如何用Ecel制作自動(dòng)記錄的考勤表

1、 HYPERLINK / 用Excel制作自動(dòng)記錄的考勤表作為一項(xiàng)規(guī)章制度，幾乎每個(gè)公司、部門都要進(jìn)行考勤登記，其結(jié)果一般都和工資掛鉤。傳統(tǒng)的考勤登記方式不外乎以下兩種：一是在制作、印刷好的考勤表上填寫職員的姓名，然后由考勤員每天記錄各職員的遲到、早退、病假、事假、曠工等情況，再在月末進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；另一種確實(shí)是使用“打卡機(jī)”，在人員比較多的單位用得比較多，末了也要考勤員記錄和統(tǒng)計(jì)。傳統(tǒng)考勤方式的缺點(diǎn)不言自明：工作量大、出錯(cuò)幾率高、需要專用設(shè)備、統(tǒng)計(jì)分析苦惱。你能夠用Excel制作簡(jiǎn)單、快捷、準(zhǔn)確的考勤表。float=right/float1.制作考勤表的差不多框架首先要進(jìn)行的工作因此確實(shí)是新建工作

2、簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的差不多框架。（1）啟動(dòng)Excel，新建一個(gè)工作簿，命名為“2004年職員考勤表”，在工作簿中建立12個(gè)工作表，分不記錄每個(gè)月的考勤狀況，將每個(gè)月的工作表依次命名為“一月”、“二月”、“三月”等。（2）在當(dāng)月工作表的A1、B1單元格中分不輸入“姓名”、“日期”，在A2單元格中輸入第1個(gè)職員的姓名，接著選擇A2、A3單元格，然后點(diǎn)擊“合并及居中”按鈕將兩個(gè)單元格合并為1個(gè)單元格，按照以上方法錄入其他職員的姓名。（3）在單元格C1中輸入“1-1”，程序?qū)⒆詣?dòng)轉(zhuǎn)成“1月1日”（那個(gè)地點(diǎn)假定考勤從1月1日開始）。用鼠標(biāo)點(diǎn)選單元格C1，并移動(dòng)鼠標(biāo)到單元格的右下角，

3、待出現(xiàn)實(shí)心“十”字的填充柄后，按住左鍵拖動(dòng)到需要的位置，如此在1月1日后便形成了一個(gè)日期序列。（3）點(diǎn)擊日期序列最后的“自動(dòng)填充選項(xiàng)”智能填充標(biāo)記，選擇“以工作日填充”命令，程序便自動(dòng)將星期六、日去掉，不計(jì)入考勤日期。（4）默認(rèn)情況下日期格式是某月某日，事實(shí)上我們能夠統(tǒng)一去掉前面的月?？蜻x整個(gè)日期行，然后點(diǎn)擊“格式單元格”菜單命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對(duì)話框中點(diǎn)擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡。在“分類”列表中點(diǎn)選“自定義”項(xiàng)，在類型框中輸入“d日”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕。如此選區(qū)中的日期格式就全變了。2.錄制記錄上下班時(shí)刻的宏在制作完考勤表的差不多框架后，我們接著就需要錄制一個(gè)記錄職員上下班時(shí)刻的宏：（1

4、）點(diǎn)選工作表中的任意單元格，然后點(diǎn)擊“工具宏錄制新宏”菜單命令，進(jìn)入“錄制新宏”對(duì)話框。在“宏名”框中輸入預(yù)備錄制的宏的名稱“返回當(dāng)前時(shí)刻”，“確定”后即進(jìn)入宏的錄制時(shí)期。（2）輸入公式“=NOW（）”，然后按回車鍵，接著點(diǎn)擊“停止錄制”工具欄中的“停止錄制”按鈕結(jié)束錄制。如此，“返回當(dāng)前時(shí)刻”宏便錄制完了，執(zhí)行此宏將在活動(dòng)單元格中返回當(dāng)前的日期和時(shí)刻。3.制作宏按鈕接下來(lái)確實(shí)是在B列中制作一些按鈕，用來(lái)調(diào)用“返回當(dāng)前時(shí)刻”的宏，以記錄職員上下班時(shí)刻。下面我們就一起來(lái)看看其具體制作步驟：（1）點(diǎn)擊“視圖工具欄繪圖”菜單命令，打開“繪圖”工具欄，接著選擇“繪圖”工具欄中的“繪圖對(duì)齊對(duì)齊網(wǎng)格”項(xiàng)。

