現(xiàn)在是天天處于各種矛盾的漩禍之中，心調(diào)的任務(wù)空前繁重3)秘書部門需要處理的信息量更大對決策機(jī)關(guān)來說，信息是程重要、

27、很珍貴的特別是在改革時期在開展商品經(jīng)濟(jì)的條件下更是這樣如果沒有正確的指導(dǎo)思想，當(dāng)然不會有正確的決策，而如果沒有足夠的、準(zhǔn)確的信息。同樣不可能有正確的決策改革本身(bnshn)的需要、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、政治生活的民主化，使得流入各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的信息量日益(ry)擴(kuò)大據(jù)了解，國務(wù)院辦公廳秘書局現(xiàn)在每天收到的簡報、資42抖上百種、約幾十萬字之多此外(cwi)還有以電報、 、 、會議倍游等形式(xngsh)浦束的備沖信息應(yīng)當(dāng)說這是一件好事是社會進(jìn)步的一種表現(xiàn)但是秘書(msh)部門不能籪單地把所有信息一古腦兒堆到領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌上去、而應(yīng)當(dāng)經(jīng)過研究、篩選、整理、加工詹再送給領(lǐng)導(dǎo)這方面的工作量現(xiàn)在比過去大得多2未

28、來秘書工作的重大變化2I秘書工作范圍、工作側(cè)重點的變化1)秘書工作范圍的擴(kuò)大傳統(tǒng)的秘書工作多步年來主要是以辦文、辦事，辦會等。三辦為根底的日常性工作，但自從80年代中期以來，隨著我國改革開放隨著世界科技的進(jìn)步與社會信息化的加速我國秘書工作的范圍迅速擴(kuò)大2)秘書工作重點的變化，這里只是從社會開展對未來秘書工作的影響的角度就未來秘書工作與現(xiàn)在秘書工作作些比擬性的預(yù)測經(jīng)濟(jì)問題成為一切領(lǐng)導(dǎo)都必須關(guān)注的重點黨政領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)固不消說就是大中小學(xué)、學(xué)術(shù)團(tuán)體、新聞單位的領(lǐng)導(dǎo)人也開始以相當(dāng)?shù)木﹃P(guān)注經(jīng)濟(jì)問題因此各級領(lǐng)導(dǎo)也就更需要經(jīng)濟(jì)助手經(jīng)濟(jì)信息的處理是未來秘書工作的重點之一未來的秘書必須懂經(jīng)濟(jì)、有經(jīng)濟(jì)頭齄，能

29、給領(lǐng)導(dǎo)提供經(jīng)濟(jì)信息或提出建議涉外活動成為許多單位都經(jīng)常發(fā)生的領(lǐng)導(dǎo)行為隨著單位、部門同國外的信息交流與業(yè)務(wù)交往的日益頻繁將來不可能有完全封閉的領(lǐng)導(dǎo)與秘書工作，涉外事務(wù)與外事工作任務(wù)就自然地成丁秘書工作一項長期的、重要的工作秘書信息工作中將增加許多科技因素一般的政務(wù)信息和經(jīng)濟(jì)信息對于決策者來說當(dāng)然是重要的，但未來領(lǐng)導(dǎo)工作中的許多方面都與科技信息有關(guān)22秘書工作手殷、工作方法的變化未來秘書工作手段、工作方法的變化，側(cè)重表現(xiàn)在以下幾個方面：I)信息高速公路的加快實現(xiàn)必將使人們的工作方式方法與生活方式都發(fā)生很大的變化，秘書工作也是如此，如會務(wù)工作、公文撰寫文書處理、立卷歸檔、信息加工等等都會同今天大不相

