文書檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

1、文書檔案管理歸檔整理操作方法和技巧 文書檔案歸檔整理操作方法-收集裝訂歸檔判斷分類排列編目裝盒 檔案管理分為文書檔案盒、科技檔案（基本建設(shè)、科學(xué)研究、 HYPERLINK /news/list_1_10.html o 設(shè)備管理 t _blank 設(shè)備儀器、產(chǎn)品）、 HYPERLINK /news/list_13_11.html o 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) t _blank 會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。 一、文

2、書檔案管理基本要求 要整理好文書檔案就必須學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000）和文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則。 二、文書檔案管理基本概念 （一）文書檔案管理歸檔文件：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料。 （二）文書檔案管理歸檔文件的整理，將文書檔案管理歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章（編號(hào)）、編目（編制文書檔案管理歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過程。 歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，是文書處理的終點(diǎn)、檔案管理的起點(diǎn)。 （三）全宗：指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體或其它的組織、個(gè)人

3、在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體，設(shè)立全宗的主要資格是立檔單位具有獨(dú)立的法人資格，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。一般來說，一個(gè)立檔單位的全部檔案就是一全宗。 （四）全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位的代號(hào)。 三、文書檔案管理整理方法 （一）文書檔案管理收集：收集是歸檔文書檔案管理整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應(yīng)措施： 1、立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集

4、所登記的“紅頭文件”的歸檔。 2、檢查本單位在年度 HYPERLINK /news/list_1_15.html o 管理工作 t _blank 工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如會(huì)議材料：本單位年度 HYPERLINK /news/list_3_9.html o 銷售工作 t _blank 工作會(huì)議材料（總結(jié)、計(jì)劃）、表彰材料， HYPERLINK /news/list_5_15.html o 人力資源專業(yè) t _blank 專業(yè)會(huì)議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級(jí) HYPERLINK /news/list_13_14.html o 財(cái)務(wù)工作 t _blank 工作會(huì)議上發(fā)言、匯報(bào)

5、、經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察 HYPERLINK /news/list_13_12.html o 財(cái)務(wù)報(bào)告 t _blank 報(bào)告。綜合材料：會(huì)議記錄本（黨委、黨組會(huì)議，行政、辦公會(huì)議）等；各類花名冊(cè)、登記簿（干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員等花名冊(cè)及主要業(yè)務(wù)工作登記簿）；年報(bào)表（業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表）；各種介紹信存根（黨團(tuán)組織關(guān)系、干部調(diào)動(dòng)、行政事務(wù)等）、協(xié)議、合同。 以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料。 （二）文書檔案管理歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限 HYPE

6、RLINK /news/list_1_16.html o 管理規(guī)定 t _blank 規(guī)定（國(guó)家 HYPERLINK /news/list_1_28.html o 檔案管理 t _blank 檔案局令第8號(hào)）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應(yīng)歸檔的文件材料，必須進(jìn)行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：重份文件。指本單位的發(fā)文及部分收文的重份文件。普發(fā)性文件。主要指上級(jí)、本級(jí)非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)勵(lì)非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。未生效文件。如本單位代上級(jí)機(jī)關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。 （三）文書檔案

7、管理裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的文書檔案管理歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。 1、整理單位：確定以件為文書檔案 HYPERLINK /news/list_1.html o 管理 t _blank 管理歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計(jì)算機(jī)及其 HYPERLINK /news/list_1_30.html o 網(wǎng)絡(luò)管理 t _blank 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領(lǐng)導(dǎo)修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)

8、文稿紙為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個(gè)自然本（冊(cè)）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復(fù)文可為一件，未裝訂成套的會(huì)議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。 2、文件的裝訂：文書檔案 HYPERLINK /news/list_12_2.html o 企業(yè)管理 t _blank 管理歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來復(fù)在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在

