合同管理制度(修訂)1

1、合同管理制度（修訂）目的為規(guī)范合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險，做到管理有規(guī)章，簽約有約束，履行有檢查，維護公司的合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國合同法及有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制訂本制度。適用范圍本辦法適用于金威建設(shè)集團公司、各區(qū)域所屬各項目部、分（子）公司簽訂和履行的所有合同。合同簽訂范圍及報送除差旅費、招待費及其他特殊支出明確規(guī)定可不簽訂合同外，金威集團及各項目部對外發(fā)生的 5 萬元（含）以上的經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須簽訂書面合同，而且律師在所有合同的正文本每頁上簽字，5 萬元以上的所有合同律師都要審核。合同經(jīng)辦人必須確保每一份合同有 3 份原件，報送集團人力行政部（總檔案管理）一份，項目

2、部一份（財務(wù)科）、對方一份，其他部門如需查閱電子版合同，可直接在 OA 里查閱。金威集團各職能部門、各區(qū)域公司、各項目部及其部室，不得以任何名義私自對外簽訂合同。4.合同草擬程序在合同范本范圍內(nèi)的合同：先由發(fā)起單位經(jīng)辦人按照合同范本里劃線部分需填寫的部分填上（不要在合同模板上直接填寫， 而是填寫合同業(yè)務(wù)關(guān)鍵條款審批表），合同業(yè)務(wù)關(guān)鍵條款審批表經(jīng)審批后轉(zhuǎn)發(fā)給律師，由律師套用相對應(yīng)的合同模板(合同模板任何人不允許修改)，經(jīng)簽字加密后反饋于發(fā)起單位經(jīng)辦人按合同業(yè)務(wù)流程進行審批。不在合同范本內(nèi)的合同：由發(fā)起單位草擬合同并完善合同里的內(nèi)容，發(fā)審計法務(wù)部律師審核簽字加密并反饋于發(fā)起單位按合同業(yè)務(wù)流程進行審

3、批。如需對范本固有內(nèi)容進行實質(zhì)性變更，需書面申請，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可修改。合同的類別及權(quán)限審批會簽流程(后附合同審批權(quán)限劃分表)完全按照成本控制部下發(fā)的“招標(biāo)管理審批權(quán)限”執(zhí)行。非經(jīng)營性合同： 不論金額大小全部由總經(jīng)理審核，董事長審批。非經(jīng)營性合同鑒定范圍：融資合同（貸款類合同、擔(dān)保合同、保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同、保函、銀行的按揭合作合同等）；股權(quán)性投資合同（發(fā)起人協(xié)議、合資、合作合同、合作公司章程等）；股權(quán)轉(zhuǎn)讓、企業(yè)重組、企業(yè)改制合同；公司章程；資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、處置、資產(chǎn)重組合同；公司資本運作相關(guān)合同；股權(quán)變動合同(含金威本部及各公司股權(quán)變動合同、工商文件等)；項目合同(含意向書、框架合同、招

4、商合同、項目發(fā)展合同、項目收購合同、掛牌公告、掛牌文件等)；土地合同(含土地出讓合同及其補充協(xié)議等)； 捐贈合同；固定資產(chǎn)購置和處置；與政府或政府指定單位簽訂的合同等。說明：由發(fā)起單位負(fù)責(zé)人申請區(qū)域公司總經(jīng)理審核律師審核-集團財務(wù)總監(jiān)審核總經(jīng)理審核董事長審批；500 萬元以上報億利資源集團相關(guān)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。對于不涉及金額的合同，由律師負(fù)責(zé)審核，最終總經(jīng)理審批。合同審查的職責(zé)劃分：合同發(fā)起單位職責(zé)：合同發(fā)起單位作為合同的主辦及經(jīng)辦部門，履行自合同草擬到合同履行完畢過程中的談判、洽商、發(fā)起、報批、履行監(jiān)督等各項職責(zé)。草擬不在合同范本里的合同并按合同審核流程履行相關(guān)審批手續(xù)，對合同文件總體把關(guān)