30、同，秘書參謀作用的發(fā)揮也無不依靠信息高建公路的幫助2)公文寫作歷來是秀才們的苦差事隨著智能塑電子計算機(jī)的出現(xiàn)，將使大量的公務(wù)文書采用電腦寫作電腦寫作的重要意義在于寫作時聞、精力、紙張都大為節(jié)約，公文傳遞也更快速平安，同時，也有利于公文內(nèi)容表現(xiàn)符號進(jìn)一步簡化和標(biāo)準(zhǔn)化3)無紙公文在現(xiàn)階段的某些領(lǐng)域已經(jīng)開始(kish)實行，比方(b fng)今天(jntin)的國僨發(fā)行與股票交易就基本上實現(xiàn)了無紙化，公文的無紙化并不單是指不用(byng)紙張書寫公文，雨是意味著公文處理全過程的自動化，也就是說，從公文的醞釀、起草(q co)、校核、簽發(fā)以及流轉(zhuǎn)辦理、督查，反應(yīng)、!日檔，查詢等全過程，都將實行計算機(jī)處

31、理4)在家庭辦公將成為社會歡送的辦公方式在手工辦公時代，由于交通、通訊等原因，出現(xiàn)了辦公室、會議室等設(shè)麓，多年來這種辦公方式被認(rèn)為是當(dāng)然的方式幾乎很少有人考慮到集體辦公容易出現(xiàn)的相互千挽、辦公室擁擠、辦公效率低下等弊端，家庭辦公那么有助于克服上述弊端當(dāng)然，并不是說一切事務(wù)都可以在家辦公，也不是說辦公室從此不要了家與辦公室結(jié)合，個體與整體結(jié)合，獨立辦事與接受領(lǐng)導(dǎo)，同行的監(jiān)督或幫助結(jié)合仍然是必要的433秘書人員要適應(yīng)改革時期秘書工作的需要秘書工作千條萬緒，且責(zé)任與意義不可小視，如何發(fā)揮更好地發(fā)揮秘書工作人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀助手作用呢？作為秘書工作應(yīng)提高認(rèn)識，明確職責(zé)，把握工作原那么與工作方法。 第

32、一、尊重而不奉承吹捧理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，是秘書工作者常常碰到，并需時時注意、處處謹(jǐn)慎的事情，也是表現(xiàn)工作藝術(shù)的地方。總的原那么是以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā)，對正職和副職領(lǐng)導(dǎo)的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協(xié)助。譬如某項工作，正職決定由某一副職負(fù)責(zé)去抓，秘書在配合進(jìn)行這項工作時就應(yīng)該以這位負(fù)責(zé)的副職領(lǐng)導(dǎo)為軸心進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)。有關(guān)這項工作的請示、匯報工作，就直接對這位副職，不要越過他再向正職或其他副職請示、匯報了。關(guān)于向正職請示、匯報，或向其他副職溝通情況，那是負(fù)責(zé)這項工作的副職的責(zé)任。假設(shè)搞多頭請示、匯報，就是多余，會把事情弄亂。實踐證明，多位領(lǐng)導(dǎo)者，就有多種個性特點

33、或類型。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的性格類型相處，逆著來往往會出問題。如內(nèi)向性格的領(lǐng)導(dǎo)，喜歡單獨思考問題與辦理事務(wù)；外向性格的領(lǐng)導(dǎo)，善于人際交往，喜歡同別人一起商量工作。對待前者，秘書最好是在事前當(dāng)參謀，事后做助手，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在獨立思考的時候，就不要“參謀了，否那么，就會干擾他的思考。對待后者，要及時協(xié)助他組織人員共同商量工作，秘書要有分寸地參與其中，發(fā)揮參謀和助手作用。在與多位領(lǐng)導(dǎo)相處時，一定要以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，盡力維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)和威信，不能從感情出發(fā)、看人行事；不能表現(xiàn)出靠近(kojn)誰、疏遠(yuǎn)誰，聽從誰、不聽從誰的行為；更不能當(dāng)甲領(lǐng)導(dǎo)面吹捧乙領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)乙領(lǐng)導(dǎo)面吹捧丙領(lǐng)導(dǎo)等。要始終與多位領(lǐng)導(dǎo)者保持經(jīng)