9、前，正文在后。 3、裝訂的部位與對(duì)齊方式及注意事項(xiàng)：？文件裝訂時(shí)應(yīng)以左、下側(cè)對(duì)齊，以便裝訂和利用。？裝訂時(shí)，應(yīng)將保管期限為永久的文書檔案管理歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能會(huì)引起火災(zāi)）?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。 （四）文書檔案管理分類： 文書檔案管理歸檔文件采用年度保管期限分類法進(jìn)行分類。同全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。 1、區(qū)分年度 年度以落款日期為準(zhǔn)。如2009年形成的2008年工作總結(jié)應(yīng)歸入2009年。 跨年度的文件放入辦結(jié)的年度。如2008年形成的2009-2010年工作規(guī)劃

10、應(yīng)歸入2008年度；某單位2007年立案、2008年結(jié)案的某信訪案件，其文件材料統(tǒng)一在結(jié)案年度歸檔，即歸入2008年。 幾分文件作為一件，“件”的日期應(yīng)以裝訂時(shí)排在最前面的文件日期為準(zhǔn)。具體地說來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)等。 會(huì)議記錄本以該本最后一次會(huì)議記錄時(shí)間為準(zhǔn)。 文件沒有標(biāo)注日期時(shí)，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過對(duì)照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類。 2、文書檔案管理區(qū)分保管期限 將每年的文書檔案管理歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。 永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？規(guī)定第七條

11、列出了八款，文書檔案保管管理期限表中列出了41款文件材料，約占整個(gè)期限表的一半。可以概括為以下四個(gè)方面： 反映機(jī)關(guān)主要?dú)v史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等文件材料。 反映機(jī)關(guān)行政管理、行政執(zhí)法活動(dòng)的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料；房產(chǎn)、地產(chǎn)、固定資產(chǎn)、行政審批、行政許可、合同、協(xié)議、國(guó)有資產(chǎn)管理等文件材料。 反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議、專題會(huì)議材料，上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本機(jī)關(guān)工作文件材料；本機(jī)關(guān)制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務(wù)文件、調(diào)研報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、外

12、事活動(dòng)文件等。 反映機(jī)關(guān)人事 HYPERLINK /news/list_13_1.html o 財(cái)務(wù)管理 t _blank 管理活動(dòng)的文件材料。如人事任免、獎(jiǎng)勵(lì)材料與處分材料，錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評(píng)審、職工調(diào)動(dòng)、職工名冊(cè)、黨團(tuán)員名冊(cè)、黨團(tuán)材料等這些文件材料在反映本機(jī)關(guān)的歷史面貌，主要職能活動(dòng)，維護(hù)國(guó)家、機(jī)關(guān)和職工權(quán)益等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用價(jià)值和憑證價(jià)值，是各機(jī)關(guān)形成文件的重點(diǎn)和核心。 準(zhǔn)確理解保管期價(jià)值的鑒定是文書檔案管理歸檔文件整理工作的難點(diǎn)。規(guī)定把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時(shí)，突出以本機(jī)關(guān)文件為主（

13、即以我為主），在操作時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)每級(jí)文件（上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)）文件進(jìn)行兩分制： 上級(jí)機(jī)關(guān)文件：針對(duì)本機(jī)關(guān)的文件或?qū)儆诒緳C(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的永久保存。如同級(jí)黨委、政府關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)或人員的表彰文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)主管業(yè)務(wù)工作的規(guī)劃、意見、批復(fù)等。其他需要貫徹執(zhí)行或查考的保存10年。 本機(jī)關(guān)文件：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具體清晰） 同級(jí)機(jī)關(guān)文件：非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。 下級(jí)機(jī)關(guān)文件：報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告保存30年，一般的保存10年。五）文書檔案管理排列 1、把同一年度、同一保管期限的

14、文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號(hào)分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。 2、在同一保管期限內(nèi)，把同一機(jī)構(gòu)（或問題、文號(hào)）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作，同一個(gè)會(huì)議）的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”整理原則的體現(xiàn)。排列順序應(yīng)保持相對(duì)固定。 3、最后在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)、問題或文號(hào)內(nèi)按成文時(shí)間的生后順序排列。 （六）文書檔案管理編號(hào) 文書檔案管理歸檔文件編號(hào)是指將文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在文書檔案管理歸檔文件上注明。編號(hào)是編目工作的起

