2022更新國(guó)家開放大學(xué)電大?？啤掇k公室管理》2022期末試題及答案（試卷號(hào)：2180）

1、國(guó)家開放大學(xué)電大?？妻k公室管理2022期末試題及答案（試卷號(hào)：2180）盜傳必究一、單項(xiàng)選擇題（請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分）文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（）0國(guó)名、地址、部門、姓名姓名、地址、部門、國(guó)名姓名、部門、地址、國(guó)名姓名、國(guó)名、部門、地址下列接受名片時(shí)唯一正確的做法是（）o接受名片時(shí)要用雙手大聲念出名片上的頭銜接過(guò)名片馬上放入兜內(nèi)傳遞名片將正面朝向自己以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？（）口字型圓桌型教室型U字型按照美國(guó)人類學(xué)家愛德華。霍爾博士對(duì)交往空間距離的劃分理論，45CM120CM,應(yīng)該是（）。個(gè)人區(qū)社交區(qū)親密區(qū)

2、公眾區(qū) 文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（）。宴會(huì)的形式與氣氛有無(wú)休息室有無(wú)停車場(chǎng)交通是否方便上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（）o通知上司家人把衣服送達(dá)自己到上司家里去拿讓上司自己去家里更換去買新的服裝以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不正確的？（）定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來(lái)想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而中途停頓把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（）必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，溶人自己

3、對(duì)問題的意見重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（）準(zhǔn)備資料發(fā)表意見現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗泜髡鏅C(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件？（）一般的圖紙機(jī)密文件很長(zhǎng)的文件感謝信二、判斷題（正確打“ J ”，錯(cuò)誤打“ X 每小題1分，共10分）小辦公室的配置，打字、復(fù)印間應(yīng)離上司辦公室稍遠(yuǎn)一些。（V ）在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（X ）感謝信、祝賀信或吊唁信最好不用傳真機(jī)發(fā)送。（V ）代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方粗效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。（J ）如果兩位來(lái)訪者均未預(yù)約，應(yīng)該按照先

4、來(lái)后到的原則引見給上司。（X ）文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（X ）下級(jí)之間握手，下級(jí)先伸手后，上級(jí)才能相握。（X ）有效加強(qiáng)印象的說(shuō)話要點(diǎn)中，應(yīng)包括先說(shuō)出結(jié)論部分內(nèi)容。（V ）文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。（X ）電子文件歸檔的鑒定，主要是歸檔前由領(lǐng)導(dǎo)在檔案部門的協(xié)助下，對(duì)歸檔的電子文件內(nèi)容進(jìn)行鑒 定。（X ）三、簡(jiǎn)答題（每小題10分，共20分）辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性特征表現(xiàn)為哪三個(gè)方而？請(qǐng)簡(jiǎn)要說(shuō)明。答：辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性特征表現(xiàn)為哪三個(gè)方而？請(qǐng)筒要說(shuō)明。一是為上司服務(wù)；（2分）二是為組織服務(wù)；（2分）三

5、是為公眾服務(wù)。（2分）一般闡述（4分）文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？答：文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)（2分）電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著 情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。（3分）人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表（1分）使用提示性備忘錄（1分）準(zhǔn)備約會(huì)表（1分）準(zhǔn)備特殊提示卡（1分）準(zhǔn)備交往提示文件（1分）四、設(shè)計(jì)題（每小題15分，共30分）海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜

6、的原材料和人工， 共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng) 小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？答：（D接受任務(wù)（2）了解來(lái)賓、制訂計(jì)劃（3）預(yù)訂食宿（4）歡迎來(lái)賓、商議日程（5）禮節(jié)性拜訪、宴請(qǐng)（6）正式會(huì)談（7）簽訂協(xié)議書（8）陪同參觀游覽（9）互贈(zèng)禮品（10）歡送來(lái)賓、接待小結(jié)（十項(xiàng)內(nèi)容，回答出七項(xiàng)以上即可給較高分?jǐn)?shù)。）某公司成立不久，業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設(shè)計(jì)一個(gè)電話記錄單。小胡應(yīng)該怎么設(shè)計(jì)？答：來(lái)電單位（3分來(lái)電號(hào)碼以分）來(lái)電者姓名H分）分機(jī)來(lái)電時(shí)間（1分）年 月 日 時(shí) 分分）手機(jī)（1分）內(nèi)容摘

7、要3分）上司批示（2分）處理結(jié)果（1分）記錄人（1分）五、案例分析題（每小題15分，共30分）新上任的公司職員小馬接受領(lǐng)導(dǎo)的指派到機(jī)場(chǎng)接一位重要客人，因?yàn)槭堑谝淮伪恢概山邮苋蝿?wù)， 小馬特意向領(lǐng)導(dǎo)征詢應(yīng)該注意的事項(xiàng)?？紤]到小馬剛到單位不久，領(lǐng)導(dǎo)囑咐小馬對(duì)客人一定要熱情、大方, 禮貌方面更應(yīng)多加注意，小馬一一記在心里。見到客人，小馬熱情地走上前去，大聲說(shuō)著“歡迎、歡迎”, 伸手就去接客人的行李，見客人要與自己握手并躲開小馬接拿行李的手，才慌忙與對(duì)方握手，并執(zhí)意要幫 對(duì)方拿行李。來(lái)到車旁，順勢(shì)將行李放入汽車的行李箱，接著打開副駕駛艙門，引導(dǎo)客人落座，并說(shuō)：“這 里視野寬闊，可以看看沿途風(fēng)光?！倍?，