34、得起考驗的革命同志(tngzh)式的純潔、真誠的友誼。第二、主動(zhdng)而不越位脫軌秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進(jìn)行上下、左右、前后同步運(yùn)行的輔助性工作。輔助性決定(judng)了秘書工作的被動性。怎樣變被動為主動，要看秘書的工作藝術(shù)。有四個方面：一是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作的事項；三是研究領(lǐng)導(dǎo)工作的思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以理解、完善和落實，四是積累和儲存有關(guān)(yugun)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個方面的根底，工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)者有一

35、致的認(rèn)識，才有共同情感和語言，商量工作時，補(bǔ)充和修正的意見，才能提到點子上。日常工作中，要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容、實施方案和一個時期的中心工作進(jìn)行分解、立項，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按方案列出個明細(xì)運(yùn)行圖。第三、服從而不盲從附和秘書工作是上情下達(dá)、下情上報的樞紐，有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個重要位置，就得和領(lǐng)導(dǎo)拉一套馬車，按領(lǐng)導(dǎo)者的意圖前進(jìn)。但是，服從并不等于盲從和不加分析的附和?！胺治鲇袃蓪右馑迹阂皇菑姆治鲋屑由罾斫忸I(lǐng)導(dǎo)意圖，增強(qiáng)執(zhí)行的信心；二是從分析中拾遺補(bǔ)缺，起進(jìn)一步完善的作用。按領(lǐng)導(dǎo)者的意見辦事，也只能是執(zhí)行正確的意見，對一些不正確的、違法亂紀(jì)、以權(quán)

36、謀私的點子或行為，不僅不能辦，還要堅決抵抗和反對。第四、補(bǔ)臺(b ti)而不挖角拆臺秘書怎樣在多位領(lǐng)導(dǎo)之間當(dāng)參謀、搞協(xié)調(diào)？首先(shuxin)，心里要有一桿平衡秤，要一視同仁，不管(bgun)哪位領(lǐng)導(dǎo)安排(npi)工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。這與我們?nèi)粘＝慌笥讯鄰母星楹团d趣出發(fā)不一樣。在多位領(lǐng)導(dǎo)者面前，不管(bgun)是在思想感情上，還是在行為活動上都不能產(chǎn)生傾斜度。其次，領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生分歧時，只能被動地雙向地勸慰、彌合、消除，不能主動地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者保持沉默。本著工作上的支持，關(guān)系上的保護(hù)，感情上的友誼去做，這比什么都重要。不能站在一邊，冷落一邊，更

37、不能為某一邊提供反對另一邊的材料，對某領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行挖角、拆臺，擴(kuò)大分歧，加深矛盾。 第五、溝通而不封閉堵塞 秘書工作起上下達(dá)情、左右疏通作用。上下達(dá)情也有藝術(shù)性，就是調(diào)換角度的藝術(shù)。在下達(dá)的時候，要站在上級角度，把上情不漏地講得清清楚楚；在上報的時候，要站在下級角度，把下情不貪地說得明明白白?，F(xiàn)實工作中，上下級領(lǐng)導(dǎo)不管是在看問題的觀點和方法上，還是在解決問題的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)上面，都會存在一些程度不同的差異。這些差異的存在是客觀的，可以理解。但是能不能縮小差異、找出差異的結(jié)合點，與秘書日常的及時溝通、協(xié)調(diào)有著密切關(guān)系。秘書與兩級領(lǐng)導(dǎo)都不存在差異，才能去做協(xié)調(diào)上下級的差異的工作，縮小或化解上下級的差異，取得認(rèn)識一致。第六、擋駕而不阻攔干預(yù)哪些是擋駕對象的對象呢？擋駕的對象是找上門來的同志，其層次有別，事項的輕重有別。秘書對來者要有正確的認(rèn)識和態(tài)度，它是秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理順工作，幫助下級或群眾解決問題的時機(jī)，也是提高協(xié)調(diào)和社交能力的時機(jī)。秘書人員要講究工作藝術(shù)，對來者都要熱情接待，給予照顧協(xié)助。來者是辦事的，不是走親訪友。因此，擋駕的重點也要放在辦事上。辦事是以理、以法為準(zhǔn)，將來者要辦的事情弄清楚，然后進(jìn)行分析歸類，屬于哪個部門管的就歸哪里去辦。大致有三種情況：一是屬于