材料設備采購管理手冊

1、材料設備采購治理方法1目的 通過規(guī)范材料設備采購程序，形成各部門和環(huán)節(jié)的有效制衡和協(xié)作，以保證采購活動滿足數(shù)量、質量、成本、交貨期和服務方面的要求。2. 適用范圍公司確定自行采購的材料設備。凡是金額達到招標條件的材料設備采購項目必須嚴格執(zhí)行招標治理方法來選擇合格供應商，后續(xù)的治理工作按照本方法執(zhí)行。3相關文件 招標治理方法經(jīng)濟合同治理方法財務治理制度公司有關制度4執(zhí)行原則41“檢控并重，以控為主”，操縱的關鍵是選擇合格的供應商；42必須體現(xiàn)公司統(tǒng)一的付款和質量原則；43體現(xiàn)運作效率與權力制衡。5. 職責5.1經(jīng)營治理部5.1.1負責收集市場材料設備信息，建立材料設備和供應商信息庫。5.1.2負

2、責建立供應商檔案和推舉相應合格供應商名冊。5.1.3參與制定項目總體的材料設備采購打算。5.1.4負責組織或編制各類材料設備的采購預備文件（招標或詢價文件）。5.1.5負責收集整理市場材料設備價格變化動態(tài)。5.1.6參與招標活動及材料設備采購合同的談判和擬訂。5.1.7負責招標后的材料設備采購和零星材料設備的采購工作。5.1.8參與材料設備的進場以及質量驗證的檢驗、試驗、對外送檢工作。5.1.9參與材料設備的移交工作。5.1.10參與協(xié)調施工過程中與供應商的關系。5.1.11負責跟蹤記錄材料設備的使用情況。5.1.12負責收集整理各種質量合格證書和檢驗試驗文件。5.1.13參與采購設備的竣工報

3、驗。5.1.14負責協(xié)調和治理材料設備的保修服務工作。5.1.15參與對供應商進行考核評價。5.2 項目部5.2.1負責制定項目總體的材料設備采購打算。5.2.2負責提出需用材料設備的技術標準與質量等級，推舉相應的材料設備供應商。5.2.3參與編制相關的采購預備文件或材料設備采購招標活動。5.2.4負責組織材料設備的進場以及質量驗證的檢驗、試驗、對外送檢工作。5.2.5負責組織材料設備的移交以及監(jiān)督材料設備的保管、標識工作。5.2.6負責組織和協(xié)調設備安裝施工以及與供應商的關系。5.2.7負責反饋材料設備使用情況和供應商的服務情況。5.2.8負責匯總材料設備價款，及時調整工程總造價。5.2.9

4、負責組織設備的竣工報驗。5.3 財務部5.3.1參與對供應商的銀行信用及財務狀況調查。5.3.2參與制訂合同的付款條款。5.3.3匯總制訂材料設備資金需用打算。5.3.4負責對供應商進行材料設備價款支付。5.4總工辦5.4.1負責制訂和完善材料設備采購治理制度和流程。5.4.2負責審定項目總體的材料設備采購打算和采購方式。5.4.3負責審核材料設備采購的打算估價與實際采購價成本。5.4.4負責審核各類材料設備的采購預備文件。5.4.5負責組織材料設備的招標采購工作。5.4.6負責材料設備采購合同的談判與簽訂。5.4.7負責審定投標入圍的材料設備供應商。5.4.8負責對供應商進行評審、考核評價。

5、5.4.9負責處理材料設備進場和施工過程中的重大事件。5.4.10負責審查材料設備履約完成證明，對材料設備價款支付出具意見。6工作程序6.1 材料設備采購打算6.1.1依照材料設備對工程質量和成本的阻礙程度，將項目物資分成A、B、C三類。量大且對工程質量和成本阻礙大的物資為A類；量大但對工程質量和成本阻礙一般的為B類；量小且對工程質量和成本阻礙細微的為C類。公司應重點操縱A類材料設備，具體參見材料設備分類表（附件1）。6.1.2公司依照材料設備重要性分類，由總工辦、采購部與項目部會商列明清單，明確該項目由公司自行采購的材料設備，上報主管領導審批后，作為項目的采購范圍。6.1.3經(jīng)營治理部負責組