5、負(fù)責(zé),發(fā)起單位負(fù)責(zé)人就合同涉及的事實問題簽署意見。主要審核對方單位是否具有法人資格，是否具有有效的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書、施工許可證、施工收費標(biāo)準(zhǔn)證書、安全資格證書、勞務(wù)隊伍資格證書，工商登記是否正常、有無經(jīng)營權(quán)、有無履約能力及其資信情況，對方簽約人是不是法定代表人或法人委托人及其代理權(quán)限等情況，簽訂合同的法定代表人身份證明或法人授權(quán)委托書。完善合同模板里需要填寫的內(nèi)容，發(fā)送審計法務(wù)部律師套用相對應(yīng)的合同模板并加密。需要進行招標(biāo)或以招標(biāo)方式選定合同方的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行與招投標(biāo)相關(guān)的法律、法規(guī)及公司成本控制部招投標(biāo)管理制度的規(guī)定；需要采取詢價、比價方式選擇合同相對方的，經(jīng)辦單位應(yīng)當(dāng)對

6、詢價、比價過程作詳細記錄（附比價審批表），因業(yè)務(wù)需要申請批準(zhǔn)的合同附領(lǐng)導(dǎo)批簽的申請單，并隨合同草案上報審批。合同主辦部門應(yīng)在合法的前提下，根據(jù)實際情況，制定有利于保護我方利益和避免風(fēng)險的條款。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特批的情況下，嚴(yán)禁未簽合同即先行實施的現(xiàn)象。對合同會簽的時間、進度進行合理的計劃、安排。對于關(guān)鍵業(yè)務(wù)條款由項目經(jīng)理、財務(wù)科、區(qū)域成本控制部、區(qū)域工程部等聯(lián)合洽商后發(fā)起合同審批流程，避免不必要的來回重復(fù)修改加密文件。成本控制部職責(zé)：對經(jīng)營性合同進行審核管理，并對生產(chǎn)類合同中涉及工程造價的條款進行審核、跟蹤、檢查，并負(fù)責(zé)對合同執(zhí)行情況進行反饋于分管領(lǐng)導(dǎo)。主要審核合同標(biāo)的、計價方式、計量方式是否明確

7、；計價依據(jù)、結(jié)算原則及方式是否完備、合理；合同價款調(diào)整的適用條件是否明確；合同中的數(shù)量、質(zhì)量是否符合有關(guān)規(guī)定和公司要求；是否有保修條款；合同的履行期限、地點和方式是否確定；招投標(biāo)類合同，合同內(nèi)容與乙方投標(biāo)確認(rèn)的價格和原則是否統(tǒng)一。財務(wù)管理部職責(zé)：對非生產(chǎn)性、非經(jīng)營性的合同進行審核、跟蹤、檢查，將跟蹤執(zhí)行情況反饋分管領(lǐng)導(dǎo)。并從財務(wù)資金角度出發(fā)，就所有合同中涉及的付款期限、付款方式、合同金額的核對、發(fā)票的處理、稅費的籌劃等提出意見。總管理部職責(zé)：對生產(chǎn)類合同的工程關(guān)鍵進度、安全、現(xiàn)場、質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、施工組織方案、保修及對形成合同全過程資料（如招投標(biāo)等）、流程進行審核，并將跟蹤執(zhí)行情況反饋于分管領(lǐng)導(dǎo)

8、。規(guī)劃設(shè)計院職責(zé)：對公司所有規(guī)劃、設(shè)計類合同進行審核，對設(shè)計的技術(shù)條件和要求負(fù)責(zé)。主要審核合同中技術(shù)規(guī)范、主要技術(shù)要求、技術(shù)參數(shù)是否符合設(shè)計要求，建造標(biāo)準(zhǔn)與公司審批結(jié)果是否一致在此基礎(chǔ)上提出合理、優(yōu)化建議，跟蹤設(shè)計合同的執(zhí)行情況，并將跟蹤執(zhí)行情況反饋于分管領(lǐng)導(dǎo)。品牌營銷部職責(zé)：對公司所有營銷、策劃類合同進行審核，并將跟蹤執(zhí)行情況反饋于分管領(lǐng)導(dǎo)。審計法務(wù)部職責(zé)：審核合同的風(fēng)險條款、法律條款及總體合同條款。負(fù)責(zé)從法律的角度審查合同，提出審核意見或法律風(fēng)險提示意見，并跟蹤執(zhí)行情況，且將跟蹤執(zhí)行情況反饋于分管領(lǐng)導(dǎo)；負(fù)責(zé)重要合同的草擬；審計法務(wù)部律師根據(jù)各部門最終審核意見進行核對后蓋章，同時登記合同簽訂

