2022年檔案室管理制度及職責模板

1、第PAGE8頁共NUMPAGES8頁2022年檔案室管理制度及職責模板主題詞：檔案管理制度試行起草：校對：簽發(fā)：類別：制度編號：_005一、目的。為加強公司檔案的管理，確保檔案信息完整、準確、系統(tǒng)、安全，有效地利用檔案信息資源，維護公司合法權益，特制訂本制度。二、范圍。從公司成立和現(xiàn)在的公司、各級部門及員工在從事生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、公關宣傳等活動中所形成的有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條檔案資源是公司發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源之一，其所有權歸屬本公司，由公司統(tǒng)一管理、調度和使用。第四條公司、各部門、員工都有提供和保護

2、檔案的義務。公司和部門負責人有責任加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作正常開展；并按規(guī)定定期向公司檔案管理部門移交檔案。第五條檔案資源實行統(tǒng)一管理、信息共享、方便使用的基本管理原則。第二章檔案機構及管理模式第六條機構設置公司行政部設立檔案室；在各部門設置檔案管理崗位。第七條工作職責公司檔案室：1、負責制定和完善相關管理制度、工作規(guī)范和標準，規(guī)劃檔案系統(tǒng)，確保檔案安全和方便利用。2、負責公司的檔案、收集、整理、管理工作，提供檔案。3、對部門的檔案業(yè)務工作進行指導、監(jiān)督。4、向各級領導報送檔案及服務相關數(shù)據(jù)。5、推行檔案信息化管理，逐步提高檔案工作效率。6、收集保管體現(xiàn)公司發(fā)展歷程、標志公司重

3、大事件的相關資料。7、各部門檔案管理崗：1、負責本部門檔案材料的收集、整理及服務工作。2、負責向公司檔案室定期提供檔案收集、整理及利用相關數(shù)據(jù)。3、接受公司檔案室管理第三章接口關系及職責第八條公司分管領導、公司行政部經(jīng)理為該部門檔案工作主要責任人。負責督促該單位檔案的收集、歸檔工作。第九條各部門按月收集、整理本單位在本月中形成的、有保存價值的各種文件材料。按規(guī)定的范圍、日期、要求將形成的檔案材料移交到檔案管理部門。負有保護公司檔案資源和未歸檔的文件材料的義務。對已移交的檔案材料的真實性負責。第十條各資源部門財務部門?；窘ㄔO工程項目、大型設備儀器檔案材料未移交到檔案管理部門即檔案管理部門未出具

4、該項目檔案材料交接清單不得結算。項目驗收鑒定組織機構。在對項目責任單位的項目作結項驗收、鑒定時，其項目驗收資料應由檔案管理部門提供(項目責任單位應提前將項目檔案材料移交到檔案管理部門)，不得索取、接受非檔案管理部門提供的項目文檔。第十一條公司、部門、員工自覺維護公司利益，保護公司檔案資源。及時將工作中形成的檔案資源送交相應人員進行匯集、整理。保護好所借檔案材料，不得損壞、遺失、私自向第三方泄漏相關信息，自覺維護檔案的信息安全，并按時歸還。第四章檔案的管理第十二條管轄權凡是公司所屬檔案和有保存價值的材料都必須交由檔案管理部門管理，其他任何部門和個人不得私存、轉讓、銷毀。公司檔案室：公司所屬部門檔

5、案的管理和服務工作。公司對外簽署的投資、金融方面的合同、協(xié)議。體現(xiàn)公司發(fā)展歷程的重大事件的相關資料。非本制度規(guī)定，由公司領導指定由檔案室保管之檔案的管理與服務工作。各部門或檔案管理崗：本部門形成的檔案材料(公司檔案室管轄的除外)的管理與服務工作。第十三條檔案的分類公司檔案根據(jù)其形成內容分為如下九類：運作檔案(三會、投資、設立及變更材料等)行政管理檔案(行政事務、公關宣傳、資源配置等)經(jīng)營管理檔案(計劃統(tǒng)計、財務金融管理、對外經(jīng)濟活動形成的合同、協(xié)議)學術研究檔案(公司學術活動、科研項目、培訓資料等)基本建設檔案(合同、協(xié)議、驗收報告等)財務會計檔案(報表、帳簿、憑證及其它會計資料)人力資源檔案

6、(人力資源登記冊、個人檔案、培訓記錄等)教學檔案(各類培訓、教材、記錄、成績等)黨群工作檔案(黨務工作、共青團工作、協(xié)會工作等)第十四條檔案歸檔流程。由歸檔人員填寫移交清單，經(jīng)檔案管理人員確認并在移交單上雙方簽字后接收。第十五條公司檔案材料歸檔要求：歸檔文件質量要求：1、應當歸檔的文件材料由相關責任人收集齊全，按歸檔要求初步整理后，填寫移交清單一式二份后向公司檔案管理部門移交歸檔。2、歸檔的文件材料必須保持其成套性和完整性。3、歸檔的文件材料必須文實相符，準確地反映公司各項活動的真實面貌和歷史過程。4、歸檔的文件材料必須層次分明，保持其有機聯(lián)系，符合其形成規(guī)律。5、對完整系統(tǒng)的歸檔文件材料，必