6、織相關部門制訂項目的材料設備總體采購打算（附件15），報總師辦和公司領導審批。6.1.4項目部依照工程進度和現(xiàn)場施工需要，預先提出材料設備需用打算（附件2），報送總工辦和公司領導審核通過后，由經(jīng)營治理部正式啟動采購程序。6.2選擇合格的供應商6.2.1收集產品和供應商的資料和信息6.2.1.1采購部負責收集各類材料設備的市場信息，要針對打算采購的材料設備建立專項數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中每項必須收集許多于3家供應商以上的產品信息。6.2.1.2經(jīng)營治理部負責向各類材料設備廠家詢價，索取產品講明書、樣本等資料和信息，并進行分項編目、登記、保管，以備查用。6.2.1.3經(jīng)營治理部負責了解市場上新產品、新材料

7、的情況，定期上交專項分析報告。6.2.1.4經(jīng)營治理部負責了解政府對材料設備使用的政策、法規(guī)。6.2.2制作采購預備文件6.2.1.2由經(jīng)營治理部組織制作材料設備采購清單（附件3），明確采購的詳細需求作為采購實施的依據(jù)。6.2.1.4總工辦負責提供材料設備打算采購估價成本。6.2.1.5項目部負責提出材料設備的進場時刻要求、相關圖紙、設備型號、性能要求、技術參數(shù)、品種、加工要求、數(shù)量、交貨期、驗收標準、現(xiàn)場安裝要求、質量保修條件等，并負責與監(jiān)理公司溝通，確認采購的相關需求。6.2.1.3采購預備文件還包括依據(jù)性的采購文件，由采購部負責歸檔治理相關材料設備的國家標準和部頒標準，作為材料設備進場檢

8、驗的依據(jù)。6.2.3供應商資格預審6.2.3.1材料設備的供應商應遞交各類證明文件包括：企業(yè)介紹、企業(yè)的資質證明資料（營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、資質證書等）、產品的質量證明資料（合格證、準用證或備案目錄、監(jiān)測報告等）、進口物資的相關證明（進出口許可證、商檢證明等）、獲獎證書、相關使用業(yè)績證明等，并對其資格進行評審。6.2.3.2采購部填寫供應商資格評審表（附件4），上報總工辦審批后確定入圍的供應商，入圍的供應商不得少于3家。6.2.4供應商評價6.2.4.1針對不同的材料設備特點采取不同的評價方式。對能提供標準產品的，進行樣品檢測，檢測結果作為評價依據(jù)。對不能提供樣品的，進行廠家或其承包項目的考察

9、，考察結果作為評價的依據(jù)。6.2.4.2樣品檢測和評價經(jīng)營治理部要求各供應商，按要求數(shù)量送樣，并附鑒定書或檢測報告；項目部收到樣品后，立即填寫托付單，將樣品送到通過認證的專業(yè)檢測機構檢測。項目部負責取得檢測報告，并按檢測結果對產品進行質量性能評價。樣品確認時，應邀請采購部和監(jiān)理公司參與，并進行封樣。6.2.4.3對廠家或其承包的項目考察項目部組織工程部及其他專業(yè)人員對廠家或其承包項目進行考察，必要時應邀請總工辦參與。如樣品檢測合格后，認為有必要對其生產能力和質量保證能力進行進一步的了解，也能夠組織考察。經(jīng)營治理部提交考察報告，報告的內容應包括：企業(yè)規(guī)模、生產能力和裝備、領導質量意識、職員素養(yǎng)、