15、點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些 HYPERLINK /news/list_13_13.html o 財(cái)務(wù)系統(tǒng) t _blank 系統(tǒng)工作的成果。通過編號(hào)，使文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。件號(hào)即文件的排列順序號(hào)，它是反映文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置和固定文書檔案管理歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。 文書檔案管理歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護(hù)文件正本的原貌。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)

16、目。 1、全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。檔案室如沒有全宗號(hào)可暫時(shí)不填。 2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2008。 3、保管期限：文書檔案管理歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。 4、件號(hào)：文書檔案管理歸檔文件的排列順序號(hào)。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續(xù)編號(hào)，各期限分別編流失號(hào)（即每年分期限共編三條流水號(hào)）。 件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件，分別在文書檔案管理歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)；按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注，每種保管期限各編一個(gè)流水順序號(hào)，如2007年永久件號(hào)：1、2、382 30年件

17、號(hào)：1、2、373 10年件號(hào)：1、2、3243 館編件號(hào)待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據(jù)需要填寫。 （七）文書檔案管理編目 文書檔案管理歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制文書檔案管理歸檔文件目錄。 文書檔案管理歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。通過檢查復(fù)文來實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)來文的查找。 文書檔案管理歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。 1、件號(hào)：填寫室編件號(hào)。 2、責(zé)任者：指發(fā)文的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，如“海南省紀(jì)委“，不能使用“本廳”、“省教育廳”等含義不明，難判斷的簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文

18、責(zé)任者過多時(shí)，可適應(yīng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。以體現(xiàn)“以我為中心”的精神。未署責(zé)任者的文書檔案管理歸檔文件，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容形式等特征加以考證并填寫。 3、文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成。如瓊府辦2008198號(hào)、瓊郵管200868號(hào)，沒有發(fā)文字號(hào)的不填寫。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫諸如“會(huì)議文件之一”等文件順序號(hào)，亦不得填寫“情況反映”等刊物名冊(cè)。 4、題名：即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有題名或題名不規(guī)范的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容，重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，外加“”號(hào)附于原標(biāo)題之后。如海南省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)檔發(fā)200818號(hào)文件的通知，應(yīng)重?cái)M

19、提題名并抄錄為海南聲省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家檔案局關(guān)于汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見的通知。 5、日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的數(shù)字可回行填寫，如20080708。 6、頁數(shù)：每一件文書檔案管理歸檔文件的總頁數(shù)、文件中有圖文的頁面為一頁。 7、備注：用于填寫文書檔案管理歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時(shí)，可在備注欄中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填寫入備考表中。 （八）文書檔案管理裝盒 裝盒是將文書檔案管理歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫備考表、

20、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。 1、裝盒要求：文書檔案管理歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與文書檔案管理歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)找到文件實(shí)體。檔案利用完畢后歸位時(shí)，同樣要注意將其按件號(hào)順序裝入相應(yīng)檔案盒中，否則，在以件為單位進(jìn)行管理的情況下，一旦歸位錯(cuò)誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。 2、檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，各立檔單位應(yīng)到各級(jí)檔案行政管理部門購買或向河北省國(guó)昌檔案用品廠直接訂購。以保證檔案盒制成材料的質(zhì)量。 3、檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止

21、件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。其中起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“/”號(hào)連接。 4、備考表放在盒內(nèi)所有文書檔案管理歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)文書檔案管理歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文書檔案管理歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢后文書檔案管理歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說明。進(jìn)行文書檔案管理歸檔文件整理時(shí)，如某件文件須說明的情況復(fù)雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細(xì)說明，并在目錄相關(guān)條目的備注項(xiàng)中加“*”號(hào)

22、標(biāo)示。 整理人：填寫負(fù)責(zé)整理文書檔案管理歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。 檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查文書檔案管理歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。 日期：填寫文書檔案管理歸檔文件整理完畢的日期。 （九）文書檔案管理編制檢索工具 1、歸檔說明（全宗說明）內(nèi)容包括本單位主要工作職能、本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置情況（領(lǐng)導(dǎo)班子、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)任職情況）本年度主要工作概況、本年度文書檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數(shù)量，有何缺陷）。 2、打印文書檔案管理歸檔文件目錄（采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份）。編制封面，并根據(jù)需要分