9、臺帳，并報送人力行政部存檔管理。人力行政部職責(zé)：負(fù)責(zé)最終紙質(zhì)版合同文件的歸檔管理。審計法務(wù)部將所有合同原件（包括合同審批單、定標(biāo)報告、合同原件及附件資料），按季度移交人力行政部歸總檔案室管理。合同的蓋章及簽字：各項目辦理流程的合同經(jīng)辦人在蓋章之前須提供經(jīng)招標(biāo)部門簽字確認(rèn)與原件核對無誤的各類證照（營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證等）如董事長或總經(jīng)理、地區(qū)總經(jīng)理授權(quán)他人簽訂合同的，必須有授權(quán)委托書，各項目部、合同經(jīng)辦部門每年年初辦理一次性授權(quán)，受委托人在委托權(quán)限內(nèi)簽訂合同。如果受委托人變更，應(yīng)及時重新辦理授權(quán)委托同時注銷以前的授權(quán)委托書。簽章前需檢查附件（比價表、招標(biāo)報告、申請表、對方

10、身份證件、）是否齊全，齊全方可蓋章，簽訂時間是否填寫等。要求合同全部使用金威集團統(tǒng)一模板。合同當(dāng)事人公司名稱與印章是否一致。合同審批會簽表是否已簽批完整(合同審批會簽表沒有簽批完整的，律師沒有在合同原件上簽字（加密）的，一律不給予蓋章。合同內(nèi)容是否完整。需加蓋法人名章時，由法人名章保管人在見到公章后，加蓋法人名章。如雙方不能同時加蓋印章，應(yīng)將簽約文本交由對方先蓋章，再由我方蓋章。合同簽章頁必須含有正文內(nèi)容，不得單獨成頁。合同文本(含附件)超過兩頁(含兩頁)的，必須“騎縫”蓋章，確保每頁均有印痕。注：（我方蓋章后由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)最長不超過15 個工作日把辦理完畢的合同原件壹份交給審計法務(wù)部律師，否則

11、律師下一份合同不予蓋章）。合同審批原則上應(yīng)按順序依次進行，特殊情況下經(jīng)批準(zhǔn)人同意，各級審批人可并行同步進行，或召集會議審批。經(jīng)辦單位按合同審批意見完善合同文本，確保擬簽合同文本與審批意見內(nèi)容一致。律師應(yīng)復(fù)核“合同審批會簽表”后在合同上加蓋印章。填寫合同蓋章登記表，記錄合同名稱、對方名稱、簽訂時間、蓋章份數(shù)等。合同簽章后，印章保管人將合同統(tǒng)一歸檔。合同的變更、補充、解除在合同履行期間由于客觀原因需要變更、補充或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成書面協(xié)議，仍然按上述流程簽批。新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。我方收到對方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。變更或解除合同

12、的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式（包括書信、電報），法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時辦理。存在下列情形之一的，我方可以單方解除合同：因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的。在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)。對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行。對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的。公司任何人員不得擅自以公司名義變更、補充或解除合同。若確須變更、補充或解除時，由合同經(jīng)辦人查明原因，提出意見，經(jīng)批準(zhǔn)審批的部門和領(lǐng)導(dǎo)審批后，認(rèn)為已出現(xiàn)了本辦法第十條第二款規(guī)定的情形的，應(yīng)提交公司律師審查并簽發(fā)解除合同函；對方?jīng)]有違約，應(yīng)同對方協(xié)商

13、，達成一致意見，并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議。合同變更、補充必須由原合同發(fā)起部門負(fù)責(zé)更改，按合同審批會簽表的流程辦理合同變更、補充手續(xù)，并做好變更、補充文件的整理、保存和歸檔工作。變更后的合同與原合同發(fā)放的范圍相同。對方提出合同變更的，變更程序也應(yīng)按照本辦法第十條第三款規(guī)定的程序執(zhí)行。合同變更引起索賠的，合同變更必須與索賠同步進行，索賠協(xié)議是合同變更的處理結(jié)果，索賠的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)載入變更協(xié)議中。是變更后合同一部分。對于特殊情況導(dǎo)致合同履行過程中的合同中止（包括停、緩建），必須及時辦理中止手續(xù)，并收集中止合同給我公司帶來的經(jīng)濟損失證據(jù)和資料，及時追究對方的責(zé)任。中止的合同又恢復(fù)繼續(xù)履行時，依相

14、同程序辦理恢復(fù)手續(xù)。合同的恢復(fù)與中止都必須通知合同審批部門和領(lǐng)導(dǎo)。合同未履行完畢，但確定不再繼續(xù)履行，合同履行部門應(yīng)做好終止記錄，收集履行過程中所有與合同有關(guān)的文件，做好經(jīng)濟往來和工程結(jié)算工作，辦理解除合同的手續(xù)。資料移交公司檔案室保存。合同的履行及主要責(zé)任所屬經(jīng)辦單位為合同履行的主要責(zé)任單位，在合同的履行中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的內(nèi)容履行。各項目部要設(shè)立專職或兼職的合同管理員負(fù)責(zé)所在項目或部門的合同管理。金威集團的合同專用章由審計法務(wù)部律師管理。所有合同由合同印章管理人統(tǒng)一編號管理。公司的空白合同、授權(quán)委托書也由專人管理，業(yè)務(wù)人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書和空白合同出差。所有加