10、質量治理體系建設、售后服務、設計研發(fā)能力、顧客中意度反饋等。6.2.5報價和審價當供應商樣品符合要求或考察合格后，則可通知各供應商報價；總工辦負責具體的談判，談判價格必須通過公司領導審核。6.2.6選定供應商經(jīng)營治理部負責向主管領導提交材料設備檢測報告或考察報告。經(jīng)營治理部向總師辦提交供應商報價審核表（附件5）。采購金額在 萬元以下的，由總師辦選定供應商；采購金額在 萬元以上的，由總工辦提出選擇建議，上報公司領導審批確定經(jīng)營治理部負責將選擇結果通知供應商，同時要求中選的供應商前來辦理有關合同事宜。6.3合同談判與簽訂具體的執(zhí)行程序和規(guī)定見合同治理方法。6.4材料設備進場檢驗6.4.1編制進貨檢

11、驗打算6.4.1.1項目部的工程師在統(tǒng)一組織下，對材料設備進場檢驗進行全面策劃，編制材料設備進場檢驗打算（附件14），明確檢驗地點、檢驗的方式、檢驗記錄方式、抽樣方式和比例、檢驗量具和儀器、檢驗記錄表格等，為材料設備進場檢驗作好預備工作。6.4.1.2經(jīng)營治理部將材料設備的進場時刻及安排，至少提早5天通知項目部，要求總包和監(jiān)理單位作好相應的預備。6.4.2檢驗地點6.4.2.1進場檢驗一般在施工現(xiàn)場進行。由于材料設備檢驗合格后都要移交使用單位，應將進貨檢驗地點設在相應的指定地點；對體積特不大的采購材料設備，也能夠送到施工現(xiàn)場的工作地，在工作地進行材料設備質量檢驗。6.4.2.2當加工復雜、現(xiàn)場

12、安裝要求專門的材料設備，則可由經(jīng)營治理部或項目部派出專業(yè)工程師駐在供應商生產現(xiàn)場進行過程檢驗和出廠檢驗。6.4.2.3要進行報關商檢的進口材料設備，經(jīng)營治理部的相關人員應到海關進行檢驗。6.4.3檢驗方式6.4.3.1由經(jīng)營治理部組織項目部、總包和監(jiān)理單位、供應商幾家聯(lián)合驗收驗證，填寫相關的表格和簽字確認，填寫材料設備檢驗認定記錄（附件9），只有各家單位通過沒有異議并簽字認可，才能算通過了檢驗程序。6.4.3.2對重要的材料設備要現(xiàn)場錄像或照相，作為今后備查的依據(jù)。6.4.4檢驗和試驗的標準和范圍檢驗和試驗的內容、方法和質量標準，執(zhí)行建筑安裝工程質量檢驗評定標準及國家有關建筑施工規(guī)范，物資試驗

13、的資料治理執(zhí)行浙江省建筑安裝工程資料治理規(guī)程的有關規(guī)定。6.4.5檢驗和試驗的執(zhí)行6.4.5.1在進貨檢驗中，項目部專業(yè)工程師應依照外購材料設備質量重要度分級和供應商質量保證能力評級，可適當?shù)卣{整檢驗材料設備的數(shù)量和檢驗材料設備質量特性的重點。6.4.5.2物資檢驗首先要對材料設備質量證明文件進行檢驗，確保證明符合合同和國家有關規(guī)范的要求；6.4.5.3按照采購合同（或采購打算）對物資的名稱、型號、規(guī)格、產地、材質、數(shù)量進行核對。6.4.5.4對規(guī)定必須通過檢測試驗的材料設備，由專業(yè)工程師進行抽樣，托付通過認證的檢測中心進行檢測和試驗。6.4.5.5經(jīng)營治理部負責收集、整理材質證明及相關證明資