23、保管期限與歸檔說明（全宗說明）裝訂成冊(cè)：歸檔說明（全宗說明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說明（全宗說明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。文書檔案管理歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項(xiàng)目。 全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年 保管期限：根據(jù)目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年如何制訂客戶檔案管理制度？客戶檔案管理是企業(yè)營(yíng)銷管理的重要內(nèi)容，是營(yíng)銷管理的重要基礎(chǔ)。而不能把它僅僅理解為是客戶資料的收集、整理和存檔。建立完善的客戶檔案管理系統(tǒng)和客戶管理規(guī)程，對(duì)于提高

24、營(yíng)銷效率，擴(kuò)大時(shí)常占有率，與交易伙伴建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的業(yè)務(wù)聯(lián)系，具有重要的意義。 一、客戶檔案管理對(duì)象 客戶檔案管理的對(duì)象就是你的客戶，即企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來的直接客戶與間接客戶。它們都應(yīng)納入企業(yè)的客戶管理系統(tǒng)。 1、從時(shí)間序列來劃分：包括老客戶、新客戶和未來客戶。以來客戶和新客戶為重點(diǎn)管理對(duì)象。 2、從交易過程來劃分：包括曾經(jīng)有過交易業(yè)務(wù)的 HYPERLINK /news/list_9_12.html o 客戶經(jīng)理 t _blank 客戶、正在進(jìn)行 HYPERLINK /news/list_11_17.html o 房地產(chǎn)交易 t _blank 交易的客戶和即將進(jìn)行交易的客戶。對(duì)于第一類客戶，

25、不能因?yàn)榻灰字袛喽艞墝?duì)其的檔案管理；對(duì)于第二類的客戶，需逐步充實(shí)和完善其檔案管理內(nèi)容；對(duì)于第三類客戶，檔案管理的重點(diǎn)是全面搜集和整理客戶資料，為即將展開的交易業(yè)務(wù)準(zhǔn)備資料。 3、從客戶性質(zhì)來劃分：包括政府機(jī)構(gòu)（以國(guó)家采購為主）、特殊公司（與本公司有特殊業(yè)務(wù)等）、普通公司、顧客（個(gè)人）和交易伙伴等。這類客戶因其性質(zhì)、需求特點(diǎn)、需求方式、需求量等不同，對(duì)其實(shí)施的檔案管理的特點(diǎn)也不盡相同。 4、從交易數(shù)量和市場(chǎng)地位來劃分：包括主力客戶（交易時(shí)間長(zhǎng)、交易量大等），一般客戶和零散客戶。不言而喻，客戶檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)放在主力客戶上。 總之，每個(gè)企業(yè)都或多或少的擁有自己的客戶群，不同的客戶具有不同的特點(diǎn)，

26、對(duì)其的檔案管理也具有不同的做法，從而形成了各具特色的客戶檔案管理系統(tǒng)。 二、客戶檔案管理內(nèi)容 正如客戶自身是復(fù)雜多樣的一樣，客戶檔案管理的內(nèi)容也是復(fù)雜的，不能一概而論。歸納起來將，客戶檔案管理的基本內(nèi)容包括以下幾項(xiàng)： 1、客戶基礎(chǔ)資料。即 HYPERLINK /news/list_12.html o 企業(yè) t _blank 企業(yè)所掌握的客戶的最基本的原始資料，是檔案管理應(yīng)最先獲取的第一手資料。這些資料，是客戶檔案管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)?？蛻糍Y料的獲取，主要是通過推銷員進(jìn)行的客戶訪問搜集起來的。在檔案管理系統(tǒng)中，大多是建立客戶卡或客戶管理卡的形式出現(xiàn)。 客戶基礎(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；所有

