公司辦公室行為規(guī)范制度

1、Word - 6 -公司辦公室行為規(guī)范制度 公司辦公室行為規(guī)范制度 一、著裝方面 1、在天天早上上班的頭非常鐘內(nèi)，每位員工必需檢查衣著及儀容儀表和個(gè)人區(qū)域的衛(wèi)生干凈狀況。全部員工上班應(yīng)衣著正式、搭配得體、從頭到腳請(qǐng)適當(dāng)修飾。 2、男士除七、八兩月外，一律著西裝、西褲、領(lǐng)帶及正規(guī)襯衫和皮鞋。每月維修鬢角一到二次。 3、女士一律著職業(yè)化服飾，化淡妝。 二、維護(hù)干凈 1、公共衛(wèi)生由公司請(qǐng)專人打掃，請(qǐng)各位同事自覺維護(hù)整潔、干凈的辦公環(huán)境。 2、每位員工必需負(fù)責(zé)所分配文件柜的內(nèi)外干凈，并保持柜門的關(guān)閉。下班時(shí)要整理整理好桌子的文件，資料等整齊地?cái)[放在桌上，將文件柜上鎖，將當(dāng)天的垃圾清理掉。員工的工作日記

2、和重要文件等在下班后或人離開辦公室后都必需鎖進(jìn)各人的抽屜和文件柜里。交一把備用鑰匙給行政部保管。 3、員工離開辦公桌或會(huì)議室，必需將所坐的辦公椅收回桌子放好。 4、注重保持地面整潔，若有東西掉落地面應(yīng)準(zhǔn)時(shí)處理。 5、在使用了傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)后，所產(chǎn)生的錯(cuò)誤報(bào)告或廢紙等，該使用者必需馬上處理，或扔掉或收作草稿紙；傳真后的稿件，發(fā)傳真者必需立刻拿走。不能堆放在傳真機(jī)和復(fù)印機(jī)上面或附近。 6、辦公室內(nèi)必需保持寧靜，不得高聲談話，通電話時(shí)也必需注重音量，不能影響他人工作和公司整體形象。相互之間的交談保持1米的距離以內(nèi)。 7、有商業(yè)推銷上門，若無意接待，請(qǐng)立刻否決，不要糾纏。若故意接待或 客戶來訪，請(qǐng)?jiān)陂T

3、口洽談室或會(huì)議室里會(huì)談，但也須注重音量，不允許在辦公區(qū)域里接待。辦公室特地支配人員送茶水等 三、公司的財(cái)產(chǎn)和財(cái)物 1、員工應(yīng)愛惜公司的財(cái)產(chǎn)和財(cái)物，包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打字機(jī)、碎紙機(jī)、手機(jī)和電話機(jī)等，必需愛護(hù)使用。如有損壞，照價(jià)修理、照價(jià)賠償。公司發(fā)的文具等，如計(jì)算器、筆、本子等，員工必需保管好。 2、電腦及打印機(jī)的清潔及普通的維護(hù)由在座使用的員工負(fù)責(zé)。天天最后離開辦公室的員工應(yīng)注重將每臺(tái)電腦、復(fù)印機(jī)和打字機(jī)的電源關(guān)掉。 3、電腦的平時(shí)維護(hù)由在座使用的員工負(fù)責(zé)，另有專人舉行電腦的維護(hù)。 4、公司的電腦、傳真、打字機(jī)以及復(fù)印機(jī)原則上不能用于私人用途。若有特別緣由，須事先提出。 5、公

4、司配備的手提電腦不能擅自帶回家中使用。 6、原則上不能將非本公司成員帶來本公司，更不能任意使用公司的電腦和資料等。如有特別狀況，必需事先匯報(bào)同意。 四、通訊和快件 1、公司電話和手機(jī)不能用于私人通話，家在外地的員工每兩周可在歇息時(shí)光與家里通話一次，原則上不超過5分鐘。日常的通話都必需長話短說，言簡(jiǎn)意賅，清晰明白，控制音量。 2、由公司支配專人在天天下班前將當(dāng)天傳真報(bào)告打出，用透亮文件夾裝好放在傳真機(jī)旁邊，以便各業(yè)務(wù)員查看。每月的傳真報(bào)告由專人管理，準(zhǔn)時(shí)整理、回收。 3、寄國際快遞包括EMS、UPS、DHL等，由行政部支配專人統(tǒng)一收發(fā)并記下，寄出之前必需經(jīng)部門經(jīng)理簽字。國內(nèi)速遞也由行政部統(tǒng)一收發(fā)