14、料。6.4.6不合格材料設備的處理6.4.6.1報廢當材料設備不合格，專業(yè)工程師則通知供應商報廢。為防止供應商將這類不合格品混入合格品以后再交貨，工程部應扣留這類不合格品，或在不合格品上作出破壞性標志后再交供應商運回。6.4.6.2返工當材料設備不合格時，經(jīng)營治理部與供應商談判后，辦理退貨手續(xù)，供應商將材料設備運回進行檢驗篩選或返工，將篩選出的合格品或返工后的合格品再送檢。絕對不同意供應商對退回不合格材料設備，不作任何處理，就又送檢“闖關”。當遇到有如此做的供應商時，一旦查實，經(jīng)營治理部應取消其供應商資格，最低須給予“黃牌”警告和經(jīng)濟扣罰。6.4.6.3回用材料設備的不合格特性可不能給成品質量

15、帶來阻礙時，公司能夠作讓步處理。回用有兩種處理方法，一種是不降價回用；一種是降價回用。決定是否回用由項目部出具意見，決定是否降價由采購部出具意見，最終報總工辦和公司領導審批通過后執(zhí)行。6.4.6.4上述幾種處理不合格品的處理過程填寫不合格材料設備記錄表（附件11），并將供應商的不合格行為，記入供應商履約考核表（附件12）。6.5 材料設備的使用、標識6.5.1材料設備進場檢驗合格后，交由使用單位進行材料設備的現(xiàn)場治理，項目部監(jiān)督其保管、安裝、使用治理等工作。6.5.2項目部負責監(jiān)督使用單位作好材料設備的標識。物資的標識方式為標記、記錄。物資標記的內容應包括產品名稱、型號、規(guī)格、供貨廠商或產地、

16、數(shù)量、批次或出產日期、檢驗狀態(tài)、標識人及日期。物資記錄標識用材料設備移交單、試驗報告等作為記錄載體，標識的內容應明確該物資所安裝或使用的分部分項工程，該記錄應予以保存。當工程質量出現(xiàn)問題時，可依照發(fā)生問題的工程部位、施工日期、使用材料，按物資的質量記錄、標識及移交憑證追溯；6.5.3經(jīng)營治理部負責跟蹤記錄材料設備的現(xiàn)場使用情況。6.6供應商的考核與評價6.6.1經(jīng)營治理部負責對供應商進行考核與評價，項目部負責反饋有關供應商的施工配合、產品使用質量等情況。6.6.2經(jīng)營治理部針對各家供應商建立供應商檔案。6.6.2.1供應商檔案包括：供應商差不多情況和供應商履約考核表兩大部分。6.6.2.2供應

17、商差不多概況，包括供應商及其產品的介紹、產品樣本；資格預審的調查資料；樣品檢測報告；廠家及其項目的調查報告，選定供應商的批準文件等。對這部分資料應編目編號，可放在一個檔案袋內備查。6.6.2.3供應商履約考核表，記錄每次材料設備進場的日期、交貨數(shù)量、質量合格率、拒收或接收的處理結果；現(xiàn)場施工配合情況、服務質量及發(fā)生的重大事項。6.6.2.4在供應商完成合同以后一個月內，經(jīng)營治理部完成對供應商的考核，假如供應商出現(xiàn)重大質量問題、進場時刻嚴峻滯后阻礙施工進度等重大事故，作為供應商考核的否決性指標。6.6.2.5考核完畢后將考核結果上報主管領導審批。6.6.2.6凡是考核不合格的供應商，在公司以后的

18、采購項目中永不錄用。6.6.2.7考核合格的供應商進入合格供應商名冊（附件13），合格供應商在公司其他項目的采購中能夠不再進行資格預審，并在競爭報價一致的情況下享有優(yōu)先權。6.6.2.8采購活動結束后，所有采購檔案和過程文件，移交辦公室統(tǒng)一治理。7.附則7.1本方法由公司總經(jīng)理辦公室組織制訂并負責解釋。7.2本方法的修訂權在公司總經(jīng)理辦公室。7.3本方法自公司總經(jīng)理辦公室審核通過之日起執(zhí)行。采購治理表格清單：編號表格名稱文件編號附件1材料設備分類表CG-SBFL-01附件2材料設備需用打算CGXYJH02附件3材料設備采購清單CGCGQD03附件4供應商資格評審表CGZGPS04附件5供應商報