5、這一步的要緊目的是使后面繪制的按鈕尺寸正好和單元格一樣大。（2）點(diǎn)擊“視圖工具欄窗體”菜單命令，打開“窗體”工具欄，然后點(diǎn)擊“窗體”工具欄上的“按鈕”，接著在單元格B2中拖動(dòng)鼠標(biāo)繪制一個(gè)按鈕，Excel將自動(dòng)打開“指定宏”對(duì)話框，點(diǎn)選其中的“返回當(dāng)前時(shí)刻”宏，并點(diǎn)擊“確定”按鈕。這一步的目的是將“返回當(dāng)前時(shí)刻”宏指定給按鈕，如此，點(diǎn)擊按鈕便會(huì)執(zhí)行此宏。（3）點(diǎn)擊按鈕，將按鈕上的文字更改為“上班”，并對(duì)文字大小、字體進(jìn)行設(shè)置。然后點(diǎn)擊“繪圖”工具欄上的“選擇對(duì)象”按鈕，并按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)將剛才制作的按鈕拖到B3中，立即制作好的按鈕復(fù)制到B3中，并將按鈕上的問題更改為“下班”。注意：假如不按

6、下“繪圖”工具欄中的“選擇對(duì)象”按鈕，則點(diǎn)擊按鈕后，將執(zhí)行“返回當(dāng)前時(shí)刻”的宏命令。（4）確認(rèn)“繪圖”工具欄上的“選擇對(duì)象”按鈕被選中，點(diǎn)擊“下班”按鈕，然后按住Shift鍵再點(diǎn)擊“上班”按鈕，將兩個(gè)按鈕同時(shí)選中。點(diǎn)擊Ctrl鍵，用鼠標(biāo)將選中的兩個(gè)按鈕拖動(dòng)復(fù)制到B列的其余單元格中。4.記錄出勤有了前面的制作，出勤的記錄就特不簡(jiǎn)單了：只需點(diǎn)選待插入上下班時(shí)刻的單元格，點(diǎn)擊同一行中的“上班”或“下班”按鈕即可。因此假如是“事假”、“病假”等則需要直接輸入。只是點(diǎn)擊“上班”、“下班”按鈕返回了專門長(zhǎng)一串?dāng)?shù)字，事實(shí)上我們只需要諸如“13:30”如此的時(shí)刻即可。因此，需要作如下設(shè)置：選中整個(gè)考勤記錄區(qū)域

7、，然后點(diǎn)擊“格式單元格”菜單命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對(duì)話框中點(diǎn)擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在分類框中選中“時(shí)刻”，在“類型”框中點(diǎn)中“13:30”，最后點(diǎn)擊“確定”即可。接下來(lái)我們需要做的一件情況是：把出勤記錄由公式結(jié)果轉(zhuǎn)換成具體的時(shí)刻數(shù)值。否則當(dāng)公式被重新計(jì)算后，其結(jié)果將更改。選中表中的所有數(shù)據(jù)單元格，點(diǎn)擊右鍵選擇“復(fù)制”命令，點(diǎn)選“編輯選擇性粘貼”菜單命令，在“選擇性粘貼”對(duì)話框中選中“數(shù)值”項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。5.月末統(tǒng)計(jì)一般來(lái)講，月末會(huì)是考勤員最忙的時(shí)候。什么緣故呢？因?yàn)樗麄冃枰獙?duì)整月的考勤進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，但在本例中，只需要用簡(jiǎn)單的公式和函數(shù)，便能專門容易進(jìn)行月末統(tǒng)計(jì)，具體操作如下：（1