5、并記下，國內(nèi)重要快件使用簽收回執(zhí)，確?？旒桨?。全部寄到公司的快件都由行政部簽收（周末或節(jié)假日送來的快件由加班人員或在辦公室的員工負(fù)責(zé)簽收），并在專用交接本上記下后交給收件人，并請(qǐng)收件人簽收。發(fā)票和回單拿來時(shí)，經(jīng)手人必需仔細(xì) 核對(duì)清晰后再交給財(cái)務(wù)統(tǒng)一支付。 五、平時(shí)工作 1、例行工作 1.1樣品的堆放，各業(yè)務(wù)員在獲得樣品后，請(qǐng)將樣品放入指定的柜子。樣品建立跟蹤系統(tǒng)，電子部和化工部分離支配專人在各自的樣品本上記下，注明客戶名稱、樣品型號(hào)和數(shù)量、樣品來源、郵寄號(hào)碼等，以備查詢。付費(fèi)樣品須注明狀況和目的地。 1.2快件單子、各類信封和報(bào)銷憑證，各位員工使用好后請(qǐng)放回指定的抽屜，不要相互混淆。 1.3

6、公司員工應(yīng)注重將個(gè)人物品、資料，重要文件等置放妥善。嚴(yán)格遵守與公司簽訂的保密協(xié)議，不得以任何方式將保密內(nèi)容泄露到保密范圍以外（包括公司內(nèi)部員工）。 1.4前臺(tái)接待人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，不讓無關(guān)人員進(jìn)入公司。 1.5公司員工接待外來客人時(shí)，普通支配在會(huì)議室，進(jìn)入辦公室應(yīng)有人伴隨，并注重不讓其任意走動(dòng)、坐在位子上翻看各種文件資料或使用公司電腦。 1.6公司各類印章由行政部管理，印章須加鎖保存。印章原則上只允許在辦公室使用，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得將公章帶出辦公室。使用印章必需記下，具體注明用印事由、數(shù)量、申請(qǐng)人、用印日期。 2、業(yè)務(wù)工作 2.1每月5日前交上一個(gè)月的工作小結(jié)，由總經(jīng)理支配召開部門例會(huì)。 2.

7、2開展新業(yè)務(wù)之前，必需提交一份客戶的資信調(diào)查報(bào)告給總經(jīng)理，包括商業(yè)信用、有效商業(yè)信息及銀行信用等。并且交給財(cái)務(wù)部。 2.3為防范風(fēng)險(xiǎn)，公司對(duì)信用證明行統(tǒng)一管理。業(yè)務(wù)員收到信用證后先認(rèn)真審證，盡量避開對(duì)我方不利的因素。財(cái)務(wù)部對(duì)信用證舉行記下復(fù)印一份交給財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理并由財(cái)務(wù)再次審核。 2.4全部與客戶往來的重要函件，包括電子郵件和傳真等，都必需抄送一 份給總經(jīng)理。 2.5全部單證、單據(jù)的審核包括提單確實(shí)認(rèn)等都必需經(jīng)過兩個(gè)人的雙重審核方可放行。 2.6每個(gè)人把自己手頭的文件，按每個(gè)客戶做成一份文件夾，里面的文件按時(shí)光挨次羅列，日期最近的放在最前面。每年年初將上年度前半年的文件整理成檔案盒，里面的文件

8、羅列挨次與文件夾相同，交到行政部統(tǒng)一保管。 六、電話舉止 1電話鈴響時(shí)總機(jī)接線員須準(zhǔn)時(shí)轉(zhuǎn)接，接轉(zhuǎn)電話時(shí)，看清對(duì)方要找的人在什么位置，再幫他轉(zhuǎn)到就近的分機(jī)，不需要再大聲提醒這個(gè)人。其他人員不要在總機(jī)處接聽電話。 2盡量向?qū)Ψ絺鬟f尊嚴(yán)和禮貌的訓(xùn)練有素的聲音。對(duì)對(duì)方談的事情要表示出愛好，以清楚的聲音回答。肯定不要提升嗓門。 3在電話機(jī)旁常備有便箋和筆。假如有須要讓對(duì)方稍等，要有禮貌的告知對(duì)方?；蛘咭欢ㄒㄒ恍r(shí)光尋覓所需的信息資料時(shí)，應(yīng)咨詢對(duì)方是否由你回電，若對(duì)方不肯掛斷，能夠輕輕將話筒放在穩(wěn)定的位置，以免對(duì)方聽到一些不舒適的聲音。 4記錄口信應(yīng)盡量逐字逐句記錄下來，記錄下來電者姓名、電話號(hào)碼，來電目的及其他信息。不要焦急，耐心聽對(duì)方講話，假如對(duì)方的話不太理解，能夠哀求對(duì)方重復(fù)一遍。記下在電話記錄箋上，寫明應(yīng)接電話人姓名，來電者電話號(hào)碼等，最后是記錄者的簽名。 5篩選電話時(shí)，要機(jī)敏和氣，以免激怒對(duì)方，注重講話的