19、價審核表CGBJSH05附件6入圍供應商選定表CGRWXD06附件7供應商選定審核表CGXDSH07附件8材料設備進場通知書CGJCSH08附件9材料設備檢驗認定記錄CGJYRD09附件10材料設備移交單CGCSYJ10附件11不合格材料設備記錄表CGBHGJL11附件12供應商履約考核表CGLYKH12附件13合格供應商名冊CGHGMC13附件14材料設備進場檢驗打算表CGJYJH14附件15材料設備采購總體打算表CGCGJH15附件16供應商考核記錄表CGKHJL16附件17材料設備外送檢驗記錄表CGWSJY17附件18供應商樣品評價報告CGYPPJ18附件19供應商考察評價報告CGKCP

20、J19附件20合同資金支付申請表CGZFSP20附件1文件編號：CGCSFL01材料設備分類表A類土建類：批量的鋼筋、型鋼、水泥、木材、商品砼、輕鋼構件、塑鋼或鋁合金門窗、入戶門、單元門、防火門、防火或防盜卷簾、鋁合金或不銹鋼欄桿、保溫板、隔墻板、裝飾材料、外墻涂料、機械隔斷等水電設備類：電纜、電纜橋架、插接母線、高檔燈具、高檔開關、配電箱、變配電設備、電梯、鍋爐、發(fā)電機、空調設備、風機盤管、燃氣設備、通風設備、消防操縱設備、保安監(jiān)控設備、樓宇自控設備、電話中繼設備、網(wǎng)絡設備、會議系統(tǒng)設備、綜合布線系統(tǒng)設備、智能燈光操縱設備、自動門或旋轉門、停車場設備、洗衣房設備、廚房設備、中水設備、水泵、大

21、型顯示屏、泳池設備、SPA設備、噴灌設備等。精裝工程裝飾類：大理石或花崗巖、高檔墻地磚、衛(wèi)浴潔具和龍頭、建筑或家具五金、機械或電子門鎖、固定家具、活動家具、軟裝飾品、餐具器皿、標志牌、家電產品、工藝及裝飾用品、高檔健身器材、娛樂音響與燈光設備、高檔環(huán)衛(wèi)用品等B類土建類：大理石或花崗巖（一般工程）、一般潔具、苗木、景觀小品、外墻保溫材料、防水材料、防火涂料、一般墻地磚、油漆等水電類：庭院燈具、消火栓、閥門、水暖器件、一般龍頭、探測器、電線、一般燈具、開關、各種管材等。C類一般健身器材和娛樂設備、崗亭、一般標志牌、一般環(huán)衛(wèi)用品、勞保用品、臨設用水暖材料、電器輔助材料等。附件2文件編號：CGXYJH

22、02材料設備需用打算工程名稱：_需采購物品名稱：需要進場時刻：需用數(shù)量：依據(jù)圖紙編號：是否納入了采購總打算： 申請部門要求： 簽字：_時刻：_經(jīng)營治理部意見：簽字：_時刻：_總工辦意見：簽字：_時刻：_審核人意見：簽字：_時刻：_附件3文件編號：CGCGQD03材料設備采購清單工程名稱：_采購材料設備名稱：打算單價：打算總價：采購數(shù)量：規(guī)格型號：技術參數(shù)：性能要求：圖紙依據(jù)：驗收標準：現(xiàn)場安裝的技術要求：質量要求：付款要求：進場時刻及批次要求：項目部簽字：_時刻：_經(jīng)營治理部部簽字：_時刻：_總工辦簽字：_時刻：_公司領導審查意見：簽字：_時刻：_附件4文件編號：CGZGPS04供應商資格評審