27、者、經(jīng)營(yíng)管理者、法人（這三項(xiàng)應(yīng)包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng)業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。 2、客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿Α⒔?jīng)營(yíng)觀念、經(jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷售額等）、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。 3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷售實(shí)績(jī)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。 4、交易活動(dòng)現(xiàn)狀。主要包括棵客戶的銷售活動(dòng)狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來的對(duì)策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題等。 以上四方面構(gòu)成了客戶檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，客戶檔案管理基本上是圍

28、繞著這四方面展開的。 三、客戶檔案管理方法 1、建立客戶檔案管理卡。作為客戶檔案管理的基礎(chǔ)工作，是建立客戶檔案卡（又稱客戶卡、客戶管理卡、客戶資料卡等）。采用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。 客戶檔案卡主要記載各客戶的基礎(chǔ)資料，這種資料的取得，主要有三種形式： 由推銷員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和客戶訪問時(shí)整理匯總。 向客戶寄送客戶資料表，請(qǐng)客戶填寫。 委托專業(yè)調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)查。然后根據(jù)這三種渠道反饋的信息，進(jìn)行整理匯總，填入客戶檔案卡。 在上述三種方式中，第一種方式是最常用的。第二種方式由于客戶基于商業(yè)秘密的考慮，不愿提供全部詳實(shí)的資料，或者由于某種動(dòng)機(jī)夸大某些數(shù)字（如企業(yè)實(shí)力等），所以對(duì)這

29、些資料應(yīng)加以審核。但一般來將，由客戶提供的基礎(chǔ)資料絕大多數(shù)是可信的且應(yīng)比較全面。第三種方式主要是由于用于搜集較難取得的客戶資料，特別是危險(xiǎn)客戶的信用狀況等，但需要支付較多的費(fèi)用。 通過推銷員進(jìn)行客戶訪問建立客戶 HYPERLINK /news/list_1_28.html o 檔案管理 t _blank 檔案卡的主要做法是：編制客戶訪問日?qǐng)?bào)（或月報(bào)），由推銷員隨身攜帶，在進(jìn)行客戶訪問時(shí)，即時(shí)填寫，按規(guī)定時(shí)間上報(bào)，企業(yè)匯總整理，據(jù)此建立分客戶的和綜合的客戶檔案。除外，還可編制客戶業(yè)務(wù)報(bào)表和對(duì)可客戶銷售報(bào)表，以從多角度反映客戶狀況。 為此，需制訂推銷員客戶信息報(bào)告制度（其中包括日常報(bào)告、緊急報(bào)告和

30、定期報(bào)告）。需制定推銷員客戶信息報(bào)告規(guī)程。 2、客戶檔案管理分類。利用上述資料，將企業(yè)擁有的客戶進(jìn)行科學(xué)的分類，目的在于提高銷售效率，促進(jìn)企業(yè)營(yíng)銷工作更順利地展開。 客戶檔案管理分類的主要內(nèi)容包括： .客戶性質(zhì)分類。分類的標(biāo)識(shí)有多種，主要原則是便于 HYPERLINK /news/list_3.html o 銷售 t _blank 銷售業(yè)務(wù)的展開。如按所有權(quán)，劃分（全民所有制、集體所有制、個(gè)體所有制、股份制、合資等）；按客戶性質(zhì)劃分（批發(fā)店、零售商、代理店、特約店、連鎖店、專營(yíng)店等）；按客戶地獄劃分（商業(yè)中心店、交通樞紐店、居民區(qū)店、其他店鋪等）；按顧客的實(shí)際情況，確定客戶等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)有客戶

31、分為不同的等級(jí)，以便于對(duì)客戶進(jìn)行商品管理、銷售管理和貨款回收管理。 .客戶等級(jí)分類。企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況，確定客戶等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)有客戶分為不同的等級(jí)，以便于進(jìn)行商品管理、銷售管理和貨款回收管理。 .客戶路序分類。為便于推銷員巡回訪問、外出推銷和組織發(fā)貨，首先將客戶劃分為不同的區(qū)域。然后，再將各區(qū)域內(nèi)的客戶按照經(jīng)濟(jì)合理原則劃分出不不同的路序。 3、客戶檔案管理構(gòu)成分析。利用各種客戶資料，按照不同的標(biāo)識(shí)，將客戶分類，分析其構(gòu)成情況，以從客戶角度全面把握本公司的營(yíng)銷狀況，找出不足，確定營(yíng)銷重點(diǎn)，采取對(duì)策，提高營(yíng)銷效率。 客戶構(gòu)成分析的主要內(nèi)容包括： 銷售構(gòu)成分析。根據(jù)銷售額等級(jí)分類，分析在公司的銷售額中

