公司采購管理制度資料

1、公司采購管理制度資料采購管理制度總則1.1為規(guī)范公司商務(wù)采購工作，特制定本制度。1.2本制度適用于公司的商務(wù)采購/招標(biāo)活動（含辦公用品、工 程、設(shè)備設(shè)施維修/維護(hù)等項(xiàng)目）。采購/招標(biāo)原則2.1嚴(yán)格執(zhí)行詢議價(jià)程序2.1.1采購/招標(biāo)活動，必須由項(xiàng)目需求部門擬定工程、辦公 用品、項(xiàng)目的招標(biāo)書（含項(xiàng)目完成時(shí)間、質(zhì)量要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；2.1.2采購/招標(biāo)活動，必須有三家以上具備合法資質(zhì)的供應(yīng) 商提供報(bào)價(jià)，同時(shí)應(yīng)圍繞供應(yīng)商資信情況進(jìn)行背景調(diào)查，并如實(shí)記 錄；2.1.3在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客 戶群等因素的基礎(chǔ)上，由管理部聯(lián)合采購項(xiàng)目需求部門、財(cái)務(wù)部進(jìn) 行綜合評估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步

2、議定最終價(jià)格及采購/招標(biāo)要求；2.1.4臨時(shí)性應(yīng)急采購/招標(biāo)的項(xiàng)目，須向公司領(lǐng)導(dǎo)電話匯報(bào)， 經(jīng)授權(quán)確認(rèn)后，能夠先予實(shí)施，但應(yīng)于項(xiàng)目實(shí)施之日起五個(gè)工作日 內(nèi)，補(bǔ)充完善相關(guān)審批程序。2.2采購會審、合同會簽制度2.2.1采購/招標(biāo)活動，必須各相關(guān)部門共同參與，調(diào)研匯總各 方意見，形成書面的評估報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，并確認(rèn)最終中標(biāo)單 位；2.2.2采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)采購項(xiàng)目招標(biāo)書相關(guān)要求，擬定 合作協(xié)議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核；2.2.3采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人與中標(biāo)單位溝通并確認(rèn)合作協(xié)議，報(bào) 公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以執(zhí)行。2.3職責(zé)分離2.3.1采購人員不得單獨(dú)實(shí)施貨物、工程項(xiàng)目和服務(wù)的驗(yàn)收；2.3.2采購/招標(biāo)過程中

3、，貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解 決，應(yīng)由管理部、項(xiàng)目需求部門根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，與供應(yīng) 商協(xié)商完成；2.3.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對項(xiàng)目采購/招標(biāo)過程中，相關(guān)費(fèi)用的審核 及評估程序合法性的監(jiān)控。2.4 一致性原則2.4.1采購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購單所列要求規(guī) 格、型號、數(shù)量相一致；2.4.2在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下,采購人員應(yīng)及時(shí)反饋信息，由項(xiàng)目需求部門綜合評估，變更采購 單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，再次向供應(yīng)商發(fā)出采購要約。2.5廉潔制度所有采購人員必須做到：2.5.1自覺維護(hù)公司利益，努力提高采購質(zhì)量，降低采購成本, 提高采購效率；2.5.2加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，增強(qiáng)

4、法治觀念；2.5.3廉潔自律，不能向供應(yīng)商索取或收受回扣；2.5.4嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督；2.5.5工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯(cuò)，不因自身工作失誤給公司造成 損失；2.5.6努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新設(shè)備及市 場信息。采購程序3.1供應(yīng)商的選擇3.1.1供應(yīng)商必須具有合法資質(zhì)（供應(yīng)商評估過程中，參與投 標(biāo)單位應(yīng)提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證明、組織機(jī)構(gòu)代碼證及其它 專業(yè)資質(zhì)證明）；3.1.2對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，管理部應(yīng)較全面地了解掌 握供應(yīng)商的管理狀況、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、售后服務(wù)等方面的情況， 建立供應(yīng)商檔案，做好記錄，會同相關(guān)部門對供應(yīng)商定期進(jìn)行評估和審計(jì)；3.1.3