8、自己坐到汽車后排座位上。一路上，小馬熱情地回答客人提出 的問題，還關(guān)切地詢問客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，沒多久，小馬就覺得客 人話語(yǔ)越來(lái)越少，客人也不象剛下飛機(jī)時(shí)那樣熱情了，小馬心里不悅，但又不能表現(xiàn)出什么。請(qǐng)你分析一下小馬在禮儀方面有何不當(dāng)之舉？應(yīng)該怎樣做才是正確的？答：（1）握手禮儀，主客之間，應(yīng)該主人先伸手；（3分）（2）替客人拿行李應(yīng)征求同意，再行動(dòng)，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3分）（3）乘坐方而，客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（3分）（4）客人公司的一些內(nèi)部情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（3分）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，

9、如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。(3分)文員小胡正在辦公室忙著，進(jìn)來(lái)了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的。但小胡一查經(jīng) 理的日程安排，卻并沒有發(fā)現(xiàn)有約會(huì)。但既然說(shuō)與李總經(jīng)理有約，也可能是經(jīng)理親自約定的，接過(guò)名片一 看，是某家雜志社廣告業(yè)務(wù)部的錢經(jīng)理。憑直覺小胡覺得對(duì)方是個(gè)推銷員，但仍然很熱情地請(qǐng)坐、端茶， 然后問道；“您是否和李總約在上午見面”對(duì)方回答：“如果方便，我希望很快見到李總”。小胡明白了，肯定沒有約會(huì)。即便是李總親自約定的，也會(huì)有具體準(zhǔn)確的約見時(shí)間?！澳?，很不湊 巧，今天上午李總剛好有個(gè)臨時(shí)會(huì)談。我馬上設(shè)法和他取得聯(lián)系，告訴他您在這等候?；蛘吡砑s時(shí)間，可 以嗎？”錢經(jīng)理馬上表示同意

10、。小胡接著說(shuō)：“您看我怎么向李總匯報(bào)您的情況？”經(jīng)交談，小胡很快清楚了，來(lái)訪者是為雜志社編撰本市最新工商名錄做廣告，拉客戶的。這類事不是 第一次遇到，小胡知道接待不可草率生硬，來(lái)訪者中不乏“無(wú)冕之王”，還須“恭敬送神”好。經(jīng)與李總聯(lián)系，從他那里得到的答復(fù)是“不見”，小胡當(dāng)然不能“直言相告”?！板X先生，真對(duì)不起，李總正在與一家重要客戶討論談判，我不方便進(jìn)去打斷。您看已近中午，怕要 耽誤您太多的時(shí)間了。您看是這樣，我公司雖在本市，但大多數(shù)的業(yè)務(wù)還是在與外省市和外商之間，全國(guó) 工商名錄上，我公司已在冊(cè)，本市工商名錄上再登當(dāng)然對(duì)本公司也有益，具體事項(xiàng)，我一定請(qǐng)示李總，并 盡快電話與您聯(lián)系，您看，我可以

11、打名片上您的聯(lián)絡(luò)電話吧！” “好，好?！弊焐线@么說(shuō)，錢先生已顯不悅。“另外，剛才看您送來(lái)的資料，我想起我的同行馬小姐曾和我談起過(guò)她供職的公司正要做公共關(guān)系形象廣告和業(yè)務(wù)宣傳，您看我是否可以介紹他們公司與您合作她的聯(lián)系電話是67559831, 這是我的名片，您可以直接與馬小姐聯(lián)系。”“好，好！”錢先生的口氣變得和緩了?！板X先生，這資料您是否可以多留幾份給我：盡管我公司業(yè)務(wù)范圍不太適合，但周末的同行聯(lián)誼會(huì)上, 我可以幫您向其他合適的公司宣傳，同行介紹，恐怕更方便些，您看是否可以？”錢先生告退時(shí)的微笑是 真誠(chéng)的謝意，因?yàn)樗艿降臒崆榈慕哟龔浹a(bǔ)了沒有完成任務(wù)的缺憾。小胡熱情地送他到電梯口。問題：小胡回到辦公室的第一件事應(yīng)該是做什么？小胡的做法是否正確?有沒有不當(dāng)之處？小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理?是否違背辦公室人員的職業(yè)道德？秘書對(duì)來(lái)到公司的每一個(gè)人都應(yīng)該視如貴客，都應(yīng)該有求必應(yīng)，引見給領(lǐng)