8、）在日期行之后的單元格中依次輸入“遲到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要統(tǒng)計(jì)的項(xiàng)目。并將這幾列中的單元格上下兩兩合并，使之對(duì)應(yīng)于姓名行。（2）點(diǎn)擊單元格Z2，然后鍵入公式“=COUNTIF （C2:Y2，830）”（那個(gè)地點(diǎn)假設(shè)上班時(shí)刻為8:30），并按回車鍵，Z2單元格中便會(huì)出現(xiàn)“XX”所有遲于8:30上班的工作日天數(shù)。同理在AA2單元格中輸入公式“=COUNTIF（C3:Y3，17:30”）”（假設(shè)下班時(shí)刻為17:30），并按回車鍵，AA2單元格中便會(huì)出現(xiàn)“XX”所有早于17:30下班的工作日天數(shù)。（3）點(diǎn)擊AB2單元格輸入公式“=COUNTIF （C2:Y3，事假）”，并按回車鍵確認(rèn)

9、，AB2單元格中便出現(xiàn)了“XX”本月的事假次數(shù)。按照類似的方法在單元格AC2、AD2、AE2輸入公式，公式的具體內(nèi)容跟AB2中的類似，只需將“事假”改成相應(yīng)的“年假”、“病假”、“產(chǎn)假”即可。如此“馬英偉”的本月考勤就統(tǒng)計(jì)完了。（4）接下來(lái)其他人的統(tǒng)計(jì)就不用這么苦惱了，我們能夠利用Excel的公式和相對(duì)引用功能，用拖拉的方法瞬間便能完成所有人的考勤統(tǒng)計(jì)。用鼠標(biāo)選中Z2:AE2區(qū)域，將鼠標(biāo)移到所選區(qū)域的右下角，等光標(biāo)變成黑色的實(shí)心“十”字狀時(shí)按住左鍵往下拖，直到最后一行。（5）點(diǎn)擊“工具選項(xiàng)”菜單項(xiàng)，在出現(xiàn)對(duì)話框中點(diǎn)擊“重新計(jì)算”選項(xiàng)卡，并點(diǎn)擊“重算活動(dòng)工作表”按鈕。如此所有職員的考勤就全部統(tǒng)計(jì)

10、出來(lái)了。注意：一般無(wú)法將所有職員整個(gè)月的考勤在一個(gè)屏幕中顯示出來(lái)，這時(shí)我們就需要對(duì)窗口進(jìn)行拆分和凍結(jié)。此例中能夠?qū)ⅰ靶彰薄ⅰ叭掌凇彼诘牧泻托袃鼋Y(jié)起來(lái)，如此不管我們?nèi)绾螛右苿?dòng)滾動(dòng)條，都能看到相應(yīng)的姓名和日期。6.改進(jìn)宏前面宏命令的實(shí)質(zhì)確實(shí)是向當(dāng)前活動(dòng)單元格中插入一個(gè)返回當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)刻的公式。為了不讓因重新計(jì)算而改變各單元格的數(shù)值，我們前面采納“復(fù)制選擇性粘貼”的方法，將公式結(jié)果轉(zhuǎn)化成數(shù)值。事實(shí)上，我們只要對(duì)宏命令稍加修改便能解決此問題，幸免每次無(wú)聊的重復(fù)操作。具體修改步驟如下：（1）點(diǎn)擊“工具宏宏”菜單命令，在出現(xiàn)的“宏”窗口中選擇“返回當(dāng)前時(shí)刻”，然后點(diǎn)擊“編輯”按鈕。（2）在彈出來(lái)的VB編程器窗口，我們能夠看到“返回當(dāng)前時(shí)刻”宏