23、表工程名稱：_供方：法人代表：地址：電話：注冊資金：資質等級：營業(yè)執(zhí)照編號：生產許可證號：提供產品的范圍：生產（經(jīng)營）能力：財務狀況及銀行信用情況：質量保證（檢測標準）：商業(yè)信譽（服務態(tài)度、供貨情況）：評審意見：審批意見：評審主管領導：_年_月_日_年_月_日附件5文件編號：CGBJSH05供應商報價審核表工程名稱：_采購項目預算定額價格市場調查價格建材市場1建材市場2建材市場3建材市場4市場價格各供應商報價及評價供應商名稱報價與打算的偏差率評價1234價格審查意見審查人：_時刻：_附件6文件編號：CGRWXD06入圍供應商選定表工程名稱：_材料設備名稱備選供應商供應商名稱資格預審結論檢測考察

24、結論入圍供應商選擇意見： 簽字：_時刻：_附件7文件編號：CGXDSH07供應商選定審核表工程名稱：_材料設備名稱備選供應商供應商名稱是否入圍審價結論初步選擇意見： 簽字：_時刻：_最終選定意見：簽字：_時刻：_附件8文件編號：ZBJCTZ08材料設備進場通知書工程名稱：_材料設備名稱供貨單位進場時刻批次共_批第_批送貨數(shù)量送貨方式檢驗地點檢驗方式檢驗時刻附件9文件編號：CGJYRD09材料設備檢驗認定記錄工 程 名 稱 ：_ 材料/設備名稱供應商合同編號規(guī)格型號驗收地點驗收時刻參加人員檢驗內容合同規(guī)定數(shù)量實際數(shù)量差異及緣故合同規(guī)定時刻實際時刻差異及緣故證明文件內容是否齊全缺少的資料項目質量檢

25、查方式是否需要試驗試驗檢測單位送檢人試驗報告編號質量檢驗結果（有試驗的附檢測報告） 檢驗人：_時刻：_認 定 結 果：項目部簽字：_時刻：_經(jīng)營治理部簽字：_時刻：_項目部簽字：_時刻：_監(jiān)理單位簽字：_時刻：_總包單位簽字：_時刻：_供應商簽字：_時刻：_附件10文件編號：CGJYJL10材料設備移交單工 程 名 稱 ：_ 材料/設備名稱供應商合同編號檢驗認定編號數(shù) 量規(guī)格型號單 價總 價進場批次共_批，第_批交接日期參加人員項目部簽字：_時刻：_施工單位簽字：_時刻：_監(jiān)理單位簽字：_時刻：_附件11文件編號：CGBHGJL11不合格材料設備記錄表 工程名稱：_供應商名稱材料設備名稱規(guī)格型

26、號檢驗或試驗日期不合格內容及事項： 記錄人：_時刻：_項目部評審處置意見： 審批人：_時刻：_經(jīng)營治理部評審處置意見：審批人：_時刻：_主管領導評審處置意見：審批人：_時刻：_附件12文件編號：CGLYJL12供應商履約考核表供應商名稱材料設備名稱合同金額：履約情況供貨數(shù)量及時刻產品質量服務質量及效率批次供貨數(shù)量進場時刻正點率合格率中意率重大事項記錄：事 項時刻、記錄人審核人（簽字）：附件19文件編號：CGKCPJ19供應商考察評價報告供應商名稱：供應商的差不多情況公司地址人員數(shù)量企業(yè)性質法人姓名注冊資金主營產品公司要緊設備、技術公司年產值聯(lián)系電話傳真電子郵件網(wǎng)址供應商治理與營銷情況供應商信用度情況質量保障體系要緊經(jīng)銷商及分布產品的市場份額產品銷售方式產品要緊銷售業(yè)績要緊服務機構分布服務保障體系考察結論：考察人簽名：附件20文件編號：CGZFSP20合同資金支付申請表