外事禮儀類文書課件

1、外事禮儀類文書一、信信在社會公務(wù)和私人交往中，占有重要地位，是人們交流信息、研究問題、商討事情、溝通思想的一種不可缺少的重要書面工具。它可以分為一般書信和公用書信兩種。用來聯(lián)系公務(wù)、具有一定的使用范圍和特定格式要求的信稱為公用書信。公用書信的種類很多，如介紹信、證明信、推薦信、求職信、慰問信等。公用書信的總的寫作要求：1、名稱：通常在第一行的正中寫上公用書信的名稱，第二行寫稱謂，完整的姓名或單位名稱、稱呼、修飾語（尊敬的、親愛的）組成。2、正文：正文的內(nèi)容要單一 、集中，體現(xiàn)出各種公用書信的特點，如賀信，祝賀什么、為什么值得祝賀、被祝賀的事情的重要意義；又如感謝信，一定要感謝對方給了自己什么關(guān)

2、心、支持、幫助，致感謝之情意。3、致敬語：主要寫表示良好祝愿的詞。4、簽名：信的署名一般寫在低于致敬語一、二行的右下方。5、日期：寫在低于署名一、二行的右下方，年、月、日要寫全。介紹信介紹信是機(jī)關(guān)、團(tuán)體派人到對方聯(lián)系、了解、辦理、磋商事情所帶的本機(jī)關(guān)、團(tuán)體的一種社交書信。它主要起介紹作用，使雙方認(rèn)識、憑介紹信接洽工作。同時也起證明作用，證明被介紹者的身份。形式。一般有三種形式：1、用一般公文信紙寫的普通介紹信。2、鉛印成文，不留存根的印刷介紹信。3、鉛印成文，帶存根的印刷介紹信。必須寫清楚的內(nèi)容：對方單位的名稱或?qū)Ψ截?fù)責(zé)人的稱呼；被介紹者的名稱、人數(shù)、身份等；接洽什么事情，有什么要求等；涉及到

3、一定保密范圍的事項，還要注明聯(lián)系人的政治面貌、職務(wù)、級別等；本單位名稱和開介紹信日期、介紹信有效期，最后要蓋公章。注意事項：1、情況必須真實，不準(zhǔn)冒名頂替。2、接洽的事項要簡明扼要，一清二楚。3、介紹信是一法定的證件，一般有上下或左右兩聯(lián)，以便查證，加蓋公章時一定要騎縫線上蓋章。4、落款與正文不要相距太寬，以防止漏洞。證明信證明信是單位與單位之間，證明本單位有關(guān)人員的身份、經(jīng)歷、學(xué)歷或者由單位出面證明有關(guān)事宜的真實情況的一種書信。證明信的寫法與介紹信相似，只是在“證明”的內(nèi)容上，要詳細(xì)一些。在格式上，有固定形式和非固定形式兩種。固定形式的證明信，通常是證明出差人員的身份，作為隨身攜帶的一種證件

4、，以便為出差人員提供方便。非固定形式的證明信要證明的內(nèi)容一般是一件事情，如證明身世、經(jīng)歷或與本單位有關(guān)的事件等，它可以由單位名義發(fā)出，也可以由個人名義寫，由單位領(lǐng)導(dǎo)人簽意見，并加蓋公章。例文證明信 趙青山，男，四川重慶人。1940年10月5日生。1959年9月起在我校生物系學(xué)習(xí)，1963年7月畢業(yè)，并發(fā)給畢業(yè)文憑（文憑登記第633130號）。 特此證明。 xx大學(xué) 一九九九年十月六日注意事項：必須對被證明的人或要證明的事認(rèn)真負(fù)責(zé)，言必有據(jù)。用語必須準(zhǔn)確，不可模棱兩可。不要用鉛筆、紅筆書寫，如有涂改必須加蓋公章。應(yīng)留存根底稿，以備日后查證。推薦信推薦信是單位和個人與有關(guān)方面，從有利于工作出發(fā)，把

5、好人或事向?qū)Ψ脚e薦，希望任用或接受時使用的一種書信。注意事項：1、理由充分。如推薦某人做什么事，一定要把推薦的原因或出發(fā)點說足，以便對方聯(lián)系實際情況考慮推薦的必要性和合理性。2、提法要有分寸，不說過頭的話，不提過高 的要求。3、實事求是。4、語言要精煉，不要長篇大論。例文推薦信 Xx省教育廳： 李明亮是我校物理系2000級畢業(yè)生，學(xué)習(xí)期間，熱愛黨、熱愛祖國，堅持四項基本原則，關(guān)心集體，刻苦學(xué)習(xí)，成績優(yōu)秀，有一定的科研能力，曾在?？习l(fā)表過兩篇科研論文，能閱讀英語書籍，并能用英語寫作，但口語較差。積極參加體育活動，并兩次評為?！叭脤W(xué)生”和優(yōu)秀團(tuán)干部。 希望能將該生分配在大學(xué)，從事教學(xué)、科研工作

6、。 此致 敬禮 xx大學(xué)人事處 一九九五年五月求職信求職信上寫信人出于某種原因，試圖謀求一份理想工作而給有關(guān)方面寫的一種書信。注意事項：1、要素要齊全：目標(biāo)、緣起、條件、附件（個人簡歷、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、單位推薦信、課程成績、證書等）。2、要善于收集求職信息。3、要有針對性。針對讀信人的心理和針對作者的求職目標(biāo)寫。4、措詞要有分寸。切忌自吹自擂，不可過分謙虛，不可談套話、恭維話。5、簡短。個人簡歷本人資料：姓名、性別、年齡、民族、學(xué)歷、政治面貌、聯(lián)系地址、聯(lián)系電話學(xué)歷情況獲獎情況社會工作語言水平社會實踐計算機(jī)能力愛 好特 長綜合素質(zhì)及能力自我評價求職意向邀請信在我們從事社交、外事工作時，常常

7、要邀請朋友參加宴會、酒會或其他活動，非正式場合可以面邀或者電話邀請。而在比較正式的場合，則需要發(fā)邀請信，以示鄭重。邀請信一般要寫的簡明扼要，信中對邀請者表示問候，說明邀請的原因和活動的內(nèi)容，介紹活動安排的細(xì)節(jié)，請對方確認(rèn)能否應(yīng)邀。邀請信要寫得誠懇、熱情，使對方感到邀請者的誠意而愉快地接受邀請。例文 中國醫(yī)科大學(xué)校長xxx邀請 日本xx醫(yī)學(xué)院院長xxx來校參觀的函東京日本xx醫(yī)學(xué)院院長xxx先生： x x醫(yī)學(xué)院副院長xxx博士已向我轉(zhuǎn)告了您有意于11月份訪問我校一事。我非常高興能向您和您的代表團(tuán)發(fā)出邀請，并歡迎您在隨同日本高等學(xué)校教育代表團(tuán)訪問中國期間來我校參觀。 有關(guān)具體日程問題，請與 xxx博士聯(lián)系，他將為您安排活動日程，這樣可使您的代表團(tuán)對我校以及共同感興趣的問題，有一個透徹的了解。 我們將為您及您的代表團(tuán)提供在沈陽的食宿和交通費用。 順祝最良好的祝愿！ 中國醫(yī)科大學(xué)校長xxx 二00二年九月九日于沈陽接受邀請函X x x先生： 承蒙盛情邀請共進(jìn)晚餐，甚為感謝。您提出的兩個日期，如能定在x月x日，對我將更為適合。我期待著與您愉快的見面。 祝您 身體健康 xxx x年x月x日拒絕邀