7、須按序整理。6、歸檔的文件材料必須簽署完備、印鑒齊全。7、歸檔的文件材料要求載體優(yōu)良、格式統(tǒng)一、書寫清晰、字跡整潔、圖線清晰、裝訂整齊美觀。不得使用圓珠筆、鉛筆書寫檔案材料。8、基建檔案、以光盤、軟件等為載體的電子信息檔案，歸檔部門應編寫歸檔材料簡要說明。歸檔時間和數(shù)量要求：1、經(jīng)營合同簽署完畢后即歸檔一份。2、工程項目必須先歸檔，后驗收。驗收后一周內補歸驗收過程中形成的文件材料。3、重要設備儀器開箱驗收后，其所屬資料立即全部歸檔。安裝驗收后，應立即將竣工報告、驗收報告等歸檔。4、文件材料每月頭五天內歸檔一份。5、會計檔案每年第二季度移交前一年檔案材料。6、人力資源檔案每季度第一個月_日前整理

8、歸檔上季度檔案。7、教學檔案形成后立即歸檔。8、部門撤銷。原部門負責人應做好文件材料的整理工作，移交檔案管理部門，任何個人不得帶入其他部門。第十六條監(jiān)督。公司行政部定期或不定期地對各部門檔案工作進行檢查以監(jiān)督其執(zhí)行情況。第十七條銷毀。須報經(jīng)公司總經(jīng)理/董事長、檔案室負責人幾方批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。第十八條檔案利用。提供利用是檔案工作的核心內容，檔案管理人員必須主動、積極了解公司、各項工作的需要，廣泛開展檔案利用工作，在提供服務中要嚴格把握檔案利用審批，以維護公司利益。檔案利用流程：申請人提出申請審批人審批檔案管理部門提供利用按時歸還。審批權限：一般檔案及秘密檔案部門

9、負責人或其授權人審批；機密檔案公司負責人或其授權人審批；絕密及重要檔案公司總經(jīng)理/董事長或其授權人審批。非公司人員原則上不允許直接借用或查看公司的任何檔案材料。如確需借用或查閱的，須取得公司檔案室負責人同意后報經(jīng)公司總經(jīng)理或其授權人批準。第十九條檔案庫房應該設在安全、防盜、防潮、防火、防光、防塵、防蟲的建筑內。第二十條檔案室應在內部辦公信息系統(tǒng)中公布并定期更新各類收藏檔案目錄和借閱管理辦法，方便檔案的有效利用。第二十一條檔案安全。所有檔案必須確保其信息安全并做好備份工作。第五章責任及其它第二十二條本規(guī)范適用于公司、部門和全體員工。第二十三條有下列行為之一，一經(jīng)查實，視其情節(jié)輕重，給予記過失、停

10、職反省，直至除名處理；造成經(jīng)濟損失的，據(jù)實賠償或并處罰款；觸犯法律的移交司法機關處理：毀損、丟失或擅自銷毀檔案。擅自向外界提供、抄摘檔案。涂改、偽造檔案。未及時上報歸檔或管理不善的部門或檔案管理者。未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同處)。2022年檔案室管理制度及職責模板（二）1總則1.1本工程內業(yè)資料按照對技術資料的要求進行歸檔管理。1.2內業(yè)資料管理實行歸口管理，誰負責誰管理的原則。相關職能部門有工程技術部、安全質量部、合同部、工地試驗室、辦公室等。健全各類資料的分類登記和借閱制度，責任到人。1.3各部門內業(yè)資料統(tǒng)一歸口項目部檔案室，項目部設專人統(tǒng)一管理2管理職責2.1工程技

11、術部負責工程質量控制資料的管理。2.2安質部負責質量保證體系、安全保證體系相關資料和業(yè)主、監(jiān)理指令回復文件的管理。2.3合同部負責施工計劃、進度、成本控制等相關的工程管理文件的管理。2.4工地試驗室負責各類試驗、檢驗資料的管理。2.5辦公室負責上級文件、會議紀要等文件的管理。2.6其他部門負責本部門職責范圍內的技術資料的保存管理。3管理的范圍3.1質量控制資料按照本合同段單位、分部、分項工程劃分進行分類管理。其范圍包括：路基土石方工程、結構物及防護工程、排水工程、涵洞通道工程、路面工程、橋梁工程、隧道工程、綠化工程、交通安全工程、收費站房建資料等，工程自檢及工程質量檢驗評定資料、工程事故及處理

12、情況報告、補救后達到要求的認可證明文件，橋梁竣工驗收荷載試驗報告，橋梁基礎、梁的預制等強度、完整的檢驗資料，非正常施工記錄，交工驗收檢測單位的試驗、檢測、評定資料等，施工日志、天氣溫度及自然災害記錄、測量原始記錄等。3.2質量保證體系資料包括施工質量保證體系和自檢機構、投標文件總體施工組織設計與批復文件、主要工程技術人員更換資料和批復，各類質量管理制度(包括施工質量檢驗制度、質量崗位責任制度、技術交底制度、崗前培訓制度)，隱蔽工程及質量檢驗照片資料等。安全保證體系包括安全技術交底資料、各類特殊工種證件管理、施工人員檔案管理、農民工工資發(fā)放資料，施工安全及文明施工文件等。3.3工程管理文件包括施工機械到位情況、工程變更資料、計量支付資料，進度控制文件(包括進度計劃批準文件、進度執(zhí)行情況、有關進度往來文件)，合同管理文件、缺陷責任期資料等。3.4試驗資料包括試驗室及試驗人員申報材料及批復文件、儀器設備檢定及養(yǎng)護記錄、各類試驗臺帳、樣品和試件養(yǎng)護記錄，標準試驗、配合比設計及監(jiān)理批復，試驗記錄和試驗報告及其他資料。3.5上級文件、會議紀要包括有關施工技術的會議紀要、協(xié)議、建設單位、監(jiān)理單位發(fā)文、圖紙會審記錄，征地、拆遷原始記錄及有關文件。4技術文件及其