會議管理制度-XCMC

1、Word - 8 -會議管理制度-XCMC 文件名稱：會議管理制度 文件編號：XCMCAR013 第6頁 共6頁 版本號 B 修改次第 00 總頁數(shù) 5 文件編號 XCMC-AR-013 保密等級 無 會議管理制度 編制： 審核： 批準： 生效日期： 總 則 第一條 目的 為了對公司內(nèi)的會議舉行合理管理，做到簡明高效地召開會議，特制定本制度。 其次條 適用范圍 本制度適用于公司層面召開會議所須遵守的程序、規(guī)章和辦法。公司會議包括：重要會議（泛指以公司級規(guī)模進行，對公司經(jīng)營管理活動有重大影響的會議）如：公司員工大會、總經(jīng)理辦公會議：公司性的專業(yè)會議（經(jīng)營活動分析會等公司性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會）等。

2、 第三條 職責(zé) 行政管理部作為公司級會議管理職能部門，監(jiān)督檢查本制度的貫徹落實，其他相關(guān)部門作為公司級會議主辦部門，根據(jù)本制度規(guī)定要求召開會議。 詳細程序 第五條 申報與審批 各會議主辦部門需要召開會議時，應(yīng)事先提出申請，并與相關(guān)部門舉行交流，確認是否具備召開會議的條件，特殊是參會人員是否可以按時參與會議、所需會議場地是否可以提供等。 普通會議可向部門經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理或總經(jīng)理口頭提出申請。重要會議（資金投入3000元以上；參與人員200人以上，或者公司高層領(lǐng)導(dǎo)參與的其他重要會議）應(yīng)由相關(guān)部門預(yù)先做出會議計劃，報部門經(jīng)理、行政管理部經(jīng)理或總經(jīng)理審批。 重要會議申請被批準后，應(yīng)口頭通知或書面抄送

3、行政管理部政務(wù)管理科備案。 第六條 組織與實施 會議場地預(yù)備：由申請人在會前填寫會議（活動）場地需求申請表，重要會議應(yīng)提前1天將審批后的申請表交行政管理部行政事務(wù)科，做好召開會議的有關(guān)預(yù)備工作做好場地布置預(yù)備工作。重要會議由會議主辦部門牽頭按計劃支配相關(guān)部門做好預(yù)備工作。 會議通知：會議主辦部門按照會議內(nèi)容要求向有關(guān)人員發(fā)出通知，明確開會的時光、地點、主題、出列席人員名單及應(yīng)作的預(yù)備。參會人員如不能準時到會，應(yīng)事先向主辦部門領(lǐng)導(dǎo)請假，獲批準后可指定其他人員代替。 會議簽到與記錄：召開會議時，會議主辦部門應(yīng)事先預(yù)備好會議簽到表供與會人員舉行簽到。同時，會議主辦部門應(yīng)支配專人對會議舉行記錄，整理有

4、關(guān)資料。對于總經(jīng)理辦公會議和部門經(jīng)理聯(lián)系會議，假如沒有特殊指定人員，則由總經(jīng)理秘書負責(zé)記錄和支配簽到。 會議相關(guān)活動支配：如會議期間涉及到與會人員或客人的食宿，會議主辦部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)程序做好支配，以確保會議的正常舉行和相關(guān)方愜意。 第七條 會議后續(xù)工作 會議決議落實：會議結(jié)束后，會議主辦部門應(yīng)對決議落實狀況舉行跟蹤，并準時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報進度狀況，重要打算措施的完成進度應(yīng)上報公司總經(jīng)理。如決議落實過程中浮現(xiàn)異樣狀況，主辦部門應(yīng)向有關(guān)部門交流聯(lián)絡(luò)，以確定下一步措施。 資料歸檔保管：會議資料（包括會議簽到表、會議記錄、決議完成狀況記載等）原則上由各部門文件管理員負責(zé)收集保管，如有特別緣由，可支配其他

5、人員負責(zé)保管，但必需有記錄、有清單，確保會議資料的平安完整?？偨?jīng)理辦公會議和部門經(jīng)理聯(lián)席會議的有關(guān)資料、會議紀要等由總經(jīng)理秘書負責(zé)保管。行政管理部不定期抽查各部門會議資料的保管狀況。 第三章 附 則 第八條 本制度由行政管理部負責(zé)解釋。 第九條 本制度自批準之日起落實，原有會議管理程序同時廢止。 第十條 附錄 A 會議（活動）場地需求申請表 B 會議簽到表 附錄A 會議（活動）場地需求申請表 版次：A/1 編號：XCMC-AF-021 申請部門 申請人 場 地 主題 參與人數(shù) 使用時光 具 體 要 求 （需要請打 ，并填寫詳細要求；不需要請打 ） 項目 是否需要 詳細要求 責(zé)任人 主席臺 座位 個 麥克風(fēng) 座位 個 電腦（投影） 音響 錄音 攝影 攝像 會標 布標 標語 投影標 茶水 杯 礦泉水 瓶 服務(wù)員 個 綠化盆景 盆 鮮花 盆 食宿要求 資料預(yù)備 其他 部門經(jīng)理看法： 簽名： 日期： 行政管理部經(jīng)理看法： 簽名： 日期： 備注： 備注：普通會議至少提前半天，重要會議至少提前一天提交此表。此表填好后交行政事務(wù)務(wù)管理科預(yù)備。 編號：XCMC-AR-013 版 本 號 A 會議管理制度 修 改 次 第 0001 頁次/總頁數(shù) 4/5 附件B 會 議 簽 到 表 版次：A/0 編號：XCMC-AF-022 會議名稱 主持人 時光 參 加 人 員 部門 工號