15、蓋印章的材料必須是內(nèi)容明確并確定。在合同的履行中，成本控制部對生產(chǎn)類合同的執(zhí)行情況建立臺帳管理，財務(wù)部對非生產(chǎn)類和非經(jīng)營性合同建立臺帳管理。各經(jīng)辦單位做好合同臺帳的建立、登記、執(zhí)行情況和完善工作，同時按時向成本控制部和財務(wù)管理部上報合同的履行情況。有關(guān)合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、電報等均為合同的組成部分，合同經(jīng)辦人員應(yīng)及時整理、妥善保管。對合同履行過程中的違約情況或違反合同的干擾事件，合同履行單位、項目經(jīng)理應(yīng)及時查明原因，通過取證按照合同約定及時、合理、準(zhǔn)確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r（含違約）報告。當(dāng)本公司接到對方的索賠（含違約）報告后應(yīng)認(rèn)真研究并及時處理、解釋或提出反索賠，公司員工不得擅自在

16、對方當(dāng)事人出具的索賠報告、對賬單等確認(rèn)類文書上簽字蓋章，確須確認(rèn)的，應(yīng)視具體內(nèi)容經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長、公司律師同意后方可簽字接收。在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當(dāng)事人有下列情況之一的，應(yīng)立即書面上報公司主管領(lǐng)導(dǎo)， 公司經(jīng)辦人員應(yīng)立即向公司律師咨詢，并將基本情況和法律的處理意見一同由主管領(lǐng)導(dǎo)上報總經(jīng)理，由總經(jīng)理決定是否中止履行合同。經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化。轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)。喪失商業(yè)信譽。有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。債權(quán)債務(wù)的定期確認(rèn)和發(fā)生重大變動時的確認(rèn)：在重大、復(fù)雜合同的履行過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期與對方對帳，確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)。在對方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）

17、并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動時，應(yīng)及時對帳，確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。經(jīng)濟合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應(yīng)首先按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決；在處理前經(jīng)辦人員可以咨詢公司律師。合同雙方在一定期限（一般為 15 天）內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致對方當(dāng)事人無意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時書面報告項目負(fù)責(zé)人及公司律師，由項目負(fù)責(zé)人、地區(qū)總經(jīng)理擬定處理意見，報總經(jīng)理或董事長決定。對方當(dāng)事人涉嫌合同詐騙的， 應(yīng)立即報告項目負(fù)責(zé)人，并咨詢公司律師該如何處理。公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及獲知對方當(dāng)事人準(zhǔn)備或已經(jīng)申請仲裁或提

18、起訴訟的，相關(guān)部門應(yīng)及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報項目負(fù)責(zé)人，由項目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一委托律師辦理。經(jīng)辦人員全程協(xié)助律師辦理案件。考核與獎懲公司人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責(zé)任人員追償損失，并對工作人員處以 500 元罰款：未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同。為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書。應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同的。簽訂合同時未核實合同內(nèi)容或簽訂的合同所表述的內(nèi)容與公司真實意思表示不一致的。未按上述規(guī)定或上述簽字流程辦理，合同印章管理人給予蓋了印章的。因工作過失致使公司被詐騙。公司履行合同未經(jīng)對方當(dāng)事人確認(rèn)。遺失重要證據(jù)。發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結(jié)或報告避重就輕，從而貽誤時機的。合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時報案和報告。未履行規(guī)定手續(xù)擅自在對方出具的確認(rèn)書、索賠報告上簽字而給公司造成損失的。其他違反公司相關(guān)辦法的。公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機關(guān)處理。所屬審核部門沒有盡到自己審核職責(zé)的。審批流程結(jié)束后 20 個工作日未蓋章的。合同經(jīng)辦人到審計法務(wù)部讓律師蓋章時，資料嚴(yán)重短缺，或資料不真實的。合同經(jīng)辦人未按審批人的意見修改合同的，或私自修改合同模板的。律師簽字加密后的合同文本，對方擅自修改內(nèi)容，合同經(jīng)辦人未發(fā)現(xiàn)拿來蓋章的合同。