5、在選擇供應(yīng)商時(shí)，必須進(jìn)行詢議價(jià)程序和綜合評估；供 應(yīng)商為中間商時(shí)，應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資質(zhì)、以往的服 務(wù)對象及客戶評價(jià)情況,供應(yīng)商的報(bào)價(jià)不能作為唯一決定的因素；3.1.4為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩 家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購。3.2采購程序3.2.1固定資產(chǎn)及其它零星物品的申請，由各使用部門報(bào)管理 部統(tǒng)一申請。根據(jù)采購申請流程，由各相關(guān)部門審核，并經(jīng)公司領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可交管理部采購人員實(shí)施采購。3.2.2采購/招標(biāo)活動，應(yīng)嚴(yán)格遵循采購申請流程及標(biāo)準(zhǔn)要求, 由各相關(guān)部門審批。項(xiàng)目采購申請中如果要素不明確者，應(yīng)予退 回。3.2.3采購詢價(jià)、

6、綜合評估、會簽合同，由管理部協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)及 采購/招標(biāo)項(xiàng)目需求部門共同完成，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。項(xiàng)目需求部 門負(fù)責(zé)采購物品的功能及適用性（必要時(shí)可商請外部相關(guān)專業(yè)人士 予以協(xié)助）檢查；3.2.4財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、價(jià)格調(diào)查、合同付款條款的 審核，管理部負(fù)責(zé)合同風(fēng)險(xiǎn)條款的審查、合同條款的談判，付款申 請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時(shí)，與供方和生 產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時(shí)間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及確認(rèn)售 后服務(wù)事宜。3.2.5采購過程中發(fā)生變化時(shí)，項(xiàng)目需求部門出具采購變更申 請，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，交管理部采購人員執(zhí)行。3.2.6采購/招標(biāo)項(xiàng)目需求部門、管理部負(fù)責(zé)出具接收報(bào)告。3.2.7

7、相關(guān)表格后附。3.3付款程序3.3.1管理部根據(jù)付款計(jì)劃提出申請，根據(jù)財(cái)務(wù)付款申請流程, 由部門負(fù)責(zé)人簽字，后附付款明細(xì)單據(jù)、合作協(xié)議，交給財(cái)務(wù)部 審核,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)；3.3.2大宗采購行為（采購/招標(biāo)單價(jià)在500元以上），應(yīng)要求 供應(yīng)商提供開戶行及銀行賬號信息，優(yōu)先考慮銀行轉(zhuǎn)賬支付，原則 上不予現(xiàn)金結(jié)算；3.3.3付款前，必須向供應(yīng)商索要發(fā)票，核對發(fā)票內(nèi)容是否和 合同一致，并填寫發(fā)票明細(xì)單，部門負(fù)責(zé)人簽字，財(cái)務(wù)部審核，公司 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部核銷。違約處理4.1采購人員應(yīng)積極跟進(jìn)項(xiàng)目采購/招標(biāo)項(xiàng)目，確認(rèn)項(xiàng)目交付期， 如可能出現(xiàn)延期,管理部應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門；4.2貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后，由使用者提出書面意見，報(bào)部門負(fù)責(zé) 人審核，交管理部處理。管理部接到意見后，將情況上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)， 并按投訴做緊急處理，及時(shí)以書面形式報(bào)給供應(yīng)商，并電話通知，要 求供應(yīng)商換貨、退貨或變更服務(wù)；4.3合作協(xié)議中，應(yīng)明確合作雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任，及 仲裁和解約條款；4.4管理部與供應(yīng)商協(xié)商不成的，或造成損失的，由財(cái)務(wù)部核算 損失，管理部負(fù)責(zé)追索;追索不成，由法院裁決。審計(jì)監(jiān)督5.1財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對采購全過程進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督、核查和審計(jì)；5.2在采購詢價(jià)、議價(jià)、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結(jié)算過程 中，除有管理