32、，各類等級(jí)的客戶所占比重。并據(jù)此確定未來的營(yíng)銷重點(diǎn)。 商品構(gòu)成分析。通過分析企業(yè)商品總銷售量中，各類商品所占的比重，以確定對(duì)不同客戶的商品銷售重點(diǎn)和對(duì)策。 地區(qū)構(gòu)成分析。通過分析企業(yè)總銷售額中，不同地區(qū)所占的比重。借以發(fā)現(xiàn)問題，提出對(duì)策，解決問題。 客戶信用分析。在客戶信用等級(jí)分類的基礎(chǔ)上，確定對(duì)不同客戶的交易條件、信用限度和交易業(yè)務(wù)處理方法。 四、客戶檔案管理應(yīng)注意問題 在客戶檔案管理過程中，應(yīng)注意下列問題： 1、客戶檔案管理應(yīng)保持動(dòng)態(tài)性?？蛻魴n案管理不同于一般的檔案管理。如果一經(jīng)建立，即置之不顧，就失去了其意義。需要根據(jù)客戶情況的變化，不斷地加以調(diào)整，消除過舊資料；及時(shí)補(bǔ)充新資料，不斷地對(duì)

33、客戶的變化，進(jìn)行跟蹤記錄。 2、客戶檔案管理的重點(diǎn)不僅應(yīng)放在現(xiàn)有客戶上，而且還應(yīng)更多地關(guān)注未來客戶或潛在客戶，為企業(yè)選擇新客戶，開拓新市場(chǎng)提供資料。 3、客戶檔案管理應(yīng)“用重于管”，提高檔案的質(zhì)量和效率。不能將客戶檔案束之高閣，應(yīng)以靈活的方式及時(shí)全面地提供給推銷人員和有關(guān)人員。同時(shí)，應(yīng)利用客戶檔案，作更多的分析，使死檔案變成或資料。 確定客戶檔案管理的具體規(guī)定和辦法?？蛻魴n案不能秘而不宣，但由于許多資料公開會(huì)直接影響與客戶的合作關(guān)系，不宜流出企業(yè)，只能供內(nèi)部使用。所以，客戶檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理，并確定嚴(yán)格的查閱和利用的管理辦法。加強(qiáng)企業(yè)合同檔案管理企業(yè)合同檔案管理是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各

34、項(xiàng)活動(dòng)中與自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。企業(yè)合同檔案管理是維護(hù)當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)，打造誠(chéng)信企業(yè)，塑造企業(yè)形象的依據(jù)。各市地檔案局，省農(nóng)墾總局、省森工總局、哈爾濱鐵路局、?。ㄖ校┲庇嘘P(guān)單位檔案部門： 企業(yè)合同檔案管理是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和 HYPERLINK /news/list_1.html o 管理 t _blank 管理等各項(xiàng)活動(dòng)中與自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。企業(yè)合同檔案管理是維護(hù)當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)，打造誠(chéng)信企業(yè)，塑造企業(yè)形象的依據(jù)；是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障；是當(dāng)事人重要的法律憑證；同時(shí)也是維護(hù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序正常運(yùn)轉(zhuǎn)，打造誠(chéng)信龍江，構(gòu)建和諧社會(huì)的重要基礎(chǔ)。 為加強(qiáng)企業(yè)合同檔案管理，使合同檔案管理更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)和我省的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，現(xiàn)就合同檔案管理有關(guān)問題通知如下： 一、企業(yè)合同檔案管理部門要把合同作為企業(yè)檔案的重要組成部分